MANAJEMEN PENERBITAN OJS VERSI 3

Transkripsi

1 MANAJEMEN PENERBITAN OJS VERSI 3 FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS NEGERI PADANG 14 Oktober 2017 Syukhri, S.T., M.CIO

2 Manajemen Penerbitan A. Normal Submission 1. Author Register/Login Pada OJS, author harus mendaftar dan memiliki akun terlebih dahulu apabila ingin mengirim naskah. Untuk mendaftar, silahkan klik menu Register.

3 Lengkapi form, yang bertanda bintang merupakan isian wajib sehingga tidak boleh kosong. Apabila proses register berhasil, anda akan diarahkan ke laman beranda author. 2. Author Submission Setelah login, author dapat mengirimkan naskah dengan melalui tautan Make a New Submission. Ada 5 (Lima) tahapan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proses pengiriman naskah, yaitu: a. Start, berisi informasi persyaratan dan persetujuan yang harus disetujui oleh author dengan mencentang submission checklist; Pastikan submission language dan section sudah dipilih dengan data yang sesuai. Semua ketentuan yang ada di submission requirements harus dicentang sebagai bentuk persetujuan.

4 Lengkapi semua data, apabila sudah klik Save and continue. b. Upload Submission, melakukan pemilihan file naskah dan menggunggah ke sistem OJS. Pastikan naskah yang dikirim sudah sesuai dengan ketentuan dan kebijakan pengelola jurnal. Pilih jenis komponen artikel, kemudian klik Upload File. Pilih file naskah yang akan diunggah.

5 Pastikan file naskah yang sudah diunggah sudah benar. Apabila file naskah yang diunggah salah atau ingin diganti, silahkan klik Change File. Jika file naskah yang diunggah sudah benar, klik Continue. Pada bagian ini, pastikan detil file naskah sudah sesuai. Apabila sudah benar, klik Continue.

6 Pada bagian Confirm, anda dapat menambahkan file pendukung naskah lainnya. Klik Complete apabila sudah selesai. Untuk ke tahapan selanjutnya, klik Save and continue. c. Enter Metadata Metadata adalah informasi terstruktur yang mendeskripsikan, menjelaskan, menemukan, atau setidaknya menjadikan suatu informasi mudah untuk ditemukan kembali, digunakan, atau dikelola. Bagian ini terdiri dari Prefix, Title, Subtitle, Abstract, List of Contributors dan Keyword. Title dan Abstract merupakan isian wajib, sehingga tidak boleh kosong.

7 Klik Save and continue. d. Confirmation, menampilkan konfirmasi proses submission. Pada bagian ini, pastikan semua data yang diunggah pada tahapan sebelumnya sudah benar. Apabila sudah yakin, klik Finish Submission. Klik OK.

8 e. Next Steps Bagian ini menginformasikan kepada author bahwa proses submission sudah selesai. Informasi dan status naskah yang diunggah akan diinformasikan melalui oleh pengelola jurnal. Silahkan login ke yang digunakan pada saat mendaftar.

9 3. Editor / Section Editor Setiap naskah yang masuk ke sistem OJS, statusnya adalah unassigned (belum ditetapkan/ diproses). Tugas editor adalah memeriksa dan memproses setiap naskah yang masuk ke tahapan penerbitan, dan memutuskan apakah naskah tersebut diproses lebih lanjut atau di tolak. Untuk memproses naskah, klik tautan Submission pada bagian kanan naskah. Unduh naskah asli dengan meng-klik tautan judul naskah. Editor harus memastikan naskah sudah sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. Jika sesuai, buka file tersebut dan lakukan proses penghapusan identitas penulis. Selanjutnya tambahkan editor dan atau section editor yang akan menangani naskah, dengan cara meng-klik Add pada bagian Participants.

10 Tentukan section editor yang ditunjuk untuk menangani naskah ini, kemudian pilih template pesan yang akan dikirimkan ke editor. Kemudian klik OK.

11 Tugas editor selanjutnya adalah mengirimkan naskah tersebut ke reviewer dengan cara klik Send to Review. Selanjutnya unggah naskah yang sudah dihilangkan identitas penulisnya melalui tautan Upload File.

12 Pastikan naskah yang diunggah adalah naskah yang sudah dihilangkan identitas penulisnya. Kemudian klik Continue. Klik Continue.

13 Klik Complete untuk menyelesaikan proses unggah naskah. Langkah selanjutnya, klik Send to Review. Status naskah berubah dari Submission menjadi Review. Sampai tahap ini, naskah siap untuk dikirimkan ke reviewer. Tentukan reviewer untuk naskah ini dengan meng-klik tautan Add Reviewer.

14 Tentukan reviewer, kemudian klik Select Reviewer.

15 Kemudian, tentukan batas waktu yang diberikan kepada reviewer untuk merespon kesediaan mereview naskah (Response Due Date) dan batas waktu hasil review (Review Due Date). File naskah yang dikirim ke reviewer dapat dilihat pada Files to Be Reviewed (klik tanda +). Selanjutnya tentukan tipe review, apakah Double-blind, Blind atau Open. Terakhir klik Add Reviewer.

16 Lakukan proses yang sama untuk menambahkan reviewer ke-2 sehingga tampilan tahap review menjadi seperti gambar dibawah ini:

17 4. Reviewer Saat reviewer mengetahui ada permintaan me-review sebuah naskah (melalui yang masuk), reviewer harus login ke sistem OJS jurnal tersebut. Setelah login, reviewer dapat mengetahui berapa banyak permintaan me-review naskah yang ditujukan kepada dirinya. Selanjutnya untuk merespon permintaan untuk me-review, klik tautan Review. Reviewer harus merespon kesediaan me-review naskah dengan menjawab pilihan Accept Review, Continue to Step #2 (apabila bersedia) atau Decline Review Request (apabila tidak bersedia). Respon akan dikirim ke editor melalui . Apabila reviewer bersedia mereview naskah, klik Accept Review, Continue to Step #2. Tahap selanjutnya reviewer akan diberikan panduan review (apabila ada).

18 Setelah memperoleh reviewer guidelines, klik Continue to Step #3. Pada tahapan ke-3, reviewer harus mengunduh naskah yang disertakan oleh editor. Untuk mengunduh klik judul naskah. Naskah yang sudah diunduh selanjutnya di review, dan hasilnya diisikan ke Review Form. Hasil review bisa dikirimkan sekaligus kepada author dan editor, atau hanya kepada editor saja. Selanjutnya, reviewer dapat mengunggah kembali naskah yang sudah direview melalui tautan Upload File. Langkah terakhir, reviewer harus memberikan rekomendasi ke editor terkait naskah yang di review apakah di terima atau diperbaiki. Rekomendasi ini dikirim ke editor melalui .

19 Klik Submit Review untuk mengakhiri proses review. Klik OK. Rekomendasi reviewer akan tercatat di sistem OJS jurnal.

20 5. Editor Respon reviewer dan naskah yang sudah di review oleh reviewer, statusnya dapat dilihat oleh editor. Selanjutnya untuk setiap reviewer yang sudah merespon dan menyelesaikan review naskah, editor dapat melihat hasil review dengan meng-klik tautan Read Review.

21 Unduh file hasil review dengan meng-klik Reviewer Files. Kemudian klik Confim untuk mencatat hasil review ke sistem.

22 Jangan lupa memberikan ucapan terimakasih kepada reviewer dengan meng-klik tautan Thank Reviewer. Ucapan terimakasih kepada reviewer akan dikirim melalui .

23 Selanjutnya, berdasarkan rekomendasi dari reviewer, editor harus memutuskan apakah naskah akan diterima dan diterbitkan atau di tolak. Apabila naskah layak diproses untuk penerbitan, klik tautan Send to Copyediting. Selanjutnya informasikan ke author status naskah yang bersangkutan dan klik Record Editorial Decision.

24 Langkah selanjutnya naskah siap dikirimkan ke copy editor.

25 Tentukan copy editor yang akan memproses naskah dengan cara meng-klik tautan Add pada bagian Participants.

26 Tahapan selanjutnya berada pada copy editor. 6. Copy Editor Copy Editor bertugas untuk melakukan telaah tata bahasa terhadap naskah yang telah lolos review. Setiap permintaan melakukan proses copy edit dapat diketahui oleh copy editor melalui login ke sistem OJS jurnal dan atau .

27 Klik tautan Copyediting untuk melihat detil naskah Klik Copyediting Request

28 Copy editor dapat membalas pesan ini dengan menambahkan pesan baru melalui tautan Add Message.

29 Tulis pesan yang ingin disampaikan kepada editor, kemudian klik OK. Selanjutnya editor mengunggah naskah yang akan dilakukan proses copyediting. Selanjutnya copy editor mengunduh file naskah tersebut.

30 File naskah yang diunduh kemudian diproses copyedit. Setelah selesai unggah kembali file naskah ke bagian Copyedited (naskah yang sudah selesai proses editing). Klik tautan Upload/Select Files.

31 Unggah file naskah yang sudah di copyedit, pastikan file naskah yang dikirim ke editor adalah yang versi copyedit. Centang file naskah yang merupakan hasil copyediting, kemudian klik OK. Sampai tahapan ini, proses copyedit sudah selesai. 7. Editor Setiap naskah yang telah melewati proses copyediting selanjutnya dapat diproses oleh editor ke tahapan production.

32 Klik tautan Send to Production, selanjutnya akan muncul konfirmasi Record Editorial Decision sekaligus menginformasikan kepada author bahwa naskah yang bersangkutan sudah siap untuk dipublikasikan. Pastikan file hasil copyediting sudah disertakan saat proses Send to Production dengan cara mencentang kolom copyedited. File ini nantinya yang akan diproses oleh proofreader dan layout editor.

33 Tentukan proofreader yang akan membaca dan memeriksa kembali naskah secara keseluruhan dan memastikan bahwa naskah layak untuk dipublikasikan. Klik Add pada bagian Participants, kemudian pilih user yang akan ditugasi sebagai proofreader.

34 Lakukan proses yang sama untuk menentukan layout editor yang ditugasi untuk naskah ini. 8. Proofreader Tugas utama Proofreader adalah melakukan dummy check atau cetak coba terhadap galley yang diupload LE. Tahapannya adalah sebagai berikut: Setelah menerima permintaan dari editor, proofreader dapat melihat naskah yang akan dilakukan proses proofreading melalui menu submission.

35 Unduh dan lakukan penelaahan terhadap naskah. Apabila diperlukan, proofreader dapat memberikan saran masukan kepada layout editor melalui tautan Add discussion. Selanjutnya unggah hasil penelaahan naskah melalui tautan Upload File. Unggah hasil proofreading:

36 Sampai tahap ini, tugas proofreader sudah selesai dan dapat memantau proses editing selanjutnya sampai naskah dijadwalkan di edisi tertentu. 9. Layout Editor Layout Editor bertugas melakukan telaah tata letak terhadap naskah yang telah lolos copyediting. Layout editor akan terlibat dalam dua tahap yaitu tahap layout dan tahap proofreading. Keluaran utama dari layout editor di tahap layout adalah initial galley. Sedangkan keluaran utama di tahap proofreading adalah final galley. Setelah menerima permintaan dari editor, layout editor dapat melihat naskah yang akan dilakukan proses layout melalui menu submission. Unduh file naskah dan lakukan penelaahan tata letak terhadap file tersebut. Sama seperti pada proses proofreading, selama proses layout editor dapat berdiskusi dengan proofreader dengan cara meng-klik tautan Add discussion. Tugas layout editor selanjutnya adalah menentukan file galley. File galley dapat berupa PDF, HTML, Postscript, atau yang lainnya sesuai kesepakatan dewan editor. Disarankan untuk setiap jenis galley hanya terdapat satu file galley. Buat galley dengan cara meng-klik tautan Add galley.

37 Lengkapi setiap tahapannya, Unggah file, Lanjutkan sampai proses konfirmasi.

38 Pastikan file galley sudah diunggah dengan baik. Apabila terdapat kesalahan, galley bisa di ubah dengan meng-klik tautan Edit. Sampai tahap ini, tugas layout editor sudah selesai dan dapat memantau proses editing selanjutnya sampai naskah dijadwalkan di edisi tertentu. 10. Editor Setiap naskah yang telah melewati proses review dan editing dapat dijadwalkan untuk diterbitkan pada edisi tertentu. Pembuatan edisi terbitan (issue) dan jadwal penerbitan edisi merupakan tanggung jawab editor. Penjadwalan dapat dilakukan dengan cara meng-klik tautan Schedule for Publication. Tentukan terbitan, kemudian simpan.

39 Tanggung jawab editor lainnya adalah mengatur Table of Content (ToC). Setelah submission melewati proses reviewing dan editing, naskah akan dimasukkan kedalam daftar isi sebuah terbitan (issue). Dalam ToC tersebut, editor dapat mengatur naskah tersebut sebagai berikut: a. Editor dapat mengatur urutan naskah menggunakan tanda panah keatas dan kebawah; b. Editor dapat memberikan nomor halaman secara manual sesuai kesepakatan dewan editor; c. Editor juga dapat memberikan Public ID secara manual sesuai kesepakatan dewan editor.

40 Terakhir, terbitkan edisi dengan cara meng-klik menu Issues, kemudian sorot submenu Future Issues. Klik Tautan Publish Issue.