SISTEM INFORMASI KOPERASI SIMPAN PINJAM DI SMA NEGERI 1 KALIBAWANG NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Anshori Oka Perdana 09.12.3754 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
SISTEM INFORMASI KOPERASI SIMPAN PINJAM DI SMA NEGERI 1 KALIBAWANG Anshori Oka Perdana 1), Anggit Dwi Hartanto 2), 1) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : anshori.p@students.amikom.ac.id ), Anggit@amikom.ac.id 2) Abstract - Cooperative is an organization of people who are social economy consists of persons or legal entities. Which is a cooperative economic arrangements as a joint venture based on the principle of kinship. one type of cooperative is Credit Unions. Its main activity is to promote and lend funds. In the current era, the use of information systems is absolutely necessary to do this kind of bookkeeping activities. It is time cooperative up to the next level in the accounting and reporting activities, so as to run along with the times. Credit unions SMA N 1 Kalibawang is that credit unions are in SMA N 1 Kalibawang. Problems found in the data processing system and data processing savings and loan installments on the cooperative still found inefficient and less effective in reporting and calculations. This is caused by the process undertaken during this using a manual system. Such conditions often lead to errors because the process is carried out repeatedly and regularly in a certain period of time. In addition, the duration of the process will increase the inefficiency report given. To overcome this problem, the savings and loan data processing still takes the user to be developed into a computerized system. Based on the above problems, the authors propose the preparation of the final project titled "Information Systems Credit Unions In SMA N 1 Kalibawang". Keywords - Koperasi, VB 6.0, SQL Server 1. Pendahuluan Pada era globalisasi yang melanda dunia pada saat ini hambatan manusia dalam kehidupan adalah dalam penguasaan informasi. Menghadapi tantangan tersebut manusia selalu berusaha mencari pemecahan dengan cara menemukan dan menciptakan suatu alat yang disebut komputer sehingga permasalahan dalam penguasaan informasi tersebut dapat diatasi. Kehadiran suatu perangkat komputer tidak terbatas pada bidang sains dan teknologi saja, tetapi sudah dimanfaatkan untuk kegiatan-kegiatan manajerial yang akan menghasilkan suatu informasi yang akurat. Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka rumusan masalahnya adalah bagaimana merancang sistem informasi koperasi karyawan SMA N 1 Kalibawang sehingga dapat meningkatkan kinerja dan pelayanan pengurus koperasi terhadap anggota nya, Untuk membatasi bahasan dalam masalah ini, amaka ruang lingkup, permasalahannya adalah perancangan sistem informasi koperasi simpan pinjam ini menggunakan bahasa pemrograman visual basic 6.0 serta database SQL Server 2005. Pengolahan data koperasi meliputi data anggota, data simpanan, data pinjaman, dan data angsuran. Outputnya meliputi laporan anggota, laporan simpan, laporan pinjam, laporan angsuran. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energy untuk mencapai suatu tujuan. [1] 2.1.1 Elemen-Elemen Sistem Elemen-elemen yang menyusun sistem yaitu : 1. Tujuan 5. Proses 2. Batasan 6. Output 3. Kontrol 7. Umpan Balik 4. Input 2.1.2 Kriteria Sistem Yang Baik Kriteria sistem yang baik adalah : 1. Kegunaan. Sistem harus menghasilkan informasi yang tepat pada waktunya dan relevan untuk pengambilan keputusan. 2. Ekonomis. Semua bagian Sistem menyumbangkan suatu nilai tambah sekurang-kurangnya sebesar biaya. 3. Keandalan. Sistem mempunyai tingkat keteliatian yang tinggi dan mampu beroperasi secara efektif efisien. 4. Kapasitas. Sistem mempunyai kapasitas untuk mengangani periode-periode operasi puncak seperti pada operasi normal. 5. Kesederhanaan. Sistem harus sederhana, sehingga dapat dengan mudah dimengerti. 6. Fleksibilitas. Sistem harus cukup fleksibel untuk menampung perubahan-perubahan yang terjadi. 1
2.2 Konsep Dasar Informasi Teori informasi adalah suatu teori yang mencakup prinsip konsep, prosedur, metode dan teknik penyampaian informasi secara optimal, efisien dan efektif. Sasaran utama teori informasi adalah optimalisasi, efisiensi, dan efektifitas transmisi dan resepsi sinyal informasi melalui jaluk komunikasi [2] 2.3 Basis Data Basis data adalah kumpulan file-file yang saling berelasi sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu. 2.4 Model Relasional Basis data relasional merupakan model basis data yang paling luas dan umum digunakan, modelini merupakan basis data yang penting untuk produk DBMS. Pada model relasional representasi sebuah relasi adalah bentuk sebuah tabel. Tabel terdiri dari baris dan kolom. Syarat yang harus dipenuhi tabel untuk menjadi sebuah relasi : 1. Setiap sel dari tabel harus bernilai tunggal dan tidak terdapat grup yang berulang atau array 2. Semua entri dalam kolom harus sejenis 3. Tiap kolom harus mempunyai nama yang unik. 4. Tidak terdapat dua atau lebih baris dalam tabel yang identik. 2.5 ERD (Entity Relationship Diagram) 2.5.1. Definisi ERD (Entity Relationship Diagram) ERD adalah diagram yang berguna untuk memodelkan sistem yang nantinya akan dikembangkan dalam basis datanya. ERD terdiri dari 3 komponen, yaitu entitas, atribut dan keselarasan antar entitas. Secara garis besar, entitas merupakan objek dasar yang terlihat dalam sistem. Atribut berperan sebagai penjelas entitas, dan kerapian menunjukkan hubungan yang terjadi diantara 2 entitas. 2.6 DFD (Data Flow Diagram) 2.6.1. Definisi DFD (Data Flow Diagram) DFD adalah gambaran aliran data atau informasi tanpa mengaitkan bentuk fisik media penimpanan data atau hardware. DFD merupakan alat bantu yang berfungsi untuk menggambarkan secara rinci mengenai sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan menunjukkan dari dan kemana data mengalir serta penyimpangannya. 2.7. Flowchart 2.7.1. Definisi Flowchart Flowchart merupakan bagan atau gambar yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan symbol. Dengan demikian setiap symbol menggambarkan proses tertentu sedangkan antara proses digambarkan dengan garis penghubung. 2.8. Koperasi 2.8.1. Pengertian Koperasi Koperasi adalah suatu perkumpulan yang beranggotakan orang-orang atau badan-badan yang memberikan kebebasan masuk dan keluar ebagai anggota dengan bekerja sama secara kekeluargaan menjalankan usaha untuk mempertinggi kesejahteraan para anggotanya 2.8.2. Jenis-jenis koperasi secara garis besar koperasi dapat dibagi menjadi 5 golongan, yaitu: 1. Koperasi konsumsi 2. Koperasi kredit 3. Koperasi produksi 4. Koperasi jasa. 5. Koperasi serba usaha 2.9. Pengenalan software yang digunakan 2.9.1. Visual Basic 6.0 Visual basic 6.0 merupakan salah satu aplikasi pemrograman visual yang dibuat oleh Microsoft. Visual basic 6.0 berjalan dalam sistem operasi windows dan tergabung dalam suite aplikasi Microsoft visual basic 6.0 yang dikeluarkan pada akhir tahun 1998 [3] 2.9.2. Microsoft SQL Server 2005 Microsoft SQL server 2005 merupakan produk Microsoft adalah salah satu jenis database yang banyak digunakan di Indonesia. Produk ini mudah digunakan, mendukung aplikasi dengan arsitektur client/server/. SQL server 2005 merupakan penyempurnaan dari SQL Server 2000 dan ditambah dengan beberapa fitur baru. 3. Analisis Dan Perancangan 3.1 Gambaran Umum Obyek Penelitian Koperasi SMA N 1 Kalibawang termasuk jenis koperasi karyawan. Anggota koperasi terdiri dari para guru, karyawan administrasi dan karyawan umum di SMA N 1 Kalibawang. Transaksi simpan pinjam hanya dapat dilakukan oleh anggota koperasi yang sudah terdaftar. Syarat anggota dapat melakukan transaksi pinjam adalah mengajukan permohonan pinjaman pada pengurus. Berkas permohonan akan dianalisis dalam rapat pengurus untuk menentukan persetujuan. Jika permohonan diterima, anggota tersebut dapat mencairkan dana pinjaman pada bagian akuntansi. Bidang kerja yang ada di koperasi ini yaitu bidang operasional dan bidang akuntansi. Tugas bidang operasional : 1. mencatat berkas anggota yang disetujui staff operasional 2. menginformasikan semua keterangan simpan pinjam kepada anggota 2
3. menganalisis anggota yang mengajukan permohonan kredit. 4. menganalisis berkas pengajuan kredit Tugas bidang akuntansi: 1. Mencatat semua transaksi yang disetujui bagian operasional yaitu simpanan sukarela, pokok dan wajib. 2. Mencairkan dana anggota yang disetujui oleh pengurus. 3. Mem-validasi pembayaran dari anggota 4. Mencatat angsuran pinjaman dari anggota. 5. Mencatat jadwal angsuran pinjaman anggota sesuai surat perjanjian pinjaman. 6. Membuat laporan piutang atau pinjaman yang akan jatuh tempo. 3.2 Identifikasi Masalah Analisis kelemahan sistem dilakukan untuk mencari permasalahan-permasalahan yang terdapat dalam sistem yang sedang digunakan. Dari hasil analisis yang telah dilakukan, ada kendala-kendala yang ditemukan sehingga sistem berjalan tidak maksimal. 1. Kemampuan kerja sistem kurang efisien karena belum terkomputerisasi, karena pencatatan semua transaksi dalam koperasi tersebut masih manual. 2. Dalam melakukan pencarian data anggota masih kurang tepat waktu, akurat dan tak luput dari faktor kesalahan mencatat, membaca atau menghitung. 4.1 Implementasi Tahap implementasi sistem merupakan tahap membangun sistem database dan aplikasi sesuai rancangan pada Bab III, kemudian menguji aplikasi dengan metode black box dan white box. 4.2 Implementasi Basis Data Manajemen database yang digunakan adalah Microsoft SQL Server 2005. Proses implementasi diawali dengan pembuatan database baru dengan nama koperasi. Dalam database baru tersebut diisi dengan tabel-tabel data untuk penyimpanan data. 4.2.1 Tabel User Tabel Admin ini berfungsi untuk menyimpan data login User Gambar 1. Tabel User 3.3 Analisis Sistem (PIECES) 1. Analisis Kinerja (Performance) Kinerja adalah kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat tercapai. Kinerja dapat diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (Response time) 2. Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan hal yang paling penting bagi pihak manajemen dalam mengambil suatu keputusan dan merencanakan langkah selanjutnya untuk kesuksesan usaha yang dijalankan. 3. Analisis Ekonomi (Economic) Analisis ekonomi adalah penilaian terhadap sistem dalam pengurangan biaya dan keuntungan yang didapat dari sistem yang dikembangkan. Sistem ini akan memberikan penghgematan biaya operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan. 4. Analisis Pengendalian (Control) Pengendalian (control) dalam suatu sistem sangatlah penting untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan seperti kecurangan yang mungkin terjadi dan penyalahgunaan. 5. Analisis Efisiensi (Efficiency) Analisis efisiensi berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan dengan pemakaian sumber daya tersebut secara maksimal. 4. Implementasi Dan Pembahasan 4.2.2 Tabel Anggota Tabel Anggota ini berfungsi untuk menyimpan data anggota koperasi Gambar 2. Tabel Anggota 4.2.3 Tabel Simpanan Tabel Simpanan ini berfungsi untuk menyimpan data transaksi simpanan Gambar 3. Tabel Simpanan 3
4.2.4 Tabel Pinjaman Tabel Pinjaman ini berfungsi untuk menyimpan data transaksi pinjaman Gambar 7. Form Menu Utama Gambar 4. Tabel Pinjaman 4.2.4 Tabel Angsuran Tabel angsuran ini berfungsi untuk menyimpan data transaksi angsuran Gambar 5. Tabel Angsuran 4.3 Implementasi Pembuatan Sistem Sistem ini dibangun menggunakan aplikasi Microsoft Visual Basic versi 6.0. 4.3.1 Form Login Form Login berguna untuk validasi pengguna saat masuk ke dalam sistem. Gambar 6. Form Login 4.3.2 Form Menu Utama Form Menu Utama adalah tampilan yang akan muncul jika pengguna yang memiliki hak akses sistem berhasil login. Berisi menu-menu utama yang aktif berdasarkan hak akses pengguna. Setiap sub menu akan mengantarkan ke form-form yang lain. 5. Kesimpulan Setelah dilakukan analisis desain, perancangan, dan implementasi program maka penelitian ini memperoleh beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem informasi manajemen Koperasi SMA Negeri I Kalibawang telah berhasil dibangun dan diterapkan untuk Koperasi SMA Negeri 1 Kalibawang. 2. Aplikasi ini dapat membantu manajemen koperasi tersebut untuk melayani anggota baru, pencatatan simpanan, pinjaman dan angsuran. Sistem dapat menghasilkan laporan-laporan antara lain laporan peminjaman, angsuran, anggota dan simpanan 3. Kelebihan aplikasi ini adalah bersifat sederhana dan mudah digunakan karena meminimalkan jumlah form serta laporan. 4. Kekurangan aplikasi adalah masih bersifat lokal, artinya tidak diterapkan pada sistem jaringan komputer. DAFTAR PUSTAKA [1] Jogiyanto, HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi offset, Yogyakarta, 1995. [2] Kusrini, Membangun SIA dengan Visual Basic & Microsoft SQL server. Andi, Yogyakarta, 2007 [3] J. Alam, M. Agus, Pemograman Visual Basic series Student Guide, PT. Elex Media Komputindo,Jakarta, 2002. Biodata Penulis Anshori Oka Perdana, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. Anggit Dwi Hartanto, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2009. Memperoleh gelar Master of Komputer (M.Kom) Program Pasca Sarjana Magister Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2011. Saat ini menjadi Dosen dan Staff P3M di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 4