SISTEM PENYIMPANAN ARSIP ELEKTRONIK DI PT ASURANSI JIWASRAYA (PERSERO) KANTOR CABANG SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : LISMA DEVIATRI D1513060 PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINITRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2016 i
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP ELEKTRONIK DI PT ASURANSI JIWASRAYA (PERSERO) KANTOR CABANG SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : LISMA DEVIATRI D1513060 PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINITRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2016 i
ii
iii
iv
MOTTO Barang siapa yang menempuh suatu jalan untuk menuntut ilmu, Allah akan memudahkan baginya jalan ke surga. (HR. Muslim) Bukan hasil akhir yang akan menentukan masa depanmu tapi sebuah proses yang benar dan baik lah yang akan menentukan semuanya (Penulis) Setiap kata akan mengawali percakapan Setiap langkah akan mengawali perjalanan Dan setiap mimpi akan mengawali masa depan (Penulis) v
PERSEMBAHAN Tugas akhir ni dipersembahkan untuk : Kedua Orang Tua tercinta (Bp. Mardi dan Ibu Marmi) Semua teman-teman tersayang yang tidak bisa disebutkan namanya satu per satu Semua MA A dan MA B angkatan 2013 Universitas Sebelas Maret (UNS) Almamater UNS vi
KATA PENGANTAR Alhamdulillah, segala puji syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT, karena limpahan rahmat dan hidayah-nya, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini dengan baik. Tugas akhir ini diajukan sebagai syarat untuk memperoleh gelar ahli madya (A. Md) dalam bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Banyak hambatan yang ditemui dalam penulisan tugas akhir ini, namun adanya bantuan baik secara langsung maupun tidak langsung dari berbagai pihak akhirnya penulisan tugas akhir ini dapat selesai. Oleh karena itu penulis mengucapkan terimakasih atas segala dukungan, bantuan, semangat, dan doa yang telah diberikan selama ini kepada : 1. Bapak Irsyadul Ibad, S.AB., M.Ed., M.Si selaku dosen pembimbing tugas akhir yang telah memberikan pengarahan, petunjuk, dan bimbingan selama penulisan tugas akhir ini. 2. Bapak Drs. H. Sakur, S.U selaku dosen penguji satu dalam sidang tugas akhir penulis. 3. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku dosen pembimbing akademik dan ketua program studi Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni,M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 5. Seluruh Ibu dan Bapak dosen Manajemen Administrasi. Terimakasih atas semua ilmu yang sangat berharga yang telah diberikan selama ini kepada penulis, semoga Allah senantiasa membalas semua kebaikan yang Bapak dan Ibu dosen berikan selama ini. 6. Seluruh pegawai PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta khususnya Bapak Slamet Budiyanto, S.E selaku Kepala Kantor Cabang Surakarta yang telah commit mengizinkan to user penulis melakukan pengamatan vii
di bagian arsip PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta dan semua staff yang sudah membantu penulis dalam proses pengumpulan data pengamatan. 7. Keluarga yang telah mendukung dalam penulisan tugas akhir ini, khususnya Bapak Mardihanto dan Ibu Marmi. 8. Seluruh teman-teman, khususnya teman-teman seangkatan satu kelas dan satu jurusan yang saling mendukung serta memberi semangat demi suksesnya Tugas Akhir ini. 9. Semua orang yang telah membantu dalam penulisan tugas akhir yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. 10. Terimakasih kepada Seseorang yang sudah mendukung saya dari awal saya mendaftar di Universitas Sebelas Maret ini sampai saya bisa menyelesaikan kuliah saya. Penulis menyadari bahwa penulisan ini masih jauh dari sempurna sehingga segala kritik dan saran yang membangun penulis terima dengan senang hati. Penulis berharap tugas akhir ini dapat berguna bagi setiap orang yang berkepentingan. Surakarta, Mei 2016 Penulis Lisma Deviatri NIM. D1513060 viii
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i PERSETUJUAN... ii PENGESAHAN... iii PERNYATAAN... iv MOTTO... v PERSEMBAHAN... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR TABEL... xi DAFTAR BAGAN... xii DAFTAR GAMBAR... xiii DAFTAR LAMPIRAN... xiv ABSTRAK... xv BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang... 1 B. Perumusan Masalah... 4 C. Tujuan Pengamatan... 4 D. Manfaat Pengamatan... 5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN A. Tinjauan Pustaka 1. Arsip Elektronik... 6 2. Sistem Arsip Elektronik... 9 B. Metode Pengamatan 1. Lokasi Pengamatan... 17 2. Jenis Pengamatan... 17 3. Penentuan Sampel dan Sumber Data... 18 4. Teknik Pengumpulan Data... 20 5. Teknik Analisis Data commit... to user 22 ix
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI A. Gambaran Umum Perusahaan... 24 B. Sejarah Perusahaan... 24 C. Logo Jiwasraya... 25 D. Visi dan Misi... 26 E. Produk Jiwasraya... 27 F. Struktur Organisasi... 28 G. Jumlah Pegawai Perusahaan... 32 BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN A. Sistem Arsip Elektronik... 33 B. Komponen Sistem Arsip Elektronik... 36 1. Memindahkan Dokumen... 36 2. Menyimpan Dokumen... 49 3. Mengindeks Dokumen... 51 4. Mengontrol Akses... 55 C. Kelebihan dan Hambatan Sistem Arsip Elektronik... 57 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan... 61 B. Saran... 63 Daftar Pustaka... 64 Lampiran-lampiran x
DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Data Arsip Tahun 2013 sampai tahun 2015... 3 Tabel 3.1 Jumlah Pegawai... 32 xi
DAFTAR BAGAN Bagan 3.1. Struktur Organisasi... 28 Bagan 3.2. Struktur Organisasi Seksi Operasional dan Penjualan... 29 Bagan 3.3. Struktur Organisasi Seksi Pertanggungan... 29 Bagan 3.4. Struktur Organisasi Seksi Keuangan dan Umum... 29 Bagan 4.1. Prosedur Pnerbitan Polis Asuransi... 37 Bagan 4.2. Prosedur Dokumen Pemeliharaan... 39 Bagan 4.3. Prosedur Dokumen Klaim Ekspirasi... 41 xii
DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1. Logo... 25 xiii
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Pedoman Wawancara Lampiran 2 Surat Tugas Lampiran 3 Formulir Absensi Magang Lampiran 4 Formulir Monitoring Magang Lampiran 5 Formulir Penilaian Magang Lampiran 6 Surat Keterangan Selesai Magang Lampiran 7 Dokumen Penerbitan Polis Lampiran 8 Dokumen Pemeliharaan Lampiran 9 Dokumen Klaim Ekspirasi Lampiran 10 Surat Ijin Pembayaran Kas Debet Lampiran 11 Surat Ijin Pembayaran Kas Credit Lampiran 12 Surat Ijin Pembayaran Bank Debet Lampiran 13 Surat Ijin Pembayaran Bank Credit Lampiran 14 Dokumen Top-Up xiv
ABSTRAK Lisma Deviatri. D1513060. Sistem Arsip Elektronik (SAE) di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Tugas Akhir. Program Studi Manajemen Administrasi. Program Studi Diploma III. Fakultas Ilmu Sosial dan Politik. Universitas Sebelas Maret Surakarta. 64 halaman. Di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini mempunyai kapasitas arsip yang cukup tinggi sehingga sistem penyimpanan arsip dalam perusahaan ini harus benar-benar dilakukan secara teliti dan hati-hati agar pada saat arsip dibutuhkan, arsip dapat lebih cepat ditemukan. Oleh karena itu, perusahaan ini menerapkan sistem penyimpanan arsip secara terkomputerisasi atau otomasi kearsipan. Aplikasi yang digunakan dalam penyimpanan arsip secara elektronik ini yaitu dengan menerapkan Sistem Arsip Elektronik (SAE). Penerapan aplikasi ini bermanfaat untuk membantu para pegawai perusahaan dalam pengarsipan dokumen perusahaan, lebih menghemat waktu, tenaga dan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Dalam penulisan tugas akhir ini mempunyai tujuan untuk mendeskripsikan Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Jenis pengamatan yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini yaitu deskriptif kualitatif. Sumber data yang digunakan oleh penulis yaitu narasumber, dokumen, dan peristiwa atau aktivitas. Teknik pengumpulan datanya yaitu dengan melakukan observasi berperan aktif, wawancara, dan kajian dokumen. Analisis data yang digunakan yaitu model analisi interaktif yang berupa reduksi data, sajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil pengamatan menunjukkan bahwa penyimpanan arsip di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini menggunakan metode scanning dokumen ke dalam komputer melalui aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE). Dalam hal ini pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan di masing-masing seksi dan selanjutnya pegawai seksi akan menyimpan arsip dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE). Arsip yang disimpan dalam Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini yaitu berupa dokumen yang berhubungan dengan polis asuransi, klaim asuransi, dokumen pemeliharaan, serta dokumen transaksi keuangan. Komponen sistem penyimpanan arsip elektronik yang meliputi memindahkan dokumen dengan cara scan dokumen, menyimpan dokumen dengan asas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi, mengindeks dokumen dengan kata kunci dan sistem indeks yang diterapkan pada masing-masing seksi, dan mengontrol akses dengan cara menjaga keamanan dokumen. Arsip yang disimpan dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini berupa arsip dinamis dan arsip statis. Kata kunci : Sistem Arsip Elektronik, penyimpanan arsip elektronik. xv