Halaman: 1 / 6 1.0 TUJUAN Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan proses permohonan pelekat kenderaan UPM dilaksanakan. 2.0 SKOP Skop Arahan Kerja ini merangkumi proses permohonan pelekat kenderaan untuk Pelajar, Staf, Agensi Luar dan Orang Kurang Upaya. 3.0 TANGGUNGJAWAB PYM,,,, Anggota dan Pemohon yang terlibat dengan proses ini bertanggungjawab menentukan Arahan Kerja Permohonan Pelekat ini dilaksanakan. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti - Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 -Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia (Lalu Lintas Jalan) 2016 -Universities and University Colleges Act 1971 (Act 30) -Perlembagaan Universiti Putra Malaysia - Pekeliling Bahagian Keselamatan - Arahan Keselamatan Kerajaan Malaysia UPM/OPR/BKU/AT01/SOP Arahan Tetap Operasi (S.O.P) 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN : PYM - Pegawai Yang Meluluskan(/PK/PPK/KC/PKC) - Pengarah PK - Pegawai Keselamatan PPK - Penolong Pegawai Keselamatan KC - Ketua Cawangan PKC - Penolong Ketua cawangan - Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Anggota - Anggota Keselamatan / Polis Bantuan SPK - Sistem Pelekat PKU - Pusat Kesihatan Universiti Pemohon - Staf / Pelajar /Agensi Luar/ Orang Kurang Upaya - Pegawai Yang Bertanggungjawab - Pembantu Am Rendah
Halaman: 2 / 6 6.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 6.1 Terima Dan Semak Borang Butir-butir yang perlu disemak adalah seperti berikut : (a) Permohonan Pelekat Staf : (i) Kad Staf (ii) Kad Pengenalan/Pasport (iii) Borang permohonan perlu disahkan oleh Ketua Jabatan atau Pegawai Tadbir atau Pengetua atau Pegawai Yang Dipertanggungjawabkan PEMOHON (b) Permohonan Pelekat Pelajar : (i) Kad Matrik (ii) Kad Pengenalan/Pasport (iii) Lesen memandu yang sah (iv) Salinan atau Geran Asal atau Sijil Pemilikan Asal. (v) Surat kebenaran menggunakan kenderaan dari tuan punya kenderaan sekiranya kenderaan bukan kepunyaan pelajar berkenaan. (c) Permohonan Pelekat Pelajar : (Bagi Pelajar Tahun Akhir) (i) Kad Matrik (ii) Kad Pengenalan/Pasport (iii) Lesen memandu yang sah (iv) Salinan atau Geran Asal atau Sijil Pemilikan Asal (v) Surat kebenaran menggunakan kenderaan dari tuan punya kenderaan sekiranya kenderaan bukan kepunyaan pelajar berkenaan. (vi) Surat pengesahan tahun akhir atau Slip Pendaftaran Pengajian tahun akhir
Halaman: 3 / 6 (d) Permohonan Pelekat Agensi Luar : (i) Kad Kampus atau Kad Staf Agensi Luar atau Pas Pekerja. (ii) Kad Pengenalan/Passport (iii) Borang permohonan perlu disahkan oleh Ketua Jabatan PTJ berkaitan. PEMOHON (e) Permohonan Pelekat Orang Kurang Upaya: (i) Kad Matrik atau Kad Staf UPM atau Kad Staf Agensi Luar atau Pas Pekerja. (ii) Kad Pengenalan/Passport (iii) Lesen memandu yang sah (iv) Surat kebenaran menggunakan kenderaan dari tuan punya kenderaan sekiranya kenderaan bukan kepunyaan pelajar berkenaan. (Pelajar sahaja). (v) Surat pengesahan dari doktor (Pusat Kesihatan Universiti UPM atau Hospital Kerajaan). (f) Sekiranya pelekat kenderaan hilang atau rosak dan pemohon ingin memohon pelekat kenderaan gantian, pemohon perlu membuat permohonan baharu dengan mengisi borang-borang permohonan pelekat kenderaan yang berkaitan dan perlu juga dilampirkan perkara seperti berikut:- (i) Borang Laporan Kehilangan/Kerosakan(OPR/BKU/BR01/HR) (ii) Permohonan pelekat kenderaan tersebut perlu dilampirkan dokumen-dokumen yang berkaitan seperti dipara 6.1. 6.2 Kelulusan Borang permohonan yang telah lengkap hendaklah dimajukan kepada PYM untuk mendapatkan kelulusan. PYM 6.3 Masukkan Data Masukkan data permohonan pelekat kenderaan ke dalam Sistem Pelekat
Halaman: 4 / 6 6.4 Sedia Pelekat Catatkan nombor siri pelekat kenderaan di atas borang permohonan yang telah diluluskan dan dicatatkan nombor pendaftaran kenderaan permohonan di atas pelekat kenderaan. PEMOHON 6.5 Semak Pelekat Semak butir-butir yang tercatat pada pelekat kenderaan tersebut adalah lengkap dan betul seperti nombor siri, nombor pendaftaran kenderaan dan juga jenis pelekat sama ada motorsikal atau kereta dan sama ada staf, pelajar, Agensi Luar atau Orang Kurang Upaya. 6.6 Serah Pelekat (a) Serah pelekat kenderaan kepada pemohon. (b) Bagi pelajar yang menerima pelekat kenderaan akan diberikan juga kad pemilik kenderaan dan direkodkan di dalam Senarai Semakan Kad Pemilik Pelajar. 6.7 Rekod / Fail (a) Failkan borang permohonan yang telah diluluskan ke dalam fail Borang Permohonan Pelekat mengikut klasifikasi borang. (b) Rekodkan jumlah pengedaran pelekat kenderaan ke dalam Log Pengedaran Pelekat
Halaman: 5 / 6 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1 UPM/BKU/600-4/5/17 Pelekat Staf UPM Borang Permohonan Pelekat Staf UPM (OPR/BKU/BR01/PELEKAT 01) Borang Laporan Kehilangan/ Log Pengedaran Pelekat 2 UPM/BKU/600-4/5/18 Pelekat Pelajar Borang Permohonan Pelekat Pelajar (OPR/BKU/BR01/PELEKAT 02) Borang Laporan Kehilangan/ Log Pengedaran Pelekat Senarai Semakan Kad Pemilik (OPR/BKU/SS01/K-KENDERAAN) 3 UPM/BKU/600-4/5/19 Pelekat Agensi Luar Borang Permohonan Pelekat
Halaman: 6 / 6 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Agensi Luar (OPR/BKU/BR01/PELEKAT 03) Borang Laporan Kehilangan/ Log Pengedaran Pelekat Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 4 UPM/BKU/600-4/5/20 Pelekat Orang Kurang Upaya Borang Permohonan Pelekat Orang Kurang Upaya (OPR/BKU/BR01/PELEKAT 04) Borang Laporan Kehilangan/ Log Pengedaran Pelekat Senarai Semakan Kad Pemilik (OPR/BKU/SS01/K-KENDERAAN)