DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA PALANGKA RAYA Nomor SOP 065 / 23.c / DKPS / II / 2014 Tanggal Pembuatan 03 Februari 2014 Tanggal Revisi 07 Oktober 2014 Tanggal Pengesahan Disahkan Oleh Kependudukan dan Kota Palangka Raya Nama SOP Pelayanan Jenis Layanan Definisi Kualifikasi Pelaksanaan Dalam hal Akta hilang atau rusak maka diterbitkan kutipan kedua yang dikutip dari buku Register Akta Catatan yang bersangkutan. Memahami Administrasi Memahami dan mampu mengoperasikan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Peringatan Dasar Hukum Undang Undang Nomor 1 Tahun 1974 Undang Undang Nomor 23 Tahun 2006 Undang Undang 25 Tahun 2009 Undang Undang Nomor 24 Tahun 2013 Peraturan Presiden Nomor 25 Tahun 2008 Permendagri Nomor 15 Tahun 2006 Permendagri Nomor 25 Tahun 2011 Permenpan Nomor PER/21/MENPAN/11/2008 Peraturan Daerah Nomor 12 Tahun 2008 Keterkaitan Berkas yang diterima tidak lengkap Berkas yang diterima tidak berlaku karena kadaluwarsa Berkas yang diterima tidak asli Pengisian Formulir harus cermat, lengkap dan benar Biodata dan lainnya harus diteliti dengan cermat pada dokumen/ berkas persyaratan dan Database Kependudukan Perekaman dan Pemutakhiran Biodata Penduduk pada Database Kependudukan harus cermat, lengkap dan benar Peralatan/ Kelengkapan 1. Formulir Permohonan 2. Komputer/ Laptop 3. Printer 4. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Waktu Pemrosesan Pencatatan dan Pendataan 7 (tujuh) hari kerja dimulai sejak semua dokumen persyaratan telah dipenuhi dan formulir pendaftaran telah diisi dengan valid dan komplit diserahkan kepada Bagian. 1
Dinas Kependudukan dan 1. (A)Melengkapi Persyaratan dengan dokumen yang valid untuk Permohonan Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran Kedua dan (A) Mulai a. Surat Kehilangan dari Kepolisian, apabila Kutipan Akta hilang b. Kutipan Akta Kelahiran Kesatu yang rusak, apabila Kutipan Akta rusak c. Fotocopy Kutipan Akta Kelahiran yang hilang d. Fotocopy KK, KTP-EL dan Surat Nikah 2. (B) Mengambil nomor antrian pendaftaran di Bagian (B) Nomor antrian Untuk menertibkan antrian pelayanan < Pendaftaran 3. (C) Mengisi dan menandatangani Formulir Penerbitan Kutipan Kedua (C) (D) Dokumen Persyaratan Formulir Penerbitan Kutipan Kedua Ball-point (D) Formulir Penerbitan Kutipan Kedua yang telah diisi dan ditandatangani disertai dokumen persyaratan (E1) (E1) 2
Dinas Kependudukan dan 4. (E1) Memeriksa kelengkapan isian Formulir dan kelengkapan Dokumen Persyaratan Formulir Penerbitan Kutipan Kedua yang telah diisi dan ditandatangani disertai dokumen persyaratan 2 (E2) Apakah Dokumen Persyaratan telah lengkap? (E2) 1 (F) (F) Isian Formulir Penerbitan Kutipan Kedua yang telah diisi beserta kelengkapan persyaratan telah lengkap Jika Dokumen Persyaratan kurang lengkap, kembali untuk melengkapinya 5. (G1) Memverifikasi Permohonan dengan Data di Database SIAK (G1) Isian Formulir Penerbitan Kutipan Kedua yang telah diisi beserta kelengkapan persyaratan telah lengkap Database SIAK Komputer (H) Data Permohonan yang cocok dengan Data di Database SIAK (G2) Apakah Data cocok? (G2) (H) (I1) 3
Dinas Kependudukan dan 6. (I1) Memeriksa kelengkapan dan keabsahan dokumen permohonan Data Permohonan yang cocok dengan Data di Database SIAK 3 (I2) Apakah semua dokumen telah lengkap, benar dan sah? (I2) 2 (J) (J) Permohonan yang telah diperiksa dan diparaf oleh Kepala Apabila ditemukan kekurang validan Dokumen Permohonan, maka harus melengkapi dengan dokumen yang valid < Verifikasi dan Validasi 7. (K1) Meneliti Permohonan dan Dokumen kelengkapannya (K2) Apakah semua dokumen telah lengkap, benar dan sah? (L) (K1) (K2) Permohonan yang telah diperiksa dan diparaf oleh (L) Permohonan yang telah diteliti dan diparaf oleh Kepala serta Kepala Bidang Pencatatan Apabila ditemukan kekurang validan Dokumen Permohonan, maka harus melengkapi dengan dokumen yang valid 4
Dinas Kependudukan dan 8. (M) Mencetak Kutipan Akta Kelahiran Kedua dan (M1) Memverifikasi hasil cetak (M2) Memverifikasi hasil cetak (M) (M) (M) (N) Permohonan yang telah diteliti dan diparaf oleh Pengelolaan serta (N) Kutipan Akta untuk ditandatangani Kepala Dinas 4 9. (O) Menandatangani Kutipan Akta 3 (N) Kutipan Akta untuk ditandatangani Kutipan Akta Kelahiran Kedua dan telah ditandatangani < Penerbitan Akta (O) 5
10. Menyerahkan Kutipan Akta Kelahiran Kedua dan pada Dinas Kependudukan dan Kutipan Akta telah ditandatangani Selesai 6