Halaman: 1/16 1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan menerangkan cara pelantikan Staf Kontrak Pensyarah, Guru Bahasa Dan Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik UPM di Universiti Putra Malaysia. 2.0 SKOP Skop prosedur ini merangkumi permohonan, saringan, pemilihan, penawaran dan penerimaan Staf Kontrak Pensyarah, Guru Bahasa Dan Skim Perkhidmatan Dalamam Akademik UPM di Universiti Putra Malaysia 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. No. Dokumen Tajuk Dokumen 1. P.U. (A) 1 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012 2. - Buku Panduan Perkhidmatan UPM 3. 4. SOK/BUM/GP03/ SARINGAN SOK/BUM/GP03/ LAPORDIRI 5. PU/PY/GP05/LANTIKAN BIL. 6. - 7. - 8. - Garis Panduan Membuat Saringan Mengikut Keperluan Garis Panduan Lapor Diri Garis Panduan Permohonan Dan Pelantikan Pasca Doktoral, Felo Penyelidik Dan Felo Perunding Pekeliling JPA Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2002- Senarai Kelayakan ng Diiktiraf Oleh Kerajaan ng Perlu Digunakan Dalam Urusan Pelantikan Ke Dalam Perkhidmatan Awam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2002- Panduan Pertukaran Pelantikan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2005- Pindaan Formula Gaji Harian, Imbuhan Tetap Khidmat Awam, Bayaran Lebih Masa dan Cuti
Halaman: 2/16 Bil. No. Dokumen Tajuk Dokumen Rehat Bergaji Penuh Bagi Pegawai Sambilan 9. - 10. - 11. - 12. - 13. - BIL 14. - 15. - 16. - 17. - 18. - 19. - Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 2008- Senarai Tambahan Kelayakan ng Diiktiraf Oleh Kerajaan ng Perlu Digunakan dalam Urusan Pelantikan ke Dalam Perkhidmatan Awam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2008- Dasar dan Prosedur Pelantikan Secara Kontrak (Contract of Service) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 15 Tahun 2010- Perubahan Perbekalan Kenaikan Pangkat Skim Perkhidmatan Pensyarah Universiti, Pensyarah Perubatan, Pensyarah Pergigian Dan Pensyarah UiTM Pekeliling Perkhidmatan Bil. 20 Tahun 2009- Bayaran Insentif Pegawai Kesihatan Awam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2010 bayaran Insentif Akademik Pensyarah Perubatan di Institusi Pengajian Tinggi Awam Surat Pekeliling JPA Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2004- Pindaan Kadar Imbuhan Tetap Perumahan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 9 Tahun 2005- Pindaan Imbuhan Tetap Khidmat Awam Gred 41 Dan 42 Serta Gred 44. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7 Tahun 2006- Pemanjangan Bantuan Sara Hidup Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2007- Pengiktirafan Kelayakan Ijazah Sarjana dan/atau Ph.D Bagi Maksud Lantikan ke Dalam Perkhidmatan Awam Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 16 Tahun 2007- Pindaan Kadar Imbuhan Tetap Perumahan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2007- Bayaran Insentif Perkhidmatan Kritikal
Halaman: 3/16 Bil. No. Dokumen Tajuk Dokumen 20. - 21. - 22. - 23. - BIL 24. - Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 2008- Penurunan Kuasa Menimbang Pelantikan Secara Kontrak oleh Institusi Pengajian Tinggi Awam Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 14 Tahun 2008- Pelanjutan Had Umur Maksimum Pelantikan Secara Kontrak Bagi Pegawai Warganegara (Bukan Pesara) Dan Bukan Warganegara Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 18 Tahun 2008- Pindaan Kadar Bayaran Insentif Pakar. Pindaan: Lampiran C8, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 adalah dipinda JPA. BK (S) 173/9/3. Jld.2 (24) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 2011 Dasar dan Prosedur Pelepasan Jawatan dan Peletakan Jawatan Pekeliling Pendaftar Pekeliling Pendaftar Bilangan 1 Tahun 2008 Penambahbaikan Skim Perkhidmatan Akademik Dalaman Universiti Putra Malaysia 25. - Minit Mesyuarat JKP/LPU 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN KPTM : Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia JPA : Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia LPU : Lembaga Pengarah Universiti JPU : Jawatankuasa Pengurusan Universiti JKP : Jawatakuasa Pemilih PTJ : Pusat Tanggungjawab KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab KP TNC (P/I) : Ketua Pentadbiran, Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan/ Inovasi) KP TNC (JINM) : Ketua Pentadbiran, Pejabat Timbalan Naib Canselor
Halaman: 4/16 (Jaringan Industri dan Masyarakat) KB : Ketua Bahagian, Pejabat Pendaftar PT (P/O) PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PTJ PT (P/O) TNC (P/I) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan/ Inovasi) PT (P/O) PEND : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar PT(P/O) TNC(JINM) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat) SPDA : Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik UPM SU JKP : Setiausaha Mesyuarat Jawatakuasa Pemilih (Guru/Profesor/Penyelidik) UPM : Universiti Putra Malaysia WP : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB Pendaftar, Ketua Bahagian dan Ketua Seksyen dan Ketua Pusat Tanggungjawab bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan semasa proses saringan, pemilihan, penawaran dan penerimaan Staf Kontrak Pensyarah, Guru Bahasa Dan Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik UPM di Universiti Putra Malaysia. Sesiapa yang terlibat dengan perkara di atas perlu mematuhi prosedur ini.
Halaman: 5/16 6.0 CARTA ALIR
Halaman: 6/16 Mula 7.1 Kenal Pasti Keperluan Jawatan 7.2 Laksanakan Proses Pemilihan Calon 7.3 7.5 7.12 Majukan kepada Pejabat Pendaftar 7.17 Tidak Majukan kepada Pejabat Pendaftar Dapatkan Laporan Penilai Luar SPDA (Pembantu Pengajar)? Tidak 7.6 SPDA (Tenaga Adjung/ Pasca Doktoral / Felo Penyelidik / Felo Perunding)? Terima Permohonan Baharu / Lanjutan Daripada PTJ Lengkap? Bukan Profesor kepada Profesor? Tidak 7.18 Laksanakan Mesyuarat JKP (Guru/ Profesor) Dapatkan Kelulusan Naib Canselor/LPU Lulus? Keluarkan Surat Tawaran 7.14 7.4 7.13 7.16 7.20 PTJ Lengkapkan Dokumen 7.19 7.22 Tidak 7.7 Majukan kepada Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat)/Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan/Inovasi) 7.15 Tidak 7.8 Terima Permohonan Baharu / Lanjutan Daripada PTJ Lengkap? Laksanakan Mesyuarat JKP (Penyelidikan/ Tenaga Adjung Universiti) 7.21 Maklumkan keputusan kepada calon PTJ Lengkapkan Dokumen 7.9 7.11 Tidak 7.10 Terima Tawaran? 7.23 Tidak 7.25 Penangguhan? 7.24 Dapatkan Keputusan Penangguhan Tidak 7.28 Proses permohonan visa dan pass Tidak YA Warganegara? 7.27 7.29 Maklumkan Keputusan 7.26 Lapor Diri di PTJ 7.30 Sahkan Lapor Diri di Pejabat Pendaftar Tamat 7.31
Halaman: 7/16 7.0 PROSES TERPERINCI 7.1 Mula TINDAKAN 7.2 Kenalpasti Keperluan Jawatan 7.2.1 Kenalpasti keperluan jawatan berdasarkan kekosongan, keperluan semasa dan maklumat berikut: (a) Jenis Skim Perkhidmatan; (b) Nama dan Gred Jawatan; (c) Bilangan jawatan; (d) Kategori jawatan samada baharu, pelanjutan atau penggantian; (e) Bidang/ Pengkhususan; (f) Penempatan; (g) Tempoh pelantikan yang diperlukan; dan (h) Jenis Peruntukan (Pengurusan/Tabung Amanah) 7.3 Laksanakan Proses Pemilihan Calon 7.3.1 Kenalpasti syarat pelantikan merujuk Skim Perkhidmatan JPA yang berkuatkuasa, Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2008 Dasar dan Prosedur Pelantikan Secara Kontrak (Contract of Service), Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik UPM dan Garis Panduan Membuat Saringan Mengikut keperluan (SOK/BUM/GP03/SARINGAN). TANGGUNGJAWAB KPTJ KPTJ 7.3.2 Buat proses pemilihan calon yang berkelayakan 7.3.3 Menyemak dan melengkapkan dokumen berikut: (a) Borang Permohonan Jawatan Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (SOK/BUM/BR03/JAWATAN 01); (b) Borang permohonan Jawatan Felo Perunding dan Penyelidik (PU/PY/BR08/FELO). (c) Borang Permohonan Jawatan Post Doctoral
Halaman: 8/16 (PU/PY/BR07/PD). (d) Senarai Semak Permohonan Pelantikan Baharu / Pembaharuan Perkhidmatan (Tetap/Kontrak) (SOK/BUM/SS03/TENAGA AKADEMIK); (e) Borang Pengambilan dan Perancangan Tugas Pegawai Akademik (SOK/BUM/BR03/TUGAS) yang boleh didapati di Laman Web UPM; (f) Borang Laporan Nilaian Prestasi Tahunan Tenaga Akademik (SOK/BUM/BR03/LNPTA) (bagi Pembaharuan Perkhidmatan) kecuali bagi Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik; (g) Key Performance Indicator (KPI) dan Curiculum Vitae (CV); dan (h) Ringkasan Penyelidikan, Penerbitan dan Penyeliaan Pelajar (format boleh didapati di laman web SPK) 7.3.4 Pastikan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan melebihi 80% bagi 3 tahun terakhir sebelum permohonan (bagi pembaharuan perkhidmatan). 7.3.5 Hantar nama penilai luar lima (5) orang yang masih sah tempoh pelantikan (untuk menilai calon bukan Profesor memohon jawatan Profesor). 7.3.6 Hantar permohonan pembaharuan perkhidmatan ke Pejabat Pendaftar dalam tempoh enam (6) bulan sebelum tarikh tamat tempoh kontrak semasa. 7.4 SPDA (Pembantu Pengajar) 7.4.1 Jika, ikut langkah 7.6 7.4.2 Jika tidak, ikut langkah 7.5
Halaman: 9/16 7.5 SPDA (Felo Penyelidik, Felo Perunding, Pasca Doktoral, dan Tenaga Adjung)? 7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.7 7.5.2 Jika tidak, ikut langkah 7.9 7.6 Majukan Permohonan kepada Pejabat Pendaftar 7.6.1 Majukan Permohonan ke Pejabat Pendaftar bagi jawatan SPDA (Pembantu Pengajar). 7.7 Majukan kepada Urusetia Jawatankuasa Pemilih ng Berkenaan 7.7.1 Majukan Permohonan ke Pejabat Timbalan Naib Cancelor (Penyelidikan dan Inovasi) bagi jawatan: (a) Felo Perunding; (b) Felo Penyelidik; dan (c) Pasca Doktoral 7.7.2 Majukan Permohonan Ke Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat) bagi jawatan: (a) Tenaga Adjung PT(P/O) PTJ KPTJ 7.8 Terima Permohonan Baharu/ Pembaharuan Perkhidmatan dari PTJ 7.8.1 Terima permohonan baharu/ Pembaharuan Perkhidmatan dari PTJ. Semak dan pastikan semua dokumen lengkap. PT(P/O) TNC(P/I)/ PT(P/O) TNC(JINM) 7.9 Lengkap? 7.9.1 Jika ya, ikut langkah 7.11 7.9.2 Jika tidak, ikut langkah 7.10
Halaman: 10/16 7.10 PTJ Lengkapkan Dokumen 7.10.1 Maklumkan kepada PTJ untuk melengkapkan dokumen dalam tempoh (14) empatbelas hari bekerja dari tarikh permohonan dikembalikan. 7.11 Laksanakan Mesyuarat JKP ng Berkenaan 7.11.1 Sediakan senarai calon bagi jawatan Felo Perunding, Felo Penyelidik dan Pasca Doktoral untuk dibawa ke Mesyuarat JKP (Penyelidikan) 7.11.2 Sediakan senarai calon bagi jawatan Tenaga Adjung untuk dibawa ke Mesyuarat JKP (JIM) 7.12 Majukan kepada Pejabat Pendaftar 7.12.1 Majukan Permohonan ke Pejabat Pendaftar bagi jawatan: (a) Profesor; (b) Profesor Madya; (c) Pensyarah; (d) Guru Bahasa; (e) Sarjana Tamu; (f) Pengajar Khas (g) Tenaga Pelawat; dan (h) Kursi PT(P/O) TNC(P/I)/ PT(P/O) TNC(JINM) PT (P/O) TNC (P/I) PT(P/O) TNC(JINM) KPTJ 7.13 Terima Permohonan Baharu/ Pembaharuan Perkhidmatan dari PTJ 7.13.1 Terima permohonan baharu/ Pembaharuan Perkhidmatan dari PTJ. Semak dan pastikan semua dokumen lengkap. PT(P/O) PEND/ 7.14 Lengkap? 7.14.1 Jika ya, ikut langkah 7.16
Halaman: 11/16 7.14.2 Jika tidak, ikut langkah 7.15 7.15 PTJ Lengkapkan Dokumen 7.15.1 Maklumkan kepada PTJ untuk melengkapkan dokumen dalam tempoh (14) empatbelas hari bekerja dari tarikh permohonan dikembalikan. 7.16 Bukan Profesor kepada Profesor? 7.16.1 Jika ya, 7.17 7.16.2 Jika tidak ikut langkah 7.18 7.17 Dapatkan Laporan Penilai Luar 7.17.1 Hantar Borang Penilaian (OPR/BUM/BR03/ LAPORAN 01) kepada lima (5) orang Penilai Luar. 7.17.2 Dapatkan sekurang-kurangnya 3 laporan dari penilai luar untuk pertimbangan JKP (Profesor) sebelum permohonan dibawa ke mesyuarat JKP Profesor (bagi jawatan Profesor). PT(P/O) PEND/ PT(P/O) PEND/ PT(P/O) TNC(P/I)/ PT(P/O) TNC(JINM) 7.18 Laksanakan Mesyuarat JKP ng Berkenaan 7.18.1 Sediakan senarai calon bagi Jawatan Profesor Madya, Pensyarah, Guru Bahasa, Pengajar Khas, Sarjana Tamu dan Tenaga Pelawat untuk dibawa ke Mesyuarat JKP (Guru). PT (P/O) PEND 7.18.2 Aturkan mesyuarat JKP (Guru) dan maklumkan kepada ahli JKP (Guru) selewat-lewatnya lima (5) hari sebelum tarikh mesyuarat kecuali jika ada penambahan calon selain dari fakulti tersenarai. 7.18.3 Edarkan fail mesyuarat kepada ahli JKP (Guru)selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat kecuali jika ada SU JKP
Halaman: 12/16 penambahan atau perubahan calon, dokumen diedarkan sehari sebelum atau semasa mesyuarat. 7.18.4 Sediakan senarai calon bagi Jawatan Profesor dan Kursi untuk dibawa ke Mesyuarat JKP (Profesor) yang diatur oleh Seksyen Kenaikan Pangkat. 7.18.5 Sediakan Catatan Keputusan Mesyuarat JKP (Guru) (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP)dan minit mesyuarat untuk JKP (Profesor), JKP (Penyelidikan), JKP (JIM) dan JKP Fakulti. 7.19 Dapatkan Kelulusan Perakuan Mesyuarat Naib Canselor/LPU 7.19.1 Sediakan Kertas Cadangan dalam tempoh 10 (sepuluh hari) bekerja dari tarikh Mesyuarat JKP untuk mendapatkan kelulusan kecuali bagi jawatan Pembantu Pengajar: (a) Naib Canselor bagi keputusan yang diperakukan oleh JKP (Guru, Penyelidikan dan JINM); dan (b) LPU bagi keputusan yang diperakukan oleh JKP(Profesor). KP TNC (P/I)/ KP TNC (JINM) KB 7.20 Lulus? 7.20.1 Jika ya, ikut langkah 7.22 7.20.2 Jika tidak, ikut langkah 7.21 7.21 Maklumkan Keputusan Kepada Calon 7.21.1 Keluarkan surat makluman kepada calon tidak berjaya PT(P/O) PEND 7.22 Keluarkan Surat Tawaran
Halaman: 13/16 7.22.1 Keluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya. PT(P/O) PEND 7.23 Terima Tawaran? 7.23.1 Jika ya, ikut langkah 7.24 7.23.2 Jika tidak, tamat 7.24 Tiada Penangguhan? 7.24.1 Jika ya, ikut langkah 7.25 7.24.2 Jika tidak, ikut langkah 7.27 7.25 Dapatkan Keputusan Penangguhan 7.25.1 Dapatkan kelulusan penangguhan daripada KetuaPTJ. 7.26 Maklumkan Keputusan 7.26.1 Keluarkan keputusan penangguhan kepada pemohon. PT(P/O) PEND PT(P/O) PEND 7.27 Warganegara? 7.27.1 Jika ya, ikut langkah 7.23 7.27.2 Jika tidak, ikut langkah 7.22 7.28 Proses Permohonan Visa dan Pass 7.28.1 Hantar dokumen berkaitan ke Pusat Antarabangsa untuk permohonan visa: (a) Surat penerimaan lantikan; (b) Salinan pasport; (c) 2 keping gambar bersaiz pasport; dan PT(P/O) PEND
Halaman: 14/16 7.29 Lapor Diri di PTJ (d) Contract of Service. 7.29.1 Lapor diri di PTJ berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh surat tawaran dikeluarkan dengan merujuk kepada Garis Panduan Lapor Diri (SOK/BUM/GP03/ LAPOR DIRI). 7.30 Sahkan Lapor Diri di Pejabat Pendaftar 7.31 Tamat 7.30.1 Sahkan lapor diri calon dengan merujuk kepada Garis Panduan Lapor Diri. 7.30.2 Jika tiada permohonan penangguhan atau calon tidak melapor diri selepas tempoh yang ditetapkan, tawaran pelantikan adalah terbatal. CALON/ PT (P/O) PTJ PT(P/O) PEND
Halaman: 15/16 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/No. Staf Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PT (P/O) Bilik Dokumen Kuasa Melupus Pendaftar Fail Peribadi Pegawai (No. Staf) Salinan surat tawaran Surat penerimaan lantikan, Acceptance of Offer Borang Perakuan dan Permohonan Jabatan Untuk Melantik Pegawai Secara Kontrak (SOK/BUM/BR03/MOHON- KONTRAK) Borang Permohonan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (SOK/BUM/BR03/JAWATAN 01) Senarai Semak Permohonan Pelantikan Baharu/Sambung Staf Kontrak (SOK/BUM/SS03/LANTIK- KONTRAK) Borang Butir-butir Perkhidmatan ng Lepas Dengan Badan-badan Awam/Swasta) (SOK/BUM/BR03/BUTIR) yang telah dilengkapkan Pemberitahuan Alamat Mengikut Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib Dan Surat )2000 (Akta 605) (SOK/BUM/BR03/ ALAMAT) yang telah dilengkapkan Borang Perakuan Untuk Ditandatangani Oleh Penjawat Awam Berkenaan Dengan Akta Rahsia Rasmi, 1972 (SOK/BUM/BR03/ AKUAN 02) yang telah dilengkapkan Surat Penerimaan Lantikan (SOK/BUM/BR03/ LANTIKAN) yang telah dilengkapkan Borang Ikrar Perkhidmatan Awam Malaysia (SOK/BUM/BR03/IKRAR) yang telah dilengkapkan Borang Pengesahan Lapor Diri Mula Bertugas (SOK/BUM/BR03/LAPOR) yang telah dilengkapkan Laporan Pemeriksaan Kesihatan Sehingga tamat perkhidmatan
Halaman: 16/16 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod (SOK/BUM/BR03/LPK) yang telah dilengkapkan Borang Maklumat Mengenai Pegawai Lantikan Baharu (SOK/BUM/BR03/ MAKLUMAT) yang telah dilengkapkan Surat Aku Janji Contract of Service 2. UPM/PEND/1.9.5 Pelantikan Penilai-penilai Luar (Jawatan Profesor) 3. UPM/PEND/500-1/10/1 Surat tawaran jawatan (P & P Akademik) 4. UPM/PEND/1.10 Perletakan Jawatan (Kontrak Akademik) 9.0 SEJARAH SEMAKAN Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) KB Seksyen Pelantikan/ Kenaikan Pangkat 6 Bulan PT (P/O) KB Seksyen Pelantikan 6 Bulan PT (P/O) KB Seksyen Pelantikan 6 Bulan Kuasa Melupus Pendaftar Pendaftar Pendaftar No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 02 02 02 03 SOK-BUM 6/2011 SOK-BUM 06/2012 SOK-BUM 12/2012 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Kali Ke- 229 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali Ke- 232 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali Ke- 235 Disedia dan Disemak Oleh Dilulus/ Dilulus Semula Oleh Tarikh Kuatkuasa KB WP 03/01/2011 KB, Pengurusan Sumber Manusia KB, Pengurusan Sumber Manusia KB, Pengurusan Sumber Manusia WP 22/08/2011 WP 05/06/2012 WP 30/11/2012