Halaman: 1/7 No. Semakan: 02 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan tatacara pembayaran dengan Pesanan Belian (PO) kepada pembekal/kontraktor. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua jenis bayaran dengan (PO) yang meliputi perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang dilaksanakan oleh pembekal/kontraktor. 3.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen www.bursar.upm.edu.my/pekeliling Pekeliling Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM Pekeliling Kontrak Pusat berkaitan yang Pekeliling Pembangunan dan Pengurusan Aset Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang Arahan Perbendaharaan berkaitan yang Surat Arahan Perbendaharaan berkaitan yang Surat Perwakilan Kuasa 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Batching : Baucar-baucar dikumpul mengikut Payment Entry Dokumen yang dicetak adalah Dokumen Tidak Terkawal
Halaman: 2/7 (tidak melebihi 5 baucar) KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab PA : Penolong Akauntan Pentadbir : Pegawai UPM yang bergred 41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM Pembekal : Syarikat atau individu yang telah melaksanakan perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja kepada Universiti PK : Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM PTJ : Pusat Tanggungjawab : Pembantu Tadbir Kewangan PPPTJ : Pembantu Pentadbir yang terdiri daripada pegawai UPM yang bergred 40 dan ke bawah, di bawah Skim Perkhidmatan SSM di Pusat Tanggungjawab Pusat Kos : Kod Pusat Tanggungjawab Seksyen : Seksyen Kewangan BPOB : Bahagian Kewangan Pengurusan Operasi Berpusat SAGA : Standard Accounting For Government Agencies
Halaman: 3/7 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.1 Mula 6.2 Terima Permohonan Pembayaran Daripada 6.2 Terima dokumen Pembekal pembayaran daripada pembekal 6.2.1 Terima permohonan pembayaran daripada pembekal beserta dokumen sokongan pembayaran. 6.3 Semak Dokumen Pembayaran 6.3 Semak Dokumen Pembayaran 6.3.1 Semak dokumen pembayaran berpandukan Senarai Semak Dokumen Sokongan Bagi Pembayaran Melalui Pesanan Belian (SOK/KEW/SS007/BYR) 6.3.2 Bagi Pembayaran yang melibatkan Kontrak Perolehan, sila rujuk Garis Panduan Pembayaran Yang Melibatkan Kontrak Perolehan (SOK/KEW/GP013/BYR). 6.3.3 Sekiranya dokumen tidak lengkap, kembalikan kepada PTJ melalui Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (DF030/BYR) dengan merujuk kepada laman sesawang (www.bursar.upm.edu.my/faildokumen) Garis Panduan Pembayaran Yang Melibatkan Kontrak Perolehan (SOK/KEW/GP013 /BYR) A A1 6.3.4 Failkan salinan Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (DF030/BYR) dengan merujuk kepada laman sesawang (www.bursar.upm.edu.my/faildokumen) mengikut PTJ dan tarikh ke dalam fail.
Halaman: 4/7 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan A A1 PA/ 6.4 Pendaftaran Invois Dan Penyediaan Baucar 6.4 Pendaftaran Invois dan Penyediaan Baucar 6.4.1 Daftarkan invois ke dalam Sistem SAGA berdasarkan Manual E-Workflow AP Payment 6.4.2 Bagi Inbois dengan Pesanan Belian yang melibatkan perolehan berkontrak dan dikenakan denda, sila rujuk kepada Manual E-Workflow AP Payment 6.4.3 Sediakan baucar berasaskan Manual E- Workflow AP Payment PK/PA/ 6.5 Pengesahan dan Kelulusan Baucar 6.6 Batching B 6.5 Pengesahan dan Kelulusan Baucar 6.5.1 Serah baucar dan dokumen sokongan kepada PK/PA/ untuk pengesahan dan kelulusan mengikut kuasa yang telah diberi. 6.5.2 Bagi baucar yang tidak diluluskan, kembali ke langkah 6.3 untuk tindakan semakan semula. 6.6 Batching 6.6.1 Kumpul baucar dan Invoice Entry mengikut Payment Entry. Pastikan setiap baucar lengkap mengikut Payment Entry yang telah disahkan dan diluluskan.
Halaman: 5/7 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan B PA/ 6.6 Batching 6.6.2 Rekod dalam buku daftar batching baucar/ jernal perkara-perkara berikut:- i. Nombor Payment Entry; ii. Jumlah Payment Entry; iii. Bilangan Baucar; iv. Tarikh Batching; dan v. Ruang untuk tandatangan penerimaan oleh Seksyen Perakaunan Kewangan. 6.6.3 Salinan asal Payment Entry bersama dokumen sokongan hendaklah dihantar kepada Seksyen Kewangan Perakaunan. PK/PA/ 6.7 Kemaskini Baucar 6.7 Kemaskini Baucar Kemaskini baucar berpandukan E-Workflow AP Payment Tamat Tamat
Halaman: 6/7 7.0 REKOD Bil 1. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Buku Daftar Batching Baucar/Jernal Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan 1 Tahun Kuasa Melupus BPOB/ Seksyen Kewangan 2. 400-3 Bayaran Baucar Pembayaran Asal Seksyen Kewangan Perakaunan 7 Tahun Arkib Negara 3. (DF030/BYR) Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan 1 Tahun PK 4. (DF047/BYR) Daftar Format Arahan Memberhentikan Bayaran Ke Atas Cek PA/ 1 Tahun PK
Halaman: 7/7 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 02 02 02 03 OPR (10032) 05/2011 OPR (10032) 02/2016 OPR:BUR 06/2018 Kelulusan Keluaran Pertama Untuk Satu Persijilan Pengurusan kali ke-5/2011 Pengurusan kali ke-5/2016 Semakan Prestasi kali ke-2/2018 Disediakan dan Disemak Diluluskan / Diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa Bendahari WP 03/01/2011 Bendahari WP 22/08/2011 TPKD TWP 18/06/2016 TPKD PP TWP PP 16/03/2018