SULTAN ABDUL SAMAD Halaman: 1/12 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan proses perolehan, pemprosesan dan pengkatalogan bahan monograf, media dan terbitan bersiri. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua bahan bercetak, bukan bercetak, media dan dalam talian yang diterima di Perpustakaan. 3.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Semua yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Anglo American Cataloguing Rules AACR2 UPM/OPR/PSAS/AK20 UPM/OPR/PSAS/AK01 UPM/OPR/PSAS/AK04 Arahan Kerja Penyelenggaraan Bahan Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media Arahan Kerja Pesanan Bahan Terbitan Bersiri UPM/OPR/PSAS/AK19 Arahan Kerja Pemprosesan Bahan Terbitan Bersiri - Cutter-Sanborn Three Figure Author Table OPR/PSAS/DR01/DPK OPR/PSAS/DR01/DKT OPR/PSAS/DR01/PKT Dasar Perkembangan Koleksi Dasar Pengkatalogan Panduan Pengkatalogan - Free-floating subdivisions : an alphabetical index.
SULTAN ABDUL SAMAD Halaman: 2/12 Kod Dokumen OPR/PSAS/GP01/ILB OPR/PSAS/GP01/BOA OPR/PSAS/GP01/JIL OPR/PSAS/GP01/PPP OPR/PSAS/GP02/TBB OPR/PSAS/GP02/CKN OPR/PSAS/GP02/CLM Tajuk Dokumen Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan Garis Panduan Pengendalian Bahan On Approval Garis Panduan Pengendalian Bahan Untuk Penjilidan Garis Panduan Pemilihan dan Penilaian Pembekal Bahan Monograf dan Media Garis Panduan Bahan Terbitan Bersiri Permohonan Baharu Garis Panduan Penerimaan Bahan Terbitan Bersiri Garis Panduan Tuntutan (Claims) dan Batal Langganan Bahan Terbitan Bersiri OPR/PSAS/GP02/PRE Garis Panduan Penilaian Prestasi Pembekal Bahan Terbitan Bersiri http://www.itsmarc.com/ ITS Marc http://classificationweb.net/ http://www.loc.gov/marc/ http://www.nlm.nih.gov/class// http://www.nielsenbookdataonline.com Library of Congress Classification web MARC Standards National Library of Medicine Nielsen Book Data - Pangkalan data ACQ CLICKS UPM/OPR/PSAS/P019 Prosedur Penjilidan Bahan - Panduan RDA Malaysia - Sistem Virtua - Super LCCS Gale s Library of Congress Classification Schedules - Virtua Online Documentation
SULTAN ABDUL SAMAD Halaman: 3/12 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN BKPM BMAP BPK BPP BTB STM PenP PS PKSB PPV PSAS : : : : Bahagian Koleksi Pertanian Malaysia Bahagian Media, Arkib dan Pemuliharaan Bahagian Pembangunan Koleksi Bahagian Perkhidmatan Pengguna Bahagian Terbitan Bersiri Ketua Bahagian Pembangunan Koleksi / Ketua Bahagian Koleksi Pertanian Malaysia / Ketua Bahagian Media, Arkib dan Pemuliharaan / Ketua Bahagian Perkhidmatan Pengguna / Ketua Bahagian Terbitan Bersiri / Ketua Perpustakaan Cawangan : Ketua Bahagian Sistem Teknologi Maklumat : Penolong Pustakawan : Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak : Perpustakaan Kejuruteraan dan Seni Bina : Perpustakaan Perubatan Veterinar : Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan Perpustakaan Sultan Abdul Samad : Pegawai Yang Bertanggungjawab Pembantu Operasi /Pembantu Perpustakaan / Pembantu Perpustakaan Kanan UPM : Universiti Putra Malaysia
SULTAN ABDUL SAMAD Halaman: 4/12 6.0 PROSES TERPERINCI A. PEROLEHAN BAHAN Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.1 Mula /Pustakawan 6.2 Sediakan Perancangan Perolehan 6.2 Sediakan Perancangan Perolehan 6.2.1 Kenalpasti keperluan bahan rujukan fakulti secara pembelian atau hadiah. 6.2.2 Agihkan peruntukan mengikut akaun fakulti/koleksi. 6.2.3 Dapatkan kelulusan mesyuarat jawatankuasa yang berkaitan. Jawatan kuasa Pemilihan Syarikat Bekalan Buku Jawatankuasa Penilaian Perolehan Bahan Terbitan Bersiri 6.2.4 Lantik pembekal. /Pustakawan / 6.3 Laksana Perolehan 6.3 Laksana Perolehan 6.3.1 Tentukan jenis perolehan i. Jika bahan monograf dan media, rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) - A. Pesanan Bahan Monograf dan Media Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media ii. Jika bahan terbitan bersiri, rujuk Arahan Kerja Pesanan Bahan Terbitan Bersiri (UPM/OPR/PSAS/AK04) dan Garis Panduan Bahan Terbitan Bersiri Permohonan Baharu (OPR/PSAS/GP02/TBB) Arahan Kerja Pesanan Bahan Terbitan Bersiri Garis Panduan Bahan Terbitan Bersiri Permohonan Baharu iii. Jika bahan hadiah, rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) C. Pengurusan Bahan Hadiah A
SULTAN ABDUL SAMAD Carta alir Perincian Halaman: 5/12 Rekod/ Dokumen Rujukan A /Pustakawan / 6.4 Penerimaan Bahan 6.4 Penerimaan Bahan 6.4.1 Jika terima, rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) B. Penerimaan Bahan Monograf dan Media atau Garis Panduan Penerimaan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/GP02/CKN) Garis Panduan Penerimaan Bahan Terbitan Bersiri 6.4.2 Jika tidak terima, lakukan peringatan/ tuntutan/ pembatalan. Rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) B. Penerimaan Bahan Monograf dan Media atau Garis Panduan Tuntutan (Claims) dan Batal Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/GP02/CLM). Garis Panduan Tuntutan (Claims) dan Batal Langganan Bahan Terbitan Bersiri /Pustakawan 6.5 Lakukan Penilaian Prestasi Pembekal 6.5 Lakukan Penilaian Prestasi Rujuk Garis Panduan Pemilihan dan Penilaian Pembekal Pembekal Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/GP01/PPP) atau Garis Panduan Penilaian Prestasi Pembekal Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/GP02/PRE) Borang Penilaian Prestasi Pembekal Borang Penilaian Prestasi Pembekal (Jurnal Bercetak) Borang Penilaian Prestasi Pembekal (Pangkalan Data Dalam Talian) Garis Panduan Penilaian Prestasi Pembekal Bahan Terbitan Bersiri 6.6 Sedia / Bentang 6.6 Laporan Sedia / Bentang Laporan Sedia/ bentang laporan kemajuan/ penilaian pembekal. Ambil tindakan hasil daripada keputusan mesyuarat. Laporan Penilaian Prestasi Pembekal 6.7 Tamat 6.7 Tamat
SULTAN ABDUL SAMAD Halaman: 6/12 B. PEMPROSESAN DAN PENGKATALOGAN BAHAN Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.1 Mula 6.2 Merancang penyediaan bahan perpustakaan 6.2 Rancang Penyediaan Bahan (a) Tetapkan pencapaian bahan yang akan diproses mengikut piawaian. (b) Tetapkan tempoh bahan yang akan diproses. Pustakawan/ 6.3 Laksana Pemprosesan dan Pengkatalogan Bahan 6.3 Laksana pemprosesan dan pengkatalogan bahan (a) (b) Bagi Bahan Monograf, rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) D. Pemprosesan Bahan Monograf Bagi Bahan Media, rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) E. Pemprosesan Bahan Media Sistem Virtua Pangkalan Data ACQ CLICKS Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media Log Rekod Pemprosesan Koleksi BPD (c) Bagi Bahan Tesis dan Laporan Projek, rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) F. Pemprosesan Tesis dan Laporan Projek Log Penerimaan Bahan Koleksi Khas (d) Bagi Bahan Terbitan Bersiri, rujuk Arahan Kerja Pemprosesan Bahan Terbitan Bersiri (UPM/OPR/PSAS/AK19) /Pustakawan 6.4 Laksana Semakan Akhir /PenP/ 6.4 Laksana semakan akhir (a) Jika ada pembetulan, isi Borang Pembetulan Rekod Katalog / Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) / Pangkalan Data ACQ CLICKS (jika berkenaan). Borang Pembetulan Rekod Katalog / Nombor Panggilan A (b) Jika tiada pembetulan, hantar bahan ke bahagian / koleksi berkaitan atau susun bahan ke rak. Pangkalan Data ACQ CLICKS Log Penyerahan Bahan Keluar
SULTAN ABDUL SAMAD Carta alir Perincian Halaman: 7/12 Rekod/ Dokumen Rujukan A 6.5 Sedia / Bentang Laporan 6.5 Sedia / Bentang Laporan (a) Sedia / bentang laporan kemajuan. (b) Ambil tindakan hasil daripada keputusan mesyuarat. 6.6Tamat 6.6 Tamat 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. Sistem Virtua Rekod katalog 2. Pangkalan Data ACQ CLICKS Rekod Perolehan dan Pemprosesan Bahan Monograf dan Media Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan STM / TM STM / TM STM / TM Kekal STM STM Server Lotus Notes Kekal Kuasa Melupus STM STM 3. OPR/PSAS/BL01/PSM Log Pesanan Bahan Monograf dan Media Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) 4. OPR/PSAS/BL01/PBK Log Penyerahan Bahan Keluar Pustakawan/ Pustakawan/ BPK PS BKPM BPK BKPM PKSB PPV PS
SULTAN ABDUL SAMAD Halaman: 8/12 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 5. OPR/PSAS/BL04/TRM Log Penerimaan Bahan Koleksi Khas Borang Penerimaan Bahan Koleksi Khas (OPR/PSAS/BR04/TRM) OPR/PSAS/BL04/TRM (d) Log Penerimaan Bahan Koleksi Khas (Laporan Projek) OPR/PSAS/BL04/TRM (f) Log Penerimaan Bahan Koleksi Khas (Tesis UPM) OPR/PSAS/BL04/TRM (g) Log Penerimaan Bahan Koleksi Khas (Tesis Dalam Negeri) OPR/PSAS/BL04/TRM (h) Log Penerimaan Bahan Koleksi Khas (Tesis Luar Negara) 6. OPR/PSAS/BL05/RPK Log Rekod Pemprosesan Koleksi BPD 7. OPR/PSAS/BL05/RNA Log Rekod Nombor Aksesen Bahan BPD Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PenP / PenP / BKPM PS PKSB PPV BMAP PS PPV BMAP PS PPV Kuasa Melupus Kekal 8. OPR/PSAS/BL01/PRK Log Pembetulan Rekod Katalog / Nombor Panggilan Borang Pembetulan Rekod Katalog / Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) BMAP BKPM BTB PS PKSB PPV 2 Bulan 9. UPM/PSAS/BPK/8.1.301 BPK Laporan Penilaian Prestasi Pembekal Borang Penilaian Prestasi Pembekal (OPR/PSAS/BR01/PPP)
SULTAN ABDUL SAMAD Halaman: 9/12 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 10. UPM/PSAS//8.11.209 Laporan Penilaian Prestasi Pembekal Borang Penilaian Prestasi Pembekal (OPR/PSAS/BR01/PPP) 11. UPM/PSAS/PS/8.14.203 PS Laporan Penilaian Prestasi Pembekal Borang Penilaian Prestasi Pembekal (OPR/PSAS/BR01/PPP) 12. UPM/PSAS/BTB/8.2.49 Laporan Penilaian Prestasi Pembekal Borang Penilaian Prestasi Pembekal (Jurnal Bercetak) (OPR/PSAS/BR02/PRE1) Borang Penilaian Prestasi Pembekal (Pangkalan Data Dalam Talian) (OPR/PSAS/BR02/PRE2) 13. UPM/PSAS/BPK/8.1.212 Jawatan kuasa Pemilihan Syarikat Bekalan Buku 14. UPM/PSAS/BTB/8.2.45 Jawatan kuasa Penilaian Perolehan Bahan Terbitan Bersiri 15. UPM/PSAS/BPK/8.1.205 Laporan Dari Pembekal BTB BPK BTB 5 Tahun BPK 16. UPM/PSAS//8.11.207 Laporan Pembekal PP PP 17. UPM/PSAS/PS/8.14.44c Surat-Menyurat 18. UPM/PSAS/BPK/8.1.153 Hadiah Penerbitan UPM 19. UPM/PSAS//8.11.153 Hadiah Penerbitan UPM PP PP PS PP/PPKn PP/PPKn
SULTAN ABDUL SAMAD Halaman: 10/12 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 20. UPM/PSAS/PS/8.14.153 Hadiah Penerbitan UPM 21. UPM/PSAS/BPK/8.1.154 Hadiah Penerbitan Luar UPM 22. UPM/PSAS//8.11.154 Hadiah Penerbitan Luar UPM 23 UPM/PSAS/PS/8.14.154 Hadiah Penerbitan Luar UPM 24. UPM/PSAS/BPK/8.1.152 Tesis Lanjutan, Tesis & Laporan Projek Pelajar 25 UPM/PSAS//8.11.152 Tesis Lanjutan, Tesis & Laporan Projek Pelajar 26. UPM/PSAS/PS/8.14.152 Tesis Lanjutan, Tesis & Laporan Projek Pelajar 27. OPR/PSAS/BL01/RBH Log Rekod Penerimaan Bahan Hadiah Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PP/PPKn PP/PPKn PS PP/PPKn PP/PPKn PP/PPKn PP/PPKn PS PP/PPKn PP/PPKn PP/PPKn PP/PPKn PS PS Kuasa Melupus 28 - Rekod Bibliografi 29 OPR/PSAS/BL01/JIL Log Bahan untuk Penjilidan STM / TM STM / TM STM / TM Kekal PS STM / TM 30 UPM/PSAS/BPK/8.1.157 Penghantaran dan Penerimaan Bahan Untuk Penjilidan 31 UPM/PSAS/PS/8.14.155 Penghantaran dan Penerimaan Bahan Untuk Penjilidan 32 UPM/PSAS/BPK/8.1.155 Permohonan Bahan Hadiah PP/PPKn PP/PPKn PS
SULTAN ABDUL SAMAD Halaman: 11/12 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 33 UPM/PSAS//8.11.151 Permohonan Bahan Hadiah 34. UPM/PSAS/BPK/8.1.156 Pertukaran Dengan Institusi Luar 35. UPM/PSAS//8.11.151 Permohonan Bahan Hadiah 36. UPM/PSAS/PS/8.14.151 Permohonan Bahan Hadiah 37 PGR/BL05/LOG-LTB Log Tindakan Pembetulan Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP) 38 OPR/PSAS/BL01/PIB Log Proses Identifikasi Bahan Borang Log Identifikasi Bahan (OPR/PSAS/BR01/LIB) 39 OPR/PSAS/BL01/PBH Log Proses Bahan Hadiah Borang Log Proses Bahan Hadiah (OPR/PSAS/BR01/PBH) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PP/PPKn PP/PPKn PP/PPKn PP/PPKn PP/PPKn PP/PPKn PS BPK PS 2 Tahun PPP/PP PPP/PP PS 2 Bulan PP/PPKn PP/PPKn PS Kuasa Melupus
SULTAN ABDUL SAMAD Halaman: 12/12 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan Ketua Pustakawan WP 03/01/2011 02 01 OPR(PSAS)- 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Ketua Pustakawan WP 22/08/2011 02 02 OPR(PSAS)- 1/2012 Mesyuarat Pengurusan Khas 1/2012 Ketua Pustakawan WP 30/01/2012 02 03 OPR(PSAS)- 2/2013 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses PSAS 1/2013 Ketua Pustakawan WP 30/04/2013 02 04 OPR(PSAS)- 2/2014 Mesyuarat Pengurusan PSAS Khas Ketua Pustakawan WP 30/05/2014 02 05 OPR: (PSAS)- 2/2015 Mesyuarat Pengurusan PSAS ke- 42 Ketua Pustakawan WP 05/06/2015 02 06 QMS (OPR) : (PSAS) 2/2016 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses PSAS ke-6 TPKD PP TWP PP 13/05/2016