BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN ALIP APLIKASI LAYANAN INFORMASI PERENCANAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG 2018
PENGGUNAAN APLIKASI LAYANAN INFORMASI PERENCANAAN 1. PENDAHULUAN Buku petunjuk penggunaan Aplikasi Layanan Informasi Perencanaan(ALIP) ini merupakan panduan praktis yang dapat digunakan oleh Administrator website dan operator ALIP dalam mengelola aplikasi ALIP pada proses Perencanaan dan Penganggaran di lingkungan UIN Sunan Gunung Djati Bandung. Dalam buku petunjuk ini akan dijelaskan tata-cara dan langkah-langkah yang diperlukan dalam mengelola aplikasi ALIP baik untuk untuk pengguna(operator) maupun untuk administrator pada Bagian Perencanaan dan Satuan Pengawas Intern(SPI). Diharapkan dengan adanya buku panduan ini, semua unit kerja dilingkungan UIN Sunan Gunung Djati Bandung sebagai user (pengguna) dan bagi Bagian Perencanaan dan SPI sebagai Administrator dapat menggunakan sarana aplikasi ini untuk mendapatkan informasi yang lengkap tentang Perencanaan dan Penganggaran, diantaranya terkait dengan Usulan Rencana Kerja dan Anggaran, Usulan Rencana Kinerja Tahunan, tata cara pengajuan usulan TOR dan RAB kegiatan yang akan dilaksanakan, Penelaahan TOR dan RAB, Usulan Revisi Anggaran, informasi Alokasi anggaran dan Realisasi Anggaran. 1.1.Stuktur Website ALIP terdiri dari 2(dua) bagian halaman yang terintregasi, yaitu : 1. Halaman user guest/pengunjung 2. Halaman user administrator 1
2.PETUNJUK PENGGUNAAN ALIP UNTUK USER(UNIT KERJA) 2.1. HALAMAN DEPAN SEBELUM LOGIN Untuk dapat mengakses menu-menu pada content management system ALIP, lakukan Register terlebih dahulu. Langkah-langkah untuk Melakukan Registasi adalah sebagai berikut : Ketikkan alamat url pada halaman browser : (http://alip.uinsgd.ac.id) Selanjutnya akan muncul halaman utama system ALIP. Tampilan awal halaman unit kerja sebelum melakukan login akan seperti gambar di bawah ini. 2.2. REGISTRASI Lakukan registrasi jika belum memiliki akun/hak akses pada aplikasi ini. Perhatikan gambar berikut ini. 2
Kemudian Klik Tombol Registrasi. Maka Akan Muncul Form Registrasi, setelah itu silahkan mengsisi form tersebut untuk melakukan register dengan biodata sesuai dengan SK dan Unit Kerja. Username dan password akan di kirimkan melalui email yang sudah diinputkan. o Cek Email, pemohon akan mendapatkan username dan password melalui verifikasi email yang sudah diregister pada system ALIP. o Setelah Itu lakukan Login. 2.3. LOGIN User pada kategori unit kerja dapat melakukan login aplikasi di alamat url : https://alip.uinsgd.ac.id/eplanning. 3
Masukkan Username dan Password yang sudah di dapatkan melalui email yang sudah di verifikasi. Lalu Sign In. Menu Forgot Password, Jika Operator tidak mengetahui atau lupa dengan password pengguna. Ketika terjadi Login Error, Maka akun tersebut belum di aktivasi oleh admin pusat. Maka, setelah aktivasi kita baru bisa melakukan login. Silahkan login dengan username dan password tersebut. 2.4. HALAMAN DEPAN SETELAH LOGIN Tampilan awal halaman unit kerja setelah login akan seperti gambar di bawah ini. 4
2.5. MENU USULAN Menu pertama pada laman unit kerja merupakan menu USULAN yang berisi seluruh proses bisnis terkait pengajuan usulan TOR dan RAB dari unit kerja. Termasuk pengajuan usulan Rencana Kerja dan Anggaran, serta Rencana Kinerja Tahunan. 2.5.1. DATA USULAN TOR DAN RAB Submenu ini merisi tentang data usulan TOR dan RAB. Setiap unit kerja dapat mengelola data tersebut pada submenu ini. 5
2.5.1.1. EDIT DATA Klik tombol EDIT berwarna biru seperti yang ada pada gambar di atas yang berfungsi untuk mengubah data. Maka akan muncul form isian pengguna baru seperti gambar di bawah ini. 6
2.5.1.2. HAPUS DATA Selain mengah data, user juga dapat menghapus data tersebut. Caranya dengan mengklik tombol hapus yang berwarna biru pada kolom aksi yang tepat berada di bawah tombol edit. Saat tombol tersebut diklik data user tersebut akan hilang tetapi 7
sebelumnya akan muncul notifikasi seperti pada gambar dibawah ini. 2.5.1.3. SEARCH DATA Kita dapat melakukan pencarian data user pada kolom search yang berada pada sudut kanan atas halaman. 2.5.2. PENGAJUAN USULAN TOR DAN RAB Submenu berikutnya pada menu usulan adalah pengajuan usulan. Pada submenu ini setiap unit kerja dapat melakukan pengajuan usulan TOR maupun RAB. 8
Setelah mengklik tombol kirim yang berwarna biru maka akan muncul notification seperti pada gambar dibawah ini. 2.5.3. RENCANA KERJA DAN ANGGARAN(RKA) Submenu ini menampilkan informasi usulan RKA unit kerja, unit kerja dapat menginput usulan RKA pada format yang tersedia. User dapat mendownload file RKA dan user juga dapat merubah atau mengupload ulang file RKA. Tombol merah 9
untuk export pdf, tombol kuning untuk mengunduh file yang telah upload dan tombol hijau untuk mengunggah file yang telah ditandatangani. Lihat berdasarkan masing-masing sumber dana untuk melakukan perubahan usulan. 2.5.3.1. FILE RKA User dapat mengunduh file usulan RKA dengan meng klik tombol berwarna kuning disudut kanan atas tabel. 10
2.5.4. RENCANA KINERJA TAHUNAN(RKT) Submenu selanjutnya adalah menu usulan RKT (Rencana Kerja Tahunan). Seperti submenu RKA. Submenu ini menampilkan informasi usulan RKT unit kerja dan unit kerja dapat meng-input RKT pada format yang tersedia. User dapat mendownload file RKT dan user juga dapat merubah atau mengupload ulang file RKT. 2.6. MENU ANGGARAN Menu ini terdiri dari tiga submenu yaitu alokasi, revisi dan realisasi. Menu ini berisi proses pengalokasian anggaran untuk setiap unit kerja. 11
2.6.1. ALOKASI 2.6.1.1 ALOKASI ANGGARAN Saat alokasi anggaran diklik maka akan tampil alokasi anggaran dari masingmasing unit kerja tersebut seperti pada gambar dibawah. Unit kerja dapat melihat juga alokasi anggaran per sumber dana. 2.6.1.1.1 EXPORT PDF Fitur ini berfungsi untuk mengkonversi halaman web menjadi sebuah file. Saat tombol export diklik sistem akan secara otomatis menerjemahkan halaman alokasi menjadi sebuah file dengan format pdf. Selanjutnya user dapat menandatangani file tersebut. 12
2.6.2. REVISI Fitur ini berguna bila user akan mengajukan revisi anggaran. User dapat melakukan revisi dengan cara mengupload terlebih dahulu beberapa data dukung yang telah ditentukan. 2.6.3 REALISASI 2.7. MENU REGULASI Menu ini berisi seluruh data regulasi terkait Proses Perencanaan dan Penganggaran. Unit kerja dapat mendownload setiap regulasi yang diperlukan. 13
2.7.1 DOWNLOAD BERKAS User dapat mendownload berkas regulasi dengan cara mengklik tombol download berkas. 14
2.8. MENU INFORMASI 2.8.1. BERITA Menu berita digunakan untuk melihat pengumuman dari administrator terkait proses pengajuan usulan dan sebagainya. 15
2.8.2. PROSEDUR Menu ini berisi prosedur pengajuan yang harus dilakukan oleh setiap unit kerja. 2.8.3. JADWAL Menu ini berisi jadwal kegiatan yang telah ditentukan oleh administrator seperti jadwal registrasi, pengajuan usulan, penelaahan di Bagian Perencanaan dan lain sebagainya. 2.9. KONSULTASI Menu ini berisikan laman dimana unit kerja dapat berkonsultasi dengan administrator mengenai pengajuan usulan. 16
17
2.10. MENU INFORMASI PROFIL Pada menu ini terdapat dua sub menu, yaitu biodata dan cetak biodata. 2.10.1. BIODATA Menu ini berisi data pribadi user. 2.10.2. CETAK BIODATA 2.10.2.1 BILA BIODATA BELUM LENGKAP 18
Bila biodata belum lengkap, maka akan muncul notifikasi seperti pada gambar dibawah ini. 2.10.2.2 BILA BIODATA SUDAH LENGKAP Bila biodata sudah lengkap, maka file biodata akan langsung di cetak. 2.11. MENU KELUAR Setelelah klik menu keluar, maka user akan keluar dari website ALIP dan tidak dapat mengakses menu-menu yang terdapat didalamnya. 19