THM Nombor Edisi : 5 No. Semakan : 0 Tarikh Efektif : 15 Ogos 2017 DOKUMEN DIKAWAL KLT-01 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN DISEDIA OLEH T/T NAMA JAWATAN TARIKH <* DR. SLAIFULNIZAN/ Ketua\Jabatar Jabataivp«fTgurusan Kualiti Institusi Pusat Pombangunan dan Latihan Akademik Universiti Tun Hussein Onn Malaysia \Of^/^CK~\ DISEMAK OLEH T/T NAMA JAWATAN TARIKH PROFESORJtf im,n i/bin KHAMIS Dekar Pusat Pembangunan dan Latihan Akademik Universiti Tun Hussein Onn Malaysia DILULUS OLEH T/T NAMA JAWATAN TARIKH F.DR WAHID RAZZALY :;!or Universiti Tun Hussein Onn Malaysia V9 M^1 utfssi '^V,,s/ En* ^Fz^A
HI ITHM ^g^ Um.vcimii Tun Huswfin Onn MjIjwj No. Rujukan Nama KLT-01 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN No. Mukasurat 1/7 Edisi 5 No. Semakan 0 Tarikh Efektif 15Ogos2017 KANDUNGAN CARTA ALIR 1.0 Objektif 2.0 Skop 3.0 Terminologi/Definisi 4.0 Tanggungjawab 5.0 Prosedur Terperinci 6.0 Rujukan 7.0 Rekod
1UTHM No. Rujukan Nama KLT-01 PROSEDUR KAWALAN No. Mukasurat 2/7 Edisi 5 No. Semakan 0 DOKUMEN Tarikh Efektif 15Ogos2017 CARTA ALIR Kawalan MULA KENALPASTI KEPERLUAN DOKUMEN BAHARU ATAU PINDAAN KE ATAS DOKUMEN KEMUKAKAN PERMOHONAN BAHARU ATAU DOKUMEN PINDAAN SEMAK DOKUMEN BAHARU ATAU DOKUMEN PINDAAN TIDAK KEMASKINI DAFTAR UTAMA DOKUMEN EDAR DOKUMEN KEPADA PENGGUNA DOKUMEN BERKENAAN KEMASKINI LOG EDARAN DOKUMEN AKUAN PENERIMAAN DOKUMEN DAN PEMULANGAN DOKUMEN LAMA (JIKA BERKAITAN) SELESAI
HUTHM ^ ^ Univctiiu lun HutMinOnnMju».i No. Rujukan Nama KLT-01 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN No. Mukasurat 3/7 Edisi 5 No. Semakan 0 Tarikh Efektif 15Ogos2017 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini disediakan bagi mengawal Sistem Pengurusan ISO di Universiti Tun Hussein Onn Malaysia (UTHM). 2.0 SKOP 2.1 Kavvalan semua dokumen di dalam SistemPengurusan ISO seperti Manual ISO, Prosedur ISO, Prosedur Proses, Arahan Kerja, borang dan dokumen sokongan dalaman dan luaran. 3.0 TERMINOLOGI/DEFINISI 3.1 3.2 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 WP - Wakil Pengurusan TWP -Timbalan Wakil Pengurusan Pengurus Bahagian - Ketua Pusat Tanggungjawab CAD - Pusat Pembangunan dan Latihan Akademik Pemilik Prosedur- Ketua Pusat Tanggungjawab yang berkenaan. Pusat Tanggungjawab (PTj) - Fakulti / Bahagian / Pusat dan Iain-lain yang diberi kuasa mengurus peruntukan operasi sendiri. PKD - Pegawai Kawalan Penvelaras ISO PTj - Stafyan» dilantik oleh Ketua PTj untuk menyelaras aktiviti penaurusan ISO di PTj. PYB - Pegawai yang bertanggungjawab (Peneraju Proses) menyedia dokumen / menjaga dan menyelenggara rekod. 3.9.1 TPK / TP / PPK / PP - Timbalan Pendaftar Kanan / Timbalan Pendaftar / Penolong Pendaftar Kanan / Penolong Pendaftar 3.9.2 PPT - Penolong Pegawai Tadbir 3.9.3 PT(P/0) - Pembantu Tadbir (Pekeranian & Operasi) 3.9.4 SP - Setiausaha Pejabat 3.9.5 Staf- Staf Universiti Tun Hussein Onn Malaysia Sistem Pengurusan ISO - merangkumi Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) ISO 9001 dan Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat (ISMS) ISO/IEC 27001. Manual ISO -merujuk kepada manual kualiti MK(PPA) dan manual Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat M(ISMS) - merujuk kepada Manual ISO. Prosedur ISO. Prosedur Proses. Arahan Kerja, Garis Panduan, Borang, Log Senarai Semak. Senarai Utama. Senarai Edaran, Arahan Tetap, dan Rujukan Terkawal - Manual ISO. Prosedur ISO, Prosedur Proses, Arahan Kerja dan Garis Panduan yang telah diluluskan dan disimpan di dalam bilik TWP Tidak Terkawal - Manual ISO, Prosedur ISO, Prosedur Proses. Arahan Kerja dan Garis Panduan yang telah diluluskan yang terpapar secara online di laman web UTHM yang ditetapkan. Rekod - Merupakan dokumen, hasil daripada sesuatu aktiviti dalam Prosedur yang dilaksanakan oleh pegawai yang bertanggungjawab menghasilkannya. Kebanyakannya tercatat bahagian rekod setiap prosedur
HUTHM ^ ^ UOMOM tbnmu\*on Onn Mi MMi No. Rujukan Nama KLT-01 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN No. Mukasurat 4/7 Edisi 5 No. Semakan 0 Tarikh Efektif 15Ogos2017 4.0 TANGGUNGJAWAB 4.1 WP bertanggungjawab untuk :- 4.1.1. Mengesahkan Manual ISO, Prosedur ISO, Prosedur Proses, Arahan Kerja dan borang baharu atau pindaan. 4.1.2. Memastikan prosedur ini dilaksanakan. 4.2 TWP bertanggungjawab untuk:- 4.2.1 Menyemak Manual ISO. Prosedur ISO dan borang berkaitan baharu dan pindaan. 4.2.2 Mengesahkan Prosedur Proses, Arahan Kerja dan borang berkaitan baharu dan pindaan. 4.2.3 Menyemak sebarang dokumen baharu dan pindaan. 4.3 PKD bertanggungjawab untuk:- 4.3.1 Mengawal dan menyelenggara semua dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengurusan ISO. 4.3.2 Menyedia Manual ISO. Prosedur ISO dan borang yang berkaitan dengannya. 4.3.3 Menyimpan salinan asal Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Prosedur Proses, Arahan Kerja dan borang serta Dalaman dan Luaran di CAD. 4.3.4 Mewujud dan mengekalkan Daftar Utama di CAD. 4.3.5 Mengurus pengedaran dokumen 4.3.6 Melupus dokumen terbatal yang tidak lagi digunakan 4.4 Pengurus Bahagian bertanggungjawab untuk:- 4.4.1 Memastikan prosedur ini dilaksanakan di PTj. 4.4.2 Mengawal dan menyemak, mengedar semula Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Prosedur Proses, Arahan Kerja serta Dalaman dan Luaran di peringkat PTj. 4.4.3 Mewujud dan mengekalkan Daftar Utama di peringkat PTj 4.5 Pemilik Prosedur betanggungjawab terhadap Prosedur Proses dan Arahan Kerja yang dipertanggungjawabkan kepadanya dengan :- 4.5.1 Menyemak dan mengemaskini Prosedur Proses dan Arahan Kerja. 4.5.2 Mempengerusikan mesyuarat penyemakan dan pengemaskinian. 4.5.3 Mengemukakan drafpindaan dokumen kepada CAD untuk penyemakan. 4.5.4 Membentang drafpindaan dokumen semasa mesyuarat pindaan dokumen (jika perlu). 4.5.5 Memurnikan cadangan pindaan dokumen. 4.5.6 Mengemukakan dokumen yang dipinda kepada CAD untuk diserah kepada WP / TWP untuk kelulusan. 4.6 Tanggungjawab penyediaan, penyemakan dan kelulusan dokumen Sistem Pengurusan ISO adalah seperti berikut: Tanggungjawab Menyediakan Tanggungjawab Menyemak Kuasa Meluluskan Manual ISO, Prosedur ISO dan borang berkaitan Prosedur Proses, Arahan Kerja dan borang berkaitan PYB TWP Naib Canselor / WP PYB Pemilik Prosedur WP /TWP
HUTHM No. Rujukan Nama KLT-01 PROSEDUR KAWALAN No. Mukasurat 5/7 Edisi 5 No. Semakan 0 DOKUMEN Tarikh Efektif 15Ogos2017 5.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan Pelaksana 5.1 Permohonan Baharu / Pindaan 5.1.1 Pcmilik Prosedur hendaklah mengenalpasti keperluan bagi dokumen baharu atau pindaan ke atas dokumen. 5.1.2 Menyediakan draf dokumen baharu atau dokumen pindaan untuk dikemukakan kepada CAD bersama Borang Permohonan Baharu / Pindaan KLT 01/03. Pemilik Prosedur Pemilik Prosedur 5.2 Kawalan Nombor 5.2.1 PKD akan menentukan nombor dokumen. nombor semakan dan edisi dokumen baru tersebut. PKD 5.2.2 Nombor semakan dokumen akan berubah pada setiap kali pindaan kecil dilakukan. Bagi Manual ISO. Prosedur dan Arahan Kerja yang pindaan kecil dilakukan sebanyak 5 kali atau perubahan yang major (seperti perubahan pemilik prosedur. logo universiti) kepada dokumen. nombor edisi akan bertambah dari 1 kepada 2 dan seterusnya. Sementara itu nombor semakan akan bermula dengan 0 semula. 5.2.3 Nombor edisi bagi borang-borang akan berubah dengan perubahan nombor edisi manual ISO dan prosedur. Nombor semakan borang akan bermula dengan 0 semula. Jika pindaan hanya berlaku pada borang-borang dokumen kualiti sahaja. nombor semakan borang bertambah sebanyak 1 kali bagi setiap pindaan dibuat. PKD PKD 5.3 Kawalan Operasi 5.3.1 PKD hendaklah mendaftarkan dokumen baru atau mengemaskinikan nombor semakan sebarang pindaan dokumen di dalam Daftar Utama. 5.3.2 TWP hendaklah membuat edaran (secara online atau hardcopy) dokumen yang telah diluluskan kepada Pengurus Bahagian. Pengurus Bahagian / Penyeiaras Kualiti PTj hendaklah membuat akuan penerimaan dalam Log Edaran. a) Pemilik Prosedur dan Pengurus Bahagian/ Penyeiaras Kualiti PTj hendaklah memastikan dokumen yang digunapakai adalah edisi terkini. b) Pengurus Bahagian hendaklah melupuskan atau mengembalikan dokumen luput atau lama yang tidak digunakan lagi dalam operasi kerja kepada TWP bagi mencegah rujukan secara tidak sengaja. TWP TWP / Pengurus Bahagian / Penyeiaras Kualiti PTj Pemilik Prosedur Pengurus Bahagian / Penyeiaras Kualiti Pengurus Bahagian / TWP