SURAT JALAN L1
INVOICE L2
FAKTUR PAJAK L3
DAFTAR KUNJUNGAN KE PT. LUMAS JAYA INDUSTRY Tanggal Kegiatan Narasumber 3 September 2012 10 September 2012 28 September 2012 5 Oktober 2012 Meminta izin kepada PT. Lumas Jaya Industry untuk melakukan wawancara dan analisis terhadap proses bisnis yang berjalan. Melakukan wawancara mengenai gambaran umum dan sejarah pada PT. Lumas Jaya Industry, visi misi perusahaan, serta struktur organisasi beserta wewenang dan tanggungjawab masing-masing bagian. Melakukan wawancara mengenai proses berjalan penjualan kredit dan piutang yang terjadi pada PT. Lumas Jaya Industry. Meminta dokumen yang digunakan dalam proses penjualan kredit dan piutang pada PT. Lumas Jaya Industry. Meminta Surat Keterangan Survei. Melakukan wawancara mengenai proses berjalan retur penjualan yang terjadi pada PT. Lumas Jaya Industry. Melakukan wawancara atas beberapa kekurangan data mengenai penjualan kredit dan piutang. James S. Widirga (Direktur) James S. Widirga (Direktur) Robiyatul Adawiyah/Dewi (Finance/Accounting Manager) James S. Widirga (Direktur) Robiyatul Adawiyah/Dewi (Finance/Accounting Manager) L4
L5 12 Oktober 2012 Melakukan konfirmasi atas gambaran analisis prosedur penjualan piutang dan kredit serta retur penjualan pada PT. Lumas Jaya Industry. Robiyatul Adawiyah/Dewi (Finance/Accounting Manager)
HASIL WAWANCARA Kunjungan 1 Tanggal : 3 September 2012 Kunjungan 2 Tanggal : 10 September 2012 Pewawancara (T) Narasumber (J) : Prisilia Onggo, Yellent Safaringga, Stephanie : James S. Widirga (Direktur) Isi wawancara: T : Perusahaan ini bergerak di bidang apa ya Pak? J : Kita bergerak di bidang perdagangan barang dimana kita menjual produk untuk perawatan kendaraan bermotor. T : Produk yang dijual itu beli dari supplier atau diproduksi sendiri? J : Dalam hal bahannya, kita memproduksi sendiri bahan chemical-nya. Produk yang kita jual itu dikategorikan ke dalam jenis liquid. Jadi kita memformulasikan sendiri bahan bakunya, sehingga bisa dikatakan 90% kita memproduksi sendiri dan sisa 10% proses produksi seperti untuk pelabelan hingga packaging dilakukan oleh vendor. T : Lokasi produksinya dimana Pak? J : Pabrik dan gudang kita ada di kawasan industri Milenium Tigaraksa, Tangerang. T : Kantornya hanya disini atau ada cabang lain? J : Kantor kita disini di gedung The Belleza Permata Hijau Lantai 2 Blok SA No. B2-27A, alamatnya di Jl. Arteri Permata Hijau, Kebayoran Lama. L6
L7 T : Bagaimana dengan target pasarnya? J : Untuk saat ini kita hanya melakukan pemasaran di Indonesia saja dan kita menargetkan penjualan ke semua pengguna kendaraan bermotor dimana kita menjual produk kita ke outlet-outlet, toko, bengkel, modern market, dll. T : Bagaimana dengan sejarah pada PT. Lumas Jaya Industry ini? J : Pada awalnya perusahaan ini didirikan pada tahun 2007 dengan nama PT. Lautan Jasaindo yang merupakan anak perusahaan dari Lautan Luas Group. Pada pertengahan 2008, pindah ke Advance Stabilindo Industry. Kemudian akhirnya dari tahun 2011 hingga sekarang menjadi PT. Lumas Jaya Industry. T : Apa visi dan misi perusahaan ini? J : Visinya yaitu menjadi perusahaan penyedia produk perawatan kendaraan bermotor terbesar dan terlengkap di Indonesia. Sedangkan misinya yaitu mengembangkan dan menciptakan produk inovasi dalam perawatan kendaraan bermotor. T : Bagaimana dengan struktur organisasinya? J : Kalau struktur organisasinya, kita memiliki Direktur, kemudian di bawah Direktur ada GM, di bawah GM ada Sales Marketing Manager, Finance/Accounting Manager, dan Logistic & Distribution Manager. Untuk Sales Marketing Manager terdiri Supervisor for Event/Direct Sales yang memiliki Tim/Staf, serta Supervisor for Canvassing Sales yang juga memiliki Tim/Staf. Finance/Accounting Manager terdiri dari Staf Accounting dan Staf Admin. Sedangkan untuk Logistic & Distribution Manager terdiri dari Gudang dan Supir.
L8 Dokumen yang diperoleh: 1. SIUP 2. NPWP Kunjungan 3 Tanggal : 28 September 2012 Pewawancara (T) Narasumber (J) : Prisilia Onggo, Yellent Safaringga, Stephanie : Robiyatul Adawiyah/Dewi (Finance/Accounting Manager) Isi wawancara: T : Bagaimana prosedur awal dari customer memesan barang untuk sistem penjualan kredit? J : Jadi customer akan memberikan PO. Dari PO itu kita akan membuat Surat Jalan. Setelah itu barang akan dikirim ke alamat yang diinginkan customer. Customer menerima Surat Jalan dan menandatanganinya. Setelah tanda tangan, baru Staf Accounting membuat Invoice dan Faktur Pajak. Invoice dan Faktur Pajak diserahkan ke customer dan setelah customer melunasi pembayaran maka diserahkan Invoice rangkap pertama ke customer. T : PO diterima oleh siapa Bu? J : PO diterima oleh Staf Admin yang kemudian akan diserahkan ke Bagian gudang untuk membuat Surat Jalan. T : Surat Jalan, Invoice, Faktur Pajak dibuat berapa rangkap? J : Semuanya dibuat 4 rangkap. T : Data pelanggan disimpan atau bagaimana Bu? J : Iya data pelanggan kita simpan menggunakan program Ms. Excel. T : Berapa lama masa tenggang pelunasan pembayaran?
L9 J : Biasanya kita memberikan waktu 60 hari. Jadi customer bisa melakukan pemesanan lagi setelah melunasi pembayaran. T : Pembayaran dilakukan melalui apa Bu? J : Pembayaran bisa dilakukan melalui transfer dan giro. T : Untuk laporan terkait penjualan dan piutang, ada laporan apa saja? J : Kalau laporan kita ada laporan penjualan bulanan dan kartu piutang. Dokumen yang diperoleh: 1. Surat Jalan 2. Invoice 3. Faktur Pajak 4. Surat Keterangan Survei Kunjungan 4 Tanggal : 5 Oktober 2012 Pewawancara (T) Narasumber (J) : Prisilia Onggo, Yellent Safaringga, Stephanie : Robiyatul Adawiyah/Dewi (Finance/Accounting Manager) Isi wawancara: T : Bu, Surat Jalan yang dibuat sebanyak 4 rangkap, diserahkan kepada siapa aja? J : Rangkap pertama ke Staf Accounting, kedua ke customer, ketiga ke Staf Admin, keempat diarsip Gudang T : Bagaimana dengan Invoice dan Faktur Pajak? J : Kalau Invoice, rangkap kedua ke customer, ketiga ke Staf Admin, keempat diarsip Staf
L10 Accounting, dan setelah customer melunasi pembayaran, rangkap pertama diserahkan ke customer. Sedangkan Faktur Pajak, rangkap pertama diserahkan ke customer, rangkap kedua untuk kantor pajak, ketiga untuk Admin, keempat untuk Accounting. T : Bagaimana dengan barang yang diretur Bu? J : Untuk barang yang diretur, Staf Admin menerima Nota Retur Pembelian beserta Nota Pembatalan Pajak. Kemudian Staf Accounting akan merevisi Invoice. T : Maksudnya merevisi Invoice Bu? J : Jadi Invoice dicap CANCEL kemudian dibuat Invoice baru. T : Kode Invoice lama dengan Invoice baru sama Bu? J : Iya, kode Invoice-nya sama. Hanya di Invoice baru, total yang ditagih sudah dikurangi dengan retur. T : Apakah tidak ada retur barang Bu? J : Tidak ada, retur kita hanya dengan mengurangi jumlah piutang. T : Apakah barang selalu dikirim sekali jalan? J : Tidak, karena kadang stok kita tidak cukup. Jadi barang yang ada kita kirim dulu, sisanya menyusul setelah dikonfirmasi ke customer. T : Bagaimana dengan pengiriman barangnya? J : Kita ada supir yang mengirim barang, jadi Bagian Logistic & Distribution yang akan mengatur jadwal pengiriman barang. T : Bagaimana dengan pencatatan stok? J : Kita menggunakan kartu stok dimana pencatatan dilakukan pada akhir minggu. Kunjungan 5 Tanggal : 12 Oktober 2012