User Manual SISTEM REGISTRASI OT DAN SM VERSI 1.1 COPYRIGHT @2013
Daftar Isi Pendahuluan... 2 Memulai Sistem... 3 Halaman Utama Sistem... 3 Daftar Baru Perusahaan... 4 Daftar Ulang Perusahaan... 7 Login ke Sistem... 10 Menu Sistem... 11 Petunjuk Penggunaan Sistem... 12 Registrasi... 12 Pengajuan Dokumen Baru... 12 Pengajuan Dokumen Daftar Ulang... 19 Daftar Dokumen Draft... 24 Daftar Dokumen Terkirim... 34 Daftar Dokumen Disetujui... 43 Daftar Dokumen Diambil... 47 Daftar Dokumen Tidak Berlaku... 51 Daftar Dokumen Ditolak... 55 Search Daftar Dokumen... 60 Data User... 61 Data Perusahaan... 61 Data Pabrik... 62 Data Pendukung... 67 Daftar User... 69 Data User... 73 Password... 74 Daftar Isi i
Bab 1 Pendahuluan S istem Registrasi Obat Tradisional dan Suplemen Makanan ditujukan dalam rangka memenuhi kebutuhan dunia usaha yang akan mengajukan permohonan registrasi produk (untuk obat tradisional dan suplemen makanan) ke Badan Pengawas Obat dan Makanan dengan lebih mudah, lebih cepat, lebih efisien dan juga transparan. Seluruh keuntungan ini didapatkan karena user hanya membutuhkan koneksi internet untuk dapat melakukan proses registrasi produk dan mengirim beberapa dokumen hardcopy perusahaan ke Badan Pengawas Obat dan Makanan untuk proses verifikasi. Dokumen ini merupakan dokumen petunjuk penggunaan Sistem Registrasi Obat Tradisional dan Suplemen Makanan. Dokumen ini ditujukan untuk membantu pengguna dalam menjalankan proses dalam aplikasi sesuai dengan prosedur yang ada. Dokumen ini diharapkan dapat dijadikan sebagai buku panduan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam penggunaan aplikasi. Pendahuluan 2
Bab 2 Memulai Sistem Halaman Utama Sistem Tampilan halaman utama Sistem Registrasi Obat Tradisional dan Suplemen Makanan sebagai berikut: Halaman Utama Sistem 3
Daftar Baru Perusahaan Langkah-langkah untuk registrasi ke sistem sebagai berikut: 1. Pilih menu [Daftar Daftar Baru Perusahaan], akan menampilkan form registrasi perusahaan berikut: 2. Masukkan Data Perusahaan dan Data User sesuai kebutuhan. Daftar Baru Perusahaan 4
3. Klik, akan menampilkan form seperti berikut: Klik untuk menambah form Data Produsen 4. Masukkan Data Produsen di Indonesia sesuai kebutuhan. 5. Klik, akan menampilkan form seperti berikut: 6. Masukkan Data Detil Produsen di Indonesia sesuai kebutuhan. Daftar Baru Perusahaan 5
7. Klik, akan menampilkan form seperti berikut: 8. Klik untuk memilih file pendukung yang akan di-upload, lalu klik untuk menyimpan data. Sistem akan menampilkan pesan berikut: 9. Password akan dikirim ke email setelah mendapatkan approve dari Administrator. Daftar Baru Perusahaan 6
Daftar Ulang Perusahaan Bagi perusahaan yang ditolak, dapat melakukan registrasi ulang kembali. Langkah-langkah untuk registrasi ulang ke sistem sebagai berikut: 1. Pilih menu [Daftar Daftar Ulang Perusahaan ], akan menampilkan form registrasi ulang perusahaan berikut: 2. Masukkan data pada kolom User ID dan NPWP sesuai dengan data perusahaan yang ditolak sebelumnya. 3. Klik Proses untuk melanjutkan proses registrasi, akan menampilkan form registrasi perusahaan berikut: Daftar Ulang Perusahaan 7
4. Lengkapi data Perusahaan! Lakukan perubahan pada data perusahaan bila diperlukan. 5. Klik Halaman Selanjutnya untuk melanjutkan proses registrasi, akan menampilkan form produsen berikut: 6. Lengkapi data Produsen! Lakukan perubahan pada data produsen bila diperlukan. Daftar Ulang Perusahaan 8
7. Klik Halaman Selanjutnya untuk melanjutkan proses registrasi, akan menampilkan form detil produsen berikut: 8. Lengkapi data Detil Produsen! Lakukan perubahan pada data detil produsen bila diperlukan. Daftar Ulang Perusahaan 9
9. Klik Halaman Selanjutnya untuk melanjutkan proses registrasi, akan menampilkan form detil produsen berikut: 10. Klik Selesai untuk menyimpan data. Hasil verifikasi (permohonan diterima atau ditolak) akan dikirimkan ke email oleh petugas. Login ke Sistem Untuk login ke sistem, user harus terlebih dahulu mengakses form login sistem melalui web browser. Berikut tampilan form login sistem: Cara Penggunaan: 1. Masukkan data User ID dan Password. 2. Klik. Login ke Sistem 10
Menu Sistem Menu Sistem Registrasi Obat Tradisional dan Suplemen Makanan sebagai berikut: No. Nama Menu Keterangan 1. Home Home Menampilkan profil lengkap Data User dan Data Perusahaan. 2. Registrasi Pengajuan Dokumen Baru Menu ini berfungsi untuk membuat dokumen pengajuan baru. Daftar Ulang Menu ini menampilkan dokumen yang akan expired (terhitung 90 Daftar Dokumen hari sebelum expired). Draft Terkirim Disetujui Diambil Tidak Berlaku Ditolak Menu ini berfungsi untuk proses upload Data File Pendukung yang belum lengkap dan proses pengiriman ke pendaftar untuk SPB Pra-Registrasi. Menu ini berfungsi untuk proses terhadap dokumen sesuai dengan status dokumen yang dimiliki. Menu ini menampilkan dokumen SK (Surat Keputusan) yang telah disetujui oleh Admin Sub Direktorat dan dokumen tersebut dikirimkan ke Admin Loket. Menu ini menampilkan dokumen dimana cetakan SK (Surat Keputusan) dokumen tersebut telah diambil oleh Pendaftar di Admin Loket. Menu ini menampilkan dokumen yang sudah melewati batas waktu 5 tahun (expired). Menu ini menampilkan dokumen yang ditolak oleh Kepala Seksi. 3. Data User Data Perusahaan Data Perusahaan Data Pabrik Data Pendukung Daftar User Menu ini berfungsi untuk menampilkan data perusahaan. Menu ini berfungsi untuk mengelola data pabrik. Menu ini berfungsi untuk mengelola file pendukung. Menu ini berfungsi untuk mengelola daftar user. Ubah Data Pribadi Data User Data Password Menu ini berfungsi untuk mengubah profil user. Menu ini berfungsi untuk mengubah data password. 4. Logout Logout Menu ini digunakan untuk keluar dari sistem. Menu Sistem 11
Petunjuk Penggunaan Sistem Registrasi Pengajuan Dokumen Baru Langkah-langkah untuk proses pengajuan dokumen baru sebagai berikut: 1. Pilih menu [Registrasi Pengajuan Dokumen Baru]. Bab 3 2. Sistem akan menampilkan form "Data Produk Baru" sebagai berikut: Klik untuk menampilkan contoh pengisian uraian kemasan 3. Masukkan data dengan benar dan lengkap. Tanda (*) menandakan form wajib diisi. Pilih Deputi, Kategori Produk, dan Jenis Kemasan. Pilih Status Produk, akan menampilkan form tambahan sesuai dengan Status Produk yang telah dipilih. Masukkan data Berat / Isi Bersih. Klik untuk menambah form isian. Masukkan data Uraian Kemasan dan Keterangan. Beri tanda centang untuk pertanggungjawaban terhadap data yang akan dikirim. Pengajuan Dokumen Baru 12
4. Klik untuk menyimpan data, akan menampilkan pesan konfirmasi "Simpan Produk Berhasil". Data akan disimpan pada menu [Registrasi Daftar Dokumen Draft] dan menampilkan halaman seperti berikut: Klik untuk kembali ke halaman "Ubah Produk" Klik untuk melanjutkan proses Klaim Produk 5. Tambah Komposisi: a. Masukkan data "Komposisi Baru" dengan benar dan lengkap. b. Masukkan data Nama Bahan, lalu pilih jenis Bahan Aktif atau Bahan Tambahan. c. Masukkan data Jumlah, lalu pilih satuan berat. d. Klik untuk menyimpan data, akan menampilkan pesan konfirmasi "Simpan Bahan Berhasil". Pengajuan Dokumen Baru 13
e. Data yang telah disimpan akan ditampilkan pada Daftar Komposisi berikut: 6. Ubah Komposisi: a. Pilih data komposisi yang akan diubah dari Daftar Komposisi. b. Pilih proses Ubah Komposisi. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: Pengajuan Dokumen Baru 14
d. Klik, akan menampilkan form "Ubah Komposisi" seperti berikut: e. Lakukan perubahan pada data komposisi sesuai kebutuhan. f. Klik untuk menyimpan data komposisi yang telah diubah atau klik untuk membatalkan proses. 7. Hapus Data Komposisi: a. Pilih data komposisi yang akan dihapus dari Daftar Komposisi. b. Pilih proses Hapus. Pengajuan Dokumen Baru 15
c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik untuk melanjutkan proses hapus data komposisi, akan menampilkan pesan berikut: 8. Search Data Komposisi: Fungsi ini digunakan untuk mencari data komposisi berdasarkan kriteria tertentu. Langkah-langkah penggunaannya sebagai berikut: a. Pilih Kategori pencarian, lalu masukkan data yang dicari. [Kategori] Masukkan data yang dicari pada bagian ini b. Tekan Enter untuk menampilkan data yang dicari berdasarkan kriteria yang telah dimasukkan. 9. Klik untuk kembali ke halaman "Ubah Produk Baru". Pengajuan Dokumen Baru 16
10. Proses Klaim Produk: a. Klik, akan menampilkan halaman "Klaim Produk" untuk data komposisi tertentu seperti berikut: Klik untuk kembali ke halaman "Daftar Komposisi" Klik untuk melanjutkan proses Persyaratan Mutu b. Pilih Klaim Produk sesuai kebutuhan. c. Klik untuk melanjutkan proses, akan menampilkan pesan konfirmasi "Simpan Klaim Berhasil". d. Klik untuk kembali ke halaman "Daftar Komposisi". 11. Proses Persyaratan Mutu: a. Klik, akan menampilkan halaman "Persyaratan Mutu" seperti berikut: Klik untuk kembali ke halaman "Klaim Produk" Klik untuk melanjutkan proses upload File Pendukung b. Masukkan data Persyaratan Mutu dengan benar dan lengkap: Pilih operator yang sesuai. Untuk Bau, Warna, Rasa gunakan operator "=". Masukkan detil data yang sesuai. Masukkan detil data pada bagian ini c. Klik untuk kembali ke halaman halaman "Klaim Produk". Pengajuan Dokumen Baru 17
12. Proses Upload File Pendukung: a. Klik, akan menampilkan halaman seperti berikut: File Pendukung yang harus di-upload b. Sistem akan menampilkan daftar File Pendukung yang harus di-upload. c. Pilih dokumen yang akan di-upload, lalu klik untuk memilih File Pendukung yang akan di-upload. Seluruh File Pendukung harus di-upload agar dapat melanjutkan ke proses selanjutnya. d. Pilih Proses Data. Pengajuan Dokumen Baru 18
e. Sistem akan menampilkan form seperti berikut: f. Masukkan data Catatan, lalu klik untuk melanjutkan proses. Sistem akan menampilkan pesan "Proses Dokumen Berhasil". 13. Data yang berhasil diproses akan ditampilkan pada menu [Registrasi Daftar Dokumen Terkirim] dengan status "Proses SPB Pra-Registrasi". Pengajuan Dokumen Daftar Ulang Menu ini menampilkan dokumen yang akan expired (terhitung 90 hari sebelum expired). Langkah-langkah untuk melakukan pengajuan dokumen daftar ulang sebagai berikut: 1. Pilih menu [Registrasi Pengajuan Dokumen Daftar Ulang]. 2. Sistem akan menampilkan daftar dokumen berikut: Klik jika data tidak ditemukan, akan menampilkan form pengajuan dokumen baru. Pengajuan Dokumen Daftar Ulang 19
3. Preview Dokumen: a. Pilih dokumen yang akan diproses. b. Pilih proses Preview. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik, akan menampilkan form seperti berikut: Pengajuan Dokumen Daftar Ulang 20
4. Daftar Ulang Dokumen: a. Pilih dokumen yang akan diproses. b. Pilih proses Daftar Ulang. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik, akan menampilkan form Daftar Ulang Produk seperti berikut: e. Lakukan perubahan pada data produk jika diperlukan. f. Beri tanda centang untuk pertanggungjawaban terhadap data yang akan dikirim. Pengajuan Dokumen Daftar Ulang 21
g. Klik untuk menyimpan data, akan menampilkan pesan konfirmasi "Daftar Ulang Produk Berhasil". Sistem akan menampilkan halaman komposisi seperti berikut: h. Lakukan penambahan atau perubahan pada data komposisi sesuai kebutuhan. i. Proses Upload File Pendukung: - Klik, akan menampilkan halaman seperti berikut: File Pendukung yang harus di-upload Pengajuan Dokumen Daftar Ulang 22
- Sistem akan menampilkan daftar File Pendukung yang harus di-upload. - Pilih dokumen yang akan di-upload, lalu klik untuk memilih File Pendukung yang akan di-upload. Seluruh File Pendukung harus di-upload agar dapat melanjutkan ke proses selanjutnya. - Pilih Proses Data. - Sistem akan menampilkan form seperti berikut: - Masukkan data Catatan, lalu klik untuk melanjutkan proses. Sistem akan menampilkan pesan "Proses Dokumen Berhasil". - Data yang berhasil diproses akan ditampilkan pada menu [Registrasi Daftar Dokumen Terkirim] dengan status "Proses Perintah Bayar". Pengajuan Dokumen Daftar Ulang 23
Daftar Dokumen Draft Beberapa tombol yang terdapat pada menu [Registrasi Daftar Dokumen Draft] beserta fungsinya dijelaskan sebagai berikut: No. Tombol Fungsi 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Tombol ini berfungsi untuk kembali ke halaman "Ubah Produk Baru". Tombol ini berfungsi untuk melanjutkan proses Klaim Produk. Tombol ini berfungsi untuk kembali ke halaman "Daftar Komposisi". Tombol ini berfungsi untuk melanjutkan proses Persyaratan Mutu. Tombol ini berfungsi untuk kembali ke halaman "Klaim Produk". Tombol ini berfungsi untuk melanjutkan proses dan menampilkan preview data. Tombol ini berfungsi untuk kembali ke halaman "Persyaratan Mutu". Langkah-langkah untuk melakukan proses pada Daftar Dokumen Draft sebagai berikut: 1. Pilih menu [Registrasi Daftar Dokumen Draft]. 2. Sistem akan menampilkan Daftar Dokumen Draft sebagai berikut: Daftar Dokumen Draft 24
3. Ubah Dokumen Draft: a. Pilih dokumen yang akan diubah. b. Pilih proses Ubah. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik, akan menampilkan form "Ubah Produk Baru" seperti berikut: e. Lakukan perubahan pada data sesuai kebutuhan. f. Beri tanda centang untuk pertanggungjawaban terhadap data yang akan dikirim. Daftar Dokumen Draft 25
g. Klik untuk menyimpan data, akan menampilkan pesan konfirmasi "Ubah Produk Berhasil" dan menampilkan form berikut: 4. Hapus Dokumen Draft: a. Pilih dokumen yang akan dihapus. b. Pilih proses Hapus. Daftar Dokumen Draft 26
c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik. 5. Lihat Komposisi Dokumen Draft: a. Pilih dokumen yang akan diproses. b. Pilih proses Lihat Komposisi. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: Daftar Dokumen Draft 27
d. Klik, akan menampilkan form berikut: e. Tambah Komposisi Baru: Masukkan data Komposisi Baru dengan benar dan lengkap sebagai berikut: - Masukkan data Nama Bahan, lalu pilih jenis Bahan Aktif atau Bahan Tambahan. - Masukkan data Jumlah, lalu pilih satuan berat. Klik untuk menyimpan data, akan menampilkan pesan konfirmasi "Simpan Bahan Berhasil". Daftar Dokumen Draft 28
f. Ubah Komposisi: Pilih data komposisi yang akan diubah. Pilih proses Ubah Komposisi. Sistem akan menampilkan form "Ubah Komposisi" seperti berikut: Lakukan perubahan pada data komposisi sesuai kebutuhan. Klik untuk menyimpan data komposisi yang telah diubah atau klik untuk membatalkan proses. g. Hapus Komposisi: Pilih data komposisi yang akan dihapus. Pilih proses Hapus. Data komposisi berhasil dihapus. Daftar Dokumen Draft 29
h. Search Data Komposisi: Pilih Kategori pencarian, lalu masukkan data yang dicari. [Kategori] Masukkan data yang dicari pada bagian ini Tekan Enter untuk menampilkan data yang dicari berdasarkan kriteria yang telah dimasukkan. 6. Klaim Produk pada Dokumen Draft: a. Pilih dokumen yang akan diproses. b. Pilih proses Klaim Produk. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: Daftar Dokumen Draft 30
d. Klik, akan menampilkan Klaim Produk sesuai data komposisi berikut: 7. Persyaratan Mutu Dokumen Draft: a. Pilih dokumen yang akan diproses. b. Pilih proses Persyaratan Mutu. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: Daftar Dokumen Draft 31
d. Klik, akan menampilkan form "Persyaratan Mutu" seperti berikut: e. Masukkan data Persyaratan Mutu dengan benar dan lengkap. 8. Preview Dokumen Draft: a. Pilih dokumen yang akan diproses. b. Pilih proses Preview. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: Daftar Dokumen Draft 32
d. Klik, akan menampilkan preview data sesuai data produk seperti berikut: e. Lakukan proses upload pada Data File Pendukung sesuai dengan daftar File Pendukung yang harus di-upload. f. Pilih dokumen yang akan di-upload, lalu klik untuk memilih File Pendukung yang akan di-upload. Seluruh File Pendukung harus di-upload agar dapat melanjutkan ke proses selanjutnya. g. Pilih Proses Data. Daftar Dokumen Draft 33
h. Sistem akan menampilkan form seperti berikut: i. Masukkan data Catatan, lalu klik untuk melanjutkan proses. Sistem akan menampilkan pesan "Proses Dokumen Berhasil". j. Data yang berhasil diproses akan ditampilkan pada menu [Registrasi Daftar Dokumen Terkirim] dengan status "Proses SPB Pra-Registrasi". Daftar Dokumen Terkirim Langkah-langkah untuk melakukan proses pada Daftar Dokumen Terkirim sebagai berikut: 1. Pilih menu [Registrasi Daftar Dokumen Terkirim]. 2. Sistem akan menampilkan halaman "Daftar Dokumen Terkirim" sebagai berikut: Daftar Dokumen Terkirim 34
3. Pada sub menu ini terdapat kolom status yang menandakan status dari pengajuan dokumen. Status-status tersebut terdiri dari: Pendaftar - Proses SPB Pra-Registrasi Status awal dari pengajuan dokumen (dokumen yang berasal dari Daftar Dokumen Draft yang berhasil diproses). Selanjutnya dilakukan proses upload "File Scan Bukti Bayar Pra Registrasi" dan mengirim dokumen tersebut ke Evaluator untuk proses verifikasi. Evaluator - Proses Verifikasi Dokumen menunggu respon dari Evaluator untuk "Disetujui" atau "Ditolak". Pendaftar - Pembayaran SPB Dokumen yang telah mendapat respon "Disetujui" dari Evaluator, selanjutnya dilakukan proses upload "File Scan Bukti Bayar" dan dokumen dikirim ke Kepala Seksi untuk proses verifikasi. Pendaftar - Proses Verifikasi Ditolak Dokumen yang telah mendapat respon "Ditolak" dari Evaluator. Kepala Seksi Proses Verifikasi Dokumen yang telah dikirim ke Kepala Seksi, selanjutnya menunggu respon "Disetujui" untuk dikirim ke Kepala Sub Direktorat untuk proses verifikasi atau "Ditolak". Evaluator Proses Verifikasi Ditolak Dokumen yang telah mendapat respon "Ditolak" dari Kepala Seksi. Kepala Sub Direktorat Proses Verifikasi Dokumen yang telah dikirim ke Kepala Sub Direktorat dari Kepala Seksi selanjutnya menunggu respon "Disetujui" untuk dikirim ke Admin Sub Direktorat untuk proses cetak SK (Surat Keputusan). Kepala Seksi Proses Verifikasi Ditolak Dokumen yang telah mendapat respon "Ditolak" dari Kepala Sub Direktorat. Admin Sub Direktorat Proses Cetak SK Dokumen yang telah dikirim ke Admin Sub Direktorat dari Kepala Sub Direktorat, selanjutnya menunggu respon "Proses SK Disetujui" untuk dikirim ke Admin Loket. 4. Preview Dokumen Terkirim: Fungsi ini digunakan untuk proses terhadap dokumen sesuai dengan status dokumen tersebut. Langkah-langkah penggunaannya sebagai berikut: a. Pilih dokumen yang akan diproses (misalnya dokumen yang memiliki status "Proses SPB Pra-Registrasi"). b. Pilih proses Preview. Daftar Dokumen Terkirim 35
c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik, akan menampilkan form berikut: Jenis File e. Lakukan proses upload pada Data File Pendukung. Dokumen yang harus diupload adalah "File Scan Bukti Bayar Pra Registrasi". Daftar Dokumen Terkirim 36
Pilih jenis file "Bukti Bayar Pra-Registrasi", lalu klik untuk memilih data yang akan di-upload. Sistem akan menampilkan pesan berikut: Klik, akan menampilkan file bukti bayar pra registrasi yang telah diupload seperti berikut: Klik untuk menampilkan dokumen yang telah di-upload. Klik untuk menghapus dokumen yang telah di-upload. f. Mengirim dokumen ke Evaluator untuk proses verifikasi: Pilih proses seperti berikut: Sistem akan menampilkan form berikut: Daftar Dokumen Terkirim 37
Masukkan data Catatan sesuai kebutuhan, lalu klik untuk mengirim dokumen. Dokumen yang telah dikirim akan direspon oleh Evaluator. Status dokumen yang mendapat respon disetujui akan berubah menjadi "Pembayaran SPB", sedangkan status dokumen yang mendapat respon ditolak akan berubah menjadi "Proses Verifikasi Ditolak". 5. Ubah Dokumen: a. Pilih dokumen yang akan diubah. b. Pilih proses Ubah. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: Daftar Dokumen Terkirim 38
d. Klik, akan menampilkan form berikut: Hapus Data File Pendukung e. Data yang dapat diubah adalah Data File Pendukung. f. Klik untuk kembali ke halaman "Daftar Dokumen Terkirim". 6. Hapus Dokumen: Fungsi ini digunakan untuk menghapus dokumen. Dokumen yang dapat dihapus hanya dokumen dengan status "Proses Verifikasi Ditolak". Langkah-langkah untuk menghapus dokumen sebagai berikut: a. Pilih dokumen dengan status "Proses Verifikasi Ditolak". Daftar Dokumen Terkirim 39
b. Pilih proses Hapus. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik untuk melanjutkan proses. 7. Print SPB Pra-Registrasi: a. Pilih dokumen yang akan dicetak. b. Pilih proses Print SPB Pra-Registrasi. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: Daftar Dokumen Terkirim 40
d. Klik, akan menampilkan file dalam format PDF seperti berikut: 8. Print SPB (Surat Perintah Bayar): a. Pilih dokumen yang akan dicetak. b. Pilih proses Print SPB seperti berikut: Daftar Dokumen Terkirim 41
c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik, akan menampilkan file dalam format PDF seperti berikut: Daftar Dokumen Terkirim 42
Daftar Dokumen Disetujui Dokumen dengan status "Disetujui" adalah dokumen yang telah mendapat respon "SK Disetujui" dari Admin Sub Direktorat dan dokumen tersebut dikirimkan ke Admin Loket. Langkah-langkah penggunaannya sebagai berikut: 1. Pilih menu [Registrasi Daftar Dokumen Disetujui]. 2. Sistem akan menampilkan halaman "Daftar Dokumen Disetujui" sebagai berikut: 3. Preview Dokumen Disetujui: a. Pilih dokumen yang akan diproses. b. Pilih proses Preview. Daftar Dokumen Disetujui 43
c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik, akan menampilkan form berikut: e. Klik untuk kembali ke halaman "Daftar Dokumen Disetujui". 4. Print SPB Pra-Registrasi: a. Pilih dokumen yang akan dicetak. Daftar Dokumen Disetujui 44
b. Pilih proses Print SPB Pra-Registrasi. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik, akan menampilkan file dalam format PDF seperti berikut: Daftar Dokumen Disetujui 45
5. Print SPB (Surat Perintah Bayar): a. Pilih dokumen yang akan dicetak. b. Pilih proses Print SPB. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik, akan menampilkan file dalam format PDF seperti berikut: Daftar Dokumen Disetujui 46
Daftar Dokumen Diambil Dokumen dengan status "Diambil" adalah dokumen yang telah melalui proses "Mengirim ke Pendaftar - SK Diambil" dari Admin Loket. Langkah-langkah penggunaannya sebagai berikut: 1. Pilih menu [Registrasi Daftar Dokumen Diambil]. 2. Sistem akan menampilkan halaman "Daftar Dokumen Diambil" sebagai berikut: 3. Preview Dokumen Diambil: a. Pilih dokumen yang akan diproses. b. Pilih proses Preview. Daftar Dokumen Diambil 47
c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik, akan menampilkan form berikut: e. Klik untuk kembali ke halaman "Daftar Dokumen Diambil". 4. Print SPB Pra-Registrasi: a. Pilih dokumen yang akan dicetak. Daftar Dokumen Diambil 48
b. Pilih proses Print SPB Pra-Registrasi. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik, akan menampilkan file dalam format PDF seperti berikut: Daftar Dokumen Diambil 49
5. Print SPB (Surat Perintah Bayar): a. Pilih dokumen yang akan dicetak. b. Pilih proses Print SPB. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik, akan menampilkan file dalam format PDF seperti berikut: Daftar Dokumen Diambil 50
Daftar Dokumen Tidak Berlaku Dokumen dengan status "Tidak Berlaku" adalah dokumen expired yang telah melewati batas 5 (lima) tahun. Langkah-langkah penggunaannya sebagai berikut: 1. Pilih menu [Registrasi Daftar Dokumen Tidak Berlaku]. 2. Sistem akan menampilkan halaman "Daftar Dokumen Tidak Berlaku" berikut: 3. Preview Dokumen Tidak Berlaku: a. Pilih dokumen yang akan diproses. b. Pilih proses Preview. Daftar Dokumen Tidak Berlaku 51
c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik, akan menampilkan form berikut: e. Klik untuk kembali ke halaman "Daftar Dokumen Tidak Berlaku". 4. Print SPB Pra-Registrasi: a. Pilih dokumen yang akan dicetak. Daftar Dokumen Tidak Berlaku 52
b. Pilih proses Print SPB Pra-Registrasi. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik, akan menampilkan file dalam format PDF seperti berikut: Daftar Dokumen Tidak Berlaku 53
5. Print SPB (Surat Perintah Bayar): a. Pilih dokumen yang akan dicetak. b. Pilih proses Print SPB. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik, akan menampilkan file dalam format PDF seperti berikut: Daftar Dokumen Tidak Berlaku 54
Daftar Dokumen Ditolak Dokumen dengan status "Ditolak" adalah dokumen yang telah ditolak oleh Kepala Seksi. Langkah-langkah penggunaannya sebagai berikut: 1. Pilih menu [Registrasi Daftar Dokumen Ditolak]. 2. Sistem akan menampilkan halaman "Daftar Dokumen Ditolak" sebagai berikut: 3. Preview Dokumen Ditolak: a. Pilih dokumen yang akan diproses. b. Pilih proses Preview. Daftar Dokumen Ditolak 55
c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik, akan menampilkan form berikut: e. Klik untuk kembali ke halaman "Daftar Dokumen Ditolak". 4. Ubah Dokumen Ditolak: a. Pilih dokumen yang akan diubah. Daftar Dokumen Ditolak 56
b. Pilih proses Ubah. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik, akan menampilkan form Ubah Produk Baru seperti berikut: e. Lakukan perubahan pada data sesuai kebutuhan. f. Beri tanda centang untuk pertanggungjawaban terhadap data yang akan dikirim. h. Klik untuk menyimpan data yang telah diubah, akan menampilkan pesan konfirmasi "Ubah Produk Berhasil". i. Setelah proses ubah produk berhasil, selanjutnya dilakukan proses Ubah Komposisi, Klaim dan Persyaratan Mutu (dapat mengacu kepada proses yang terdapat pada bagian Pengajuan Dokumen Baru). Daftar Dokumen Ditolak 57
5. Hapus Dokumen Draft: a. Pilih dokumen yang akan dihapus. b. Pilih proses Hapus. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik. 6. Print SPB Pra-Registrasi: a. Pilih dokumen yang akan dicetak. b. Pilih proses Print SPB Pra-Registrasi. Daftar Dokumen Ditolak 58
c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik, akan menampilkan file dalam format PDF. 7. Print SPB (Surat Perintah Bayar): a. Pilih dokumen yang akan dicetak. b. Pilih proses Print SPB. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik, akan menampilkan file dalam format PDF. Daftar Dokumen Ditolak 59
Search Daftar Dokumen Fungsi ini digunakan untuk mencari dokumen berdasarkan kriteria tertentu. Fungsi ini dapat diakses oleh seluruh menu pada Daftar Dokumen. Langkah-langkah untuk mencari dokumen sebagai berikut: 1. Pilih salah satu dari menu Daftar Dokumen, akan menampilkan form pencarian seperti berikut: [Kategori] Masukkan data yang dicari pada bagian ini 2. Pilih Kategori pencarian, lalu masukkan data yang dicari. 3. Tekan Enter untuk menampilkan data yang dicari berdasarkan kriteria yang telah dimasukkan. Search Daftar Dokumen 60
Data User Data Perusahaan Langkah-langkah untuk menampilkan Data Perusahaan sebagai berikut: 1. Pilih menu [Data User Data Perusahaan Data Perusahaan]. 2. Sistem akan menampilkan Data Perusahaan seperti berikut: 3. Klik untuk kembali ke halaman terakhir yang dibuka. Data Perusahaan 61
Data Pabrik Langkah-langkah untuk melakukan proses pada Data Pabrik sebagai berikut: 1. Pilih menu [Data User Data Perusahaan Data Pabrik]. 2. Sistem akan menampilkan Data Pabrik seperti berikut: 3. Tambah Data Pabrik: a. Pilih proses Tambah. b. Sistem akan menampilkan form seperti berikut: Data Pabrik 62
c. Pilih Status Usaha yang sesuai, akan menampilkan form tambahan sesuai dengan Status Usaha yang telah dipilih. Contoh: Status Usaha = Produsen/Manufacturer. d. Masukkan data sesuai kebutuhan. e. Klik untuk menyimpan data, atau klik untuk membatalkan proses. 4. Ubah Data Pabrik: Fungsi ini digunakan untuk mengubah data pabrik. Data pabrik yang dapat diubah adalah data dengan status "Perubahan Data Pabrik". Untuk mengubah status, pendaftar harus melakukan request ke admin terlebih dahulu. Langkah-langkah penggunaannya sebagai berikut: a. Pilih data yang akan diproses. b. Pilih proses Ubah. Data Pabrik 63
c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik, akan menampilkan form "Ubah Data Pabrik" seperti berikut: e. Lakukan perubahan pada data pabrik sesuai kebutuhan. f. Klik untuk menyimpan data pabrik yang telah diubah, akan menampilkan pesan "Perubahan Data Berhasil". Status data pabrik akan berubah menjadi "Data Pabrik Sudah Diperbaiki". 5. Data CPOTB: Fungsi ini digunakan untuk menampilkan bentuk sediaan yang diijinkan untuk setiap pabrik. Langkah-langkah penggunaannya sebagai berikut: a. Pilih data yang akan diproses. Data Pabrik 64
b. Pilih proses Data CPOTB. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik, akan menampilkan data CPOTB seperti berikut: e. Tambah Data CPOTB: Fungsi ini digunakan untuk menambah data CPOTB. Untuk menambah data CPOTB, pendaftar harus melakukan request ke admin terlebih dahulu. Langkah-langkah penggunaannya sebagai berikut: Pilih proses Tambah. Data Pabrik 65
Sistem akan menampilkan form "Tambah Data CPOTB" seperti berikut: Masukkan data CPOTB dengan benar dan lengkap. Klik untuk menyimpan data CPOTB. Sistem akan menampilkan pesan "Tambah Data CPOTB Berhasil". f. Ubah Data CPOTB: Fungsi ini digunakan untuk mengubah data CPOTB. Data CPOTB yang dapat diubah adalah data dengan status "Perubahan Data CPOTB". Untuk mengubah status, pendaftar harus melakukan request ke admin terlebih dahulu. Langkah-langkah penggunaannya sebagai berikut: Pilih data CPOTB yang akan diubah. Pilih proses Ubah. Sistem akan menampilkan form "Ubah Data CPOTB" seperti berikut: Data Pabrik 66
Lakukan perubahan pada data CPOTB sesuai kebutuhan. Klik untuk menyimpan data CPOTB yang telah diubah, akan menampilkan pesan "Perubahan Data Berhasil". Status data CPOTB akan berubah menjadi "Data CPOTB Sudah Diperbaiki". g. Search Data CPOTB: Pilih Kategori pencarian, lalu masukkan data yang dicari. [Kategori] Masukkan data yang dicari pada bagian ini Tekan Enter untuk menampilkan data yang dicari berdasarkan kriteria pencarian yang telah dimasukkan. 6. Search Data Pabrik: Fungsi ini digunakan untuk mencari data pabrik berdasarkan kriteria tertentu. Langkah-langkah penggunaannya sebagai berikut a. Pilih Kategori pencarian, lalu masukkan data yang dicari. [Kategori] Masukkan data yang dicari pada bagian ini b. Tekan Enter untuk menampilkan data yang dicari berdasarkan kriteria yang telah dimasukkan. Data Pendukung Langkah-langkah untuk melakukan proses pada Data Pendukung sebagai berikut: 1. Pilih menu [Data User Data Perusahaan Data Pendukung]. Data Pendukung 67
2. Sistem akan menampilkan Data File Pendukung seperti berikut: Klik untuk menampilkan file pendukung 3. Tambah/Ubah Data File Pendukung: Fungsi ini digunakan untuk menambah atau mengubah data file pendukung. Langkah-langkah penggunaannya sebagai berikut: a. Pilih proses Tambah/Ubah. b. Sistem akan menampilkan form "Data File Pendukung" seperti berikut: Klik untuk menghapus file pendukung Klik untuk menampilkan file pendukung c. Klik untuk memilih file pendukung yang akan di-upload. d. Pilih file pendukung yang sesuai untuk Data Produsen/Manufacturer. e. Klik untuk menyimpan data file pendukung. Sistem akan menampilkan pesan "Simpan Data Berhasil". Data Pendukung 68
4. Hapus File Pendukung: a. Pilih data yang akan dihapus. b. Pilih proses Hapus. c. Data berhasil dihapus dan akan menampilkan pesan "Hapus Data Berhasil". 5. Search Data File Pendukung: Fungsi ini digunakan untuk mencari data file pendukung berdasarkan kriteria tertentu. Langkah-langkah penggunaannya sebagai berikut: a. Pilih Kategori pencarian, lalu masukkan data yang dicari. Masukkan data yang dicari pada bagian ini [Kategori] b. Tekan Enter untuk menampilkan data yang dicari berdasarkan kriteria yang telah dimasukkan. Daftar User Langkah-langkah untuk melakukan proses pada Daftar User sebagai berikut: 1. Pilih menu [Data User Data Perusahaan Daftar user]. Daftar User 69
2. Sistem akan menampilkan Daftar User Perusahaan seperti berikut: 3. Tambah User Baru: a. Pilih proses User Baru. b. Sistem akan menampilkan form "User Perusahaan Baru" seperti berikut: c. Masukkan data User Perusahaan Baru dengan benar dan lengkap. d. Klik untuk menyimpan data, akan menampilkan pesan "Simpan user Berhasil". e. Klik untuk membatalkan proses. Daftar User 70
4. Ubah Data User: a. Pilih data user yang akan diubah. b. Pilih proses Ubah. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik, akan menampilkan form "Ubah User Perusahaan" seperti berikut: e. Lakukan perubahan pada data user perusahaan sesuai kebutuhan. f. Klik untuk menyimpan data user perusahaan yang telah diubah, akan menampilkan pesan "Ubah User Berhasil". g. Klik untuk membatalkan proses. Daftar User 71
5. Hapus Data User: a. Pilih data user yang akan dihapus. b. Pilih proses Hapus. c. Sistem akan menampilkan pesan berikut: d. Klik untuk menghapus data user. 6. Search Daftar User Perusahaan: Fungsi ini digunakan untuk mencari daftar user perusahaan berdasarkan kriteria tertentu. Langkah-langkah penggunaannya sebagai berikut: a. Pilih Kategori pencarian, lalu masukkan data yang dicari. [Kategori] Masukkan data yang dicari pada bagian ini b. Tekan Enter untuk menampilkan data yang dicari berdasarkan kriteria yang telah dimasukkan. Daftar User 72
Data User Langkah-langkah untuk mengubah Data User sebagai berikut: 1. Pilih menu [Data User Ubah Data Pribadi Data user]. 2. Sistem akan menampilkan form "Ubah Profil User" seperti berikut: 3. Lakukan perubahan pada data profil user sesuai kebutuhan. 4. Klik untuk menyimpan data profil user yang telah diubah. Sistem akan menampilkan pesan "Ubah Profil Berhasil" dan menampilkan Profil Lengkap seperti berikut: Data User 73
Password Langkah-langkah untuk mengubah data Password sebagai berikut: 1. Pilih menu [Data User Ubah Data Pribadi Password]. 2. Sistem akan menampilkan form "Ubah Password User" seperti berikut: 3. Lakukan perubahan pada data password sesuai kebutuhan: a. Masukkan data password lama pada kolom Password Lama. b. Masukkan data password baru pada kolom Password Baru. c. Ketik ulang data password baru pada kolom Konfirmasi Password Baru. 4. Klik untuk menyimpan data password yang telah diubah. 5. Klik untuk membatalkan proses. Password 74