BAB II GAMBARAN UMUM PT DUTA PUTRA SUMATERA MEDAN A. Sejarah Perusahaan PT. Duta Putra Sumatera merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pemasaran otomotif. Perusahaan ini merupakan Sub Dealer sepeda motor roda dua merk Suzuki dari PT. Sunindo Varia Motor Gemilang, dealer utama untuk mobil merk Mazda dari PT. Unicor Prima Motor dan dealer mobil Volvo dari PT. Centra Agency. Daerah pemasaran perusahaan ini mencakup Sumatera Utara. Perusahaan ini sebelumnya bernama PT. Suzuki Expo Motor, berdasarkan Akte Notaris Agus Salim tanggal 28 Oktober 1981 Nomor 75. Kemudian perusahaan ini berubah nama menjadi PT. Duta Putra Sumatera melalui Akte Notaris Agus Salim Nomor 19 Akte Pendirian PT. Duta Putra Sumatera telah disahkan oleh Menteri Kehakiman dengan Surat Keputusan tanggal 28 Februari 1983 Nomor C2-18775HT010.01H83, dan telah diumumkan dalam Lembaran Berita Negara Republik Indonesia tanggal 22 Juni 1984 No. 50/1984 Tambahan Berita Negara Nomor 616/1984. PT. Duta Putra Sumatera dalam melakukan operasionalnya berkantor di Jl. Haji Adam Malik No. 101 sebagai Kantor Pusat, dan kantor-kantor perwakilan penjualan atau Counter Sales terletak disekitar Medan dan Binjai untuk daerah penjualan di luar kota dilakukan Sub Dealer. 6
7 Tahun demi tahun perusahaan ini terus berkembang, jumlah penjualan terus menunjukkan peningkatan. Pada tahun 1994 perusahaan ini hanya berhasil meraih 10,51 persen, 3.803 unit dari pangsa pasar yang ada. Jumlah ini meningkat di tahun 2000, yaitu menjadi 15 persen, 7.463 unit dari pangsa pasar untuk tahun 2013 ini perusahaan akan berusaha untuk lebih meningkatkan lagi penjualannya, manajemen merencanakan untuk membuka beberapa kantor perwakilan penjualan dan sub dealer yang baru, serta lebih meningkatkan layanan penjualannya. B. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan hal yang sangat penting dalam sebuah perusahaan karena berfungsi sebagai landasan bagi seluruh fungsi yang ada di dalam organisasi untuk melaksanakan tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing fungsi. Pada perusahaan yang berkembang struktur organisasi dapat dibutuhkan supaya semakin jelas pendelegasian tugas dan wewenang sehingga karyawan ataupun staf akan mengetahui kepada siapa dia mempertanggung jawabkan pekerjaan yang dikerjakan. Struktur organisasi sangat penting dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan oleh suatu perusahaan atau organisasi. Adapun tujuan dibuatnya struktur organisasi adalah : 1. Memberikan gambaran tentang tugas, wewenang dan tanggung jawab atasan dan bawahan. 2. Menghindari kesimpang siuran dan persamaan tugas. 3. Menghindari perintah dan tanggung jawab yang sama.
8 4. Mempermudah komunikasi antara satu bagian dengan bagian lainnya. Pada umumnya struktur organisasi dapat dibedakan atas 4 jenis yaitu : a. Struktur Organisasi Garis (Line Organization) Struktur organisasi ini adalah bentuk organisasi yang tertua dan paling sederhana, penciptanya adalah Hendry Fayol dari Perancis. Ciri-ciri bentuk organisasi ini adalah organisasi masih kecil, jumlah karyawan masih sedikit, pimpinan dan karyawan saling kenal dan spesialisasi kerja masih belum tinggi. Ada beberapa kebaikan bentuk organisasi garis yaitu kesatuan komando terjamin dengan baik, pengambilan keputtusan berjalan dengan cepat dan rasa solidaritas diantara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal. b. Struktur Organisasi Fungsional (Functional Organization) Pada struktur organisasi ini terdapat spesialisasi atau pembagian kerja yang merupakan keistimewaan dibandingkan dengan struktur organisasi garis. c. Struktur Organisasi Garis dan Staff (Line and Staff Organization) Struktur organisasi ini di ciptakan oleh Emerson dimana tujuannya adalah untuk menghilangkan kelemahan-kelemahan dari struktur organisasi garis dan fungsional serta mempertahankan kebaikan dari struktur organisasi fungsional yaitu spesialisasi. d. Struktur Organisasi Matriks Dalam struktur organisasi matriks para pegawai hakikatnya memiliki 2 orang atasan artinya mereka dibawah dualisme wewenang garis
9 komando pertama yang divisional atau fungsional yang kedua secara horizontal. Garis horizontal menggambarkan suatu tim proyek yang dipimpin oleh seorang manager proyek yang ahli dalam bidang spesialisasi yang ditugaskan dalam tim. Struktur ini sering disebut sistem komando jamak. Secara umum pengertian struktur organisasi perusahaan adalah merupakan suatu susunan pekerjaan dan wewenang dari masing-masing pekerjaan yang terdapat dalam suatu perusahaan mulai dari tingkat yang paling atas sampai tingkat yang paling bawah yang tersusun sedemikian rupa dalam suatu pekerjaan. Dengan demikian struktur organisasi itu merupakan alat untuk mempermudah tercapainya tujuan organisasi. Dengan adanya struktur organisasi, pimpinan dan bawahannya dapat melaksanakan tugas, wewenang dan tanggung jawab dengan baik. Pimpinan perusahaan dapat melakukan pengawasan terhadap bawahan dan dalam melaksanakan kegiatannya sehingga aktivitas perusahaan berjalan sesuai rencanana. Dilihat dari tujuan dan ruang lingkup dari operasional perusahaan, PT. Duta Putra Sumatera menggunakan struktur organisasi garis. Bagian-bagian didalam organisasi dikoordinasikan bersama-sama melalui suatu jalur wewenang dan tanggung jawab. Sesuai dengan tugas dan tanggung jawab PT. Duta Putra Sumatera mempunyai struktur organisasi sebagai berikut : Adapun susunan tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam struktur organisasi perusahaan adalah sebagai berikut :
10
11 C. Uraian Pekerjaan Adapun uraian pekerjaan dari struktur organisasi pada PT. Duta Putra Sumatera adalah sebagai berikut : 1. Direktur Utama a. Memegang pucuk pimpinan perusahaan dan memonitoring jalannya perusahaan. b. Merumuskan dan menetapkan tujuan utama, kebijaksanaankebijaksanaan dasar dan rencana jangka panjang sperusahaan sebagai pedoman dalam menjalankan operasional perusahaan. c. Mewakili perusahaan dalam urusan ekstern yang berhubungan dengan perusahaan. d. Bertanggung jawab atas kelanjutan perusahaan dalam segala kegiatan. 2. Finance Manager Mengatur keuangan dalam perusahaan, keluar masuknya dana dari perusahaan semuanya melalui pemantauan, pengawasan dari bagian keuangan. Bagian keuangan bertanggung jawab kepada Direktur Utama dalam hal keuangan. Bagian keuangan kesehariannya bekerja sama dengan Bagian piutang, Kasir, General Affair EDP. Secara lebih rinci dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Melakukan pembayaran gaji karyawan dan staff perusahaan. b. Bertanggung jawab atas penyimpangan keuangan perusahaan. c. Mengurus pinjaman karyawan/staf perusahaan. d. Melakukan penerimaan dan pembayaran sesuai dengan bukti kas.
12 e. Menyusun laporan atau keadaan kas dan bank kepada bagian pembukuan dalam hal ini dibantu oleh bagian kasir. f. Melakukan pemantauan terhadap aktiva perusahaan dan pembelian kebutuhan perusahaan dengan dibantu oleh bagian General Affair. g. Memantau penerapan penggunaan program bagi perusahaan dengan dibantu oleh bagian EDP. 3. Accounting Manager Melaksanakan pembukuan secara terperinci, baik secara manual, maupun secara sistem komputer. Tugas dari Accounting Manager dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Menyusun laporan keuangan dan neraca keuangan perusahaan. b. Mengawasi cash flow perusahaan. c. Menyusun anggaran pengeluaran dengan persetujuan dari direktur. d. Mengarahkan, mengawasi dan mengkoordinir kegiatan-kegiatan di bagian keuangan. e. Membuat laporan pajak perusahaan untuk dilaporkan pada dinas perpajakan. f. Mengaudit semua devisi pada setiap akhir bulan. 4. Manager Operasional Adapun tugas dan tanggung jawab dari Manager Operasional yaitu berhubungan dengan pelayanan yang diberikan kepada konsumen dalam hal ini khususnya penjualan sepeda motor merk Suzuki pada perusahaan PT. Duta Putra Sumatera lebih rinci dijelaskan sebagai berikut :
13 a. Mengontrol penjualan sepeda motor baik di pusat maupun di countercounter dengan penilaian melalui para Branch Manager yang ada pada setiap counter. b. Membuat program penjualan yang baru setiap event guna mencapai hasil penjualan yang maksimal. c. Membuat laporan penjualan setiap bulan untuk dilaporkan pada direktur perusahaan. 5. After Sales Manager Pada bagian ini mempunyai tugas yang hamper mirip dengan Manager Operasional tetapi pada bagian ini yang ditawarkan adalah penjualan jasa service dan spare part Suzuki. 6. CCD Pada bagian CCD (Credit Control Departement) mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam hal penagihan angsuran dan penarikan sepeda motor bagi konsumen yang melakukan tunggakan pembayaran angsuran melalui kolektor.
14 D. Kinerja Terkini Adapun kinerja terkini dari PT. Duta Putra Sumatera adalah dengan meningkatkan kinerja karyawan karena karyawan salah satu faktor yang penting dalam mempengaruhi proses kemajuan dan kemunduran suatu perusahaan, yang artinya dengan meningkatkan kinerja karyawan berarti meningkatkan mutu dan kualitas perusahaan. Dengan adanya peningkatan hasil kinerja karyawan maka pihak perusahaan berharap akan adanya peningkatan dari produktivitas kerja yang dihasilkan oleh karyawan. Oleh karena itu, perusahaan melakukan pengembangan karyawan melalui latihan dan pendidikan guna memberi manfaat kepada kedua belah pihak yaitu karyawan dan perusahaan. Dimana manfaat yang diperoleh karyawan adalah adanya peningkatan kemampuan atau keterampilan. Sedangkan manfaat yang diperoleh secara keseluruhan yaitu dapat meningkatkan produktivitas perusahaan. Selain meningkatkan kinerja karyawan, perusahaan juga tengah meningkatkan kapasitas produksinya guna memenuhi pangsa pasar otomotif dengan menitikberatkan pada pengamatan kinerja operator proses permesinan blok mesin dengan menggunakan metode sampling pekerjaan. Proses pengamatan dilakukan selama 10 hari kerja, dimana setiap hari kerja dilakukan pengamatan data sebanyak 30 buah data dengan waktu kerja 6 jam per-hari. Hasil pengolahan data dari pengamatan yang dilakukan meliputi waktu siklus, waktu normal dan waktu baku. Berdasarkan data waktu acak dari (300 data) diketahui data menganggur untuk operator 1 sebanyak 76 kali, operator 2 sebanyak 90, dan data bekerja untuk 1 operator sebanyak 224 kali, operator 2 sebanyak 210 kali, dengan
15 keluaran operator 1 adalah 630 unit, operator 2 adalah 380 unit. Untuk nilai menyesuaikan operator didapat 124% untuk operator 1 dan 99% untuk operator 2, dengan kelonggaran sebesar 23%. Berdasarkan data tersebut diperoleh waktu siklus operator 1 dan operator 2 sebesar 4,3 menit/unit produk, dan 6,6 menit/unit produk. Waktu normal operator 1 dan operator 2 sebesar 5,3 menit/unit produk, 6,56 menit/unit produk, dan waktu bakunya operator 1 dan operator 2 adalah 6,55 menit/unit produk, 8,07 menit/unit produk. Selain itu, perusahaan fokus terhadap produktivitas pabrik, meningkatkan jaringan dealer, meningkatkan mutu dan layanan penjualan, memberikan servis kepada konsumen pemilik kendaraan, memperbaiki suku cadang yang kurang baik, dan meningkatkan kualitas produk lain yang memberikan kepuasan pada konsumen serta menyediakan pembiayaan untuk sepeda motor baru dan bekas yang bekerja sama dengan PT. Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk (WOM Finance).