LAPORAN TUGAS AKHIR PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTA Disusun Oleh : NOFI IRIANTI D1514072 Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2017 i
PERSETUJUAN PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTA Disusu n Oleh : NOFI IRIANTI D1514072 Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Ujian Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Surakarta, 21 April 2017 Pembimbing, Dra. Hj. Lestariningsih, M.Si NIP. 19531009190032003 ii
PENGESAHAN Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pada Hari : Tanggal : Disusun Oleh : NOFI IRIANTI D1514072 Panitia Ujian Tugas Akhir Nama Tanda tangan 1. Penguji 1 Drs. Budiarjo, M.Si 2. Penguji 2 Dra. Lestariningsih, M.Si Mengetahui, Dekan, Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si NIP. 196108251986012001 iii
PERNYATAAN Nama N I M : NOFI IRIANTI : D1514072 Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTA adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka. Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut. Surakarta, Yang Membuat Pernyataan, Nofi Irianti iv
MOTTO Bertakwalah pada Allah maka Allah akan mengajarimu. Sesungguhnya Allah Maha Mengetahui segala sesuatu. (QS Al-Baqarah:282) Barang siapa bersungguh-sungguh, sesungguhnya kesungguhannya itu adalah untuk dirinya sendiri. (QS Al-Ankabut:6) Waktumu terbatas. Jangan terperangkap dalam dogma dimana kamu hidup dengan apa yang orang lain pikirkan. Jangan biarkan pendapat orang lain menenggelamkan suara batinmu sendiri. Kamu harus punya keberanian untuk mengikuti hati dan intuismu. Mereka kadang tahu akan jadi apa kamu sebenarnya. Yang lainnya hanya tambahan. (Steve Jobs) v
PERSEMBAHAN Karya ini penulis persembahkan kepada : Rabbi-Ku yang kasih-nya tak pernah bisa saya ungkapkan Nabi Muhammad SAW yang selalu menjadi tauladan Abah dan Almh. Umi tercinta yang selalu menjadi motivasi Adikku tersayang Bulek dan Om terkasih yang telah memberi perhatian Teman-temanku dan Sahabat-sahabatku termasuk Rosa, Iccha, Rika, Ira, Yuni, Septian, Adhi, Ana, Ani terimakasih atas kebersamaan dan dukungan selama ini Semua teman-teman seperjuangan Manajemen Administrasi angkatan 2014 vi
KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan pengamatan dan penyusunan tugas akhir dengan judul Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan vokasi Ahli Madya (A.Md.) jurusan Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Dukungan, bimbingan dan bantuan dari semua pihak sangat besar pengaruhnya bagi penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Ibu Dra. Hj. Lestariningsih, M.Si selaku pembimbing Tugas Akhir yang telah meluangkan waktunya dan selalu sabar memberikan bimbingan, arahan dan petunjuk sehingga penyusunan tugas akhir ini dapat terselesaikan. 2. Bapak Drs. Budiarjo, M.Si selaku dosen penguji Tugas Akhir yang telah membantu dalam kelancaran penyusunan tugas akhir ini. 3. Ibu Dra. Sudaryanti, M.Si selaku dosen pembimbing akademik yang telah membantu selama proses studi perkuliahan. 4. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 5. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi. 6. Ibu Tutik Sulestari, SKM selaku Kepala Bagian Urusan Rumah Tangga Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta yang selalu sabar memberikan bimbingan dan petunjuk mengenai data dan informasi dalam rangka penyusunan dan penyelesaian Tugas Akhir ini. 7. Bapak Bakori, SKp, M.Pd selaku Kepala Bagian Umum yang telah memberikan ijin penulis untuk melakukan kuliah kerja manajemen administrasi di Bagian Umum Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta. vii
8. Bapak Mursid Effendi, S.Psi., M.Ph selaku Kepala Sub Bagian Perencanaan yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk informasi dalam rangka penyusunan dan penyelesaian Tugas Akhir ini. 9. Bapak Jaimin, S.Ag, AKS, MPSSp. selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga yang telah memberikan kesempatan dan membantu penulis dalam proses magang di Bagian Umum khususnya pada bagian Tata Usaha Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta. 10. Segenap staf dan karyawan Bagian Umum Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta yang telah ramah dan selalu membantu penulis pada saat menjalani magang. 11. Semua pihak yang telah mendukung terselesaikannya Laporan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna baik materi pembahasannya dan tata bahasanya. Semua ini karena keterbatasan kemampuan yang ada pada penulis. Akan tetapi, dalam kesederhanaan ini semoga tidak mengurangi baik arti maupun manfaatnya terutama bagi para pembaca. Penulis hanya dapat mengucapkan terima kasih atas bantuan semua pihak dan semoga Allah SWT membalasnya serta penulisan tugas akhir ini dapat bermanfaat, Amin. Surakarta, Yang Membuat Pernyataan, Nofi Irianti viii
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... i PERSETUJUAN... ii PENGESAHAN... iii PERNYATAAN... iv MOTTO... v PERSEMBAHAN... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR GAMBAR... xii DAFTAR TABEL... xiii DAFTAR LAMPIRAN... xiv ABSTRAK... xv BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 4 C. Tujuan Pengamatan... 4 D. Manfaat Pengamatan... 5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN... 6 A. Tinjauan Pustaka... 6 1. Prosedur... 6 2. Pengeloaan... 6 3. Arsip... 7 ix
a. Pengertian Arsip... 7 b. Jenis Arsip... 8 c. Tujuan Kearsipan... 10 4. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif... 11 a. Penciptaan Arsip... 11 b. Penggunaan Arsip... 15 c. Pemeliharaan Arsip... 16 B. Metode Pengamatan... 24 1. Lokasi Pengamatan... 24 2. Jenis Pengamatan... 24 3. Teknik Pengumpulan Data... 25 BAB III DESKRIPSI INSTANSI... 27 A. Sejarah Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta... 27 B. Profil Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta... 30 C. Visi, Misi dan Motto... 31 D. Struktur Organisasi... 32 E. Staf Tata Usaha berkaitan dengan Pengelolaan Surat dan Arsip... 36 F. Evaluasi Kinerja Bagian Tata Usaha dalam Menangani Surat dan Arsip... 42 BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN... 43 x
A. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif... 43 1. Penciptaan Arsip... 43 a. Pembuatan Surat... 43 b. Penerimaan Surat Masuk... 50 2. Penggunaan Arsip... 52 3. Pemeliharaan Arsip... 54 a. Penyimpanan Arsip... 54 b. Pengorganisasian Arsip... 57 c. Penjagaan Arsip... 58 B. Sarana dan Prasarana Kearsipan... 58 C. Kendala dalam Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di RS. Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta... 61 BAB V PENUTUP... 63 A. Kesimpulan... 63 B. Saran... 65 Daftar Pustaka... 67 Lampiran-lampiran xi
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Contoh Pengkodean dan Penomoran Surat... 13 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sub.Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta... 33 Gambar 4.1 Alur Penciptaan Arsip... 43 Gambar 4.2 Teknik Pengkodean dan Penomoran Surat Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta... 47 Gambar 4.3 Contoh Penggunaan Klasifikasi Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta... 55 xii
DAFTAR TABEL Tabel 3.1 Daftar Sub.Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta Pada Tahun 2017... 41 Tabel 3.2 Evaluasi Kinerja dalam Menangani Surat pada Bagian Tata Usaha RS. Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta Tahun 2016... 42 Tabel 4.1 Buku Agenda Surat Keluar Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta... 46 Tabel 4.2 Daftar Kode Unit Pengolah Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta... 48 Tabel 4.3 Buku Agenda Surat Masuk Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta... 51 Tabel 4.4 Contoh Beberapa Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian... 53 Tabel 4.5 Contoh Beberapa Pola Klasifikasi Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta... 56 Tabel 4.6 Daftar Sarana & Prasarana Kearsipan Sub Bagian Tata Usaha... 61 xiii
DAFTAR LAMPIRAN 1. Surat Tugas 2. Surat Keterangan 3. Form Monitoring Magang Periode 1 Februari 2017 7 Februari 2017 4. Form Monitoring Magang Periode 8 Februari 2017 14 Februari 2017 5. Form Monitoring Magang Periode 15 Februari 2017 21 Februari 2017 6. Form Monitoring Magang Periode 22 Februari 2017 28 Februari 2017 7. Form Presensi Magang 8. Form Penilaian Magang 9. Kartu Kendali Surat Masuk 10. Kartu Kendali Surat Keluar 11. Form Daftar Berkas 12. Form Daftar Isi Berkas 13. Daftar Arsip Aktif Tahun 2016 (Daftar Isi Berkas) 14. Gambar Sarana dan Prasarana 15. Gambar Penataan Arsip dan Gudang xiv
ABSTRAK NOFI IRIANTI, D1514072. PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTA, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret, 2017, 67 Halaman. Arsip aktif dalam pemeliharaannya lebih memerlukan pengelolaan dan penataan yang lebih dibandingkan arsip inaktif. Arsip aktif masih memiliki peranan penting dan sangat dibutuhkan oleh suatu instansi dalam menjalankan administrasinya. Dari beberapa kegiatan instansi masih saja ada permasalahan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis aktif yang tidak sesuai. Dari urutan prosedur pengelolaan arsip dinamis aktif masih banyak yang tidak mengetahui bagaimana cara memelihara arsip yang benar. Pengelolaan arsip dinamis aktif pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta belum bisa dikatakan efektif. Masih sering terjadi penumpukan arsip pada sub-sub bagian dan beberapa surat-surat yang tidak ikut proses pengarsipan. Pengelolaan arsip Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R Soeharso Surakarta dengan cara manual terkadang mengakibatkan adanya surat yang tertinggal dan tidak ikut tersimpan sehingga sukar saat penemuan kembali. Tujuan Pengamatan ini adalah untuk mengetahui prosedur pengelolaan arsip dinamis aktif yang diterapkan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta. Pengamatan ini menggunakan metode observasi berperan aktif dengan berperan langsung dengan memainkan berbagai peranan yang dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan pengamatannya. Hasil Pengamatan menunjukkan bahwa dalam prosedur pengelolaan arsip dinamis aktif terdapat tiga tahap yakni tahap penciptaan, tahap penggunaan dan tahap pemeliharaan sesuai dengan Standar Prosedur Operasional ketatausahaan bagian umum Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta. Penciptaan Arsip yang meliputi pembuatan surat dan penerimaan surat. Tahap Penggunaan mengenai kegunaan dan peminjaman arsip. Pemeliharaan Arsip yang meliputi penyimpanan arsip, pengorganisasian arsip yang menggunakan asas kombinasi dan penjagaan arsip. Adapun kesimpulan yang dapat diambil bahwa prosedur pengelolaan dari tahap penciptaan dan tahap penggunaan arsip sudah baik, namun pada tahap pemeliharaan masih kurang karena kurang sumber daya ahli yang mengelola arsip dan kurangnya sarana dan prasarana yang mendukung pengelolaan arsip secara efektif dan efisien. Sehingga dalam pengelolaan atau manajemen arsip masih kurang. Kata Kunci : Prosedur, Pengelolaan, Arsip Dinamis Aktif. xv