ORLANSOFT SALESMATE FREE EDITION Orlansoft SalesMate Free Edition adalah aplikasi dari PT. Orlansoft Data System untuk memudahkan salesman terutama di distributor FMCG (Fast Moving Consumer Goods) dalam melakukan transaksi pesanan melalui aplikasi mobile secara real-time ketika melakukan kunjungan (Taking Order) ke pelanggan. Administrator PT. Orlansoft Data System Indonesia
DAFTAR ISI 1. Pendaftaran... 3 2. Orlansoft SalesMate Server... 6 2.1. Lupa Password... 6 2.2. Saran... 8 2.3. Daftar... 9 2.4. Login... 10 2.5. Master Salesman... 14 2.6. Master Pelanggan... 18 2.7. Master Produk... 20 2.8. Master Berita Harian... 22 2.9. Transaksi Pesanan... 24 2.10. Transaksi Grafik Pesanan... 25 3. Orlansoft SalesMate Free Edition... 26 3.1. Halaman Utama... 26 3.2. Aktifasi Salesman... 27 3.3. Download Master... 29 3.4. Login... 30 3.5. Kilometer Awal... 32 3.6. Kunjungan... 32 3.7. Laporan... 36 3.8. Kilometer Akhir... 38
1. Pendaftaran Proses pendaftaran / registrasi sebagai Administrator dengan menggunakan alamat email dan password dilakukan terlebih dahulu, dimana alamat email dan password tersebut digunakan untuk login aplikasi Orlansoft SalesMate Free Edition ketika akan mengaktifkan suatu salesman atau login Orlansoft SalesMate Server untuk pengolahan data-data master. 1.1. Klik link Daftar di sini untuk memulai pendaftaran. 1.2. Berikut adalah tampilan halaman pendaftaran. 3
1.3. Lengkapi isian-isian pada form yang tersedia kemudian centang checkbox Perjanjian Lisensi Pengguna Akhir, dan klik tombol Daftar. ptanakbapakceria@abcmail.com PT. Anak Bapak Ceria 1.4. Maka tampil pesan sebagai berikut jika pendaftaran telah berhasil kemudian klik tombol OK. ptanakbapakceria@abcmail.com 4
1.5. Cek kotak masuk pada email sesuai dengan alamat email yang telah didaftarkan kemudian klik link yang tesedia atau copy-paste link pada browser. 1.6. Cek kembali kotak masuk bahwa akun yang telah didaftarkan telah berhasil diaktifkan 5
2. Orlansoft SalesMate Server Masukkan alamat https://salesmate.id/login pada browser untuk memulai login sebagai user admin ke website Orlansoft SalesMate Server guna pengisian data-data informasi terkait perusahaan, master item, daftar harga (pricelist), maupun data salesman. 2.1. Lupa Password Fitur untuk me-reset password atas suatu email yang telah terdaftar dan teraktifasi jika pengguna lupa password ketika login Orlansoft SalesMate Server. 2.1.1. Masukkan email yang telah terdaftar dan teraktifasi yang akan di-reset password-nya kemudian centang checkbox Saya bukan robot, dan klik tombol Reset Password. 6
2.1.2. Tampil pesan sebagai berikut jika reset password atas email tersebut telah berhasil. ptanakbapakceria@abcmail.com 2.1.3. Cek kotak masuk pada email tersebut, dimana akan terdapat email terkait perubahan password sebagai berikut. 7
2.2. Saran Fitur untuk mengirimkan saran ke alamat email info@salesmate.id. 2.2.1. Lengkapi isian-isian sebagai berikut kemudian centang checkbox Saya bukan robot, dan klik tombol Kirim. 8
2.2.2. Tampil pesan berikut jika saran tersebut berhasil terkirim. 2.3. Daftar Proses pendaftaran / registrasi sebagai Administrator dengan menggunakan alamat email dan password dilakukan terlebih dahulu, dimana alamat email dan password tersebut digunakan untuk login aplikasi Orlansoft SalesMate Free Edition ketika akan mengaktifkan suatu salesman atau login Orlansoft SalesMate Server untuk pengolahan data-data master. Catatan: Proses pendaftaran berikut sama halnya seperti pendaftaran melalui aplikasi Orlansoft SalesMate Free Edition pada point 1 hingga selesai. 9
2.4. Login Masukkan alamat https://salesmate.id/login pada browser untuk memulai login Orlansoft SalesMate Server guna pengisian data-data informasi terkait perusahaan, master item, daftar harga (pricelist), maupun salesman. 2.4.1. Masukkan Email dan Password yang telah terdaftar dan teraktifasi kemudian centang checkbox Saya bukan robot, dan klik tombol Login. 10
2.4.2. Berikut adalah tampilan halaman pertama ketika berhasil login Orlansoft SalesMate Server yaitu Sub Menu Informasi Akun dari Menu Profile. Keterangan: Kode Perusahaan Kode perusahaan yang ter-generate secara otomatis ketika akun berhasil terdaftar dan teraktifasi pada proses pendaftaran. Email Email yang berhasil terdaftar dan teraktifasi pada proses pendaftaran. Password Password yang berhasil terdaftar dan teraktifasi pada proses pendaftaran, dimana pengguna juga dapat mengubah password. Data Perusahaan Data perusahaan dimana nama perusahaan telah terisi sesuai ketika proses pendaftaran, sehingga pengguna cukup melengkapi terkait Alamat maupun Telepon Perusahaan. Contact Person Pengguna yang dapat dihubungi selaku Administrator yang terdiri dari Nama, Jabatan, dan Nomor Handphone. Logo Logo perusahaan, dimana pengguna dapat mengganti dengan cara klik tombol Pilih logo perusahaan kemudian klik tombol Upload untuk memulai proses upload logo atau Cancel untuk membatalkan proses upload. 11
2.4.3. Pengguna diharuskan untuk melengkapi data perusahan dan kontak person, ketika berhasil login pertama kali kemudian klik tombol Simpan, dan klik tombol Ya. 2.4.4. Cek kotak masuk SMS pada nomer handphone yang telah didaftarkan, akan terdapat kode validasi yang harus dimasukkan pada Orlansoft SalesMate Server 12
Keterangan: Kirim Ulang Kode Verifikasi Proses untuk mengirim ulang kode verifikasi ke nomer handphone yang telah didaftarkan jika belum mendapatkan kode validasi 2.4.5. Masukkan kode validasi, misalkan: 5V53 kemudian klik tombol Simpan, dan klik tombol Ya 2.4.6. Tampil pesan sebagai berikut dan menuju halaman Sub Menu Salesman dari Menu Master, disamping itu menu-menu Transaksi dan Master menjadi enable 13
2.5. Master Salesman Menu ini terkait data-data salesman yang dapat digunakan pada aplikasi Orlansoft SalesMate Free Edition. Terdapat 10 data salesman yang telah disediakan, pengguna dapat mengubah data-data salesman tersebut, tetapi tidak dapat menambah dan menghapus. 1 2 3 4 5 5 5 6 Keterangan: 1. Refresh Fitur untuk me-refresh data salesman. 2. Sorting Fitur untuk mengurutkan data-data salesman secara ascending maupun descending pada setiap kolomnya. 3. Searching Fitur untuk mencari data-data salesman berdasarkan kata kunci (keyword) yang dimasukkan pada setiap kolomnya. 4. Change Fitur untuk mengubah data-data salesman sesuai dengan salesman yang diklik. 4.1. Berikut adalah tampilan jika salah satu salesman diklik untuk diubah datanya, misalkan: ID = L5W6001. 14
4.2. Misalkan ubah sebagai berikut kemudian Klik tombol Simpan. IMEI terisi secara otomatis jika melakukan login dan aktifasi atas salesman bersangkutan dari aplikasi Orlansoft SalesMate Free Edition 4.3. Maka tampil pesan berikut dan perubahan data berhasil tersimpan pada daftar Salesman. Penonaktifan Salesman Fitur untuk menonaktifkan salesman bersangkutan yang telah melakukan aktifasi melalui aplikasi Orlansoft SalesMate Free Edition. a. Klik tombol dengan icon berikut untuk melakukan penonaktifan salesman bersangkutan kemudian klik tombol Ya. 15
b. Maka tampil pesan sebagai berikut dan field IMEI tersebut akan kembali tidak terisi (kosong) jika penonaktifan salesman bersangkutan telah berhasil. Catatan: Penonaktifan salesman untuk saat ini tidak terdapat batasan, sehingga dapat dilakukan meskipun salesman yang sudah melakukan proses download belum melakukan Kilometer Akhir. 5. Status Fitur untuk mengetahui sejauh mana proses yang telah dilakukan oleh salesman dengan ditandai pada tiap-tiap proses (Download Master KM Awal KM Akhir). 6. Pelanggan Fitur untuk membarui data pelanggan yang dikunjungi oleh Salesman bersangkutan secara batch. 6.1. Klik tombol Pelanggan pada salah satu Salesman, misalkan: ID L5W600001, maka tampil form data pelanggan sebagai berikut dimana pelanggan yang dikunjungi atas Salesman bersangkutan ditandai dengan tick-on ( ) dan tidak dapat di tick-off. 16
6.1.1. Pilih pelanggan: 1. Pilih salah satu atau beberapa 1.1. Centang pada salah satu atau beberapa pelanggan kemudian klik tombol Simpan. 1.2. Klik tombol Ya, maka pelanggan tersebut akan menjadi pelanggan dari Salesman dengan ID L5W600001. 2. Pilih semua 2.1. Centang checkbox disamping kolom ID kemudian klik tombol Simpan. 2.2. Klik tombol Ya, maka pelanggan tersebut akan menjadi pelanggan dari Salesman dengan ID L5W600001. 17
Catatan: Fitur ini tidak dapat digunakan jika Salesman telah melakukan aktifitas Download Master namun belum melakukan KM Akhir. 2.6. Master Pelanggan Menu ini terkait data-data pelanggan yang akan dikunjungi oleh tiap-tiap salesman dan terbentuk 2 data pelanggan secara otomatis. 3 4 5 Keterangan: 1. Refresh Fitur untuk me-refresh data pelanggan. 2. Add Fitur untuk menambahkan data pelanggan. 3. Sorting Fitur untuk mengurutkan data-data pelanggan secara ascending maupun descending pada setiap kolomnya. 4. Searching Fitur untuk mencari data-data pelanggan berdasarkan kata kunci (keyword) yang dimasukkan pada setiap kolomnya. 5. Change Fitur untuk membarui atau menghapus data-data pelanggan sesuai dengan pelanggan yang diklik. 1 2 18
5.1. Berikut adalah tampilan jika salah satu pelanggan diklik untuk diubah datanya, misalkan: ID = 00001 Keterangan: Jadwal Kunjungan Informasi terkait jadwal kunjungan pelanggan atas salesman bersangkutan dalam pekan keberapa dan hari apa dalam satu bulan. Sales Informasi terkait salesman yang akan mengunjungi pelanggan bersangkutan sesuai dengan jadwal kunjungannya. Diskon Reguler Informasi terkait diskon yang didapatkan oleh pelanggan jika pesanannya mencapai suatu minimal nilai yang telah ditentukan dalam satu transaksi. Catatan: Jika Minimal Nilai terisi dan Diskon 1 / 2 / 3 tidak terisi seperti berikut. Maka tampil pesan berikut ketika menyimpan data pengguna dan Diskon 1 / 2 / 3 harus terisi. 19
5.2. Misalkan diubah sebagai berikut kemudian klik tombol Simpan, dan klik tombol Ya. Maka tampil halaman Master Pelanggan sebagai berikut jika perubahan data berhasil tersimpan. 2.7. Master Produk Menu ini terkait data-data produk yang akan dijual salesman kepada pelanggan ketika melakukan kunjungan dan tersedia 2 data produk yang terbentuk secara otomatis. 3 4 5 Keterangan: 1. Refresh Fitur untuk me-refresh data produk. 2. Add Fitur untuk menambahkan data produk. 3. Sorting Fitur untuk mengurutkan data-data produk secara ascending maupun descending pada setiap kolomnya. 4. Searching Fitur untuk mencari data-data produk berdasarkan kata kunci (keyword) yang dimasukkan pada setiap kolomnya. 5. Change Fitur untuk membarui atau menghapus data-data produk sesuai dengan produk yang diklik. 1 2 20
5.1. Berikut adalah tampilan jika salah satu produk diklik untuk diubah datanya, misalkan: ID = 00002. Keterangan: Set Satuan Informasi terkait satuan atas suatu produk dengan sistem LMS (Large Middle Small Besar Sedang Kecil). Dikonversi ke Informasi terkait konversi jumlah atas suatu produk dari satuan terbesar. Harga Jual Informasi terkait harga suatu produk untuk tiap-tiap satuan. 5.2. Misalkan ubah sebagai berikut kemudian klik tombol Simpan, dan klik tombol Ya. 21
Maka tampil halaman Master Produk sebagai berikut jika perubahan data berhasil tersimpan. 2.8. Master Berita Harian Menu ini terkait data-data berita atau informasi yang akan tampil pada aplikasi Orlansoft SalesMate Free Edition, seperti informasi mengenai promo produk. 3 4 Keterangan: 1. Refresh Fitur untuk me-refresh data berita harian. 2. Add Fitur untuk menambahkan data berita harian. 5 3. Sorting Fitur untuk mengurutkan data-data berita harian secara ascending maupun descending pada setiap kolomnya. 4. Searching Fitur untuk mencari data-data berita harian berdasarkan kata kunci (keyword) yang dimasukkan pada setiap kolomnya. 5. Change Fitur untuk membarui atau menghapus data-data berita harian sesuai dengan berita harian yang diklik. 5.1. Berikut adalah tampilan jika salah satu berita harian diklik untuk diubah datanya. 1 2 22
5.2. Misalkan ubah sebagai berikut kemudian klik tombol Simpan, dan klik tombol Ya. Maka tampil halaman Master Berita Harian sebagai berikut jika perubahan data berhasil tersimpan. Catatan: Jika sebelumnya telah terdapat data Berita Harian dengan tanggal 01-01-2018 s/d 28-02-2018, kemudian menambahkan data dengan tanggal 13-02-2018 s/d 28-02-2018 sebagai berikut. Maka data Berita Harian dengan tanggal 13-02-2018 s/d 28-02-2018 tersebut tetap dapat tersimpan. 23
2.9. Transaksi Pesanan Menu ini terkait data-data transaksi pesanan yang dilakukan melalui aplikasi Orlansoft SalesMate Free Edition. 1 2 3 Keterangan: 1. Tanggal Fitur untuk memilih tanggal (dari tanggal sampai tanggal) transaksi pesanan, sehingga transaksi pesanan yang ditampilkan sesuai dengan tanggal tersebut. 2. Export to CSV Fitur untuk menyimpan data-data transaksi pesanan dalam format excel (.xls) sesuai dengan tanggal transaksi yang dimasukkan pada point 1. 3. Refresh Fitur untuk me-refresh data pesanan. 24
2.10. Transaksi Grafik Pesanan Menu ini terkait informasi transaksi pesanan yang telah dilakukan oleh salesman dalam bentuk grafik, yaitu bulanan maupun harian. Informasi transaksi pesanan yang telah dilakukan oleh salesman dalam bentuk grafik per harinya. Jika salah satu grafik batang diklik maka tampil detail pelanggan yang telah melakukan transaksi pesanan pada tab grafik sebagai berikut. Juga terdapat map pada tab map yang berisi informasi tentang lokasi (koordinat) dimana pelanggan tersebut berada setelah salesman melakukan selesai kunjungan sebagai berikut. 25
Informasi transaksi pesanan yang telah dilakukan oleh salesman dalam bentuk grafik per bulannya. 3. Orlansoft SalesMate Free Edition 3.1. Halaman Utama 3.1.1. Berikut adalah tampilan halaman utama ketika membuka aplikasi Orlansoft SalesMate Free Edition untuk pertama kali. 26
3.1.2. Masukkan email dan password user admin yang telah terdaftar dan teraktifasi kemudian klik tombol Lanjut. ptanakbapakceria@abcmail.com 3.2. Aktifasi Salesman 3.2.1. Berikut adalah tampilan halaman aktifasi salesman ketika email dan password yang dimasukkan telah sesuai. 27
3.2.2. Pilih salesman yang diinginkan, misalkan: L5W6001 Uwais Al Qarny kemudian klik tombol Lanjut. 3.2.3. Berikut adalah tampilan jika salesman telah dipilih kemudian klik tombol Aktifkan. Catatan: Setelah ID Pengguna dengan status Salesman selesai diaktifkan oleh user admin, maka aplikasi Orlansoft SalesMate Free Edition siap digunakan oleh Salesman bersangkutan. 28
3.3. Download Master 3.3.1. Berikut adalah tampilan halaman proses Download Master jika aktifasi salesman telah berhasil. 3.3.2. Berikut adalah tampilan halaman Hasil Download Master jika proses Download Master telah berhasil kemudian klik tombol OK. 3.3.3. Download Master juga dapat dilakukan dengan klik tombol Download Master pada sidebar menu berikut. 29
3.4. Login 3.4.1. Berikut adalah tampilan halaman login jika Download Master telah berhasil. 3.4.2. Masukkan kata sandi dengan default 12345 kemudian klik tombol Login. 30
3.4.3. Berikut adalah tampilan halaman Ganti Sandi jika telah berhasil login pertama kali. 3.4.4. Masukkan Sandi Lama, Sandi Baru, dan Ulangi Sandi Baru kemudian klik tombol Simpan maka tampil pesan sebagai berikut jika perubahan kata sandi berhasil tersimpan, dan Klik tombol OK. 3.4.5. Berikut adalah tampilan halaman Berita Harian jika telah berhasil mengubah kata sandi kemudian klik tombol Tutup. 31
3.4.6. Berikut adalah tampilan halaman utama. 3.5. Kilometer Awal 3.5.1. Klik tombol Sidebar Menu kemudian klik Kilometer Awal. Sidebar Menu 3.5.2. Berikut adalah tampilan halaman Kilometer Awal. 3.5.3. Masukkan kilometer awal, misalkan: 1 kemudian klik tombol Simpan. Catatan: Kilometer awal kendaraan dilakukan ketika mulai melakukan kunjungan atau ketika berangkat dari kantor ke pelanggan. 3.6. Kunjungan 3.6.1. Klik tombol Sidebar Menu kemudian klik Kunjungan. Sidebar Menu 32
3.6.2. Berikut adalah tampilan Menu Kunjungan kemudian klik Pelanggan Dalam Rute. Catatan: Pelanggan Luar Rute adalah pelanggan yang dikunjungi oleh salesman bersangkutan namun tidak termasuk dalam jadwal kunjungan pada tanggal tersebut. 3.6.3. Klik salah satu pelanggan pada Tab Belum Terkunjungi, misalkan: 00001. Catatan: 1 2 3 4 5 1. Tab Tertunda Menampilkan pelanggan-pelanggan dengan status Tunda Kunjungan. 2. Tab Belum Terkunjungi Menampilkan pelanggan-pelanggan yang belum dikunjungi. 3. Tab Ada Pesanan Menampilkan pelanggan-pelanggan dengan status Selesai Kunjungan dan terdapat pesanan. 4. Tab Tidak Ada Pesanan Menampilkan pelanggan-pelanggan dengan status Selesai Kunjungan dan tidak terdapat pesanan. 5. Tab Semua Menampilkan pelanggan-pelanggan dalam rute sesuai dengan hasil Download Master. 33
3.6.4. Berikut adalah tampilan halaman Kunjungan Pelanggan kemudian klik tombol Lanjut. 3.6.5. Berikut adalah tampilan Menu Kunjungan kemudian klik tombol Pesanan. Catatan: Menu Faktur Jatuh Tempo dan Pengembalian Barang hanya dapat digunakan untuk aplikasi Orlansoft SalesMate edisi berbayar. 3.6.6. Berikut adalah tampilan halaman dafar pesanan untuk pencarian produk yang akan dipesan oleh. pelanggan 34
3.6.7. Masukkan kode / nama produk pada field pencarian, misalkan: 0 kemudian klik tombol Satuan Lainnya untuk menampilkan satuan lain atas produk tersebut, misalkan dimasukkan untuk tiap-tiap satuan: 1 KRT 2 LSN 3 PCS. 3.6.8. Klik tombol navigasi kembali pada smartphone kemudian klik tombol Selesai, dan klik tombol Ya. 3.6.9. Berikut adalah tampilan halaman setelah berhasil mengakhiri kunjungan dengan pesanan. 35
3.7. Laporan 3.7.1. Klik tombol Sidebar Menu kemudian klik Laporan. Sidebar Menu 3.7.2. Berikut adalah tampilan halaman Laporan kemudian klik Pesanan. Catatan: Menu Penagihan dan Pengembalian Barang hanya dapat digunakan untuk aplikasi Orlansoft SalesMate edisi berbayar. 3.7.3. Tab-Tab Laporan Pesanan Tab Semua Informasi terkait laporan detail transaksi pesanan. 36
Tab Produk Informasi terkait laporan detail transaksi pesanan berdasarkan produk. Tab Pelanggan Informasi terkait laporan detail transaksi pesanan berdasarkan pelanggan. Klik salah satu pelanggan untuk menampilkan detail transaksi pesanan. 37
3.8. Kilometer Akhir 3.8.1. Klik tombol Sidebar Menu kemudian klik Kilometer Akhir. Sidebar Menu 3.8.2. Berikut adalah tampilan halaman Kilometer Akhir. 3.8.3. Masukkan kilometer akhir, misalkan: 10 kemudian klik tombol Simpan. Catatan: Kilometer akhir kendaraan dilakukan ketika salesman telah selesai melakukan kunjungan ke pelanggan yang terakhir hari ini atau ke kantor. Data transaksi pesanan akan otomatis terkirim ke server ketika proses kilometer akhir telah berhasil. 38
39