Topik 11 Inovasi dan Perubahan HASIL PEMBELAJARAN Di akhir topik ini, anda seharusnya dapat: 1. Menghuraikan kepentingan inovasi dalam organisasi; 2. Menerangkan cara-cara menguruskan inovasi dengan berkesan; 3. Membincangkan empat faktor yang menyebabkan perubahan dan cara-cara menguruskan perubahan dalam organisasi; dan 4. Menerangkan halangan-halangan kepada perubahan dalam organisasi dan cara-cara mengatasinya. PENGENALAN Bahagian ini akan bermula dengan membincangkan isu-isu yang berkaitan dengan inovasi dalam organisasi. Inovasi dalam organisasi bermaksud kejayaan dalam pelaksanaan idea kreatif dalam organisasi. Dari manakah datangnya idea? Idea yang kreatif datang daripada kreativiti yang kemudiannya membuahkan hasil yang berguna kepada organisasi. Inovasi boleh membawa banyak kelebihan dan faedah kepada organisasi tetapi faedah utamanya adalah ia mampu untuk mewujudkan dan mengekalkan kelebihan bersaing kepada organisasi itu. Bahagian kedua topik ini akan menerangkan perubahan dalam organisasi. Perubahan organisasi bermaksud pengubahsuaian atau perubahan organisasi dari satu struktur kualiti atau keadaan dalam bentuk yang lain dari masa ke semasa. Organisasi perlu berubah disebabkan beberapa faktor; yang paling penting ialah perubahan persekitaran. Bahagian ini akan menerangkan faktorfaktor persekitaran yang mempengaruhi organisasi, sejauhmana perubahan penting kepada sesebuah organisasi dan bagaimana untuk menguruskan perubahan organisasi secara berkesan.
208 TOPIK 11 INOVASI DAN PERUBAHAN 11.1 MENGAPAKAH INOVASI PENTING? Terdapat beberapa perkara yang kita perlu tahu semasa membincangkan mengenai inovasi. Berikut diterangkan perkara yang berkaitan dengan inovasi dan dari ini kita akan tahu mengapa inovasi sangat penting kepada organisasi pada masa kini. AKTIVITI 11.1 Pada pendapat anda, dengan perkembangan pesat dalam teknologi maklumat masa kini, sejauhmanakah inovasi memainkan peranan yang penting dalam sesebuah organisasi? Bincangkan perkara ini dengan rakan-rakan anda. 11.1.1 Kitaran Teknologi Menurut Williams (2000), teknologi merujuk kepada pengetahuan, alat dan peralatan, serta teknik-teknik dan kaedah yang digunakan untuk menukar input kepada output. Kitaran teknologi bermula dengan penemuan teknologi baru yang tertentu dan berakhir apabila teknologi tersebut mencapai had tertentu, menjadi ketinggalan zaman dan digantikan dengan teknologi baru yang lebih canggih. Keluk inovasi bentuk-s merupakan satu keluk yang mewakili kitaran hayat teknologi. Rajah 11.1: Carta kitaran hayat teknologi Sumber: Williams, C. (2000). Management. Ohio: SouthWestern-Thomson Learning
TOPIK 11 INOVASI DAN PERUBAHAN 209 Pada peringkat awal kewujudan teknologi (diwakili oleh titik A), masih terdapat banyak lagi yang boleh dipelajari daripada teknologi dalam usaha untuk membangunkannya, ini menyebabkan kemajuannya agak perlahan. Dari titik A ke titik B, terdapat sedikit lengkuk yang menunjukkan peningkatan dalam usaha (dalam bentuk kewangan, penyelidikan dan pembangunan) namun ia hanya memberikan sedikit peningkatan dalam prestasi teknologi. Apabila teknologi ini telah matang (ditunjukkan oleh titik B), para penyelidik telah mengenal pasti cara-cara untuk mendapatkan prestasi yang lebih baik daripada teknologi tersebut. Keluk dari titik B ke titik C menunjukkan bahawa dengan hanya sedikit suntikan usaha sudah cukup untuk meningkatkan prestasi teknologi ke tahap yang memberangsangkan. Titik C menunjukkan bahawa usaha tambahan dalam membangunkan teknologi itu hanya akan membuahkan sedikit peningkatan sahaja dalam prestasi. Lebih penting lagi, titik C menandakan bahawa teknologi telah mencapai tahap maksimum. Ini bermakna bahawa usaha tambahan tidak lagi akan membawa sebarang manfaat atau peningkatan prestasi teknologi tersebut. Selepas teknologi telah mencapai had maksimum, iaitu pada akhir keluk S, peningkatan dalam prestasi biasanya adalah dari teknologi baru atau terkini. Keluk S yang kedua adalah keluk yang mewakili teknologi baru yang menggantikan teknologi lama. LATIHAN 11.1 Senaraikan fasa-fasa yang terlibat dalam kitaran hayat teknologi. 11.2 PENGURUSAN INOVASI Inovasi perlu diuruskan dengan baik agar organisasi itu dapat menikmati faedahnya. Jika tidak, ia tidak akan membawa sebarang manfaat, malah ia boleh membawa kesan negatif kepada organisasi tersebut. Bahagian seterusnya akan menerangkan kaedah-kaedah yang dilaksanakan dalam mengurus inovasi sesebuah organisasi. SEMAK KENDIRI 11.1 Mengapakah inovasi yang merupakan hasil daripada idea pekerja perlu diurus dan ditadbirkan dengan betul?
210 TOPIK 11 INOVASI DAN PERUBAHAN 11.2.1 Mengurus Sumber-sumber Inovasi Inovasi bermula dengan kreativiti. Oleh itu, sesebuah organisasi perlu mewujudkan persekitaran kerja yang kreatif untuk menjana kreativiti. Persekitaran kerja yang kreatif bermaksud budaya di tempat kerja di mana pekerja percaya bahawa idea-idea baru dinilai, dihargai dan digalakkan. Terdapat lima faktor yang menggalakkan kreativiti di tempat kerja: kerja mencabar; galakan daripada organisasi; galakan daripada penyelia; galakan daripada kumpulan kerja; dan kebebasan (Williams, 2000). Kerja akan menjadi mencabar apabila ia memerlukan kerja keras, tumpuan dan perhatian, dan dilihat sebagai penting oleh orang lain dalam organisasi. Kerja yang mencabar akan menggalakkan kreativiti kerana ia mampu memberi pengalaman yang berharga kepada psikologi pelaksana. Apabila menerima kerja yang mencabar, seseorang pekerja akan cuba memikirkan kaedah atau idea yang boleh membantu dalam melaksanakan kerja tersebut. Kejayaan dalam melaksanakan tugas yang mencabar akan memberi kepuasan kepada pekerja. Persekitaran kerja yang kreatif memerlukan tiga jenis galakan, iaitu galakan daripada organisasi, penyelia dan kumpulan kerja (rujuk Rajah 11.2). Rajah 11.2: Faktor-faktor yang menggalakkan kreativiti di tempat kerja (a) (b) Galakan daripada Organisasi Galakan daripada organisasi jelas kelihatan apabila pihak pengurusan menggalakkan pengambilan risiko dan idea-idea baru, menyokong dan membuat penilaian yang baik terhadap idea-idea tertentu, memberi ganjaran dan pengiktirafan ke arah kreativiti dan menggalakkan perkongsian idea-idea baru di antara jabatan dalam organisasi. Galakan daripada Penyelia Galakan daripada penyelia atau pengurus adalah galakan yang diberikan oleh orang-orang yang berada dalam rantaian arahan kepada seseorang pekerja. Galakan seperti ini diberikan oleh pengurus untuk menggalakkan
TOPIK 11 INOVASI DAN PERUBAHAN 211 interaksi terbuka dengan orang bawahan dan menunjukkan sokongan secara langsung ke arah pembangunan idea-idea baru. (c) Galakan daripada Kumpulan Kerja Galakan ini wujud apabila ahli-ahli kumpulan mempunyai kepelbagaian dari segi pengalaman, pendidikan dan latar belakang dan ada sikap terbuka dalam sumbangan dan perkongsian idea. Sedikit kuasa diberikan kepada pekerja berkaitan dengan aktiviti-aktiviti pekerjaan mereka. Penyerahan kuasa ini memberi ruang kepada mereka untuk membuat keputusan. Dengan cara ini, pekerja dapat menghasilkan idea yang berguna dalam membantu mereka melaksanakan kerja dengan jayanya. Walau bagaimanapun, kawalan diperlukan untuk mengelakkan isu yang tidak diingini. Sebagai contoh, pekerja mengambil peluang untuk melakukan sesuatu yang negatif dengan kuasa yang diberikan. LATIHAN 11.2 Daripada pemahaman anda, huraikan dengan ringkas perkara-perkara berikut: (a) Inovasi (b) Teknologi (c) Persekitaran kerja yang kreatif 11.3 PERUBAHAN DALAM ORGANISASI Organisasi biasanya menghadapi dua jenis persekitaran: stabil dan dinamik. Dalam masa kini, adalah hampir sukar untuk mencari satu persekitaran perniagaan yang benar-benar stabil. Organisasi masa kini berdepan dengan persekitaran yang dinamik di mana faktor-faktor persekitaran, sama ada secara khusus atau am sentiasa berubah dengan cepat. Jika sesebuah organisasi itu tidak mampu mengendalikan perubahan persekitaran, ia mempunyai peluang yang tipis untuk mengekalkan kedudukannya dalam bidang perniagaan. Oleh itu, organisasi perlu sentiasa memantau dan melihat kesan setiap perubahan. Sebarang perubahan boleh membawa peluang atau ancaman bagi organisasi. Disebabkan inilah organisasi perlu membuat perubahan. Apakah yang dimaksudkan dengan perubahan organisasi?
212 TOPIK 11 INOVASI DAN PERUBAHAN Perubahan dalam organisasi adalah keperluan bagi sesebuah organisasi untuk berubah dari satu keadaan kepada yang lain untuk mengambil peluang atau mengelakkan ancaman akibat perubahan persekitaran dalam mengekalkan kesinambungan organisasi. 11.3.1 Faktor-faktor yang Membawa kepada Perubahan Seperti yang anda tahu, organisasi masa kini menghadapi persekitaran yang dinamik dan sentiasa berubah. Apakah faktor-faktor yang mendorong organisasi ke arah perubahan? Salah satu faktor ialah perubahan dalam keadaan tenaga kerja. Keadaan tenaga kerja pada masa kini memerlukan organisasi yang dapat menyesuaikan dengan persekitaran yang pelbagai budaya. Ini adalah kerana persekitaran semasa menyediakan kepelbagaian tenaga kerja, sama ada kepelbagaian dari sudut yang jelas sehingga sesuatu yang hampir tidak dapat dikesan. Oleh itu, dasar-dasar dan amalan sumber manusia mesti berubah untuk menarik minat dan mengekalkan tenaga kerja yang pelbagai di samping cuba untuk mengelakkan sebarang tindakan mahkamah. Teknologi boleh dilihat sebagai salah satu faktor yang boleh mengubah cara kerja dan organisasi itu sendiri. Sebagai contoh, penggunaan komputer sebagai salah satu alat dalam memantau dan mengawal pekerja menyebabkan kawalan seorang pengurus menjadi lebih luas dan struktur organisasi menjadi lebih terbuka. Kecanggihan teknologi maklumat menyebabkan organisasi menjadi lebih peka. Akibatnya, beberapa organisasi kini boleh membangunkan, mengeluarkan dan mengedarkan produk dengan lebih cepat berbanding sebelumnya. SEMAK KENDIRI 11.2 Pada pandangan anda, apakah cara-cara untuk membuat perubahan dalam moral dan sikap pekerja dalam bidang kerja mereka? Bermula dari awal tahun 1970-an, kebanyakan organisasi di dunia terjejas akibat kenaikan harga petroleum dunia. Contoh paling jelas ialah apabila kegawatan ekonomi berlaku di Malaysia di sekitar pertengahan tahun 1997. Nilai ringgit jatuh, yang membawa kepada kejatuhan bursa saham dan paling ketara adalah kejatuhan beberapa industri di negara ini. Ia adalah kesan kejatuhan dalam nilai ringgit yang juga menyebabkan Malaysia kehilangan daya saing di pasaran
TOPIK 11 INOVASI DAN PERUBAHAN 213 antarabangsa dan kemudiannya memaksa kerajaan untuk menambat ringgit kepada dolar Amerika Syarikat (USA). Selain itu, kadar faedah pinjaman yang telah meningkat secara beransur-ansur memaksa banyak organisasi untuk memberhentikan pekerja-pekerja mereka dan lebih teruk, sebahagian daripada mereka terpaksa menutup perniagaan. Daripada contoh di atas, adalah jelas ekonomi juga merupakan salah satu faktor mengapa sesebuah organisasi perlu berubah. Persaingan juga menyebabkan perubahan terutama dalam aspek kuantiti dan kualiti. Akibat perdagangan global, persaingan bukan sahaja datang dari dalam negara tetapi juga melibatkan organisasi luar negara. Persaingan bukan sahaja melibatkan organisasi dalam industri yang sama tetapi juga dalam industri lain. Disebabkan persaingan ini, organisasi perlu mengekalkan kewujudan mereka daripada ancaman persaingan. Organisasi yang berjaya adalah organisasi yang dapat menyesuaikan diri dengan arus persaingan. Mereka cepat dan mampu membangunkan produk dan perkhidmatan baru dan menjualnya di pasaran. Organisasi perlu menyesuaikan diri kepada aliran sosial. Perubahan dalam aliran sosial boleh mengubah cita rasa dan kehendak pelanggan. Perubahan ini pasti akan mengubah tahap permintaan terhadap produk dan perkhidmatan organisasi. Bukan itu sahaja, produk dan perkhidmatan yang pada awalnya mempunyai permintaan yang tinggi akan menjadi ketinggalan zaman kerana perubahan ini. Oleh itu, organisasi perlu membuat perubahan untuk menyesuaikan diri dengan aliran sosial yang terkini. Sebuah organisasi boleh dipengaruhi oleh keadaan politik dalaman dan juga luar negara. Jika terdapat sebarang perubahan dalam kerajaan di sesebuah negara, ia akan menyebabkan perubahan dari segi peraturan perniagaan dan juga undang-undang negara tersebut.
214 TOPIK 11 INOVASI DAN PERUBAHAN Jadual 11.1: Faktor-faktor Perubahan dan Kesannya Faktor Perubahan Contoh-contoh Keadaan tenaga kerja Peningkatan bilangan pekerja profesional Penambahan kos tenaga kerja Teknologi Penggunaan komputer dan automasi Program TQM Ekonomi Peningkatan kadar faedah Krisis nilai mata wang Persaingan Saingan global Penggabungan dan pengambilalihan Carta aliran sosial Peningkatan kumpulan yang berpendidikan Perubahan dalam cita rasa Politik Kejatuhan negara-negara komunis Pertukaran kerajaan AKTIVITI 11.2 Peralihan kuasa daripada Perdana Menteri Malaysia kepada timbalannya menyebabkan pelabur asing di Malaysia terkejut dan bimbang. Adakah ini baik untuk negara? Bincangkan. LATIHAN 11.3 Selain daripada contoh yang diberikan di dalam Jadual 11.1, beri satu contoh bagi setiap jenis faktor perubahan.
TOPIK 11 INOVASI DAN PERUBAHAN 215 11.4 MENGURUS PERUBAHAN Memulakan perubahan merujuk kepada melaksanakan sesuatu dengan menggunakan cara dan kaedah baru berbanding sebelumnya. Membuat perubahan dalam organisasi tanpa sebarang perancangan boleh membawa kepada kemusnahan organisasi tersebut. Oleh itu, organisasi perlu membuat perubahan yang dirancang. Perubahan yang dirancang bermaksud mengubah aktiviti-aktiviti yang perlu dan yang dikehendaki dan perubahan ini perlu berorientasikan matlamat. SEMAK KENDIRI 11.3 Apakah pandangan anda mengenai perbezaan di antara perubahan yang dirancang dengan perubahan yang dilaksanakan tanpa perancangan yang betul? Menurut Robbin (1998), terdapat dua matlamat perubahan, iaitu: (a) (b) Untuk meningkatkan keupayaan organisasi dalam menerima cabaran dan perubahan dalam persekitaran; dan Untuk mengubah tingkah laku individu dalam organisasi. Jika sesebuah organisasi ingin kekal dalam perniagaan, ia mesti bertindak balas kepada perubahan dalam persekitaran. Apabila pesaing mengeluarkan produk dan perkhidmatan baru, kerajaan akan mula melaksanakan undang-undang baru, bekalan sumber menjadi terhad dan sebarang perubahan lain yang berlaku, organisasi mesti berupaya untuk menyesuaikan diri dengan keadaan tersebut. Menjana inovasi, memberi kuasa kepada pekerja dan memperkenalkan kerja berpasukan merupakan antara contoh aktiviti perubahan yang dirancang sebagai respons terhadap perubahan dalam persekitaran. Memandangkan kejayaan sesebuah organisasi bergantung kepada kecekapan dan keberkesanan pekerja, perubahan yang dirancang juga melibatkan perubahan tingkah laku individu atau kumpulan dalam sesebuah organisasi.
216 TOPIK 11 INOVASI DAN PERUBAHAN Dalam melaksanakan perubahan dalam organisasi, terdapat dua jenis perubahan, iaitu: (a) (b) Perubahan peringkat pertama; dan Perubahan peringkat kedua. Perubahan peringkat pertama adalah perubahan linear, bersifat beransur-ansur dan dilaksanakan secara berperingkat-peringkat. Perubahan ini dibuat tanpa sebarang perubahan ketara dalam struktur asas organisasi. Ia juga dilakukan sedemikian sekiranya tiada tekanan yang kuat daripada persekitaran. Selain itu, jika organisasi mempunyai budaya yang kuat, perubahan perlu dilaksanakan secara perlahan dan secara berperingkat-peringkat. Perubahan peringkat kedua adalah perubahan yang bersifat radikal, multidimensi dan bertingkat. Perubahan jenis ini memerlukan tahap kepimpinan yang tinggi dalam usaha merealisasikan perubahan. Ia berlaku apabila terdapat tekanan yang kuat daripada persekitaran yang mengganggu kewujudan organisasi. Ia memaksa organisasi untuk membuat perubahan yang mendadak. AKTIVITI 11.3 Adakah anda bersetuju bahawa perubahan peringkat kedua memerlukan seseorang yang berkarisma dan mempunyai visi yang jelas untuk memastikan kesinambungan sesebuah organisasi? Nyatakan alasan anda. Kita telah bincangkan apakah yang dimaksudkan dengan perubahan yang dirancang, objektif dan jenis perubahan yang boleh berlaku dalam sesebuah organisasi. Kini apa yang menjadi persoalan adalah siapakah yang akan bertanggungjawab untuk menguruskan aktiviti-aktiviti perubahan dalam organisasi. Jawapannya adalah ejen perubahan. Sesiapa sahaja boleh menjadi ejen perubahan pengurus, bukan pengurus, pekerja atau perunding luar. Dalam usaha untuk membuat perubahan yang ketara dalam organisasi, pihak pengurusan lebih cenderung menggunakan perunding luar yang mempunyai lebih pengetahuan mengenai teori dan kaedah perubahan. LATIHAN 11.4 Cuba terangkan dengan ringkas dua jenis perubahan dalam sesebuah organisasi.
TOPIK 11 INOVASI DAN PERUBAHAN 217 11.4.1 Aspek-aspek yang Boleh Diubah oleh Ejen Perubahan Terdapat beberapa aspek dalam organisasi yang boleh diubah oleh ejen perubahan, iaitu strukur, teknologi, susun atur fizikal dan pekerja (rujuk Rajah 11.3). Rajah 11.3: Aspek-aspek yang boleh diubah oleh ejen perubahan (a) Perubahan Struktur Struktur bagi sesebuah organisasi bukan sesuatu yang mutlak. Struktur mesti berubah untuk menyesuaikan diri dengan keadaan persekitaran. Oleh itu, ejen perubahan mungkin perlu untuk mengubah struktur organisasi itu sekiranya perlu. Struktur organisasi menjelaskan kaedah pembahagian kerja, digabungkan dan diselaraskan. Ejen perubahan boleh mengubah satu atau lebih elemen penting dalam mereka bentuk organisasi. Sebagai contoh, meluaskan jangka kawalan, menggabungkan tanggungjawab jabatan dan lain-lain. Peraturan dan prosedur boleh dilaksanakan untuk meningkatkan standard atau tahap pengagihan boleh ditingkatkan agar mempercepatkan proses membuat keputusan. Ejen perubahan boleh memperkenalkan pengubahsuaian ketara dalam reka bentuk sebenar organisasi. Ini termasuk perubahan bentuk daripada struktur yang mudah kepada struktur berasaskan pasukan atau dalam erti kata lain, mengubah bentuk penjabatanan. Ejen perubahan juga boleh mereka bentuk semula kerja dan jadual kerja. Satu lagi contoh adalah pengubahsuaian sistem ganjaran untuk pekerja. Motivasi boleh ditingkatkan dengan membuat penambahbaikan dalam sistem ganjaran pekerja. Sebagai contoh, dengan memperkenalkan sistem bonus berdasarkan prestasi dan perkongsian keuntungan antara organisasi dan pekerja.
218 TOPIK 11 INOVASI DAN PERUBAHAN AKTIVITI 11.4 Perubahan dalam struktur organisasi boleh menaikkan moral staf. Adakah anda bersetuju dengan kenyataan ini? Berikan alasan-alasan anda. (b) Perubahan Teknologi Teknologi adalah satu lagi aspek dalam organisasi yang boleh ditukar atau diubah suai oleh ejen perubahan. Kini, perubahan dalam persekitaran teknologi melibatkan pengenalan kepada alat, peralatan atau kaedah yang boleh menjadi automasi atau pengkomputeran baru. Faktor persaingan atau inovasi dalam industri memerlukan ejen perubahan untuk memperkenalkan alat, peralatan dan kaedah operasi yang baru. Untuk mengekalkan kesinambungan organisasi, pengenalan teknologi baru akan dapat membantu organisasi dalam mempercepatkan pembangunan dan pengedaran produk kepada pelanggan. Ia juga boleh membantu membina daya saing organisasi. Penggunaan teknologi ini juga boleh memastikan kemampuan dan keberkesanan organisasi dalam industri. AKTIVITI 11.5 Perubahan dalam teknologi yang tertentu dalam sebuah organisasi akan membawa kepada risiko yang sangat tinggi. Apakah faktor-faktor yang mesti dipertimbangkan untuk meminimakan risiko tersebut? (c) Perubahan Susun Atur Fizikal Susun atur fizikal terdiri daripada ruang dan susunan alat, peralatan dan perkara lain di tempat kerja. Susun atur fizikal ini boleh mempengaruhi produktiviti kerja, kecekapan dan keberkesanan pekerja. Sebagai contoh, menghapuskan dinding atau sekatan atau mewujudkan kawasan ruang kerja yang terbuka di tempat kerja akan memudahkan komunikasi di kalangan pekerja. Sebagai contoh, pihak pengurusan juga boleh menukar kuantiti atau jenis pencahayaan, tahap haba dan sejuk, tahap bunyi, kebersihan tempat kerja dan juga dimensi reka bentuk dalaman seperti perabot, hiasan dan warna.
TOPIK 11 INOVASI DAN PERUBAHAN 219 (d) Perubahan Pekerja Aspek terakhir yang boleh diubah oleh ejen perubahan adalah pekerja. Ejen perubahan boleh membantu individu atau kumpulan dalam sesebuah organisasi untuk bekerja dengan lebih cekap. Ini melibatkan perubahan sikap dan tingkah laku ahli-ahli organisasi melalui komunikasi, membuat keputusan dan menyelesaikan masalah. AKTIVITI 11.6 Adakah anda bersetuju jika beberapa siri latihan pembangunan bagi golongan pekerja diadakan membantu mereka memperoleh kemahiran dan pendedahan baru dalam teknologi baru? Bincangkan dengan rakanrakan. LATIHAN 11.5 Senaraikan aspek-aspek organisasi yang boleh diubah oleh ejen perubahan. 11.5 HALANGAN KEPADA PERUBAHAN Apabila perubahan diperlukan, ia akan melibatkan organisasi dan ahli-ahlinya. Berdasarkan pengalaman lalu, jika perubahan berlaku, kita tidak dapat mengelak daripada pelbagai jenis halangan kepada perubahan. Dalam kes ini, organisasi akan berhadapan dengan halangan perubahan daripada dua pihak: individu (pekerja) dan organisasi itu sendiri. Berikut adalah penjelasan mengenai sumber halangan daripada kedua belah pihak. AKTIVITI 11.7 Perubahan kerap memberi implikasi yang baik dan buruk kepada sesebuah organisasi. Pada pendapat anda, apakah halangan yang paling sukar untuk diubah? Bincangkan dengan rakan-rakan anda.
220 TOPIK 11 INOVASI DAN PERUBAHAN 11.5.1 Halangan Secara Individu Sumber yang menghalang perubahan individu datangnya daripada ciri-ciri asas manusia sendiri, seperti tanggapan, personaliti dan keperluan. Berikut adalah lima sebab mengapa individu menentang perubahan. Salah satu sebab adalah tabiat manusia. Tabiat adalah tingkah laku individu dari masa ke semasa. Ketidakupayaan individu untuk melakukan tabiat (misalnya, meminum kopi sebelum menjalankan tugas) akan mengakibatkan individu itu berasa tidak selesa atau bimbang. Individu tersebut merasakan bahawa jika perubahan dibuat, maka dia tidak lagi boleh memenuhi tabiatnya. Selain itu, individu berasa bimbang terhadap perubahan kerana takut ia akan menjejaskan keselamatan pekerjaannya. Sebagai contoh, jika sesebuah organisasi memperkenalkan penggunaan peralatan robotik dalam proses pengeluaran, individu akan merasakan kerjanya tidak lagi selamat. Ekonomi merupakan salah satu faktor yang menyebabkan individu menentang perubahan. Individu mempunyai andaian bahawa perubahan akan menjejaskan pendapatannya. Perubahan dalam aktiviti kerja atau pembangunan rutin kerja baru boleh menimbulkan perasaan takut dalam individu. Individu menjadi bimbang jika ia tidak mampu melaksanakan kerja mengikut standard yang baru, terutamanya jika bayaran gaji dibuat berdasarkan produktiviti. Selain itu, kebimbangan terhadap sesuatu yang tidak diketahui boleh menyebabkan individu menolak perubahan. Mereka tidak pasti sama ada boleh melakukannya dengan pendekatan baru. Ini menyebabkan individu banyak memikirkan aspek-aspek negatif mengenai perubahan. Selain daripada itu, sebab yang menyumbang kepada halangan perubahan adalah sifat memilih dalam memproses maklumat. Individu hanya mahu mendengar dan memproses maklumat yang ia kehendaki atau maklumat yang sama dengan andaiannya. Apabila keadaan ini berlaku, individu biasanya cenderung untuk mempunyai fikiran negatif. 11.5.2 Halangan Organisasi Terdapat beberapa sumber yang telah dikenal pasti sebagai halangan organisasi. Organisasi biasanya mempunyai mekanisme dalaman yang mampu menyediakan kestabilan. Apabila sesebuah organisasi memerlukan perubahan, ia bimbang kestabilan yang dirasai selama ini akan terjejas. Keadaan ini dipanggil inersia struktur.
TOPIK 11 INOVASI DAN PERUBAHAN 221 Sekatan fokus perubahan merujuk kepada keadaan di mana sesebuah organisasi membuat perubahan pada sub-sistem tertentu sahaja. Sebuah organisasi terbentuk daripada gabungan sub-sistem yang saling bergantung. Oleh itu, pengubahsuaian tidak boleh dibuat ke atas satu sub-sistem tanpa melibatkan sub-sistem yang lain. Jika perubahan dibuat ke atas satu sub-sistem sahaja, perubahan ini mungkin tidak boleh diterima dan tidak berjaya. Kumpulan inersia merupakan salah satu sumber halangan organisasi. Ia adalah inersia dalam bentuk kumpulan yang mewujudkan halangan ke arah perubahan. Sebagai contoh, individu bersetuju untuk menerima perubahan yang akan dibuat tetapi kesatuan pekerja tidak mahu sebarang perubahan. Akibatnya, individu tersebut terpaksa menentang perubahan. Ini disebut sebagai inersia kumpulan. Perubahan organisasi boleh menjadi ancaman kepada kepakaran kumpulan tertentu. Kumpulan ini bimbang jika perubahan berlaku, kepakarannya mungkin tidak lagi diperlukan dan ini akan menjejaskan keselamatan pekerjaannya. Selain itu, perubahan juga dilihat sebagai satu ancaman kepada sesetengah kumpulan yang berkuasa. Sebagai contoh, pengenalan penglibatan dalam membuat keputusan dan pembentukan kerja berpasukan yang diurus sendiri adalah jenis perubahan yang boleh mengancam kuasa pengurus. Selain daripada itu, perubahan juga dianggap sebagai ancaman kepada peruntukan sumber yang sedia ada. Sesetengah kumpulan dalam organisasi yang mempunyai kawalan ke atas sumber biasanya melihat perubahan sebagai ancaman kepada kedudukan mereka. Ini kerana mereka bimbang perubahan akan mengakibatkan kekurangan atau kerugian sumber yang telah dinikmati selama ini. SEMAK KENDIRI 11.4 Senaraikan perbezaan antara halangan secara individu dengan halangan daripada organisasi.
222 TOPIK 11 INOVASI DAN PERUBAHAN 11.6 MENGATASI HALANGAN KEPADA PERUBAHAN Terdapat enam taktik yang boleh dilaksanakan oleh ejen perubahan untuk mengatasi halangan kepada perubahan. (a) (b) (c) (d) Komunikasi dan Pembelajaran Halangan boleh dikurangkan melalui komunikasi dengan pekerja bagi membantu mereka melihat perubahan tertentu secara logik Taktik ini berdasarkan andaian bahawa sumber halangan adalah disebabkan mendapat maklumat yang salah atau mentafsir maklumat dengan cara yang salah atau melalui keadaan komunikasi yang teruk. Taktik ini digunakan untuk memberi penjelasan dan maklumat yang tepat mengenai perubahan dimana ia boleh membantu dalam mengurangkan halangan. Komunikasi boleh dilaksanakan melalui perbincangan bersemuka, memo, pembentangan kumpulan atau laporan. Penglibatan Taktik ini menganggap adalah sukar bagi seseorang untuk menentang perubahan jika dia sendiri terlibat dalam usaha dan aktiviti perubahan. Penglibatan akan menyebabkan pihak yang terlibat menyumbang kepakaran mereka dan ini akan mengurangkan halangan. Bukan itu sahaja, komitmen juga boleh diperoleh dan ini akan membolehkan peningkatan kualiti dalam perubahan. Kemudahan dan Sokongan Ejen perubahan juga boleh menawarkan kemudahan dan sokongan untuk mengurangkan halangan. Apabila pekerja berada dalam keadaan bimbang dan risau, maka perkhidmatan kaunseling dan terapi, latihan kemahiran baru atau cuti berbayar adalah antara kemudahan dan sokongan yang boleh diberikan kepada pekerja. Rundingan Ejen perubahan juga boleh mengatasi halangan perubahan dengan membuat pertukaran bernilai untuk mengurangkan halangan. Sebagai contoh, jika halangan datang dari beberapa individu yang mempunyai kuasa, pakej ganjaran boleh digunakan sebagai bahan rundingan. Selain itu, pakej ganjaran dan tawaran akan dapat memenuhi kehendak individu. Taktik perundingan adalah yang paling sesuai apabila halangan perubahan disebabkan oleh individu yang berkuasa dalam organisasi.
TOPIK 11 INOVASI DAN PERUBAHAN 223 (e) (f) Manipulasi dan Ko-optasi Manipulasi merujuk kepada usaha mengubah pendirian seseorang. Meminda atau mengubah fakta untuk membuatkannya menarik, menyekat maklumat yang tidak baik dan mewujudkan khabar angin merupakan beberapa cara untuk mendapat persetujuan pekerja. Ko-optasi adalah gabungan manipulasi dan penglibatan. Ko-optasi merupakan percubaan untuk membeli pemimpin kumpulan yang menyebabkan halangan dengan memberi pemimpin-pemimpin ini peranan penting dalam membuat keputusan perubahan. Nasihat daripada pemimpin-pemimpin ini diperlukan, bukan untuk mencari penyelesaian terbaik tetapi sebagai pengesahan. Dengan membeli pemimpin-pemimpin ini dan mengubah pendirian mereka, secara tidak langsung ia juga akan mengubah persepsi dan pendirian pengikut-pengikut mereka. Kuasa Ini adalah taktik terakhir yang boleh dilaksanakan oleh ejen perubahan. Ini adalah satu aplikasi yang menggunakan ancaman terhadap orang yang menjadi penghalang. Sebagai contoh, pemindahan ke jabatan lain, kehilangan peluang naik pangkat dan penilaian prestasi yang buruk adalah antara ancaman yang dikenakan terhadap orang yang tidak mahu mematuhi perubahan yang akan dibuat. SEMAK KENDIRI 11.5 Jika anda adalah seorang pengurus besar dalam sebuah organisasi, apakah faktor-faktor yang diperlukan untuk mengatasi halangan terhadap perubahan? LATIHAN 11.6 Apakah perbezaan antara perundingan, ko-optasi dengan kuasa? 11.7 CARA-CARA MENGURUS PERUBAHAN Perubahan yang dibuat oleh organisasi tertentu harus diuruskan dengan sempurna supaya tiada sebarang perkara negatif berlaku terutamanya daripada kumpulan yang menghalang perubahan. Perubahan boleh diuruskan dengan menggunakan beberapa cara:
224 TOPIK 11 INOVASI DAN PERUBAHAN (a) (b) (c) Pembubaran: Merujuk kepada, memastikan individu yang terlibat dengan perubahan mempercayai akan perlunya perubahan ini. Campur tangan perubahan: Proses yang digunakan terhadap pekerja dan pengurus untuk mengubah tingkah laku dan amalan kerja mereka. Pembekuan: Merujuk kepada, menyokong dan mengukuhkan perubahanperubahan yang telah berjaya dijalankan untuk meneruskan perubahan tersebut. Jadual 11.2 menerangkan beberapa cadangan oleh Kurt Lewin yang boleh digunakan oleh pengurus apabila terdapat kumpulan yang menghalang perubahan. Jadual 11.2: Perkara yang Perlu Dibuat Apabila Pekerja Menjadi Halangan kepada Perubahan Pembubaran Perubahan Pembekuan Berkongsi pendapat dengan pekerja tentang mengapa perubahan diperlukan. Menunjukkan simpati kepada pengurus dan pekerja atas kesukaran yang dihadapi akibat perubahan. Menerangkan manfaat yang boleh diperoleh daripada perubahan. Mengenal pasti golongan individu yang dihormati dalam organisasi untuk menguruskan usahausaha perubahan. Membenarkan individu menerima kesan yang sesuai daripada perubahan, misalnya semasa pekerja sibuk menjalankan tugas. Pengurusan pihak atasan perlu memberi sokongan dengan menyediakan mesej dan sumber secara konsisten. Maklumkan kepada semua pekerja tentang di mana dan bila perubahan itu berjaya dilaksanakan. Berkomunikasi tentang perubahan dalam konteks yang mudah, jelas, dalam bentuk lisan dan penulisan secara meluas. Sekiranya boleh, pastikan tiada pekerja diberhentikan demi mengurangkan kegelisahan yang timbul akibat perubahan. Menawarkan latihan untuk memastikan pekerja yakin dan berkeupayaan untuk melaksanakan keperluan tugas baru. Menawarkan kaunseling atau perkhidmatan lain yang boleh membantu pekerja mengatasi tekanan akibat perubahan. Sumber: Williams, C. (2000)
TOPIK 11 INOVASI DAN PERUBAHAN 225 AKTIVITI 11.8 Apakah kepentingan dalam menguruskan perubahan tertentu yang ingin dilakukan oleh sebuah organisasi? Bincangkan dengan rakan-rakan anda. LATIHAN 11.7 Berikan huraian ringkas tentang teori yang dicadangkan oleh Kurt Lewin. LATIHAN 11.8 Soalan-soalan Aneka Pilihan 1. Manakah antara berikut BUKAN kaedah yang dicadangkan untuk mengurus halangan kepada perubahan? A. Pendidikan dan komunikasi B. Penyertaan C. Ujian D. Perundingan 2. Pada peringkat mana dalam keluk inovasi bentuk-s menunjukkan usaha yang sedikit akan membawa kemajuan yang jelas dalam prestasi teknologi? A. Peringkat awal kitaran B. Peringkat pertengahan kitaran C. Peringkat akhir kitaran D. Peringkat awal dan akhir kitaran 3. Antara berikut, taktik manakah yang menggunakan ancaman terhadap pekerja yang menjadi penghalang kepada perubahan? A. Perundingan B. Manipulasi C. Ko-optasi D. Kuasa
226 TOPIK 11 INOVASI DAN PERUBAHAN 4. Kaedah membeli pemimpin kumpulan yang menyebabkan halangan merujuk kepada? A. Perundingan B. Kuasa C. Ko-optasi D. Penglibatan 5. Perubahan secara semula jadinya adalah radikal, pelbagai dimensi dan peringkat merujuk kepada peringkat perubahan yang mana? A. Keempat B. Ketiga C. Kedua D. Pertama Soalan Kes: Inovasi 1. Apakah maksud inovasi? 2. Apakah faktor-faktor yang menggalakkan inovasi dalam organisasi? 3. Apakah halangan-halangan kepada perubahan?
TOPIK 11 INOVASI DAN PERUBAHAN 227 Inovasi membantu organisasi membangunkan kelebihan saingannya yang tersendiri. Adalah menjadi tanggungjawab setiap organisasi untuk mewujudkan persekitaran kerja yang kreatif untuk menggalakkan kemunculan idea-idea yang kreatif daripada sumber manusianya. Idea-idea kreatif menolong organisasi menemui teknologi baru. Demi menjamin kesinambungan sebuah organisasi, perubahan perlu dibuat dari masa ke semasa agar ia boleh selari dengan perubahan dalam persekitaran perniagaan. Perubahan organisasi mestilah dirancang sebaik mungkin agar ia memberi manfaat dan bukan kemudaratan kepada organisasi. Campurtangan perubahan Galakan Inovasi bentuk-s Ko-optasi Kreativiti Manipulasi Pembekuan Pembubaran