FAKTOR- FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KESUKSESAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI PADA SUATU PERUSAHAAN TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc. Disusun Oleh Primasti Ramadhani P056131842.47E PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013
BAB 1 LATAR BELAKANG Pesatnya perkembangan bisnis dewasa ini diiringi dengan tingginya tingkat persaingan diantara para pelaku usaha. Sehingga mereka dituntut untuk melakukan inovasi lebih agar dapat bertahan dalam dunia bisnis yang mereka tekuni. Hal ini diperlukan agar para pelaku bisnis minimal dapat bertahan di ranah persaiangan ini. Dengan adanya perubahan dan perbaikan dalam manajemen perusahaan mulai dari pengembangan organisasi, pengembangan sumber daya manusia, perencanaan bisnis dan khususnya perkembangan Sistem Informasi. Teknologi ini memungkinkan suatu sistem yang awalnya rumit menjadi lebih mudah sehingga dapat meningkatkan efisiensi cost dan pengembangan berbagai ide yang dpat meningkatkan penjualan pelayanan perusahaan kepada pasar. Pengembangan sistem informasi yang baru membutuhkan suatu perencanaan sistem teknologi informasi. Pembuatan perencanaan strategis sistem teknologi informasi adalah sebagai langkah awal dalam membuat perencanaan sistem teknologi informasi. Pada tahap awal penelitian dilakukan studi literatur tentang sistem informasi dan perencanaan strategis sistem teknologi informasi. Tahap selanjutnya dilakukan pengumpulan data dan informasi sesuai dengan kebutuhan penelitian. Tahap berikutnya dilakukan analisis bisnis dan analisis sistem teknologi informasi. Sistem informasi manajemen dimanfaatkan dalam pengumpulan data, penyimpanan sampai pengolahan data, kemudian dapat mempermudah pengambilan keputusan, mengidentifikasi masalah, peramalan bisnis dan masih banyak lagi. Sistem informasi Manajemen (SIM) adalah serangkaian sub sistem informasi yang terintergrasi dan mampu mentransformasi data, sehingga dapat meningkatkan produktivitas dari perusahaan. Oleh karena itu SIM semakin dibutuhkan oleh perusahaan, khususnya dalam meningkatkan kelancaran aliran informasi dalam perusahaan, control kualitas, dan menciptakan aliansi atau kerjasama dengan rekanan lainnya. Divisi dapat didasarkan pada area fungsional atau tingkatan manjemen. SIM menyediakan informasi bagai pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika. Laporan dan output model dapat disediakan dalam bentuk tabel atau grafik.
TUJUAN Penulisan makalah ini bertujuan untuk menganalisa faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan penerapan sistem informasi dalam fungsinya sebagai penujang aktivitas bisnis dana manajemen suatu perusahaan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA Teknologi informasi dapat dimanfaatkan untuk memudahkan pengelolaan suatu sumber daya yang dimiliki oleh suatu organisasi. Faktor manusia akan sangat menentukan kebaikan dan kegunaan teknologi tersebut. Untuk itu, pengembangan sistem informasi membutuhkan suatu teknik dan perencanaan yang baik agar sistem yang dikembangkan tersebut dapat berjalan dan berfungsi secara efektif dan efisien serta tidak mengalami kegagalan. Terdapat beberapa faktor penentu kegagalan dan keberhasilan dari implementasi sistem informasi di suatu perusahaan (O Brien, 2005). Gambar 1. Variable Kesuksesan Sistem Informasi Definisi sistem informasi Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto HM., (1999: 11), Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Menurut Tata Sutabri, Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan. Sedangkan menurut O Brien sistem informasi adalah suatu kombinasi terartur apapun dari people (orang), hardware (perangkat keras), software (piranti
lunak), computer networks and data communications (jaringan komunikasi), dan database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi.adapun menurut Davenprt (1998), sistem informasi adalah sebagai kumpulan dari sibsistem yang terdefinisi berdasarkan fungsional atau organisasi yang membantu pengambilan keputusan dan mengontrol organisasi dengan menggunakan teknonogi informasi untuk menangkap, menyebarkan, menyimpan, menerima, memanipulasi, atau menunjukkan satu atau lebih proses bisnis Gambar 2. Model Dasar Sistem Informasi Dilihat dari perspektif managerial, fungsi dari sistem informasi adalah 1. Minimalisasi Resiko Kehadiran teknologi informasi diharapkan mampu membantu perusahaan untuk mengurangi resiko bisnis yang ada, dapat pula menjadi sarana untuk membantu manajemen untuk mengelola resiko. Salah satu contoh resiko yang berkaitan dengan keuangan. 2. Pengurangan Biaya Perbaikan, efisiensi dan optimalisasi berbagai divisi yang ada diperusahaan smerupakan salah satu fungsi teknologi informasi sebagai katalisator dalam usaha perusahaan mengurani biaya operasional perusahaan pada akhirnya dapat mempengaruhi profitabilitas perusahaan. Terdapat 4 cara teknologi informasi untuk mengurangi biaya yang kerap keluar pada kegiatan operasional perusahaan, antara lain Eliminasi proses, Simplikasi proses, Integrasi Proses dan Otomatisasi proses.
3. Value Adding Tujuan akhir dari proses peningkatan nilai tambah suatu bisnis bukan sekedar kepuasan pelanggan semata, tetapi juga menciptakan loyalitas pelanggan. Sehingga konsumen bersedia menjadi pelanggan perusahaan untuk jangka panjang. 4. Menciptakan Arena bersaing Baru Perkembangan teknologi informasi ditandai pesatnya teknologi internet yang telah menciptakan arena bersaing baru bagi suatu bisnis.yaitu persaingan di dunia maya melalui konsep e-bussines, eprocurement, e-commerce, e-commerce dan lain-lain. Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, komponen kontrol, dan komponen jaringan. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. 1) Komponen input Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar. 2) Komponen model Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3) Komponen output Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem. 4) Komponen teknologi Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5) Komponen hardware Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih
mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi. 6) Komponen software Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi. 7) Komponen basis data Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System). 8) Komponen kontrol Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal tersebut dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. 9) Komponen Jaringan Untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras dalam sebuah kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen jaringan terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware komponen jaringan berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media penghubung jaringan, HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan router. Komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter drive, dan protokol jaringan.
BAB III HASIL DAN PEMBAHSAN Teknologi informasi merupakan peluang bagi sistem akuntansi manajemen kontemporer. Pertama, teknologi informasi digunakan untuk mekanisasi tugas akuntan manajamen, seperti pelaporan, pengumpulan data. Teknologi informasi dalam bentuk yang berbeda diintegrasikan ke dalam peralatan produksi, dimana data yang dihasilkan akan disimpan secara otomatis. Hal ini tentu saja akan mempercepat laporan yang berkaitan dengan produksi. Kedua, teknologi informasi saat ini memungkinkan untuk menyediakan database yang lebih kompleks sehingga sistem akuntansi manajemen dapat menyajikan informasi nonkeuangan, misalnya informasi yang berkaitan dengan produk, konsumen, proses produksi. Informasi ini memudahkan para manajer dalam memonitor dan menganalisis operasi mereka. Ketiga, teknologi informasi memungkinkan dibuatnya rencana yang disesuaikan dengan situasi. Simulasi dan skenario bagaimana jika (what if) yang dapat disajikan oleh teknologi informasi dapat menyediakan berbagai alternatif dari konsekuensi suatu keputusan, sehingga memungkinkan sistem akuntansi manajemen kontemporer menyajikan informasi yang bermanfaat bagi pengambilan keputusan. Keempat, teknologi informasi memungkinkan sistem akuntansi manajemen kontemporer untuk berperan dalam menyajikan informasi biaya strategis. Teknik manajemen proyek yang dapat digunakan dalam manajemen resiko ini, antara lain: Peralatan-peralatan integrasi eksternal menghubungkan pekerjaan dari tim implementasi & pengguna disemua level organisasi, Peralatan-peralatan integrasi internal memastikan bahwa tim implementasi beroprasi sebagai sebuah unit cohesive, Struktur peralatan perencanaan formal & tata urutan tugas-tugas, estimasi lebih lanjut tentang waktu, uang, & sumber daya teknis yang diperlukan untuk melaksanakannya, Peralatan pengendalian formal membantu memonitor kemajuan terhadap pencapaian tujuan 3.1 Faktor-faktor yang mempengaruhi Keberhasilan Penerapan Sistem Informasi Menurut O Brien (2009) terdapat beberapa faktor yang mendukung implementasi sistem berhasil, antara lain ; adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end-user, Penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang dan harapan
perusahaan yang nyata. apabila faktor-faktor diatas terpenuhi maka peresntase keberhasilan penerapan sistem informasi lebih besar. Sedangkan Loudan berpendapat bahwa terdapat beberapa faktor yang bisa menjadi pertimbangan dalam mengukur keberhasilan penerapan sistem informasi pada suaitu perusahaan, antara lain; 1. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi (High Levels of System Use) 2. Kepuasan para pengguna terhadap sistem (Users Satisfaction With The Systems) 3. Sikap yang menguntungkan (Favourabel Attitude) para pengguna terhadap sistem informasi & staff dari sistem informasi 4. Tujuan yang dicapai 5. Imbal balik keuangan (Financial Payoff) untuk perusahaan Terdapat berberapa fase yang perlu dilalui perusahaan dalam pengelolaan manfaat TI. Yang pertama merupakan tahap visi, investasi, pengelolaan dan tahap mememanen hasil dari tahapan yang telah dilalui. 3.2 Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Kegagalan Penerapan Sistem Informasi Banyaknya proyek TI yang gagal, idle, atau penggunaannya dibawah kapasitas sehingga tidak dapat dimanfaatan secara maksimal. Dilihat dari sisi integrasi bisnis TI dapat dikatakan sebagai suatu bagian dari program besar yang menata strategi, proses organisasi/ OSDM dan system yang perlu dkerjakan secara terpadu adar dapat dimanfaatkan, karena proyek ini tidaklah berdiri sendiri namun memiliki peosisi yang sangat mempengaruhi divisi tainnya yang menyangkut divivi non TI, yang memiliki cakupan sangat luas. Sistem informasi tidak selalu membawa keuntungan pada perusahaan yang menerapkannya. Sistem informasi dapat dikategorikan gagal bila dalam prakteknya dirdapat kekurangan atau kelemahan. Suatu sistem Informasi dikatakan gagal jika sistem tersebut tidak mampu menunjang kebutuhan perusahaan atau sistem tersebut tidak mencapai sasaran atau tujuan. Selain itu sistem informasi juga dapat dikatakan sia-sia jika tidak bermanfaat bagi perusahaan padahal di sisi lain perusahaan telah mengeluarkan biaya yang tidak sedikit untuk bidang ini. Menurut Rosemary Cafasaro dalam O Brien (2009) terdapat beberapa alasan yang menjadi sebab kegagalan dalam penerapan sistem informasi antara lain; kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan,
spesifikasi yang tidak lengkap, selalu berubahnya inkompetensi teknologi. Selain itu faktor internal yang mempengaruhi kegagalan antara lain; Perencanaan sistem informasi yang tidak matang atau tidak sesuai dengan kebutuhan Karyawan yang tidak mengetahui sistem informasi Pengorganisasian Perusahaan yang kurang wajar Kurangnya personil yang handal dalam merancang sistem, mengendaliakan upaya pengembangan sistem Persaingan tanpa henti yang menuntut perusahaan memperbaharui sistem terbaru. Faktor luar ; seperti aturan aturan pemerintah. Pengembangan sistem informasi memerlukan sumberdaya yang tepat untuk membuat, mengelola dan melaksanakannya agar sistem informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan dan permintaan perusahaan yang bertujuan meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan. Suatu proyek TI juga yang telah terpasang tentunya menghabiskan banyak waktu, tenaga dan nominal investasi yang terbuang sangat disayangkan apabila tidak membawa peubahan pada perusahaan. Sehingga ide-ide baru diperlukan minimal untuk memaksimalkan perangkat TI yang terlanjur terpasang.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN Komunikasi antara pembuat dan pengguna merupakan poin penting tahapan ini. Agar Implementasi sistem informasi suatu perusahaan dapat berjalan sesuai harapan pengguna maka ada baiknya calon pengguna memahami tujuan dari implementasi tersebut. Sehingga dapat merancang suatu manajemen resiko untuk mengontrol kondisi-kondisi yang dapat mengarah pada kegagalan implementasi tersebut. Seorang pemilik bisinis hendaknya mengenal bisnisnya dengan baik, sehingga penyampaian suatu proyek TI dapat disampaikan dengan baik kepada vendor yang membangun Hambatan perkembangan TI di Indonesia selain itu juga dipengaruhi oleh SDM yang belum siap memanfaatkan system TI. Sehingga investasi TI yang dilakukan tidak efektif, sehingga sebelum implementasi TI yang ada di resmikan, perlu adanya pelatihan bagi SDM di perusahaan tersebut. Namun apabila kegagalan terlanjur terjadi dalam implementasi system TI tersebut, pilihannya adalah berusaha memanfaatkan yang sudah ada atau menjadikan kegagalan sebagai suatu pengalaman agar kedepannya tidak terjadi lagi.
DAFTAR PUSTAKA Azhar Susanto. 2004. Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Lingga Jaya O Brien JA, Marakas G. 2009. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc. Jogiyanto, HM., 1999, Pengenalan Komputer, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. Tata Sutabri, S.Kom.,MM, 2005, Sistem Informasi Manajemen, Andi Offset, Yogyakarta.