Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara kawalan Sistem Pengurusan Alam Sekitar, Universiti Putra Malaysia. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi penghasilan, kelulusan, kawalan edaran, penyelenggaraan dan pelupusan semua dokumen dalam Sistem Pengurusan Alam Sekitar seperti Manual Kualiti, prosedur dan dokumen sokongan termasuk dokumen rujukan dalaman dan luar. 3.0 TANGGUNGJAWAB WP dan sesiapa yang terlibat adalah bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. PKD/TPKD PP bertanggungjawab mengawal dan menyelenggara semua dokumen yang digunakan dalam sistem e-iso. Bagi dokumen yang disediakan dan disimpan dalam bentuk media elektronik, PKD bertanggungjawab memastikan bahawa: (a) pegawai tertentu sahaja yang boleh membuat penyediaan dan pengemaskinian dokumen dengan memakai kata laluan. (b) hanya pengguna yang diberi kata laluan sahaja yang boleh mengakses semua dokumen sistem e-iso. (c) Pelajar/orang awam hanya boleh mengakses dokumen tertentu sahaja yang ditetapkan oleh PKD. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN 4.1 Manual Pengurusan Alam Sekitar - UPM/ISO-EMS/MK 4.2 ISO 14001:2004, klausa 4.4.5 (Kawalan )
Halaman: 2/8 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN : Merujuk kepada Manual Kualiti, Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan, Borang, Log, Senarai Semak, Senarai Utama, Senarai Edaran, Arahan Tetap, dan Rujukan Terkawal : Manual Kualiti, Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan yang terpapar secara online dalam sistem Pengurusan ISO (e-iso) di mana kawalannya dibuat secara elektronik. Pengesahan dokumen ini secara tandatangan tidak diperlukan. Tidak Terkawal : Salinan Keras Manual Kualiti, Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan yang dicetak daripada Sistem e-iso e-iso : Sistem Pengurusan ISO UPM ISO : International Organization for Standardization Senarai Edaran Terkawal : Senarai penerima Terkawal (*- merujuk kepada edaran dokumen rujukan luar) Senarai Utama Terkawal : Senarai dokumen yang didaftar dan diterima pakai Staf : Staf Universiti Putra Malaysia BDR : Bilik dan Rekod BJK UPM : Bahagian Jaminan Kualiti UPM JKJK : Jawatankuasa Jaminan Kualiti PYB : Pegawai yang bertanggungjawab (Peneraju Proses) menyedia dokumen ini. PKD : Pegawai Kawalan PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian /Operasi) PTJ : Pusat Tanggungjawab TWP : Timbalan Wakil Pengurusan TPKD : Timbalan Pegawai Kawalan WP : Wakil Pengurusan
Halaman: 3/8 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/ Rujukan 6.1 Mula WP/TWP PKD/TPKD 6.2 Kenalpasti Kategori 6.3 Kawal Rujukan Luar 6.2 Kenalpasti dokumen, jika dokumen rujukan luaran, ikut langkah 6.3. jika dokumen dalaman, ikut langkah 6.4. 6.3.1 Kenal pasti dan luluskan pemakaian semua dokumen luaran yang perlu dirujuk dalam Sistem Pengurusan ISO. 6.3.2 Cap Terkawal. Daftarkan atau kemaskini senarai dokumen dan simpan dokumen luaran di lokasi yang dinyatakan dalam senarai. 6.3.3 Edar dokumen rujukan luar yang dikenalpasti kepada TPKD dengan merujuk kepada senarai edaran dan maklumkan kepada staf mengenai Rujukan yang terkini, sekiranya perlu. 6.3.4 Pastikan jika ada staf yang memerlukan salinan dan/atau ingin membuat peminjaman dokumen rujukan, permintaan rasmi perlu dibuat kepada PKD/TPKD. Senarai Utama Rujukan Luar Senarai Edaran Terkawal Permohonan melalui borang/surat /emel PKD/TPKD/PYB 6.4 Sedia/ Kemaskini Tidak 6.4 Sediakan draf dokumen hasil daripada audit, perbincangan dan sebagainya. Setiap dokumen (Manual Kualiti dan Prosedur perlu mengandungi maklumat-maklumat yang ditetapkan (Rujuk Lampiran 1 (A) PKD/TPKD 6.5 Dapatkan Kelulusan Mesyuarat 6.5 Dapatkan kelulusan cadangan pindaan yang diterima pada Mesyuarat JKJK UPM. Borang Cadangan Pindaan/ Tambahan Ya A B
Halaman: 4/8 Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/ Rujukan A B PKD/TPKD 6.6 Lulus? 6.6.1 Jika lulus, maklumkan kepada pencadang/pemohon, dan dapatkan pengesahan kelulusan dokumen dengan (Rujuk lampiran 1 (B)). 6.6.2 Jika tidak lulus, maklumkan keputusan mesyuarat kepada PYB/pencadang. Borang Pengesahan Kelulusan (Hanya untuk Manual Kualiti, prosedur, Garis Panduan dan Arahan Kerja) 6.6.3 Daftarkan bagi dokumen baru dan kemaskini bagi dokumen pindaan dalam senarai utama (Rujuk Lampiran 1 (C)). PKD 6.7 Muatnaik 6.7 Muatnaik (upload) secara online dalam sistem e-iso PKD/TPKD 6.8 Kawal 6.8 Kawal semua softcopy dokumen yang dipaparkan dalam Sistem e- ISO. Terdapat tiga (3) status dokumen iaitu: (a) Terkawal. secara online dalam sistem e-iso. 6.9 Tamat (b) (c) Tidak Terkawal. dicetak daripada sistem e-iso. Luput. yang diarkib dan disimpan dalam sistem e-iso.
Halaman: 5/8 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/EMS/100-4/1 Kawalan EMS MS ISO 14001 Senarai Utama Terkawal Senarai Utama Rujukan Luar Senarai Edaran Terkawal Borang Cadangan Pindaan/Tambahan yang telah dilengkapkan Borang Permohonan yang telah dilengkapkan/emel/surat Borang Pengesahan Kelulusan Terkawal yang telah dilengkapkan Petikan Minit Mesyuarat yang berkaitan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PKD BDR 3 Tahun Kuasa Melupus Pendaftar 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa 01 00 - Keluaran Pertama Ketua Bahagian Jaminan Kualiti UPM WP 15/7/2013
Halaman: 6/8 ISI KANDUNGAN DOKUMEN Lampiran 1 (A) 1. Sediakan isi kandungan prosedur seperti berikut: 1.0 Tujuan 2.0 Skop 3.0 Tanggungjawab 4.0 Rujukan 5.0 Terminologi/Singkatan 6.0 Proses Terperinci 7.0 Rekod 8.0 Sejarah Semakan 2. Maklumat berikut perlu ada pada setiap header Manual Kualiti, Prosedur dan Arahan (a) Logo UPM (b) Nama dan Kod (c) No. Isu, No. Semakan dan Tarikh Kuatkuasa (d) Skop
Halaman: 7/8 Lampiran 1 (B) JADUAL KELULUSAN DOKUMEN Tanggungjawab Menyedia/ Menyemak Kuasa Melulus/ Meluluskan Semula Manual Kualiti WP Naib Canselor Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan Skop Pengurusan Ketua Bahagian Jaminan Kualiti WP Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan Skop Kawalan Proses Ketua PTJ bagi setiap Peneraju Proses WP
Halaman: 8/8 Lampiran 1 (C) DAFTAR NO. ISU DAN NO. SEMAKAN No. Isu dan No. Semakan adalah dalam bentuk 2 digit di mana No. Isu bermula dengan 01 dan No. Semakan bermula dengan 00. Selepas setiap 10 kali semakan, No. Isu akan bertukar kepada nombor berikutnya dan No. Semakan berpatah balik kepada 00 seperti berikut: No. Isu No. Semakan 01 00 01 01 01 09 01 10 01 02* 11 00** * No. Isu bertukar kepada nombor berikutnya ** No. Semakan berpatah balik kepada 00.