Buku Panduan GDMS untuk Vendor

2018 Buku Panduan GDMS untuk Vendor 7 Februari 2018 Versi 2.1

Daftar Isi: Daftar Isi:... 2 Sekilas Mengenai GDMS... 3 Cara Masuk kedalam Sistem GDMS... 3 Membuat PDN untuk Complete Delivery dan Partial Item Delivery... 5 Keterangan mengenai kolom yang harus diisi... 6 Pada Lembar Utama... 6 Pada Line Items... 7 Pada Supporting Documents... 9 Membuat PDN untuk Partial Quantity Delivery... 10 Cara Mengupload Dokumen... 13 Cara melakukan konfirmasi atau reschedule tanggal pengiriman barang... 15 Melihat Rejection Letter... 16 Vendor Info And Follow Up... 18 2

Sekilas Mengenai GDMS Goods Delivery Monitoring System atau disingkat GDMS wajib digunakan oleh Vendor untuk menyiapkan semua prasyarat yang diperlukan -- terutama dokumen dokumen pendukung -- sebelum melakukan pengiriman barang. Dengan menggunakan GDMS, maka diharapkan proses pengiriman barangnya menjadi cepat, teratur dan lancar tak terkendala. Sistem ini menggantikan sistem Pre Delivery Notification yang sebelumnya diterapkan secara manual. Cara Masuk kedalam Sistem GDMS Sebelum mulai menggunakan Goods Delivery Monitoring System (GDMS) ini, Anda harus masuk melalui https://app.phe.pertamina.com/gdms dan selanjutnya mengisi Vendor No. dan PO No. yang sesuai dengan yang tertera pada PO tercetak yang anda telah terima. 3

Setelah login, maka anda akan masuk ke Lembar PDN (Pre Delivery Notification). Akan tampil satu PO yang sesuai dengan yang anda masukkan pada saat login. Klik tanda + disebelah PO No. Maka akan tampil sbb: Oleh karena belum ada PDN yang dibuat untuk PO tersebut, maka pada tampilan tertulis You still have x remaining PO item(s). Please Create a new PDN by clicking on the + sign. 4

Membuat PDN untuk Complete Delivery dan Partial Item Delivery Untuk membuat PDN baru, klik tanda di sebelah kiri PO Item. Maka akan tampil sbb: Isilah semua kolom kolom selengkap lengkapnya, info yang dibutuhkan adalah: Vendor Information (hanya bila diperlukan email tambahan untuk pemberitahuan status PDN) Forwarder Information beserta estimasi tanggal penerimaannya (Planned Rcvd. Date) PO Item yang akan dikirimkan, beserta informasi packaging, berat dan dimensinya yg wajib diisi Dokumen pendukung (Supporting Documents) Catatan dari Vendor (Vendor s Note) Bilamana semua info sudah dimasukkan, maka klik tombol, maka PDN akan terkirimkan dan statusnya akan berubah menjadi menunggu approval dari Receiving. 5

Keterangan mengenai kolom yang harus diisi Pada Lembar Utama Primary Email dan Additional Email: Kolom Additional Email diisi bilamana Vendor menginginkan pemberitahuan untuk PDN tersebut juga dikirimkan -- selain ke email utama (Primary Email) -- ke email tambahan (maksimal 2 email tambahan). Catatan: Setiap tahapan perubahan status dari PDN akan diinformasikan melalui email kepada semua pihak terkait (Vendor, Expeditor, QA/QC, Receiving, dll). Bilamana mendapatkan pesan dan muncul tanda merah seperti diatas, harap periksa kembali apakah informasi tersebut diatas sudah diisi dan sesuai dengan format penulisan email. Forwarder Information: Forwarder Information diisi jika menggunakan jasa Forwarder. Note: Planned Received Date wajib diisi, walau tidak menggunakan jasa forwarder. Tanggal tersebut merupakan estimasi Vendor mengenai kapan barang akan diterima. Dalam proses selanjutnya, tanggal tersebut akan dijadwalkan kembali oleh Receiving. Delivery Destination ditentukan oleh Sistem dan tidak dapat dirubah oleh Vendor. Delivery Options: Vendor Commitment wajib di pilih, bertujuan agar vendor berkomitmen pada Planned Received Date untuk barang diterima sesuai jadwal oleh Receiving. Delivery Options (Complete, Partial Item, Partial Qty Delivery) tidak dapat dirubah oleh Vendor. Sistem GDMS pada awalnya sudah memilihkan pengiriman partial (Partial Delivery), dan selanjutnya akan menentukan isinya berdasarkan PO Item yang dipilih -- bilamana semua PO Item sudah terpilih, maka Delivery Option nya akan berubah menjadi Completed secara otomatis, jika belum semuanya, maka akan tetap sebagai Partial Item. Catatan: Partial Quantity Delivery adalah kasus khusus. Sistem akan melakukan pemilihan otomatis berdasarkan adanya perbedaan pada jumlah barang yang ditulis di PDN dengan jumlah barang yang tertulis pada PO. Untuk melakukan pengiriman secara Partial Quantity Delivery, harap lihat bagian Membuat PDN untuk Partial Quantity Delivery 6

Vendor s Note Disini tempat untuk Vendor berkomunikasi dengan Receiving atau QA/QC. Segala hal yang perlu diberitahu kepada Receiving atau QA/QC perlu dituliskan disini sebelum melakukan Submit. Catatan: Klik Save Note untuk menyimpan note yang telah anda buat dan Klik Send Note as Email untuk mengirim percakapan antar Vendor dan Warehouse yang akan dikirim melalui email yang terdapat di PDN. Pada Line Items Form Line Item Klik untuk PO Item yang akan dikirim, maka akan tampil sbb: PO Item secara default telah terpilih dan Quantity sudah diisi sama dengan PO Quantity. Quantity tidak dapat diedit, dan hanya dalam kasus Partial Quantity Delivery saja Quantity akan berbeda dgn PO Quantity. 7

Validasi Line Item Validasi untuk pengisian field pada Line Item: Total Package : Jumlah package untuk item tersebut Package Type : Tipe package dari item tersebut, misalnya Carton CTN, BAV, BOX, GLN, pallet PLT Package Quantity : Jumlah item dalam satu package Total Package dikalikan dengan Package Quantity harus sama dengan PO Quantity, bila tidak sama maka akan muncul error validasi seperti diatas. Weight (Kg/pack) : Berat dalam kg per pack Material Dimension : Dimensi dari material/item tersebut Pallet/Carton Dimension : Dimensi dari Pallet/Carton yang berisikan material/item tersebut Expiry Date : Tanggal Kadaluarsa dari item tersebut, jika ada. Semua field diatas wajib diisi, kecuali Expiry Date (akan muncul tanda merah seperti diatas bila tidak diisi). Contoh: Weight (Kg/pack) : 20, Material Dim. (PxLxT) (Cm): 120x60x40, Pallet/Carton Dim. (PxLxT) (Cm): 150x100x60. Setelah semua field diisi dgn benar: 8

klik tombol Update, maka tampilan akan kembali ke sebelumnya dgn informasi terupdate. Pada Supporting Documents Dokumen Pendukung seperti sertifikat, foto barang, dll yang dibutuhkan sebagai prasyarat sebelum melakukan pengiriman barang, dapat dilampirkan disini. Bilamana anda berhasil melakukan upload dokumen, maka tampilannya akan seperti berikut: Catatan: untuk detil cara mengupload dokumen, harap lihat bagian Cara Mengupload Dokumen dan terdapat informasi mengenai total Support Document yang sudah di Upload pada PDN. 9

Membuat PDN untuk Partial Quantity Delivery Pengiriman secara sebagian -- dengan jumlah yang berbeda dengan yang tertulis pada PO -- sangat tidak dianjurkan. Namun bilamana kondisinya terpaksa, maka Partial Quantity Delivery dapat dilakukan dengan syarat mendapatkan Surat Persetujuan dari user s Manager PHEWMO yang berisikan persetujuan mengenai PO Item serta jumlah yang akan dikirimkan. Bilamana pada PO diperbolehkan untuk melakukan Partial Quantity Delivery, maka PO tersebut dapat menjadi pengganti Surat Persetujuan yang dimaksud diatas. Prasyarat untuk membuat PDN Partial Quantity Delivery adalah: 1. Melampirkan (mengupload) Surat Persetujuan (Approval Letter) pada PDN 2. Merubah jumlah (Quantity) barang yang akan dikirim pada Line Items supaya sesuai dengan yang tertera pada Surat Persetujuan. Berikut langkah yang harus dilakukan: 1. Melampirkan (mengupload) Surat Persetujuan (Approval Letter) pada PDN Klik pada Approval Letter, maka akan tampil: 10

Tekan tombol Upload Letter, Maka akan tampil sbb: Klik, lalu klik Browse untuk memilih Filenya, lalu klik Upload untuk mengunduh Surat Persetujuan tersebut kedalam sistem. Setelah File terupload, klik Add. Maka status Partial Quantity Approval Letter akan berubah menjadi Pada posisi ini, Vendor sudah dapat memasukkan perubahan jumlah barang pada PO Item yang manapun. Pastikan perubahan jumlah barang tersebut sesuai dengan yang ada di Approval Letter. Catatan: Dimana saya bisa melihat Approval Letter yang sudah saya upload? Approval Letter tersebut dapat dilihat pada Supporting Document 11

2. Merubah jumlah (Quantity) barang yang akan dikirim pada Line Items supaya sesuai dengan yang tertera pada Surat Persetujuan. Pastikan bahwa pada PDN ini sudah bisa dilakukan perubahan jumlah barang. Tandanya sbb: Lakukan perubahan pada PO Item yang diinginkan. Contoh: PO Item 10 dgn Qty 100, dirubah menjadi Qty 30: Perhatikan bahwa: Rem. Qty berubah menjadi 70, artinya masih ada 70 lagi yang belum diurus untuk pengirimannya. Delivery Options otomatis berubah menjadi Partial Quantity Delivery. (vendor tidak dapat merubah tanda Partial Quantity Delivery. Sistem akan mendeteksi perubahan jumlah yang dilakukan oleh vendor dan menandai secara otomatis) 12

Cara Mengupload Dokumen Utk cara mengupload dokumen, klik tanda, lalu klik, maka akan tampil: Catatan : Format file yang dapat di Upload (.pdf,.jpg,.jpeg,.png,.gif ) Klik Browse, maka akan tampil Pilih file yang akan diunduh, klik Open, maka akan tampil 13

Isilah Nama Dokumen dan penjelasannya, lalu klik Upload, maka akan tampil: Klik Add untuk menambahkan dokumen tsb pada PDN, maka akan tampil: Catatan : terdapat informasi mengenai berapa jumlah Document yang sudah di Upload. 14

Cara melakukan konfirmasi atau reschedule tanggal pengiriman barang Setelah Receiving melakukan penjadwalan pengiriman barang (Delivery Date Scheduling), maka PDN akan berstatus. Catatan: Receiving sewaktu waktu dapat melakukan finalisasi tanggal pengiriman tanpa menunggu Vendor melakukan konfirmasi ataupun rescheduling Vendor akan mengetahuinya melalui notifikasi email. Dalam posisi ini, Vendor diharapkan untuk melakukan konfirmasi terhadap tanggal tersebut, atau bilamana tanggal tersebut terkendala, maka vendor diharapkan untuk melakukan rescheduling. Caranya sbb: Pilih PDN yang jadwal pengirimannya akan dikonfirmasi atau di reschedule (berstatus Delivery Date Scheduled by RCV ). Klik, maka akan tampil: Klik, maka akan tampil: 15

Klik Accept untuk menerima tanggal tersebut, atau Reschedule untuk melakukan merubah tanggal atau waktu pengiriman barang. Jika reschedule, maka akan tampil: Anda dapat merubah tanggal maupun waktu pengiriman barang. Klik Submit untuk melakukan rescheduling Catatan: PO Delivery Date(s) memperlihatkan semua tanggal pengiriman dari PO yang bersangkutan. Mengingat satu PO dapat memiliki beberapa PO Item dan setiap PO Item dapat memiliki PO Delivery Date yang berbeda, maka daftar ini dapat menjadi lebih dari satu, dan diurut berdasarkan yang tertua. Informasi ini berguna sebagai referensi untuk memastikan penjadwalan pengiriman tidak terlambat melebihi PO Delivery Date. Melihat Rejection Letter 16

Bilamana barang di reject pada saat pengiriman barang, maka Receiving akan membuatkan Rejection Letter kepada Vendor. Vendor tersebut dapat melihat Rejection Letter untuk PDN yang bersangkutan melalui menu Rejection Letters, seperti tampak pada tampilan berikut: Klik pada untuk melihat Rejection Letter tersebut: Catatan: Rejection Letter tersebut dapat dibuka, dicetak ataupun disimpan dalam format pdf. Data pendukung seperti foto, dll dapat dilihat pada Supporting Documents. 17

Vendor Info And Follow Up Klik Vendor Follow Up, untuk menampilkan Vendor Info dan Follow Up. Klik Response, untuk meresponse Follow Up dari Expeditor. Klik, untuk menampilkan History Follow Up antar Vendor dengan Expeditor. 18

KETERANGAN GAMBAR FOLLOW UP NO. 1 KETERANGAN Follow Email : untuk melakukan Follow Up PO via Email. Pada Follow Type Email, terdapat 3 action : Send Email : untuk langsung mengirimkan Follow Up via Email. Save As Draft : untuk menyimpan Follow Up, kemudian dapat dibuka kembali dan dikirim. Cancel : untuk membatalkan penyimpanan. Phone : untuk melakukan Follow Up Po via Phone. Others : untuk melakukan Follow Up PO diluar dari Email dan Phone. Pada Follow Up Type Phone & Others, terdapat 2 action : Add : untuk menambahkan Follow Up. Cancel : untuk membatalkan penyimpanan. 2 Vendor Additional Emails : Berfungsi untuk menambahkan Email tambahan pada Vendor. 19

3 Pilih Contact Person, disarankan memilih contact person yang memiliki Email agar contact person tersebut menerima notifikasi Email. Hilangkan Tanda pada Checkbox jika Contact Person kosong. 4 Memo : berfungsi untuk memberikan catatan pendukung informasi tambahan. 5 Supporting Documents : berfungsi untuk manambahkan Document informasi terkait item tersebut. 20