MODUL PERKULIAHAN ORGANIZATION THEORY AND DESIGN POKOK BAHASAN : Struktur organisasi. Tatap Muka Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

Transkripsi

1 MODUL PERKULIAHAN ORGANIZATION THEORY AND DESIGN POKOK BAHASAN : Struktur Organisasi Fakultas Pascasarjana Program Studi Magister Manajemen Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Abstract Kompetensi Struktur organisasi Mahasiswa memahami tentang mata kuliah dan tinjauan umum tentang struktur organisasi. 1

2 Dafar Isi Struktur Organisasi 1. Komponen Struktur Organisasi 2. Dimensi Struktur Organisasi 3. Perspektif Pemrosesan Informasi Pada Struktur 4. Otoritas dan kontrol 5. Spesialisasi dan Koordinasi 2

3 Definisi Struktur Organisasi Struktur organisasi berkaitan dengan hubungan yang relatif tetap diantara berbagai tugas yang ada dalam organisasi. Proses untuk menciptakan struktur dan pengambilan keputusan tentang alternatif struktur disebut desain organisasi. Pembentukan struktur organisasi dihadapkan pada dua hal, yaitu diferensiasi atau pembagian tugas diantara anggota organisasi, dan integrasi atau koordinasi dalam pembagian tugas tersebut. Struktur organisasi membahas bagaimana cara organisasi membagi tugas diantara anggota organisasi dan menghasilkan koordinasi diantara tugas-tugas tersebut. 1. Komponen Utama Dari Struktur Organisasi Ada beberapa bagian dari organisasi, yaitu: 1. The Operating Core Yang termasuk disini adalah para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi barang dan jasa. 2. The Strategic Apex Yang termasuk di dalam bagian ini adalah manajer tingkat puncak (top management). 3. The Middle Line Yang termasuk di dalam bagian ini adalah para manajer yang menjembatani manajer tingkat atas dengan bagian operasional. 4. The Technostructure Yang termasuk dalam bagian ini adalah mereka yang diserahi tugas untuk menganalisa dan bertanggung jawab terhadap bentuk standarisasi dalam organisasi. 5. The Support Staff Yang termasuk disini adalah orang-orang yang memberi jasa pendukung tidak langsung terhadap organisasi (orang-orang yang mengisi unit staff). 2. Dimensi Struktur Organisasi Ada lima keputusan desain yang diperlukan untuk menciptakan struktur organisasi yaitu: a. Pembagian tugas (division of labor) Berkaitan dengan proses membagi tugas ke dalam suatu unit-unit tugas yang secara berturut-turut lebih kecil. Manfaat mengorganisasikan tugas adalah kelompok orang yang 3

4 bekerja sama dalam suatu pembagian kerja mampu menghasilkan lebih dari yang mereka hasilkan sendiri. Hal penting dalam pembagian kerja adalah sejauh mana tugas-tugas harusnya dispesialisasikan. Keputusan tingkat spesialisasi yang tepat adalah keputusan desain yang penting karena akan berdampak pada efektivitas organisasi. Spesialisasi tugas yang tinggi menimbulkan rasa bosan, namun dapat meningkatkan produktivitas, karena: a) Melakukan tugas berulang dapat meningkatkan keahlian. b) Mengurangi kebutuhan pelatihan. c) Mengurangi waktu terbuang karena alih tugas. d) Dapat dikembangkan alat otomatis khusus untuk menyelesaikan satu tugas. e) Pengendalian kualitas lebih baik b. Departementasi Merupakan proses mengkombinasikan tugas ke dalam kelompok-kelompok atau departemen-departemen. Derajat kesamaan dari tugas yang ada dalam satu departemen adalah hal pokok. Tugas dapat dikelompokan (dasar-dasar departementasi) dalam beberapa kriteria yaitu: a) Departementasi fungsional Merupakan metode yang paling efektif. Tugas yang sejenis dan saling terkait dapat dikelompokkan dalam departemen yang sama. Kelebihannya adalah meningkatkan keahlian, memungkinkan penggunaan sumber-sumber secara maksimal, mendorong penggunaan keahlian dan peralatan tertentu, komunikasi dan prestasi meningkat. Kelemahannya adalah mengurangi komunikasi dan kerja sama antardepartemen sehingga menimbulkan perspektif sempit. b) Departementasi atas dasar produk Terdiri dari kombinasi ke dalam suatu tugas departemen yang meliputi memproduksi produk-produk sejenis. Biasanya terjadi pada perusahaan besar yang sulit untuk mengkoordinasikan beraneka ragam departemen fungsional. Misalnya PT. Astra Internasional, keunggulannya adalah menciptakan koordinasi dan pemusatan usaha memproduksi secara efektif, berorientasi pada konsumen, dan pekerja lebih kohesif. Kelemahannya keahlian dan sumber-sumber tidak dimanfaatkan secara optimal. c) Departementasi atas dasar wilayah Organisasi menggunakan geografis sebagai dasar departementasi, jika organisasi tersebar di area geografis yang luas untuk unit yang sama. Keunggulannya adalah 4

5 mengurangi permasalahan yang diakibatkan oleh jarak, seperti kesulitan komunikasi, pengamatan dan keputusan yang mendesak. d) Departementasi atas dasar pelanggan Mengelompokan tugas dengan mengorganisasikannya sesuai dengan pelanggan yang dilayani. Terutama jika pelanggan memiliki kategori dan kebutuhan dari masing-masing kelompok yang berbeda secara signifikan. c. Rentang kendali Berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan dengan efektif oleh seorang atasan. Organisasi dengan rentang kendali luas memiliki sedikit tingkat hirarki, banyak orang berada dibawah satu penyelia, sehingga terbentuk struktur organisasi datar (flat). Sedang pada rentang kendali sempit, manajer hanya membawahi beberapa bawahan, terbentuk struktur organisasi yang tinggi. Hal tersebut dapat menghalangi komunikasi antar pribadi yang lebih luas dalam organisasi. Besarnya rentang kendali yang efektif dipengaruhi oleh beberapa faktor: a) Sifat tugas: jika rutin dan sederhana maka rentang kendali luas, dan jika kompleks dan sering berubah maka rentang kendali sempit. b) Kemampuan bawahan: rentang kendali luas jika bawahan memiliki tingkat kemampuan dan profesionalitas tinggi, dan rentang kendali sempit jika ketrampilan bawahan rendah. c) Kontak dan koordinasi: jika tugas memerlukan kontak dan koordinasi tinggi antara bawahan dan atasan, maka rentang kendali sempit. d. Delegasi wewenang Berkaitan dengan sejauh mana wewenang pengambilan keputusan yang tersebar dalam hirarki organisasi, jika tersebar secara luas maka disebut desentralisasi, sedangkan jika hanya ada di tingkat atas maka disebut sentralisasi. Organisasi yang relatif kecil dan karyawan tidak banyak, serta tugas tidak begitu kompleks biasanya menerapkan sentralisasi. e. Mekanisme koordinasi Organisasi harus mengintegrasikan berbagai aktivitas dan orang dalam organisasi. Ada tiga metode yang dapat digunakan untuk melakukan koordinasi: 5

6 a) Standardisasi proses kerja: tugas rutin dikoordinasikan dengan prosedur standar operasi. b) Standardisasi hasil: produk harus diproduksi sesuai spesifikasi. c) Standardisasi keahlian: tingkat keahlian tinggi melalui pelatihan 3. Perspektif Pemrosesan Informasi Pada Struktur Ada dua perspektif utama yang akan mempengaruhi bagaimana komunikasi organisasi didefinisikan, yaitu: a. Perspektif objektif Perspektif objektif menekankan definisi komunikasi organisasi sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Fokusnya adalah penanganan pesan, yakni menerima, menafsirkan, dan bertindak berdasarkan informasi dalam suatu peristiwa komunikasi organisasi. b. Perspektif subjektif Perspektif subjektif mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai proses penciptaan makna atas interaksi di antara unit-unit organisasi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah organisasi. Fokusnya adalah bagaimana individu anggota organisasi bertransaksi dan kemudian memberi makna terhadap peristiwa komunikasi yang terjadi. Dengan demikian, definisi komunikasi organisasi dilihat dari perspektif objektif maupun perspektif subjektif adalah sebagai proses penciptaan dan penafsiran informasi di antara unit-unit komunikasi sebagai bagian dari suatu organisasi secara keseluruhan. 4. Otoritas dan kontrol a. Otoritas Otoritas adalah hak formal dan sah seorang manajer untuk membuat keputusan, perintah masalah, dan mengalokasikan sumber daya untuk mencapai hasil yang diinginkan bagi suatu organisasi. Tanggung jawab adalah kewajiban karyawan untuk melakukan tugas-tugas atau kegiatan yang ditugaskan. Akuntabilitas berarti bahwa orang-orang dengan wewenang dan tanggung jawab harus melaporkan dan membenarkan hasil tugas mereka di atas mereka dalam garis komando. 6

7 Jenis otoritas 1) Garis Otoritas : Manajer memiliki kekuasaan formal untuk mengarahkan dan mengendalikan bawahan langsung melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam garis komando, biasanya dalam departemen tertentu. Superior masalah perintah dan bertanggung jawab untuk hasilnya; yang taat bawahan dan bertanggung jawab hanya untuk melaksanakan perintah sesuai dengan petunjuk. 2) Otoritas fungsional: Manajer memiliki kekuasaan formal atas bagian-bagian spesifik dari kegiatan yang mencakup departemen luar. Misalnya, seorang manajer produksi mungkin memiliki kewenangan line untuk memutuskan apakah dan ketika mesin baru diperlukan, tetapi controller dengan otoritas fungsional mengharuskan proposal belanja modal disampaikan pertama, menunjukkan bahwa investasi dalam mesin baru akan menghasilkan minimum kembali. Departemen hukum juga memiliki kewenangan fungsional untuk campur tangan dalam setiap kegiatan yang dapat memiliki konsekuensi hukum. Misalnya, kontrak pembelian untuk mesin baru tidak dapat disetujui tanpa review standar keamanan mesin. 3) Otoritas staf: spesialis staf mengelola operasi di bidang keahlian mereka. Otoritas staf bukan wewenang nyata karena manajer staf tidak memesan atau menginstruksikan tetapi hanya menyarankan, merekomendasikan, dan nasihat di daerah staf spesialis keahlian; manajer bertanggung jawab hanya untuk kualitas nasihat (sesuai dengan standar profesi masing, dll). Otoritas staf mewakili hubungan komunikasi dengan manajemen. Ini memiliki pengaruh yang berasal langsung dari otoritas baris di tingkat yang lebih tinggi. b. Kontrol Kontrol yaitu adanya pengawasan dari para pimpinan terhadap para pegawai dengan menggunakan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan demi kelancaran organisasi. Tipe kontrol 1) Pengawasan Pendahuluan (preliminary control) 7

8 Prosedur-prosedur pengawasan pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan. Pengawasan pendahuluan meliputi: 1. Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia. 2. Pengawasan pendahuluan bahan-bahan. 3. Pengawasan pendahuluan modal 4. Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya finansial 2) Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control) Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka. Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk : Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metodemetode serta prosedur-prsedur yang tepat. Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya. Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan apa petunjukpetunjuk dikomunikasikan tetapi ia meliputi juga sikap orang-orang yang memberikan penyerahan. 3) Pengawasan Feed Back (feed back control) Sifat khas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang. 5. Spesialisasi dan Koordinasi a. spesialisasi Hakikatnya ialah daripada dilakukan oleh satu individu, lebih baik seluruh pekerjaan itu dipecah-pecah menjadi sejumlah tahapan yang diselesaikan oleh individu yang berlainan. Spesialisasi kerja dikatakan bersifat ekstensif bila setiap karyawan hanya mengerjakan tugas 8

9 tertentu yang sempit wilayahnya. Spesialisasi dikatakan rendah apabila karyawan mengerjakan tugas yang mempunyai batasan yang luas. Ada 2 (dua) tipe spesialisasi, yaitu: 1. Spesialisasi horisontal Menunjuk ruang lingkup suatu pekerjaan seorang karyawan melakukan suatu pekerjaan lengkap. Semakin kecil bagiannya pada pekerjaan tersebut, maka semakin horizontal tingkat spesialisasi pada pekerjaan tersebut. 2. Spesialisasi vertikal Menunjuk tingkat kontrol yang dimiliki seorang karyawan pada suatu pekerjaan. Semakin banyak keputusan dibuat seorang karyawan, mengenai bagaimana dan kapan harus melakukan suatu tugas, dan semakin terbatas perilaku karyawan melakukan tugas tersebut karena diatur oleh peraturan, prosedur, pengawasan ataupun teknologi, maka semakin rendah tingkat spesialisasi vertikalnya. b. koordinasi Koordinasi, adalah mekanisme yang menyatukan kegiatan departemen menjadi satu kesatuan dan memantau efektivitas integrasi tersebut. Koordinasi diperlukan untuk menghilangkan rasa menang atau rasa benar sendiri dalam satu departemen. Demikian juga berguna untuk menyelaraskan pencapaian tugas lintas departemen. 9

10 DAFTAR PUSTAKA 1. Fred, R David Strategic Management twelfth edition, Pearson Prentice Hall, New Jersey. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. 2. Irma Nilasari, Sri Wilujeng Pengantar Bisnis. Yogyakarta: Graha Ilmu. 3. Kuncoro, Mudrajad Strategi Bagaimana Meraih Keunggulan Kompetitif. Jakarta: Erlangga. 4. Michael, Duane, Robert Manajemen Strategis Menyongsong Era Persaingan dan Global. Jakarta: Erlangga. 5. Stephen, Mary Manajemen. Jakarta, hlm: 237 dan Wursanto Dasar-Dasar Ilmu Organisasi. Yogyakarta, hlm:42 dan 108.[Tanpa Penerbit]. Sumber Internet;