AGENDA 4.0 KERTAS MAKLUMAN MESYUARAT JAWATANKUASA KUALITI UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA LAPORAN AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (QMS) ISO 9001:2008 TAHUN 2016 TUJUAN 1. Kertas ini adalah bertujuan untuk memaklumkan Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti Universiti Putra Malaysia kali ke-27 berkenaan laporan Audit Dalaman Sistem Pengurusan Kualiti (QMS) MS ISO 9001:2008 bagi tahun 2016 dan pelaksanaan tindakan penemuan Audit Dalaman. LAPORAN AUDIT DALAMAN 2. Audit Dalaman Sistem Pengurusan Kualiti (QMS) ISO 9001:2008 Universiti Putra Malaysia (UPM) tahun 2016 telah dilaksanakan pada 4 hingga 6 April, 7 hingga 8 April (UPM Kampus Bintulu sahaja), 11 hingga 13 April dan 18 hingga 19 April 2016. Berikut adalah maklumat berkaitan pelaksanaan Audit Dalaman, iaitu: 2.1 Tujuan Audit Audit Dalaman dijalankan untuk menentukan sama ada UPM: (a) (b) melaksanakan Pengurusan Kualiti berdasarkan keperluan standard MS ISO 9001:2008 dengan efektif selaras dengan Dasar Kualiti UPM serta objektif dan sasaran Sistem Pengurusan Kualiti UPM; dan bersedia untuk menghadapi Audit Pemantauan Semakan 1 oleh badan pensijilan yang akan diadakan pada 18 hingga 22 Julai dan 25 hingga 29 Julai 2016. 1
2.2 Skop Audit Audit Dalaman dijalankan mengikut skop Sistem Pengurusan Kualiti UPM iaitu perkhidmatan pengajian pendidikan di peringkat tertiary, pengurusan dan pelaksanaan penyelidikan, perhubungan industri dan masyarakat, pengurusan pembangunan pelajar dan alumni, dan perkhidmatan korporat. 2.3 Kumpulan Audit Seramai 82 orang Juruaudit Dalaman QMS UPM terdiri daripada enam (6) kumpulan audit dan 75 sub-kumpulan audit telah mengaudit proses dalam skop Sistem Pengurusan Kualiti UPM. 2.4 Penemuan Audit Dalaman Laporan penemuan audit dalaman telah dibentang oleh Ketua Juruaudit Dalaman semasa Taklimat Penutupan Audit yang telah diadakan pada 22 April 2016. Jumlah penemuan audit iaitu laporan Ketakakuran (NCR) adalah sebanyak 26 klausa dengan 190 bukti objektif (OE) dan peluang penambahbaikan (OFI) adalah sebanyak 23 klausa dengan 129 OE sebagaimana pada Jadual 1. Jadual 1: Bilangan Penemuan Audit Dalaman Penemuan Bil. Klausa Bil. Bukti Objektif (OE) Laporan Ketakakuran (NCR) Peluang Penambahbaikan (OFI) 26 190 23 129 Maklumat terperinci NCR dan OFI merangkumi status penemuan mengikut Pusat Tanggungjawab (PTJ), Klausa dan Proses adalah seperti pada Lampiran A dan Peluang Penambahbaikan seperti pada Lampiran B. 2
PELAKSANAAN TINDAKAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN 3. Semua Laporan Ketakakuran hendaklah diambil tindakan oleh PTJ dan ditutup dalam tempoh 21 hari bekerja iaitu pada 24 Mei 2016 atau pada tarikh yang telah dipersetujui oleh Juruaudit Dalaman UPM. Perincian pelaksanaan tindakan bagi penemuan audit dalaman adalah berdasarkan Takwim Pelaksanaan Tindakan Penemuan Audit Dalaman UPM sebagaimana Lampiran C. SYOR 4. Ahli Mesyuarat disyor melaksanakan perkara berikut: 4.1 mengambil maklum laporan Audit Dalaman Sistem Pengurusan Kualiti UPM Tahun 2016 sebagaimana Lampiran A dan B; 4.2 mengambil maklum Takwim Pelaksanaan Tindakan Penemuan Audit Dalaman sebagaimana Lampiran C. 3
FPSK FSTM FPAS FP FPV idec FBSB IBS FK FH PEND TPU FSPM INTROP FS IPPH PKPP BHEP FBMK FEP FSKTM ITMA PPKKP PUPM SPS BKU FPP ITA PSAS PKU CADe AS AKAD FEM FRSB IKDPM IPPM K15 KMR K10 KTP BUR PPPA TNC PI PASP PIU PKKSSAAS PPDN CARE LAMPIRAN A LAPORAN PENEMUAN KETAKAKURAN (NCR) Status NCR Mengikut PTJ 20 13 11 10 10 9 8 8 7 6 6 6 5 5 4 4 4 3 3 3 3 3 3 3 3 2 2 2 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 JUMLAH NCR Rajah 1: Status NCR Mengikut PTJ 4
Status NCR Mengikut Klausa 54 23 21 18 11 10 8 6 5 4 4 4 3 3 3 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 7.5.1 4.2.4 4.2.3 6.3 7.6 8.2.3 7.5.5 7.4.1 7.5.3 5.5.1 8.2.4 8.5.2 6.4 8.4 7.5.2 8.3 6.2.2 4.1 7.1 7.2.1 7.2.3 7.3.4 7.4.2 7.4.3 7.5.4 8.2.1 JUMLAH NCR Rajah 2: Status NCR Mengikut Klausa 5
Status NCR Mengikut Proses 27 24 22 21 17 14 10 7 7 7 6 4 4 4 3 2 2 2 2 2 1 1 1 PS OSH LAB PY S CAL PYG HEPA IDEC TPU KEW HVU PEL PEND KOLEJ CADE PKU PPPA PUPM PGR KES PR PSAS JUMLAH NCR Rajah 3: Status NCR Mengikut Proses 6
AKAD PUPM FEP PKU FSPM TPU FK BUR PPPA COSCOMM FBSB FPAS FPP FPSK FS SPS FP FPV IBS IKDPM IPPM INTROP KMR K17 PSAS PASP CQA PKPP CADe idec PS AS BHEP FBMK FEM FRSB FSTM FSKTM IPSAS IPPH ITA KC K6 K5 KPZ K11 KOSASS K13 KTP PNC TNC PI CARE LAMPIRAN B LAPORAN PENEMUAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI) Status OFI Mengikut PTJ 10 9 8 7 6 5 4 4 4 3 3 3 3 3 3 3 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 JUMLAH OFI Rajah 4: Status OFI Mengikut PTJ 7
Status OFI Mengikut Klausa 29 15 14 11 10 9 5 4 4 4 4 3 3 3 2 2 1 1 1 1 1 1 1 4.2.3 8.2.3 6.2.2 6.3 7.5.1 6.4 4.2.4 8.4 7.2.3 7.5.2 8.5.1 7.5.3 7.5.5 8.2.1 5.5.1 7.5.4 7.1 7.4 7.6 5.5.3 7.2.2 8.2.4 8.5.3 JUMLAH OFI Rajah 5: Status OFI Mengikut Klausa 8
Status OFI Mengikut Proses 22 18 16 9 8 8 7 6 5 5 5 4 3 3 2 2 2 1 1 1 1 PS OSH PY S KOLEJ LAB TPU PKU HEPA PNC PUPM PPPA BEN CAL KEW PGR PSAS BUM IDEC PEL PYG JUMLAH OFI Rajah 6: Status OFI Mengikut Proses 9
LAMPIRAN C TAKWIM PELAKSANAAN TINDAKAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (QMS) UPM TAHUN 2016 Dikemaskini: 25 April 2016 Sasaran Tindakan Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab Jan Mei Status Penulisan penemuan audit dan pengisian dalam borang 1. Ketakakuran (NCR) dan Borang Peluang Penambahbaikan secara online* Semua Juruaudit 14-21 [Selesai] * Borang online Fasa 1 10
Sasaran Tindakan Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab Jan Mei Status Bengkel Semakan dan pemurnian penemuan audit dalaman keseluruhan melalui Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman. KJAD, Timbalan 2. KJAD, Ketua (a) Susun mengikut PTJ Kumpulan, (b) Buat semakan dan pemurnian Timbalan Ketua 21 [Selesai] (c) Tetapkan urutan nombor NCR & OFI Kumpulan & PAD/CQA (d) Tetapkan urutan kod PTJ (e) Dapatkan senarai akhir Daftar Penemuan Audit Dalaman 3. Pelaporan hasil penemuan Audit Dalaman oleh Ketua Juruaudit semasa Taklimat Penutupan Audit Dalaman ISO KJAD 22 [Selesai] 11
Sasaran Tindakan Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab Jan Mei Status Edaran Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman kepada PTJ yang terlibat (a) Edaran dalam format Microsoft Excell melalui emel dan portal eiso. (b) Mohon PTJ merujuk penemuan audit Pusat Tanggungjawab (PTJ) masingmasing 4. berdasarkan Kod PTJ. PAD/CQA 25 [Selesai] (c) Mohon PTJ teliti NCR dan OFI yang diterima dan berbincang bersama Auditee bagi cadangan pelan tindakan penutupan audit. (d) Maklumkan kepada PTJ tarikh akhir penghantaran maklumbalas Pelan Tindakan Penemuan Audit Dalaman (Rujuk No. 7). 12
Sasaran Tindakan Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab Jan Mei Status 5. Perbincangan cadangan pelan tindakan penemuan audit dalaman di peringkat PTJ PTJ (Auditee), TWP, TPAD 26/4 6/5 6. Peringatan mesra (Soft Reminder) berkaitan tarikh akhir maklumbalas Pelan Tindakan Penemuan Audit dan makluman pengisian pelan tindakan penemuan audit dalam Borang Pelan Tindakan NCR dan OFI (secara online)** PAD/CQA 29 ** Borang online Fasa 2 13
Sasaran Tindakan Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab Jan Mei Status Penghantaran maklumbalas Pelan Tindakan Penemuan Audit 7. (a) Buka borang Pelan Tindakan NCR dan OFI (Secara online) ** (b) Semak Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman yang telah diedarkan sebelum ini. (c) Rujuk Penemuan Audit berdasarkan Kod NCR dan OFI yang telah dinyatakan dalam Daftar Penemuan Audit Dalaman. (d) Pilih NCR dan OFI PTJ masingmasing dan lengkapkan pelan tindakan NCR dan OFI. PTJ (TWP & TPAD) 6 ** Borang online Fasa 2 14
Sasaran Tindakan Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab Jan Mei Status Bengkel Penyelarasan Pelan Tindakan Penemuan Audit (a) Kemaskini Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman berdasarkan Pelan Tindakan yang diterima daripada PTJ. (b) Susun penemuan audit mengikut Kod Proses (c) Buat semakan dan KJAD, Timbalan 8. penyelarasan bersama Peneraju Proses KJAD, Peneraju Proses, PTJ (Auditee) 13 (d) Tetapkan tarikh akhir & PAD/CQA penutupan penemuan audit berdasarkan persetujuan antara Juruaudit dan PTJ (Auditee). (e) Dapatkan senarai akhir Daftar Penemuan Audit Dalaman (Nyatakan justifikasi sekiranya penemuan audit dalaman digugurkan). 15
Sasaran Tindakan Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab Jan Mei Status Edaran Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman yang terkini kepada PTJ yang terlibat. 9. (a) Edaran dalam format Microsoft Excell melalui emel dan portal eiso. (b) Mohon PTJ merujuk Pelan Tindakan penemuan audit dalaman PTJ masing-masing berdasarkan Kod PTJ. (c) Mohon PTJ teliti Pelan Tindakan yang perlu dilaksanakan bagi penutupan penemuan audit. (d) Mohon PTJ maklumkan kepada Juruaudit untuk penutupan audit sekiranya tindakan telah dilaksanakan beserta bukti sokongan tindakan telah dilaksanakan. PAD/CQA 16 16
Sasaran Tindakan Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab Jan Mei Status 16-24 Laksanakan tindakan berdasarkan 10. pelan tindakan yang telah disenaraikan dalam Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman PTJ (Auditee), TWP dan TPAD atau tarikh yang diperse- tujui Penutupan Penemuan Audit (kecuali tarikh lain yang dipersetujui) (a) Buka borang Pengesahan Tindakan NCR dan OFI 24 (Secara online)*** 11. (b) Semak Senarai Daftar Penemuan Audit Dalaman yang terkini. (c) Rujuk Penemuan Audit Juruaudit atau tarikh yang dipersetujui berdasarkan Kod NCR dan OFI berdasarkan PTJ yang diaudit yang telah dinyatakan dalam Daftar Penemuan Audit Dalaman. 17
Sasaran Tindakan Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab Jan Mei Status (d) Pilih NCR dan OFI PTJ yang diaudit sahkan pelaksanaan tindakan NCR dan OFI. (e) Lengkapkan ruangan pengesahan tindakan. *** Borang online Fasa 3 Pelaporan Audit Dalaman semasa 12. Mesyuarat Kajian Semula KJAD 30 Pengurusan (MKSP) ISO UPM 13. Audit Badan Pensijilan - QMS: Audit Pemantauan Semakan 1 semua PTJ di bawah skop 18-22, 25-29 18
Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab Pemantauan status penutupan 14. audit secara berkala PAD/CQA Sasaran Tindakan Jan Mei Sehingga sebulan sebelum tarikh audit Badan Pensijilan akan datang Status 19