Tantangan Dasar Desain Organisasi

Transkripsi

1 Modul ke: Tantangan Dasar Desain Organisasi Fakultas Pasca Sarjanan Dr. Ir. Sugiyono, Msi. Program Studi Magister Manajemen Source: Jones, G.R Organizational Theory, Design, and Change. Fourth Ed. Pearson, New Jersey.

2 Pembedaan (Diferensiasi) Proses dimana sebuah organisasi mengalokasikan orang dan sumber daya untuk tugas-tugas organisasi Menetapkan hubungan tugas dan wewenang yang memungkinkan organisasi untuk mencapai tujuannya Pembagian kerja: tingkat spesialisasi dalam organisasi 2

3 lanjutan Dalam sebuah organisasi yang sederhana, pembedaan rendah karena pembagian kerja rendah Individu biasanya melakukan semua tugastugas organisasi Dalam organisasi yang kompleks, pembedaan tinggi karena pembagian kerja tinggi 3

4 Gambar 4.4. Tantangan Desain 4

5 lanjutan 5

6 lanjutan 6

7 lanjutan 7

8 lanjutan 8

9 Peran organisasi Sekumpulan perilaku-tugas yang berhubungan diperlukan seseorang dengan posisinya dalam suatu organisasi Pembagian tenaga kerja meningkat, manajer mengkhususkan diri dalam beberapa peran dan mempekerjakan orang untuk mengkhususkan diri pada orang lain Spesialisasi memungkinkan orang untuk mengembangkan kemampuan masing-masing dan pengetahuan dalam peran khusus mereka Struktur organisasi didasarkan pada peran sistem interlocking. 9

10 lanjutan Otoritas: kekuatan orang untuk bertanggung jawab atas tindakan mereka dan untuk membuat keputusan tentang penggunaan sumber daya organisasi Pengendalian: kemampuan untuk mengkoordinasikan dan memotivasi orang untuk bekerja dalam kepentingan organisasi 10

11 Subunit: Fungsi dan Divisi Fungsi: sebuah subunit terdiri dari sekelompok orang, bekerja sama, yang memiliki kemampuan yang sama atau menggunakan jenis yang sama pengetahuan, alat, atau teknik untuk melakukan pekerjaan mereka Divisi: sebuah subunit yang terdiri dari kumpulan fungsi atau departemen yang berbagi tanggung jawab untuk memproduksi barang atau jasa tertentu Kompleksitas organisasi: jumlah fungsi dan divisi yang berbeda yang dimiliki oleh sebuah organisasi Tingkat diferensiasi 11

12 Jenis fungsi Fungsi pendukung: memfasilitasi kontrol organisasi hubungan dengan lingkungannya dan stakeholder Pembelian, penjualan dan pemasaran, hubungan masyarakat dan urusan hukum Fungsi Produksi: mengelola dan meningkatkan efisiensi proses konversi organisasi sehingga diciptakan nilai lebih Operasi produksi, pengendalian produksi, dan kontrol kualitas 12

13 lanjutan Fungsi perawatan: memungkinkan organisasi untuk menjaga departemen dalam operasi Personil, teknik dan jasa kebersihan Fungsi adaptif: memungkinkan sebuah organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan Penelitian dan pengembangan, riset pasar, dan perencanaan jangka panjang 13

14 lanjutan Fungsi manajerial: memfasilitasi kontrol dan koordinasi kegiatan di dalam dan antar departemen Akuisisi, investasi, dan kontrol sumber daya 14

15 Gambar 4-2: Blok Bangunan Pembedaan 15

16 Pembedaan Vertikal dan Horizontal Diferensiasi Vertikal: cara organisasi desain hirarki otoritas dan menciptakan hubungan pelaporan untuk menghubungkan peran organisasi dan subunit Menetapkan kewenangan distribusi antara tingkat Diferensiasi horizontal: cara sebuah kelompok organisasi tugas-tugas organisasi ke dalam peran dan peran dalam subunit (fungsi dan divisi) Peran dibedakan sesuai dengan tanggung jawab tugas utama mereka 16

17 Gambar 4-3: Struktur Organisasi dari B.A.R. dan Grille 17

18 Gambar 4.4: Tantangan Desain Organisasi 18

19 Menyeimbangkan Diferensiasi dan Integrasi Diferensiasi horizontal seharusnya memungkinkan orang untuk mengkhususkan dan menjadi lebih produktif Spesialisasi sering membatasi komunikasi antara subunit Orang-orang mengembangkan orientasi subunit Orientasi subunit: kecenderungan untuk melihat peran seseorang dalam organisasi ketat dari perspektif kerangka waktu, tujuan, dan orientasi interpersonal subunit seseorang 19

20 lanjutan Integrasi: proses mengkoordinasikan tugas berbagai, fungsi, dan divisi sehingga mereka bekerja sama, bukan di lintas tujuan 20

21 Jenis Mekanisme Integrasi Hirarki kewenangan: perintah "yang melapor kepada siapa" Kontak langsung: manajer bertemu muka dengan muka untuk mengkoordinasikan kegiatan Bermasalah bahwa seorang manajer dalam satu fungsi tidak memiliki otoritas atas seorang manajer di lain Peran Liaison: seorang manajer khusus diberikan tanggung jawab untuk melakukan koordinasi dengan manajer dari subunit lain atas nama subunit mereka 21

22 lanjutan Satuan tugas: manajer bertemu di komite sementara untuk mengkoordinasikan kegiatan lintas fungsional Anggota Satuan tugas bertanggung jawab untuk mengambil mengkoordinasikan solusi kembali ke fungsi masing-masing untuk input dan persetujuan lebih lanjut Tim: gugus tugas permanen digunakan untuk menangani isu-isu strategis yang sedang berlangsung atau administratif 22

23 lanjutan Peran Mengintegrasikan: baru, peran penuhwaktu yang ditetapkan untuk meningkatkan komunikasi antar divisi Berfokus pada integrasi seluruh perusahaan Mengintegrasikan departemen: departemen baru dimaksudkan untuk mengkoordinasikan kegiatan fungsi atau divisi Dibuat ketika banyak karyawan memberlakukan mengintegrasikan peran 23

24 Tabel 4-1: Jenis dan Contoh Mengintegrasikan Mekanisme 24

25 Gambar 4-5: Mekanisme Mengintegrasikan 25

26 lanjutan 26

27 lanjutan 27

28 Menyeimbangkan Pembedaan dan Integrasi Manajer menghadapi tantangan memutuskan bagaimana dan berapa banyak untuk membedakan dan harus mengintegrasikan: Hati-hati memandu proses pembedaan sehingga mengembangkan kompetensi inti yang memberikan organisasi keunggulan kompetitif Hati-hati mengintegrasikan organisasi dengan memilih mekanisme mengintegrasikan yang tepat yang memungkinkan subunit untuk bekerja sama dan membangun kompetensi inti organisasi 28

29 Menyeimbangkan Sentralisasi dan Desentralisasi Organisasi Sentralisasi: wewenang untuk membuat keputusan penting dipertahankan oleh manajer tingkat atas Top manajer mampu mengkoordinasikan kegiatan untuk menjaga organisasi yang terfokus pada tujuan Organisasi Desentralisasi: wewenang untuk membuat keputusan penting didelegasikan kepada manajer di semua tingkatan dalam hirarki Meningkatkan fleksibilitas dan responsif 29

30 lanjutan Saldo Ideal mencakup: Mengaktifkan manajer menengah dan bawah yang berada di tempat kejadian untuk membuat keputusan penting Membiarkan manajer puncak untuk fokus pada pembuatan strategi jangka panjang 30

31 Menyeimbangkan Standardisasi dan Saling Penyesuaian (Mutual Adjustment) Standardisasi: kesesuaian dengan model tertentu atau contoh-contoh yang dianggap tepat dalam situasi tertentu Ditetapkan oleh aturan dan norma Saling Penyesuaian: proses melalui mana orang menggunakan penilaian mereka daripada aturan standar untuk mengatasi masalah, panduan pengambilan keputusan, dan meningkatkan koordinasi Formalisasi: penggunaan aturan dan prosedur untuk membakukan operasi 31

32 lanjutan Sosialisasi: Norma Dipahami Aturan: formal, pernyataan tertulis yang menentukan cara yang tepat untuk mencapai tujuan yang diinginkan Norma: standar atau gaya perilaku yang dianggap khas untuk sekelompok orang Mungkin timbul secara informal Aturan eksternal dapat menjadi norma diinternalisasi Sosialisasi: proses dimana anggota organisasi mempelajari norma-norma organisasi dan menginternalisasi aturan-aturan tidak tertulis perilaku 32

33 Standardisasi dibandingkan Saling Penyesuaian Tantangan yang dihadapi manajer adalah: Untuk menemukan cara menggunakan aturan dan norma untuk membakukan perilaku, dan untuk memungkinkan untuk saling penyesuaian untuk memberikan manajer kesempatan untuk menemukan cara-cara baru dan lebih baik untuk mencapai tujuan 33

34 Susunan Organisasi Mekanistik dan Organik Struktur mekanistik: struktur yang dirancang untuk mendorong orang untuk berperilaku diprediksi, cara akuntabel Penekanan pada struktur komando vertikal Peran didefinisikan sempit Promosi lambat dan mantap Paling cocok untuk organisasi yang menghadapi stabil, lingkungan yang tidak berubah 34

35 lanjutan Struktur organik: struktur yang mempromosikan fleksibilitas, sehingga orang melakukan perubahan dan dapat beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan kondisi Kurang penekanan pada struktur komando vertikal Peran didefinisikan longgar Status yang diberikan oleh kemampuan untuk memberikan kepemimpinan yang kreatif Mendorong perilaku inovatif Cocok untuk lingkungan yang dinamis 35

36 Gambar 4-6: Struktur Mekanistik dan Organik 36

37 Gambar 4-7: Hubungan Tugas dan Peran 37

38 Pendekatan kontingensi Pendekatan manajemen di mana desain struktur organisasi yang disesuaikan dengan sumber ketidakpastian yang dihadapi organisasi Organisasi harus merancang struktur, agar sesuai lingkungannya 38

39 Gambar 4-8: Kecocokan Antara Organisasi dan Lingkungannya 39

40 Lawrence & Lorsch: Diferensiasi, Integrasi, dan Lingkungan Menyelidiki bagaimana perusahaan di industri yang berbeda membedakan dan mengintegrasikan struktur mereka agar sesuai lingkungan Tiga industri yang mengalami berbagai tingkat ketidakpastian: Industri plastik Industri pengolahan makanan Wadah atau industri manufaktur 40

41 Temuan: Lawrence and Lorsch Ketika lingkungan yang dianggap lebih stabil dan tidak pasti: Organisasi yang efektif kurang formal, lebih terdesentralisasi dan lebih mengandalkan pada saling penyesuaian Ketika lingkungan dianggap sebagai stabil dan pasti: Organisasi yang efektif memiliki lebih terpusat, standar, dan struktur formal 41

42 Gambar 4.9: Diferensiasi Fungsional dan Tuntutan Lingkungan 42

43 Burns and Stalker Juga ditemukan bahwa organisasi perlu berbagai jenis struktur untuk mengontrol kegiatan mereka berdasarkan lingkungan Struktur organik lebih efektif bila lingkungan tidak stabil dan berubah Struktur mekanistik lebih efektif dalam lingkungan yang stabil 43

44 Tabel 4-2: Pengaruh Ketidakpastian, Diferensiasi dan Integrasi 44

45 Gambar 4-10: Hubungan Antara Ketidakpastian Lingkungan dan Struktur 45

46 Terima Kasih Dr. Ir. Sugiyono, MSi.