UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JEMBER STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) No. Dok : 00011 20010 Status Dokumen : Master Salinan No. Nomor Revisi : 00 Tanggal Terbit : 6 September 2016 Jumlah Halaman : 7 (Tujuh) Dibuat oleh : Diperiksa oleh : Nama Dra. Wenny Murtaliningtyas, M.Si Nama Koesjoko, ST., MT. Jabatan Kepala Biro Administrasi Umum Jabatan Management Representative Tanggal 6 September 2016 Tanggal 6 September 2016 Disetujui oleh : Nama Dr. Ir. Muhammad Hazmi, D.E.S.S. Jabatan Rektor Tanggal 6 September 2016 Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia Universitas Muhammadiyah Jember dan tidak boleh diperbanyak, baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa ijin tertulis dari Rektor Universitas Muhammadiyah Jember
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 2 dari 7 DAFTAR REVISI No. Rev Tanggal Halaman Tertulis Revisi
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 3 dari 7 DAFTAR ISI Halaman Judul Persetujuan... 1. Daftar Revisi... 2. Daftar Isi... 3. I. Tujuan... 4. II. Ruang Lingkup... 4. III. Referensi... 4. IV. Definisi... 4. V. Ketentuan Umum... 4. VI. Kriteria Keberhasilan... 5. VII. Prosedur... 5. VIII. Flowchart Pengadaan Barang... 6. IX. Dokumen Pelengkap... 7.
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 4 dari 7 I. Tujuan Menjelaskan prosedur pengajuan barang yang dibutuhkan oleh unit untuk penyelenggaraan kegiatan operasional. II. III. IV. Ruang Lingkup Prosedur pengajuan barang yang dibutuhkan oleh unit baik untuk kegiatan belajar mengajar maupun kegiatan pendukung lain meliputi penyajian informasi tentang tata cara menyediakan barang kebutuhan unit. Referensi 1. ISO 9001:2008 pasal 7.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyedia Jasa. Definisi Kebutuhan Unit Bahan adalah segala kebutuhan yang diperlukan untuk terselenggaranya kegiatan belajar mengajar, yang berupa : 1. Bahan material kebutuhan belajar mengajar alat tulis (spidol dan penghapus white board), stopmap untuk menyimpan berkas persensi mahasiswa tiap dosen, blanko persensi dosen dan mahasiswa, blanko jurnal mengajar, blanko kartu ujian, kertas dan amplop berkop Fakultas untuk keperluan administrative satu semester, kertas HVS baik kuarto maupun folio, tinta printer dan odner. 2. Bahan material ujian, seperti lembar jawab, amplop lembar jawaban, blanko berita acara ujian. 3. Peralatan dan komputer beserta perangkatnya. 4. Kebutuhan barang lainnya yang dianggarkan dalam SP4 Unit. V. Ketentuan Umum 1. Pengadaan barang yang diajukan sebagai pengganti barang yang telah rusak dapat dilakukan apabila barang yang dikatakan rusak tersebut memang telah benar-benar tidak bisa diperbaiki lagi. 2. Pengadaan barang yang diajukan sebagai pengadaan baru dapat dilakukan apabila unit dikatakan memang benar-benar membutuhkan barang tersebut dan sudah disesuaikan dengan kebutuhan unit yang mengajukan. 3. Pengadaan barang yang diajukan oleh unit dapat dilakukan apabila anggaran yang dianggarkan pada sistem SIMAKU sesuai dengan jenis barang yang diajukan oleh unit. 4. Pengadan barang dapat dilakukan apabila WR II telah melakukan persetujuan atas barang yang diajukan.
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 5 dari 7 VI. VII. Kriteria Keberhasilan Barang yang dipesan sebagai bentuk pengadaan barang baru atau sebagai pengganti barang yang rusak telah sesuai dengan kebutuhan unit, sehingga barang tersebut dapat dipakai secara efisien oleh unit yang mengajukan barang tersebut. Prosedur 1. Pimpinan Unit meminta bagian pengajaran untuk menginventarisir jumlah mata kuliah dan dosen pengajar, untuk memperkirakan dan menghitung kebutuhan ATK untuk kepentingan KBM selama satu semester serta barang/alat lain yang diperlukan unit. 2. Pimpinan membuat surat permohonan, (dilaksanakan oleh bagian pengajaran) tentang pengadaan barang material untuk kepentingan unit. 3. Permohonan ditujukan kepada Rektor c.q. WR 2, ditanda tangani oleh Dekan atau Pembantu Dekan. 4. Surat dapat diserahkan kepada Kepala Biro Keuangan untuk pengecekan penganggaran pada SP4 Fakultas. 5. Kepala Biro memeriksa kebutuhan barang, apakah belum ada; apabila sudah ada bagaimana kondisinya? Baik atau rusak; apabila rusak apakah masih mungkin untuk diperbaiki? 6. Kepala Biro memberikan tanda ketersediaan dan kecukupan dana atau tidak, serta catatan apakah harus beli, atau cukup dengan perbaikan. 7. Permohonan diajukan ke WR II untuk pengesahan atau penolakan. Apabila disahkan maka dilanjutkan ke Biro Umum untuk pengadaan barang. Apabila penolakan, maka berkas kembali ke BAK untuk pengarsipan, dan pemberitahuan ke unit. 8. Dalam hal pembelian, Biro Umum melakukan pemesanan barang pada rekanan/mitra Lembaga/Toko, yang akan mengirimkan barang ke kantor pusat sesuai pesanan. Dalam hal perbaikan, Biro umum melakukan pengiriman barang ke reparator untuk perbaikan. 9. Apabila barang yang dipesan atau diperbaiki telah ada/datang, Petugas biro umum melakukan pemilahan barang sesuai pemesanan tiap unit. 10. Setelah barang tersedia dan siap distribusi, biro memberitahukan unit bahwa barang pesanan telah tersedia. 11. Unit mengambil barang ke Biro sesuai dengan pesanan. 12. Selain barang, unit juga menerima salinan nota pembelian yang menerangkan jenis, jumlah dan harga barang.
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 6 dari 7 Catatan : Pihak unit harus aktif mengkonfirmasi permohonan untuk mengantisipasi penolakan pengesahan akibat ketidakcukupan atau tidak adanya dana/anggaran. VIII. Flowchart Pengadaan Barang Mulai Pimpinan Unit Mendata Kebutuhan Unit Pimpinan Unit Mmebuat Surat / Berkas Permohonan Kepada WR II Surat Permohonan Kebutuhan Unit Surat / Berkas Diterima Kepala B.A.K N Cek Ketersediaan dan Kecukupan Anggaran Ya Apakah Pengadaan Baru? Tidak Surat / Berkas Permohonan Diteruskan Pada Kepala B.A.U Menyerahkan Surat / Berkas Kepada WR II WR II ACC? Tidak B.A.U Melakukan Perbaikan Ya Surat / Berkas Permohonan Diteruskan Pada Kepala B.A.U Pemberitahuan Kepada Unit N B.A.U Melakukan Pembelian Barang Kebutuhan Unit Penyerahan Barang Kepada Unit Pemberitahuan Kepada Unit Bahwa Barang Kebutuhan Unit Telah Tersedia Selesai
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 7 dari 7 IX. Dokumen Pelengkap 1. Surat pengajuan pengadaan barang. 2. Daftar barang yang akan dipesan. 3. Persetujuan WR II. 4. Surat pengantar penerimaan barang.