PUSAT PENGAJIAN SAINS PERUBATAN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA MS ISO 9001:2008 PENGURUSAN PEMBELIAN ALATAN (VOT 35000) (PPSP/Pent/CP4) Edisi 3 1 Julai 2015 1/14
KANDUNGAN : 1. Tujuan 2. Skop 3. Dokumen rujukan 4. Definisi 5. Singkatan 6. Prosedur 7. Carta Alir 8. Rekod 9. Lampiran 2/14
1. TUJUAN Untuk mempastikan pengendalian pembelian alatan mengikut garis panduan Peraturan USM. 2. SKOP Prosedur ini digunakan oleh staf Bahagian Pentadbiran untuk proses pembelian peralatan bermula dari permohonan pembelian peralatan sehingga proses penerimaan peralatan 3. DOKUMEN RUJUKAN 3.1 Pekeliling Kontrak Perbendaharaan PPSP/Pent/Kew/ER1 3.2 Tatacara Perolehan Sebutharga PPSP/Pent/Kew/IR2 3.3 Peraturan PPSP/Pent/Kew/IR3 4. DEFINISI Aset diperolehi melalui siri Vot 30000 dan dibahagikan kepada dua kumpulan : Aset Tetap Aset yang tidak berubah lokasi seperti bangunan, tanah dan infrastruktur. Aset Mudah Alih Aset yang boleh berubah lokasi seperti alatan pejabat, perabot, alatan saintifik, kenderaan dan lain-lain yang bernilai RM1,000.00 dan ke atas 5. SINGKATAN KPP Ketua Penolong Pendaftar PTK Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PTS Pembantu Tadbir (Stor) JSA Jawatankuasa Spesifikasi Alatan JPS Jawatankuasa Pembuka Sebutharga JKSHPTJ Jawatankuasa Sebutharga PTJ KJ Ketua Jabatan efas E Financial Accounting System GRN Goods Received Note ( Nota Penerimaan Barang) SH Sebutharga PO Purchase Order (Pesanan Rasmi) PT Pembelian Terus D/O Delivery Order (Nota Hantaran) AMS Asset Management System FIS Financial Information System 3/14
6.1 Keluar Surat Arahan Kemukakan Permohonan Perolehan Peralatan 6.2 Keluar surat ke Jabatan/Unit untuk kemukakan senarai (masa yang diberi ialah 2 minggu) Terima Permohonan Peralatan Terima permohonan daripada Jabatan/Unit. Susun dalam fail berkaitan. /PTK/KPP 6.3 Proses Pemilihan Peralatan 6.3.1 Taip senarai lengkap semua permohonan dari Jabatan/Unit 6.3.2 Semak senarai sebelum diserah kepada KPP 6.3.3 Serah kepada KPP untuk dibincang dan diluluskan dalam mesyuarat Exco Dekan 6.3.4 Terima senarai yang telah dikemaskini oleh mesyuarat Exco Dekan 6.3.5 Sediakan senarai baru yang telah diluluskan dalam mesyuarat Exco Dekan 6.3.6 Sediakan surat untuk menghantar senarai alat. Serahkan surat berserta senarai alat kepada Pejabat Dekan untuk tandatangan. 6.3.7 Hantar surat bersama senarai kepada Jabatan Bendahari USM Pulau Pinang 6.3.8 Terima surat kelulusan daripada Jabatan Bendahari Pulau Pinang PT(PO) /PTK /PTK/Exco Dekan /PTK /PTK/KPP/Dekan /PTK 4/14
6.4 Urusan Pembelian Peralatan 6.4.1 Sediakan senarai alat untuk pembelian seperti berikut : /PTK a) Pembelian Terus alatan bernilai RM1,000 sehingga RM20,000 b) Sebutharga PTJ alatan bernilai melebihi RM20,000 sehingga RM50,000 c) Sebutharga Universiti alatan bernilai melebihi RM50,000 sehingga RM500,000 d) Tender alatan bernilai melebihi RM500,000 6.4.2 Sediakan surat kelulusan untuk dihantar kepada Jabatan/Unit yang berkenaan. 6.4.3 Uruskan Pembelian seperti berikut ; a) Pembelian Terus 1) Terima daripada Jabatan/Unit borang penilaian PT bersama sebutharga (minimum 3) 2) Semak samada borang tersebut diisi lengkap dengan maklumat berikut : - Ciri-ciri kritikal yang perlu ada Pada alat - Nama Pembekal - Tarikh sebutharga - Tempoh sahlaku - Perihal Item - kuantiti, harga, tempoh serahan - Penilaian/komen 3) Jika butiran lengkap sediakan PO untuk pembelian dalam sistem efas. Jika tidak lengkap, kembalikan kepada Jabatan/Unit /PTK/JSA/KPP/Dekan 4) Sediakan PO untuk pembelian dalam sistem efas 5/14
5) Diluluskan oleh KPP dan Dekan KPP/Dekan 6) Rekod dalam FIS 7) Sediakan PO dalam 4 salinan Untuk pembekal, fail, pengguna & stor b) Sebutharga PTJ 1) Terima spesifikasi alat serta cadangan syarikat daripada Jabatan/Unit 2) Spesifikasi alat disemak oleh JSA dan dibaiki 3) Sediakan borang sebutharga beserta surat permintaan sebutharga untuk sekurangkurangnya sebutharga yang telah dikenalpasti 4) Hantar surat panggilan (melalui pos/email/fax) serta borang sebutharga kepada syarikat berkenaan dan diberi tempoh sekurang-kurangnya 3 hari kepada pembekal untuk membuat tawaran. 5) Jawatankuasa Sebutharga PTJ meluluskan syor perakuan Jawatankuasa penilaian. 6) Sediakan PO untuk pembelian dalam sistem efas 7) Diluluskan oleh KPP dan Dekan 8) Rekod dalam FIS 9) Sediakan PO dalam 4 salinan Untuk pembekal, fail, pengguna & stor JSA /PTK/JKSHPTJ KPP/Dekan 6/14
c) Sebutharga Universiti 1) Terima spesifikasi alatan serta sekurang-kurangnya 5 cadangan syarikat 2) Spesifikasi alat di semak oleh JSA dan dipinda (jika perlu) 3) Sediakan borang sebutharga berserta surat panggilan sebutharga untuk sekurangkurangnya 5 sebutharga yang telah dikenalpasti 4) Surat panggilan sebutharga ditandatangan oleh KPP 5) Fotokopi dan simpan 1 salinan dalam fail dan pos surat panggilan serta borang sebutharga kepada syarikat berkenaan Nota i) : Syarikat diberi tempoh sehingga 14 hari dari tarikh surat dikeluarkan Nota ii) : Maklumat panggilan sebutharga juga diumumkan dalam laman sesawang sebutharga PPSP serta dipamerkan di papan notis sebutharga 6) Buka dan kumpul semua sebutharga pada pukul 12 tengahari pada hari sebutharga ditutup JSA /PTK KPP JPS 7/14
7) Buka semua sebutharga dan semak perkara berikut : /PTK i) Tempoh sah laku Sijil Pendaftaran dengan Kementerian ii) Sebutharga tersebut sesuai dengan status syarikat bumiputera atau bukan bumiputera dan jumlah harga sebutharga yang dipelawa. Nota : RM50,000 - RM100,000 Bumiputera Melebihi RM100,000 Terbuka 8) Tandatangan oleh JPS pada borang sebutharga yang ditawarkan. 9) Isikan jadual tawaran sebutharga dan tandatangan 10) Pamerkan jadual tawaran tersebut di papan notis 11) Taipkan borang penilaian teknikal untuk fail sebutharga tersebut. 12) Borang teknikal bersama semua sebutharga syarikat dihantar kepada jabatan/unit untuk dinilai dalam tempoh 1 minggu. 13) Penilaian oleh jabatan akan disemak oleh JSA sama ada ciriciri kritikal pemilihan betul atau tidak seperti yang dinyatakan dalam brusur/katalog dan mengisi borang Laporan Penilaian Teknikal JPS JPS JSA 8/14
14) Adakan mesyuarat Jawatankuasa Teknikal untuk menilai Laporan Penilaian Teknikal 15) Dapatkan tandatangan Ahli Jawatankuasa Teknikal untuk syor setuju terima. 16) Hantar keputusan Laporan Penilaian Teknikal ke Pejabat Bendahari Kampus Kesihatan bersama dokumen sebutharga. 17) Terima arahan dari Bendahari untuk keluar PO. Sediakan PO dalam sistem efas 18) Tandatangan oleh KPP dan Dekan 19) Sediakan surat arahan penghantaran bagi setiap PO. 20) Rekod dalam FIS 21) Sediakan PO dalam 4 salinan untuk pembekal, fail, pengguna & stor / PTK KPP/Dekan /KPP/Dekan 9/14
d) Tender 1) Terima spesifikasi alatan daripada jabatan/unit 2) Tentukan tarikh mesyuarat Jawatankuasa Spesifikasi Alatan 3) Adakan mesyuarat untuk menilai spesifikasi dan membuat pindaan spesifikasi (jika perlu) 4) Spesifikasi alat dihantar ke Jabatan Bendahari untuk proses tender 5) Terima dokumen tender daripada Jabatan Bendahari 6) Taipkan borang penilaian teknikal untuk fail tender tersebut. 7) Borang penilaian teknikal bersama senarai syarikat penender dihantar kepada jabatan/unit untuk dinilai dalam tempoh 1 minggu. 8) Penilaian oleh jabatan/unit akan disemak oleh JSA sama ada ciri-ciri kritikal pemilihan betul atau tidak seperti dinyatakan dalam brosur/katalog. 9) Adakan mesyuarat Jawatankuasa Teknikal untuk menilai Laporan PenilaianTeknikal yang dibuat di jabatan/unit 10) Dapatkan tandatangan Ahli Jawatankuasa Teknikal untuk syor setuju terima. 11) Hantar keputusan Laporan Penilaian Teknikal ke Jabatan Bendahari Kampus Pulau Pinang bersama dokumen tender. JSA JSA / PTK 10/14
12) Terima arahan dari Jabatan Bendahari untuk keluar PO dalam sistem efas. 13) Tandatangan oleh KPP dan Dekan. 14) Sediakan surat arahan penghantaran bagi setiap PO kepada pembekal. 15) Rekod dalam sistem FIS. 16) Sediakan PO dalam 3 salinan untuk Pembekal, Fail & Stor KPP/Dekan 6.5 Penerimaan Aset 6.5.1 Terima dan sahkan penerimaan bilangan alatan serta sediakan GRN (Nota Penerimaan Barang) 6.5.2 Maklumkan kepada jabatan/unit bahawa bungkusan alatan berkenaan sudah diterima dan pihak stor akan uruskan proses komisyen 6.5.3 Tetapkan tarikh komisyen dengan menghubungi wakil Jabatan Pembangunan, Pembekal dan jabatan/unit. 6.5.4 Pastikan semua dokumen yang diperlukan (inbois, PO, DO dan Sijil Pentauliahan) ada semasa komisyen PTS 6.5.5 Komisyen alatan dilakukan dengan kehadiran wakil Jabatan Pembangunan, Jabatan/unit, Pembekal dan Pentadbiran. Jika alat tidak memenuhi spesifikasi, pihak Pembekal akan diberitahu dan tarikh komisyen baru akan ditetapkan. Sekiranya proses komisyen lulus semua wakil Jabatan Pembangunan, Jabatan/unit, Pegawai Aset PTJ dan pembekal akan menandatangani Sijil Pentauliahan 11/14
6.5.6 Serahkan semua dokumen (Inbois, DO, PO, GRN, Borang KEWPA 2 dan Sijil Pentauliahan) kepada Pejabat Pentadbiran untuk urusan pembayaran 6.5.7 Kemaskini maklumat dalam AMS PTS PTS 6.6 Pembayaran 6.6.1 Terima dokumen Inbois / DO/ PO/ GRN/ Borang KEWPA 2 dan Sijil Pentauliahan dari PTS 6.6.2 Semak dan daftar dokumen (Inbois / DO/ PO/ GRN/ Borang KEWPA 2 dan Sijil Pentauliahan ) dalam sistem efas. Jika tidak lengkap kembalikan semula kepada PTS 6.6.3 Jika dokumen lengkap dapatkan tandatangan KPP dan Dekan 6.6.4 Sahkan daftar dokumen dalam sistem efas 6.6.5 Fotokopi untuk fail 6.6.6 Hantar dokumen asal ke Jabatan Bendahari untuk proses Pembayaran 6.6.7 Rekod dalam sistem FIS /PTK KPP/Dekan 12/14
7. CARTA ALIR PROSEDUR : 8. REKOD Nama No. Rujukan Penyimpanan Tempoh Lokasi Tanggungjawab AMS Sistem FIS Salinan Dokumen Vot 35000, Borang Daftar Harta & Pemilihan Peralatan Untuk Pembelian Secara Terus (L6- L8) Rekod Penghantaran Inbois, DO, PO File Maker Pro (Online) File Maker Pro (Online) PPSP/Pent/Kew35/R1 PPSP/Pent/Kew35/R2 Tiada Had Tempoh Tiada Had Tempoh 7 Tahun 7 Tahun Pelawaan Sebutharga PPSP/Pent/Kew35/R3 7 Tahun Surat Menyurat Vot 35000 (L2-L5) Permohonan Dari Jabatan Spesifikasi Yang Telah Disemak Senarai Pembekal Vot 35000 Rekod Penilaian Prestasi Pembekal Vot 35000 Unit Unit Unit Unit Unit PPSP/Pent/Kew35/R4 3 Tahun Unit PPSP/Pent/Kew35/R5 7 Tahun Unit PPSP/Pent/Kew35/R6 7 Tahun Unit PPSP/Pent/Kew35/R7 7 Tahun Unit PPSP/Pent/Kew35/R8 7 Tahun Unit /PTS 13/14
9. LAMPIRAN Bil. Lampiran No. Rujukan 1. Rekod Pindaan PPSP/Pent/CP4/L1 2. Surat Arahan Kemuka Senarai PPSP/Pent/CP4/L2 3. Borang Terima Permohonan Peralatan PPSP/Pent/CP4/L3 4. Surat Hantar Senarai Alat PPSP/Pent/CP4/L4 5. Surat Minta Spesifikasi PPSP/Pent/CP4/L5 6. Pelawaan Sebutharga PPSP/Pent/CP4/L6 7. Borang KEWPA 2 PPSP/Pent/CP4/L7 8. Borang Penilaian Pembelian Terus Vot 35000 PPSP/Pent/CP4/L8 14/14