MODUL PERKULIAHAN Dasar-dasar Manajemen dan Kepemimpinan Pengertian dan Peranan Manajemen #2 Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Fakultas Ilmu Komunikasi Public Relations 02 MK42001 Wihartantyo Ari Wibowo, ST., MM. Abstraksi Pokok bahasan dalam sesi 2 ini adalah tentang Pengertian organisasi & manajemen; Peranan & proses manajemen; Tipe & tingkatan manajemen; Peranan & keterampilan manajer; kompetensi personal manajer (pemimpin) yang efektif. Kompetensi Mahasiswa dapat memahami tentang Pengertian organisasi & manajemen; Peranan & proses manajemen; Tipe & tingkatan manajemen; Peranan & keterampilan manajer; kompetensi personal manajer (pemimpin) yang efektif.
Tipe dan Tingkatan Manajemen Organisasi biasanya memiliki tiga tingkat manajemen: 1. Top Management Manajemen Puncak. 2. Midle Management - Manajemen Menengah. 3. Lower Management Manajemen Lini pertama. Manajemen biasanya juga terkait dengan bidang tertentu dalam organisasi: pemasaran, keuangan, sumber daya manusia, administrasi, atau pun bidang lain. Tipe Manajer berdasar Tingkatan dalam Manajemen Manajemen Puncak Manajemen Puncak adalah kelompok kecil eksekutif yang mengelola keseluruhan Organisasi. Contohnya presiden direktur/presdir, Wakil Presdir, dan CEO. 2
Tugas : 1. Menciptakan tujuan organisasi 2. Menentukan strategi keseluruhan organisasi 3. Kebijakan operasional 4. Berhubungan dengan lingkungan luar organisasi Manajemen Menengah Manajemen Menengah adalah kelompok manajer yang paling banyak. Beberapa contoh di antaranya manajer pabrik, manajer operasional, kepala divisi. Manajer pabrik menangani manajemen persediaan, pangendalian kualitas, masalah pekerja. Manajer regional yang menangani beberapa wilayah sekaligus Tugas : 1. Bertanggung jawab mengimplementasikan kebijakan dan rencana dari top manajemen. 2. Mengevaluasi/supervisi dan mangkoordinasikan tugas manajer yang lebih rendah yang merupakan bagiannya Manajer Lini Pertama Manajer Lini Pertama adalah manajer yang mengawasi dan mengkoordinasikan aktivitas karyawan. Contohnya penyelia, koordinator, dan manajer kantor Tugas : 1. Mengawasi operasi sehari-hari 2. Mempekerjakan karyawan operasional 3. Mengurusi administrasi rutin dari pusat 4. Lebih banyak menghabiskan waktu untuk mengawasi pekerjaan karyawan dibandingkan 2 tingkat manajer di atasnya Tipe Manajer Berdasarkan Area Kerja dalam Manajemen 1. Manajer Pemasaran: fungsi pemasaran (mendapatkan konsumen dan klien untuk membeli produk dan jasa) 2. Manajer Keuangan: akuntansi, manajemen kas, investasi 3
3. Manajer Operasional: penciptaan dan pengelolaan sistem untuk menciptakan produk dan jasa perusahaan, pengendalian produksi, persediaan, kualitas, tata letak pabrik, dan lokasi. 4. Manajer Sumber daya Manusia: menerima dan mengembangkan pegawai, menangani perencanaan SDM, penerimaan, pelatihan, perancangan sisitem gaji tunjangan. 5. Manajer administratif: manajer ini terkait dengan semua kegiatan manajemen dalam administrasinya. 6. Lainnya: Manajer Humas (PR), Manajer Litbang di lembaga Riset, Konsultan Internal. Dengan adanya pembagian tingkatan manajemen tersebut, terdapat 2 implikasi manajerial yang harus diperhatikan oleh manajer/calon manajer: 1. Seorang Manajer harus memahami di mana posisinya saat ini dalam organisasi dan jalur apa yang harus dikejar untuk tujuan karir mereka. 2. Adanya pemotongan Level Manajer Menengah pada perusahaan besar dapat berakibat makin lamanya manajer lini pertama untuk dipromosikan naik level. Peranan dan Ketrampilan Manajer Peranan Manajer Seorang manajer memiliki 3 kategori peran, yaitu: Kategori Peran Yang Dilakukan Aktivitas yang dilakukan Interpersonal Kepala figur Pemimpin motivator koordinasikan aktivitas Penghubung Informational Pengawas Pendistribusi Juru Bicara review report memo drafting speech Decisional Wirausaha ide inovasi 4
Mediator Pengalokasi Sumber Daya Negosiator budgeting problem solver Keterampilan Manajer Keterampilan/skills merupakan kemampuan untuk menerjemahkan pengetahuan ke dalam praktek sehingga tercapai hasil kerja yang diinginkan. Berbagai fungsi dan kegiatan manajerial yang diperlukan dalam mengelola organisasi membutuhkan banyak keterampilan. Keterampilan yang paling penting adalah keterampilan yang memungkinkan manajer bisa membantu orang lain (pekerja yang menjadi bawahannya) menjadi lebih produktif di tempat kerja. Robert L. Katz menggolongkan keterampilan manajer menjadi tiga kategori sebagai berikut: 1. Keterampilan Teknis (Technical Skills). Kemampuan untuk menggunakan keahlian khusus dalam melakukan tugas tertentu, yang didapat melalui pendidikan formal ditambah pelatihan dan pengalaman kerja. Keterampilan ini lebih banyak dibutuhkan pada manajemen tingkat rendah. 2. Keterampilan kepekaan kemanusiaan (Human Skills). Kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain, keterampilan dalam bentuk kepercayaan diri, antusias dan kemampuan untuk terlibat secara tulus dalam hubungan interpersonal. Keterampilan ini sangat dibutuhkan dalam semua tingkatan dalam manajemen. 5
3. Keterampilan Konseptual (Conceptual Skills). Kemampuan untuk merinci permasalahan menjadi beberapa bagian yang lebih spesifik sehingga dapat dilihat kaitan antara masing-masing bagian tersebut, serta mengetahui dampak dari setiap permasalahan bagi orang lain. Kompetensi Personal Manajer yang Efektif Kecakapan manajerial adalah suatu keterampilan atau karakteristik personal yang membantu tercapainya kinerja yang tinggi dalam tugas manajemen. Beberapa kompetensi personal yang diperlukan bagi keberhasilan manajerial sebagai berikut : 1. Leadership, kemampuan mempengaruhi orang lain agar melaksanakan suatu tugas. 2. Self objectivity, kemampuan untuk menilai diri sendiri secara realistis. 3. Analiytic thinking, kemampuan untuk menginterpretasikan dan menyampaikan segala macam bentuk informasi. 4. Behavioral flexibility, kamampuan menyesuaikan perilaku dalam mencapai tujuan. 5. Oral Communication, kemampuan mengemukakan pendapat secara jelas dalam berbicara. 6. Written Communication, kemampuan mengungkapkan pendapat dengan baik secara tertulis. 7. Personal Impact, Kemampuan menumbuhkan kesan baik dan kepercayaan bagi orang. 8. Resistances to stress, kemampuan untuk dapat bekerja dalam keadaan tertekan. 9. Tolerance for uncertainty, kemampuan untuk bekerja dalam situasi yang tidak menentu. 6
. Kompetensi manajer yang efektif menurut Griffin (2002) adalah sebagai berikut: 1. Teknis: keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan atau memahami suatu jenis pekerjaan tertentu yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Penting untuk manajer Lini Pertama 2. Interpersonal: kemampuan untuk memahami, memotivasi, dan berkomunikasi daengan individu/kelompok 3. Konseptual: kemampuan untuk berfikir abstrak; kapasitas mental untuk memahami organisasi dan lingkungan, bagaimana seluruh bagian organisasi berjalan bersama, memandang orgnisasi secara menyeluruh 4. Diagnosa: kemampuan untuk memvisualisasikan jawaban yang paling sesuai untuk situasi tertentu 5. Komunikasi: kemampuan untuk mengirimkan ide dan informasi secara efektif kepada orang lain maupun untuk menerima ide dan informasi secara efektif dari orang lain. 6. Pengambilan keputusan: kemampuan untuk mengenal dan mendefinisikan masalah, kesempatan memperbaikinya, memilih tindakan untuk memecahkan masalah, memanfaatkan kesempatan. 7. Manajemen waktu: Kemampuan manajer untuk memprioritaskan pekerjaan, untuk bekerja secara efisien, dan mendelegasikan secara tepat. Dengan demikian manajer yang efektif mengetahui peran ganda yang terdapat dalam pekerjaan mereka maupun kompetensinya yang diperlukan. Seorang manajer harus memahami kekuatan dan kelemahannya, agar Manajer tersebut dapat lebih berkembang. 7
Tantangan Manajemen Modern Untuk pengelolaan Manajemen modern dibutuhkan: 1. Visi; 2. Nilai dan Etika; 3. Kepekaan dalam menghadapi diversity. Kebutuhan-kebutuhan di atas disebabkan oleh: 1. Perkembangan teknologi yang sangat cepat terutama teknologi komunikasi dan teknologi transportasi; 2. Globalisasi. 8
Daftar Pustaka Stoner, James AF., Management, 2 nd edition, Prentice Hall Inc Handoko, T Hani., Manajemen, edisi kedua, BPFE Scermerhorn, John R., Jr. Manajemen, 2000, Andi Yogyakarta Daft, Richard L., Manajemen, 2000, Erlangga Williams, Chuck., Manajemen; 2000, Salemba Empat 9