BAB IV HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS 4.1 ANALISIS 4.1.1. Analisis Sistem Informasi Perusahaan Sistem informasi yang berjalan atau digunakan di PT. Purinusa Ekapersada adalah SAP, Foxfro pada setiap Bagian dan segala kegiatan bisnis mulai dari order sampai penagihan. Pada Bagian Pembelian aktivitas permintaan pmbelian bahan baku, memilih pemasok, permintaan penawaran harga sampai terjadinya pembelian atau dibuatnya Purchase Order menggunakan sistem SAP. Selain menggunakan SAP, Bagian Pembelian menggunakan Microsoft Excel untuk aktivitas pembelian stationery, mulai dari merekap kebutuhan stationery dari semua bagian yang ada di perusahaan, penawaran harga, sampai pembuatan Purchase Order yang kemudian dicetak. Penawaran harga dan Purchase Order dikirim menggunakan fax. Pengarsipan Purchase Document,menggunakan dua cara yaitu menggunakan sistem SAP dan pengarsipan manual. Cara pengarsipan dengan SAP adalah mengupload Tender Result ke SAP yang terhubung ke kantor pusat di Jakarta, sedangkan pengarsipan manual Purchase Order diarsip di filling cabinet guna keperluan audit. 30
31 Aktivitas pembelian yang berjalan pada Bagian Pembelian yang menggunakan SAP sudah baik, efektif, efisien dan dapat dipertanggung jawabkan karena langsung terhubung ke pimpinan perusahaan dan kantor pusat, namun pada aktivitas pembelian stationery menggunakan Microsoft Excel dirasa kurang efektif dan efisien. Pada aktivitas pembelian stationery ini juga tidak dipungkiri terjadiketidaksesuian jumlah barang, jumlah harga pada data di Microsoft Excel dengan kwitansi dan Nota penjualan yang diterima dari pemasok karena kesalahan memasukan data dan menjumlahkan. Pada saat mencetak Penawaran Harga dan Purchase Order pun kurang efisien dan efektif karena harus copy paste data dan mengganti judul. 4.1.2. Prosedur Pembelian Kebutuhan Stationery di PT Purinusa Ekapersada 1. Setiap awal bulan setiap bagian mengisi Form kebutuhan stationery, setelah ditandatangani kepala bagian kemudian diserahkan ke Bagian Pembelian paling lambat setiap tanggal 10. 2. Bagian Pembelian merekap Form kebutuhan stationery di excel. 3. Bagian Pembelian mengecek anggaran setiap bagian apabila sesuai dengan anggaran disetujui kalau tidak sesuai dikonfirmasi untuk mengurangi kebutuhan. 4. Setelah sesuai anggaran, Bagian Pembelian membuat Penawaran Harga dari file dan mencetak, memberi cap, menandatanganinya kemudian dikirim ke Pemasok.
32 5. Pemasok mengirimkan Penawaran Harga yang telah diisi dan ditandatangani ke Bagian Pembelian. 6. Bagian Pembelian mengisi daftar harga di Excel, kemudian membuat dan menandatangani Purchase Order dan dikirim ke faxpemasok maksimal pertengahan bulan. 7. Pemasok mengirim kembali Purchase Order ke bagian pembelian yang telah disetujui, dicap dan ditandangani. 8. Pemasok memberikan barang ke gudang beserta Surat Jalan 2 rangkap, Bagian Gudang mengecek kesesuaian Surat Jalan dengan barang, jika sudah sesuai Surat Jalan di cap dan ditanda tangani Surat Jalan rangkap 2 diarsip di Bagian Gudang, Surat Jalan rangkap 1 dikembalikan pemasok 9. Bagian Pembelian menerima kwitansi, Nota Penjualan, Surat Jalan rangkap 1 yg telah di cap dan ditandatangani oleh Bagian Gudang dari Pemasok 10. Bagian Pembelian membuat Tanda Terima berdasarkan dokumen yang diterima dari Pemasok kemudian dicap dan ditandatangani dan diserahkan ke Pemasok 11. Bagian Pembelian mencetak Rekap Stationery 2 rangkap kemudian menyerahkan dokumen Kwitansi, Nota Penjualan, Surat Jalan, Rekap Stationery rangkap 1, Permintaan Penawaran Harga, Purchase Order ke Bagian Akunting dan memberikan Form Kebutuhan Stationery dan Rekap Stationery rangkap 2 ke Bagian Gudang.
33 12. Bagian Gudang membagikan barang ke setiap bagian berdasarkan Form Kebutuhan Stationery. 13. Bagian Akunting mengecek kesesuaian dokumen kwitansi, Surat Jalan, Rekap Stationery rangkap 1, Permintaan Penawaran Harga, PurchaseOrderjika sesuai kemudian diverifikasi dan membuat Voucher. 14. Dokumen Kwitansi, Nota Penjualan, Surat Jalan, Rekap Stationery rangkap 1, Permintaan Penawaran Harga, Purchase Order, Voucher diberikan ke Kasir untuk melakukan pembayaran. 15. Kasir membayar tagihan di Bank berdasarkan dokumen yang diterima dari Bagian Akunting. Kemudian membuat laporan pembayaran di aplikasi SAP dan dicetak sebagai Bukti pembayaran dan diarsip berdasarkan tanggal. 16. Rekap Stationery rangkap 1, Permintaan Penawaran Harga, Purchase Order dicap lunas oleh Kasir dan dikembalikan ke Bagian Akunting untuk diarsip. 4.1.3. Dokumen dan Formulir 1. Form Kebutuhan Stationery Form yang dibuat oleh setiap bagian yang berisi jumlah barang yang yang dibutuhkan, setelah ditandatangani kepala bagian kemudian diajukan ke bagian pembelian. 2. Kwitansi Formulir ini diterima dari pemasok guna yang berisi jumlah uang dan untuk keperluan apa uang yang dibayarkan. 3. Nota Penjualan
34 Formulir yang diterima dari pemasok yang berisi nama barang, jumlah barang, harga barang dan total harga. 4. Surat Jalan Dokumen yang berfungsi sebagai surat pengantar atas barang dari pemasok yang ditujukan kepada penerima dan mempunyai kekuatan hukum atas legalitas yang diperlukan di jalan raya mulai dari keluar perusahaan sampai memasuki wilayah milik penerima sehingga barang dengan jumlah serta spesifikasi yang disertai dengan informasi lainnya diterima oleh penerima. 1. Penawaran Harga Dokumen yang digunakan untuk menawarkan barang disertai dengan harga.pada pembelian kebutuhan stationery ini bagian pembelian membuat penawaran harga kemudian dikirim ke pemasok dan pemasok mengirimkan kembali setelah mengisi harga barang. 2. Purchase Order Formulir perusahaan yang digunakan oleh bagian pembelian untuk memesan barang dari pemasok. 3. Rekap Stationery Formulir yang berisi rekapan jumlah barang yang dibeli, yang dibuat 2 rangkap, rangkap 1 diberikan ke bagian akunting dan rangkap 2 ke bagian gudang. 4. Voucher
35 Dokumen yang berfungsi sebagai bukti otoritas untuk pembayaran. Voucher ini dibuat oleh bagian akunting, setelah mengecek kesesuaian dokumen pendukung seperti Kwitansi, Nota Penjualan, Surat Jalan, Rekap Stationery rangkap 1, Permintaan Penawaran Harga, Purchase Order rangkap 2 5. Bukti Pembayaran Dokumen bukti telah melakukan pmbayaran yang dibuat oleh kasir dari SAP, kemudian dilaporkan ke pusat dan dicetak an diarsip 6. Tanda Terima Dokumen yang dibuat oleh bagian pembeliansetelah menerima dokumen tagihan guna menentukan tanggal jatuh tempo pembayaran dan sebagai bukti barang telah diterima kemudian diberikan kepada pemasok. 4.2 Kebutuhan Sistem informasi terkomputerisasi yang akan dikembangkan guna mengatasi masalah yang dihadapi bagian pembelian yaitu pada aktivitas pembelian kebutuhan stationery adalah menggunakan Macro Excel. Dengan menggunakan aplikasi ini aktivitas pembelian kebutuhan stationery akandimasukkan dan dibuat lebih mudah, praktis, efektif dan efesien. Hasil dari memasukkan data dan menjumlahkan data akan lebih akurat. Pencetakkan Penawaran Harga, Purchase Order, Rekap Stationery akan lebih mudah, efektif dan efisien karena secara otomatis akan terisi data yang telah dimasukkan dan dijumlahkan, sehingga dapat langsung mencetak tanpa harus melakukan copy paste data.
36 Hardware yang akan digunakan untuk aplikasi ini adalah seperangkat komputer yang sudah tersedia di bagian pembelian yang juga digunakan untuk aktivitas pembelian stationery dengan Microsoft Excel, sehingga masih dapat digunakan untuk mengembangkan sistem informasi ini tanpa perlu menginstal aplikasi lagi.rancangan tampilan progam 4.3 Jadwal Bulan Mei 2015 Tabel 4.1 Jadwal Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Minggu ke Target Pekerjaan 1 dan 2 Analisis Kondisi Perusahaan 3 Judul, Bab I & III 4 Judul, Bab I & III Juni 2015 5 Bab II, Rancangan Tampilan 6 Bab II, Rancangan Tampilan, 7 Rancangan Tampilan, Coding Program 8 Coding Program Juli 2015 9 Coding Program 10 Coding Program, Kelengkapan 11 Coding Program, Kelengkapan 12 Coding Program, Bab IV, Bab V 13 Coding Program, Bab IV, Bab V Agustus 2015 14 Penyelesaian Program, Bab I Bab V,Bendel
37 4.4 Perancangan 4.4.1. Rancangan Tampilan Aplikasi 1. Tampilan Menu Utama MENU UTAMA Master Data Isi Penawaran & Permintaan Pembelian Data Barang Isi Permintaan Barang Cetak PO Data User Cetak Penawaran Harga Input Barang Masuk Isi Harga KELUAR Gambar 4.1 Rancangan Tampilan Menu Utama Menu utama merupakan tampilan awal pada aplikasi yang pertama kali muncul. Tampilan ini memiliki beberapa tombol menu yang berfungsi untuk mengakses ke setiap transaksi yang akan dilakukan. Tombol KELUAR berfungsi untuk mengakhiri aplikasi. 2. Tampilan Form Data Barang
38 Form Barang No Nama Barang Daftar Barang TAMBAH EDIT KELUAR Gambar 4.2 Rancangan Tampilan Form Data Barang Pada tampilan berfungsi untuk menambah jumlah nama barang yang belum terdapat dalam data barang. Selain berfungsi menambah nama barang juga dapat mengedit nama barang. Setiap menambah atau mengedit akan ditampilkan pada listbox daftar barang Tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama. 3. Rancangan Tampilan Form Data User Form User Nama Bagian Nilai Kolom Daftar User TAMBAH EDIT KELUAR Gambar 4.3 Rancangan Tampilan Form Data User Tampilan form data userberfungsi untuk menambah jumlah nama bagian, juga dapat mengedit nama bagian. Setiap menambah atau mengedit nama bagian
39 akan ditampilkan pada listbox daftar user. Tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama. 4. Rancangan Tampilan Form Input Permintaan Barang Form Input Permintaan Nama Bagian Nama Barang Jumlah Pesan Daftar Permintaan Barang INPUT KELUAR Gambar 4.4 Rancangan Tampilan Form Input Permintaan Barang Tampilan form input permintaan barang ini berguna untuk mengisi jumlah barang yang dipesan dari setiap bagian. Setiap mengisi jumlah barang akan ditampilkan pada listbox daftar permintaan barang. Tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama.
40 5. Rancangan Tampilan Form Input Harga Form Input Harga Nama Barang Harga INPUT KELUAR Daftar Harga Gambar 4.5 Rancangan Tampilan Form Input Harga Pada tampilan form input harga berguna untuk mengisi harga yang telah diterima dari pemasok. Setiap mengisi harga akan ditampilkan pada listbox daftar harga. Tombol KELUAR untuk lembali ke menu utama.
41 6. Rancangan Tampilan Input Barang Masuk Form Input Barang Masuk Nama Barang Jumlah Barang Masuk INPUT KELUAR Daftar Barang Masuk Gambar 4.6 Rancangan Tampilan Form Input Barang masuk Pada tampilan form input barang masuk ini berfungsi untuk mengisi jumlah barang masuk yang diterima dari pemasok yang bertujuan untuk mencocokkan kesesuaian antara purchase order dengan nota penjualan. Setiap mengisi jumlah barang masuk akan ditampilkan pada listbox daftar barang masuk. Tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama.
42 4.5 Implementasi 1. Menu Utama Gambar 4.7 Menu Utama Cara untuk menggunakan aplikasi ini tinggal pilih / klik tombol menu yang ada pada Menu Utama.Untuk keluar / menutup aplikasi pilih tombol KELUAR. 2. Form Data Barang Gambar 4.8 Form Data Barang Form data barang adalah form yang berfungsi untuk menambah data barang. Cara menambah barang dengan menulis pada textboxnama barang, kemudian
43 tekan tombol TAMBAH. Untuk mengedit caranya dengan klik nama barang yang akan diedit pada listbox kemudian tulis nama barang terbaru dan klik tombol EDIT secara otomatis barang yang diinput dan diedit akan masuk pada sheets Data barang, Rekap, Penawaran Harga, Purchase Order dan Label, pada listbox juga akan menampilkan data barang yang terbaru. Tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama. 3. Form Data User Gambar 4.9 Form Data User Form data user adalah form yang berfungsi untuk menambah user. Cara menambahkan user dengan mengisi pada textbox nama bagian kemudian tekan tombol TAMBAH. Untuk mengedit pilih nama bagian kemudian edit dan tekan tombol EDIT secara otomatis nama bagian yang ditambah maupun diedit akan terupdate pada sheets user dan Rekap. Tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama.
44 Gambar4.10 Sheets user Gambar 4.11 Sheets Rekap
45 4. Form InputPermintaan Barang Gambar 4.12 Kotak Dialog Form Input Permintaan Pembelian Pada form ini akan muncul kotak dialog seperti pada gambar 6, jika memilih tombol no akan langsung muncul form input permintaan, jika memilih tombol yes maka akan tampil inputbox isikan Bulan seperti gambar 4.13 Gambar 4.13 Inputbox Isikan Bulan
46 Isikan bulan, setelah mengisi bulan akan muncul inputbox perintah untuk mengisi tahun seperti pada gambar 4.14 Gambar 4.14 Inputbox Isikan Tahun Setelah mengisi tahun akan muncul form input permintaan seperti pada gambar 4.15.
47 Gambar 4.15 Form Input Permintaan Barang Form input permintaan barang adalah form yang berfungsi untuk menambah barang yang dipesan atau yang dibeli. Cara mengisi form ini dengan mengklik comboboxbagian dan nama barang yang akan dipilih, kemudian mengisi jumlah pesan dan klik tombol input. Secara otomatis sheets Rekap, Penawaran Barang, Purchase Ordakan terisi barang dan jumlah yang diinput, begitu pula pada listbox akan menampilkan bagian, nama barang dan jumlah pesan yang telah diinput seperti pada gambar diatas.tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama.
48 5. Form Input Harga Gambar 4.16 Form Input Harga Untuk memasukkan harga dengan cara klik combobox nama barang dan isikan harga kemudian klik tombol INPUT secara otomatis sheets Penawaran Harga, Purchase Order akan terisi harga yang diinput.tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama. 6. Form Input Barang Masuk Gambar 4.17 Form Input Barang Masuk
49 Pada form ini berfungsi untuk mencocokkan kesesuaian barang yang dibeli dengan barang yang diterima. Cara menggunakannya dengan klik comboboxpilih nama barang, kemudian isikan jumlah barang masuk pada textbox, lalu klik tombol INPUT. Secara otomatis listbox Daftar Barang Masuk akan menampilkan jumlah barang masuk yang diinput. Begitu juga dengan sheets Purchase Order dan Label akan terisi jumlah barang masuk yang diinput. Tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama. 7. Cetak Penawaran Harga Ketika klik Cetak Penawaran Harga pada menu utama secara otomatis aplikasi ini akan mencetak sheetspenawaran Harga bulan, tanggal, nama barang dan jumlah barang yang telah diinput sesuai pada proses sebelumnya. 8. Cetak PO Ketika klik Cetak PO pada menu utama secara otomatis akan mencetak sheets Purchase Order bulan, tanggal, nama barang dan jumlah barang yang telah diinput sesuai pada proses sebelumnya.