BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Perkembangan dunia industri sudah berkembang pesat saat ini, terlebih lagi industri yang ada saat ini adalah industri untuk menuju persaingan global. Untuk menghadapi itu setiap perusahaan harus memiliki nilai tambah dari competitor. Baik itu dari perusahaan jasa ataupun manufaktur harus berlomba-lomba untuk meningkatkan kualitas dari produk mereka. Hal ini akan menentukan posisi mereka didalam kompetisi dunia industri saat ini. Dengan adanya kualitas yang baik maka akan mempengaruhi kepuasan konsumen sehingga berpengaruh terhadap pembelian produk, apakah produk itu akan terus menerus dicari oleh konsumen atau konsumen akan beralih ke produk yang lain. Sehingga dengan pembelian produk yang baik dan terus meningkat maka dengan sendirinya perusahaan akan mendapatkan profitabilitas. Profitabilitas merupakan salah satu faktor utama dalam pencapaian kesuksesan dalam sebuah bisnis perusahaan. Jadi kualitas adalah penentu dalam pertumbuhan profitabilitas suatu perusahaan. Suatu produk dapat dikatakan memiliki kualitas yang baik, ketika produk tersebut tidak memiliki cacat atau reject, tetapi dapat diketahui bahwa produksi dalam suatu produk terutama dalam kapasitas besar adalah hal yang tidak mungkin bila tidak memiliki produk cacat namun cacat ini dapat diminimalisasi. Dan berpengaruh terhadap biaya perbaikan produk cacat menjadi lebih sedikit.
2 Hal ini juga dirasakan PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa sebagai salah satu perusahaan yang bergerak dibidang industri manufaktur di Indonesia. Produk yang diproduksi oleh PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa adalah bahan dasar pewarna untuk pembuatan plastik atau disebut biji plastik warna (masterbatch), dimana biji plastik tersebut memiliki warna yang berbeda-beda seperti warna merah, kuning, hijau, biru, dan lain sebagainya. Adapun produk ini diperuntukkan untuk pangsa pasar lokal yang ada di Indonesia. Dan tentunya mereka mengharapkan agar produk mereka selalu menjadi pilihan konsumen, sehingga selalu diusahakan agar produknya memiliki kualitas yang baik. Untuk itu diperlukan pengendalian kualitas dengan baik agar keinginan perusahaan tersebut tercapai. 1.2. Perumusan Masalah Permasalahan yang masih pada PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa adalah masih banyaknya jumlah produk cacat atau reject yang dihasilkan dari proses produksi. Dengan adanya produk cacat itu maka akan menyebabkan kerugian bagi perusahan baik itu dari segi biaya maupun dari segi waktu sehingga efisiensi kerja dari perusahaan juga akan semakin menurun. Masalah pengendalian kualitas yang terdapat pada PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa dapat dirumuskan sebagai berikut : Penyebab apa yang paling tinggi dalam menyebabkan reject pada PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa? Jenis reject apa yang paling dominan pada produk yang diteliti? Bagaimana faktor cacat tersebut dapat terjadi? Bagaimana tindakan perbaikan yang dilakukan untuk menangani cacat yang terjadi?
3 Bagaimana perancangan sistem informasi untuk mendukung kegiatan pengendalian kualitas dalam PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa? 1.3. Ruang Lingkup Agar permasalahan yang ada dapat lebih terarah dan terfokus, sehingga memberikan manfaat yang diharapkan, maka ruang lingkup pengerjaan skripsi ini akan dibatasi sebagai berikut : 1. Penelitian dilakukan pada PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa yang beralamat Jl. Raya Pegangsaan Dua Km.3, Jakarta Utara. 2. Penelitian dilakukan terhadap artikel produk Biji Yellow 1250. Karena produk ini merupakan produk yang memiliki keseluruhan dari jenis reject yang ada diperusahaan dan permintaannya relatif tinggi. 3. Penelitian dilakukan pada bagian produksi karena merupakan penghasil produk sebelum nantinya dipacking. 4. Data penelitian yang digunakan berupa data historis produksi dan cacat selama 1 bulan terakhir yaitu periode Oktober 2008. 5. Perancangan dari sistem informasi akan difokuskan pada penyimpanan data produksi agar dapat dilakukan pengolahan dan penyediaan laporan yang berguna bagi pihak manajemen PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa.
4 1.4. Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Mengidentifikasi penyebab dari permasalahan kualitas produk yang diproduksi oleh PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa. 2. Memberikan usulan perbaikan mengenai tindakan yang harus diambil, sehingga dapat meminimasi jumlah produk cacat yang dihasilkan dari produksi. 3. Mengetahui persentase jenis reject terbesar pada permasalahan pengendalian kualitas PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa. 4. Merancang sistem informasi pengendalian kualitas yang tepat untuk diterapkan didalam PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa. Sedangkan manfaat dari penelitian antara lain adalah : 1. Mengetahui dan memperoleh informasi mengenai permasalahan kualitas yang sering terjadi dalam perusahaan. 2. Membantu perusahaan agar dapat mengurangi jumlah produk cacat (reject) yang dihasilkan pada proses produksi. 3. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan agar mendapatkan keuntungan yang maksimal dengan produk yang berkualitas. 4. Memberikan masukan sistem informasi kepada pihak manajemen sehingga dapat memudahkan dalam penyajian dan pengolahan informasi proses produksi untuk pengambilan keputusan dan perbaikan kualitas yang lebih baik. 1.5. Gambaran Umum Perusahaan Pada gambaran umum perusahaan akan dijelaskan mengenai perusahaan secara menyeluruh baik dari sejarah perusahaan, lokasi perusahaan, struktur organisasi, produk, bahan baku, kapasitas produksi, proses produksi, tenaga kerja.
5 1.5.1. Sejarah Perusahaan PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa adalah suatu perusahaan Perseroan Terbatas yang bergerak dalam bidang produksi bahan pewarna pembuat segala jenis plastik baik itu plastik kantong maupun plastik injection, adapun bentuk yang dihasilkan berupa biji plastik berwarna yang dikemas dalam sack. Perusahaan ini didirikan pada September 1990 di Jakarta dan merupakan perusahaan perintis pembuatan pewarna plastik berupa biji (masterbatch). Awal mulanya banyak perusahaan membuat pewarna plastik memakai cara tradisional dengan mencampurkan pigmen warna, resin (biji plastik murni), oil (minyak) yang diaduk dalam suatu tempat penampungan. Kelemahan dari cara ini adalah hasil warna yang dihasilkan pada plastik akan tidak sempurna atau warna tidak solid dan banyak membuat limbah yang merusak lingkungan, sehingga timbul suatu ide untuk membuat pewarna plastik yang dapat menyempurnakan warna dan ramah lingkungan yaitu dengan masterbatch, dengan adanya masterbatch maka masalah itu dapat diatasi dan membuat warna menjadi sempurna atau solid dan limbah yang ada dapat diatasi. PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa hingga saat ini masih berkembang, hal ini dibuktikan dengan memiliki pangsa pasar yang luas guna mendistribusikan produk mereka, tidak hanya mencakup penjualan lokal di pulau jawa saja, di pulau sumatera pun sudah dirambah oleh perusahaan ini dan tentunya berakibat dengan meningkatnya omset dari perusahaan ini. PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa memiliki satu gudang besar yang lokasinya bersamaan dengan kantor pusat untuk menangani segala jenis permintaan biji
6 plastik warna dari konsumen. Konsumen terbesar dari perusahaan ini adalah perusahaan mi instant karena membutuhkan pewarna plastik yang relatif banyak. Sehingga perusahaan selalu menjaga kualitas produk dan meningkatkan mutu produk untuk menjaga kepercayaan konsumen kepada perusahaan. 1.5.2. Lokasi Perusahaan Lokasi PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa terletak di Jl. Raya Pegangsaan Dua Km. 3.00, Jakarta Utara. Lokasi ini terdiri dari pabrik dan kantor, dimana pabrik digunakan untuk tempat penyimpanan bahan baku dan bahan jadi dan juga untuk produksi, sedangkan kantor untuk keperluan administrasi seperti penjualan, pembelian,dll. 1.5.3. Struktur Organisasi Struktur organisasi yang dimiliki oleh PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa adalah struktur organisasi fungsional dimana seorang atasan berhak untuk memberi perintah bawahan di departemen manapun sesuai dengan fungsinya, struktur organisasi tersebut seperti dibawah ini :
7 Komisaris Direktur General Manager Bagian Produksi Bagian Accounting Bagian Marketing Bagian Administrasi Bagian QC Kasir Supervisor Receptionist Sales Cleaning Service Mandor Operator Sumber : PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa (2008) Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT. Jamaya Dalam struktur organisasi PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa kekuasaan tertinggi dipegang oleh komisaris selaku pemegang saham. Komisaris memiliki kekuasaan untuk mengangkat dan memberhentikan director, serta mengawasi director dalam mengelola perusahaan. Dalam tugasnya sehari-hari bertugas untuk mengawasi bagian-bagian yang ada dibawahnya dan memberikan laporan kepada komisaris.
8 Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap fungsi departemen yang ada di PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa : a. Director Tanggung jawab dari Director adalah : 1. Menentukan tujuan jangka panjang dan jangka pendek yang harus dicapai perusahaan 2. Membuat kebijakan umum perusahaan 3. Menyusun peraturan-peraturan perusahaan. 4. Mengawasi kegiatan perusahaan secara umum dan meminta laporan atas kegiatan operasional perusahaan. 5. Mengambil keputusan yang tepat untuk memecahkan masalah yang timbul dalam perusahaan. 6. Melaporkan kegiatan perusahaan secara keseluruhan kepada pemegang saham (komisaris). b. General Manager Tanggung jawab dari General Manager adalah : 1. Mengawasi kegiatan operasional perusahaan dan meminta laporan periodik dari tiap-tiap departemen yang ada. 2. Melaporkan kegiatan operasional kepada director. 3. Menentukan strategi operasional dalam aktivitas utama perusahaan. 4. Mengkoordinasi, membina, dan mengarahkan jajaran yang ada di bawahnya. 5. Menilai kinerja karyawan.
9 6. Menciptakan dan menjaga kedisplinan kerja kepada seluruh pegawai dan memastikan peraturan atau tata tertib ditaati oleh peraturan. c. Bagian Produksi Tanggung jawab dari bagian produksi adalah : 1. Melaporkan segala kegiatan produksi kepada general manager. 2. Mengawasi jalannya kegiatan produksi perusahaan. 3. Mengawasi kegiatan penerimaan bahan baku dan pengiriman barang jadi 4. Melakukan pengetesan terhadap kualitas warna dari masterbatch 5. Memeriksa hasil produksi agar meminimalisasi produk reject (cacat) 6. Melakukan pembelian bahan baku kepada supplier. 7. Menyeleksi dan menerima karyawan produksi. d. Bagian Accounting Tanggung jawab dari bagian accounting adalah : 1. Membuat laporan keuangan perusahaan secara keseluruhan beserta dengan anggaran mengenai aliran kas sesuai jadwal kegiatan yang sudah direncanakan. 2. Mengawasi kegiatan penerimaan dan pengeluaran kas berupa neraca keuangan agar sesuai denga laporan yang disusun. 3. Bertanggung jawab terhadap pengeluaran giro dan cek. 4. Bertanggung jawab terhadap penagihan kepada customer dan pembayaran kepada supplier.
10 e. Bagian Marketing Tanggung jawab dari bagian marketing adalah : 1. Membuat kebijakan mengenai pemasaran produk 2. Menentukan rencana penjualan, target penjualan, serta strategi penjualan. 3. Melakukan analisis terhadap kegiatan pemasaran yang dilakukan. 4. Mencari konsumen dan melakukan penawaran penjualan. 5. Memberikan laporan secara periodik dan bertanggung jawab kepada general manager f. Bagian Administrasi Tanggung jawab dari bagian administrasi adalah : 1. Membuat faktur dan surat jalan untuk pengiriman produk dan penerimaan bahan baku 2. Membuat invoice (tagihan) kepada konsumen. 3. Membuat faktur pajak dari penjualan produk yang dihasilkan. 4. Memberikan laporan secara periodik dan bertanggung jawab kepada general manager 1.5.4. Produk Pada PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa produk-produk yang dihasilkan bervariasi dari segi warnanya. Jumlah total variasi warna produk pada PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa berjumlah 100 variasi, dengan tingkat permintaan tertinggi pada produk Red 7003, Yellow 1250, White 5003.
11 1.5.5. Bahan Baku PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa memiliki kerjasama dengan para supplier atau pemasok bahan baku yang terpercaya dan terjamin kualitasnya agar nantinya kualitas produk yang dihasilkan nantinya dapat diminati dan memuaskan konsumen. Penerimaan dan pengujian bahan baku sesuai dengan standar spesifikasi yang telah ditentukan oleh perusahaan. Umumnya supplier yang dipilih oleh perusahaan adalah supplier yang berasal dari luar negeri (impor), tetapi ada beberapa bahan baku yang dipasok oleh supplier dari dalam negeri (lokal). Berikut ini adalah beberapa daftar supplier-supplier dari PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa antara lain : KRONOS Jerman DUPONT Amerika TPC Singapura Filler Surabaya Sun Kakoh Jepang 1.5.6. Kapasitas Produksi PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa ini memiliki kapasitas produksi 350 ton per bulan. Jumlah yang diproduksi setiap harinya tidak menentu, tergantung dari jadwal yang dibuat oleh bagian produksi. 1.5.7. Proses Produksi Dalam proses produksi akan dijelaskan mengenai mesin dan peralatan yang digunakan untuk proses produksi, proses pembuatan masterbatch, OPC proses produksi dari masterbatch.
12 1.5.7.1 Mesin dan Peralatan Mesin dan peralatan yang digunakan untuk membantu proses produksi pada PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa adalah : 1. Mixer Alat ini digunakan untuk mengaduk dan mencampurkan segala jenis bahan baku yang dimasukkan dengan temperatur yang tinggi menjadi sebuah adonan. 2. Conveyer Alat ini digunakan untuk membawa adonan dari mixer ke dalam hopper. 3. Hopper Alat ini digunakan untuk menampung sementara segala campuran bahan (adonan) untuk didorong kedalam extruder. 4. Extruder Alat ini digunakan untuk mendorong bahan yang berasal dari hopper agar didorong ke cutter. 5. Cutter Alat ini digunakan untuk memotong bahan yang berasal dari extruder menjadi biji-biji plastik kecil. 6. Sentrafugal Alat ini digunakan untuk memisahkan antara air pada biji plastik dari cutter 7. Vibrator Alat ini digunakan untuk mengocok atau mengayak biji plastik dari sentrafugal agar dihasilkan biji yang mempunyai ukuran standart.
13 8. Dryer Alat ini digunakan untuk mengeringkan biji-biji plastik yang berasal dari vibrator yang nantinya akan dikemas. 1.5.7.2 Proses Pembuatan Masterbatch Kegiatan produksi ditangani oleh orang-orang bagian produksi yang sudah terlatih dan terampil dalam mengoperasikan mesin dan ditunjang dengan mesin-mesin yang berkualitas tinggi sehingga menghasilkan suatu produk yang dapat dijamin kualitasnya. Prosesnya dimulai dari penimbangan bahan baku yang berupa titanium, resin, dan additive, pigmen warna untuk dimasukkan kedalam mixer untuk mencampur bahanbahan tersebut menjadi sebuah adonan, kemudian bahan-bahan tadi yang sudah menjadi adonan dimasukkan ke dalam hopper guna menampung sementara bahan-bahan tadi agar didinginkan, setelah itu adonan tadi dibawa kedalam extruder yang berfungsi untuk mendorong adonan tadi ke dalam cutter. Cutter akan memotong adonan tadi menjadi biji-biji kecil berbentuk bulat selanjutnya biji-biji itu akan dibawa ke sentrifugal untuk memisahkan antara biji-biji tersebut dengan air yang masih ada didalam biji tersebut, sehingga nantinya akan menghasilkan biji yang benar-benar kering. Langkah selanjutnya adalah biji-biji yang sudah kering tersebut dibawa kedalam vibrator untuk diayak, dan selanjutnya dimasukkan kedalam dryer untuk kembali mengeringkan biji-biji tersebut sehingga biji yang dihasilkan adalah biji yang benar-benar sudah kering dan bersih dan dilakukan pengemasan sebagai langkah akhir.
14 OPC Proses Produksi NAMA OBJEK : PROSES PEMBUATAN MASTERBATCH SEKARANG DIPETAKAN OLEH: MICHAEL FERDINAND TGL DIPETAKAN : 26 - OKTOBER - 2008 USULAN Pigmen warna, Titanium, Resin 25' O-1 I-1 Pengadukan Mixer 2' O-2 Pemotongan I-2 Cutter 4' O-3 Pemisahan Air I-3 Sentrafugal 2' O-4 Pengayakan I-4 Vibrator 2' O-5 I-5 Pengeringan Dryer 5' O-6 I-6 Pengepakan Manual Penyimpanan Ringkasan Jumlah 6 6 1 13 Waktu 40' 40' 80' Gambar 1.2 OPC Produksi Masterbatch
15 1.5.8. Tenaga Kerja Jumlah karyawan yang dimiliki oleh PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa berkisar antara 60 orang yang terdiri dari 40 orang bagian produksi dan 20 orang staff. Tingkat pendidikan untuk karyawan produksi minimal tingkat SMA sedangkan untuk staff tingkat D3. Jumlah karyawan pada perusahaan ini tidak terlalu banyak karena umumnya pengerjaan pembuatan produk sudah menggunakan mesin. Selain itu penggajian pada perusahaan ini berdasarkan kebijakan UMR (Upah Minimum Regional) dan jumlahnya meningkat setiap tahunnya sesuai dengan kebijakan manajemen. Dan juga perusahaan memberikan tunjangan seperti THR (Tunjangan Hari Raya) dan ditambah dengan adanya beberapa jaminan kesehatan (JAMSOSTEK) serta adanya poliklinik kesehatan gratis. Berdasarkan keterikatan pada perusahaan karyawan pada PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa dibagi menjadi dua antara lain : a. Karyawan tetap, yaitu karyawan yang bekerja secara permanent, tanpa keterikatan kontrak kerja tertentu. b. Karyawan harian tetap, yaitu karyawan yang bekerja berdasarkan kontrak tertentu dan mendapat upah hasilnya secara harian, umumnya adalah karyawan bagian produksi. Sedangkan waktu kerja pada PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa terdapat dua pembagian jam kerja yaitu :
16 Jam tenaga kerja bergantian (shift) Untuk jam kerja tiap-tiap shift dapat dilihat pada tabel dibawah ini : Tabel 1.1 Shift kerja PT.Jamaya Waktu Shift Jam Kerja Pagi 1 06.30-14.30 Sore 2 14.30-22.30 Malam 3 22.30-06.30 Sumber : PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa Tenaga kerja dengan shift adalah tenaga kerja pada bagian produksi. Hari Senin-Jumat, karyawan tiap shift bekerja selama delapan jam dengan waktu istirahat selama setengah jam dan dilakukan secara bergantian. Sedangkan untuk hari Sabtu diperuntukkan bagi karyawan yang bekerja selama tujuh jam dalam satu minggu. Pengaturan ulang shift dilakukan setiap satu minggu sekali untuk menghindari kejenuhan pada karyawan. Dan untuk hari Minggu dan libur besar, karyawan diliburkan. Jam kerja dapat bertambah atau lembur jika permintaan konsumen tinggi. Jam kerja non-shift Hari Senin-Jumat, karyawan non produksi (staff) bekerja dari pukul 08.00-16.00, dan hari libur pada hari Sabtu.
17 1.5.9. Sistem Informasi Berjalan Sistem Informasi yang berjalan di perusahaan ini masih sangat sederhana dan belum dapat mendukung proses pengendalian kualitas secara keseluruhan, sehingga diperlukan adanya sistem informasi usulan guna membantu menganalisa penyebab dari cacat yang terjadi, untuk nantinya diambil tindakan-tindakan perbaikan berdasarkan dari data dan fakta yang ada dilapangan. Proses pengendalian kualitas pada perusahaan ini berkaitan erat dengan proses produksi pembuatan masterbatch, dimulai dari bahan baku mulai dimasukkan kedalam mesin-mesin yang ada, dimana di setiap mesin-mesin itu diawasi oleh seorang operator yang bertugas untuk mencatat data dalam selembar kertas berupa temperatur, waktu mulai mesin serta jenis masterbatch yang diproduksi dan juga mencatat jumlah data masterbatch yang diproduksi dan cacat. Kemudian catatan tadi diberikan kepada mandor yang bertugas pada shift itu dan merangkap sebagai operator pada shift itu. Catatan itu kemudian diberikan kepada bagian QC untuk memberikan keseluruhan data produksi dan nantinya akan diberikan kepada kepala produksi guna direkapitulasi dan dianalisa penyebab terjadi permasalahan pada kualitas dari masterbatch. Kepala Produksi kemudian akan memberikan laporan produksi baik itu harian atau bulanan kepada General Manager. Saat ini kepala produksi menggunakan bantuan software Microsoft Office Excel sebagai alat bantu sistem informasi sekarang untuk pembuatan laporan produksi. Di bawah ini adalah rich picture dari proses pengendalian kualitas yang berjalan di PT. Jamaya Plastik Industri Perkasa :
18 Perbaikan Data Produksi, Cacat per Shift Data Produksi, Cacat per Shift Operator Produksi Mandor Bag. QC Data Produksi Keseluruhan Laporan Cacat, Laporan Produksi Harian, Bulanan Kepala Produksi General Manager Gambar 1.3 Rich Picture Sistem Berjalan