Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses Penganjuran Kejohanan Sukan Kolej yang dilaksanakan oleh Unit Pengelolaan Sukan, Seksyen Pembangunan Sukan, Pusat Sukan, Universiti Putra Malaysia. Prosedur ini merangkumi semua jenis sukan yang dipertandingkan dalam Kejohanan Sukan Kolej serta dikelolakan oleh Unit Pengelolaan Sukan, Seksyen Pembangunan Sukan, Pusat Sukan, Universiti Putra Malaysia. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen UPM/HEPA/KPS/1 UPM/HEPA/PS/UPS Buku Peraturan Permainan Masum UPM/HEPA/PS/PA UPM/HEPA/PS/PP www.i-sukan.upm.edu.my UPM/HEPA/MK 4.0 TERMINOLOGI/ SINGKATAN Tajuk Dokumen Mesyuarat Pengurusan, PS Mesyuarat UPS Peraturan Permainan Masum Peraturan Am Sukan Kolej Peraturan Permainan Sukan Kolej Laman Web Pusat Sukan, Universiti Putra Malaysia Manual Kualiti Bahagian BDR : Bilik Dokumen dan Rekod SPS : Seksyen Pembangunan Sukan JKJK : Jawatankuasa Jaminan Kualiti KPS : Ketua Pusat Sukan KS : Ketua Seksyen KU : Ketua Unit MTP : Majlis Tertinggi Pelajar NC : Non-Conformance (Ketidakpatuhan ) PKD : Pegawai Kawalan Dokumen PPBS : Penolong Pegawai Belia dan Sukan PEMBS PYB : : Pembantu Belia dan Sukan Pegawai Yang Bertanggungjawab SPK : Sistem Pengurusan Kualiti UPM : Universiti Putra Malaysia UPS : Unit Pengelolaan Sukan TWP : Timbalan Wakil Pengurusan
Halaman: 2/8 5.0 TANGGUNGJAWAB KPS, KS, KU, PYB, TWP bertanggungjawab untuk menentukan prosedur ini dilaksanakan agar setiap Penganjuran Kejohanan Sukan Kolej dapat dijalankan mengikut prosedur yang telah ditetapkan. Sesiapa yang terlibat melaksanakan proses ini perlu mematuhi prosedur ini.
Halaman: 3/8 6.0 CARTA ALIR 7.0 Mula 7.1 Persediaan Penganjuran Kejohanan Sukan Kolej 7.2 Taklimat Kepada Majlis Tertinggi Pelajar 7.3 Taklimat Kepada Pengurus- Pengurus Pasukan 7.4 Pengendalian Pertandingan 7.5 Laporan Kejohanan Sukan Kolej 7.6 Tamat
Halaman: 4/8 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.0 Mula 7.1 Persediaan Penganjuran Kejohanan Sukan Kolej 7.1.1 Takwim penganjuran sukan kolej. 7.1.2 Menghantar edaran Borang Pengesahan Permainan Sukan Kolej dalam tempoh yang ditetapkan (OPR/HEPA/BR29/UPS). 7.1.3 Memuat turun Peraturan Am dan Peraturan Permainan Kejohanan Sukan Kolej di dalam laman web pusat sukan (www.i-sukan.upm.edu.my). 7.1.4 Menerima Borang Pengesahan Permainan Sukan Kolej (OPR/HEPA/BR29/UPS) dari setiap kolej yang telah disahkan oleh pengetua/ pengurus kolej dalam tempoh 10 hari bekerja dari tarikh edaran Borang Pengesahan Permainan Sukan Kolej diedarkan. 7.1.5 Menghantar kata laluan (password) kepada kolejkolej bagi proses pendaftaran pasukan dalam tempoh yang telah ditetapkan. PPBS/PBS PPBS/PBS PPBS 7.1.6 Membuat lantikan Pegawai Pemantau Acara (rujuk Garis Panduan OPR/HEPA/GP004/UPS) dan lantikan Pengadil Perlawanan (rujuk Garis Panduan OPR/HEPA/GP005/UPS). 7.1.7 Menyediakan senarai lokasi dan peralatan sukan yang akan digunakan semasa pertandingan. KU
Halaman: 5/8 7.2 Taklimat Majlis Tertinggi Pelajar 7.2.1 Mengadakan taklimat Kejohanan Sukan Kolej pada masa yang ditetapkan. 7.2.2 Memberi taklimat dan menjalankan pengundian bagi semua acara (secara berperingkat). KU/PPBS KU/PPBS 7.3 Taklimat Pengurus-Pengurus Pasukan 7.3.1 Mengadakan taklimat Pengurus Pasukan mengikut acara yang dipertandingkan secara berperingkat. 7.3.2 Menerima Senarai Pengesahan Pendaftaran Pasukan Sukan Kolej yang telah disahkan oleh Pengetua/ Pengurus masing-masing dalam tempoh tiga (3) hari sebelum acara bermula. 7.3.3 Memuat-turun Borang Pendaftaran Perlawanan mengikut acara yang dipertandingkan sebelum sesuatu acara berlangsung (berperingkat bagi setiap acara). 7.4 Pengendalian Pertandingan KU/PPBS 7.4.1 Menerima borang Pendaftaran Perlawanan mengikut acara perlawanan yang dipertandingkan dari pengurus pasukan sebelum sesuatu acara bermula. 7.4.2 Memastikan pengurus-pengurus pasukan mengesahkan keputusan perlawanan dengan melengkapkan Borang Pengesahan Keputusan Perlawanan(OPR/HEPA/BR30/UPS)/ (OPR/HEPA/BR42/UPS) selepas sesuatu acara tamat. 7.4.3 Memastikan Pegawai Pemantau Pertandingan melengkapkan Borang Pemantauan Pertandingan Kejohanan Sukan Kolej (OPR/HEPA/BR31/UPS) dan Borang Pendaftaran Perlawanan mengesahkan
Halaman: 6/8 Borang dalam tempoh satu (1) hari selepas sesuatu acara tamat (mengikut hari bagi setiap acara yang dipertandingkan). 7.5 Laporan Kejohanan Sukan Kolej 7.6 Tamat 7.5.1 Membuat / membukukan keputusan keseluruhan Kejohanan Sukan Kolej dalam tempoh satu (1) bulan selepas acara keseluruhan berakhir bagi setiap sesi. 7.5.2 Mengemaskini keputusan keseluruhan Kejohanan Sukan Kolej dalam web Pusat Sukan (http//www.isukan.upm.edu.my) dalam tempoh dua(2) minggu acara keseluruhan berakhir bagi setiap sesi. 7.5.3 Mengujudkan Post-Mortem di antara Pusat Sukan UPM dan Pengetua-Pengetua Kolej dalam tempoh sebulan selepas acara keseluruhan berakhir bagi setiap sesi. KPS, KS, KU.
Halaman: 7/8 8.0 REKOD KUALITI Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Lokasi Penyenggara Tempoh Simpanan Kuasa Melupus UPM/HEPA/PS/UPS/ (Kod Sukan)/(Nama Sukan) Fail Aktiviti Sukan Bilik ISO Pusat Sukan PYB 3 Tahun Ketua, Pusat Sukan Peraturan Permainan Jadual Perlawanan Salinan Pendaftaran Pasukan Salinan Borang Pengesahan Permainan Sukan Kolej Borang Pendaftaran Perlawanan Borang Pengesahan Keputusan Perlawanan Borang Pemantauan Pertandingan Sukan Kolej Salinan Surat Lantikan Ketua/Wakil Pengadil UPM/HEPA/PS/UPS/02 Kejohanan Sukan Kolej Fail Induk Salinan Surat Edaran Pengesahan Penyertaan Permainan Salinan Surat Edaran Kata Laluan Senarai Lokasi dan Pertandingan Salinan Surat Taklimat dan Pengundian MTP Salinan Surat Taklimat Pengurus Pasukan Laporan Kejohanan Minit berkaitan (jika ada) Bilik ISO Pusat Sukan PYB 3 Tahun Ketua Pusat Sukan
Halaman: 8/8 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 4/2011 02 02 OPR (HEPA): 15/2012 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Semakan Keberkesanan Pengurusan (HEPA) Bil. 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Bil. 4 2/2012. Dilulus dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Tarikh Kuatkuasa TNC (HEPA) WP 03/01/2011 TWP (PP) WP 22/08/2011 TWP (PP) WP 09/05/2012