PENGAJIAN Halaman: 1/15 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan proses pengurusan biasiswa/bantuan kewangan kepada pelajar siswazah Universiti Putra Malaysia (UPM). Prosedur ini merangkumi proses pengurusan biasiswa/bantuan kewangan pengajian siswazah yang merangkumi permohonan, pentadbiran dan pelanjutan biasiswa/bantuan kewangan serta pemantauan prestasi pemegang biasiswa. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen UPM/PU/S/AK05/01 UPM/PU/S/AK05/02 UPM/PU/S/AK05/03 UPM/PU/S/AK05/04 Tajuk Dokumen Arahan Kerja Penawaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah Arahan Kerja Pengurusan Permohonan Sambungan Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah Arahan Kerja Menahan Pembayaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah Arahan Kerja Menamatkan Pembayaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah PU/S/M01 i-gims Manual
PENGAJIAN Halaman: 2/15 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN GRA : Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah GRF : Fellowship Penyelidik Siswazah i-gims : Internet Graduate Information Management System JKPBPS : Jawatankuasa Pemilih Biasiswa Pengajian Siswazah, UPM J/K : Jawatankuasa KPP : Ketua Penolong Pendaftar NSF : National Science Fellowship PASCA : Biasiswa Skim Pasca Siswazah PGD : Skim Biasiswa Penyelidikan Pasca Siswazah PS : Pengajian Siswazah PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah S-GRA : Elaun Penyelidikan Siswazah Khas TD : Timbalan Dekan TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TP : Timbalan Pendaftar TWP : Timbalan Wakil Pengurusan WP : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 Dekan, TD, TP, KPP dan PT Unit Biasiswa bertanggungjawab memastikan prosedur pengurusan biasiswa/bantuan kewangan pengajian siswazah ini dilaksanakan. 5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pengurusan biasiswa/bantuan kewangan pengajian siswazah juga perlu mematuhi prosedur ini.
PENGAJIAN Halaman: 3/15 6.0 CARTA ALIR Mula Hebahkan Maklumat Penawaran Terima dan Semak Permohonan Lengkap/Penuhi Syarat? Saringan dan Sokongan PTJ Mesyuarat JKPBPS Lulus? Ya Keluarkan Surat Tawaran/Kelulusan Permohonan Pelajar Terima Tawaran? 7.1 7.4 7.7 7.9 7.2 7.3 7.5 7.6 7.8 Tidak Tidak Ya Tidak Sediakan Laporan dan Hantar kepada Bendahari Pantau Status Pengajian Penerima 7.10 7.11 Tamat 7.12
PENGAJIAN Halaman: 4/15 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Hebahkan Maklumat Penawaran 7.2.1 Paparkan makluman kepada Fakulti/ Institut/Sekolah/pelajar dalam laman web SPS. 7.2.2 Edarkan borang permohonan (jika berkenaan). Nota: Rujuk: Bagi biasiswa/bantuan kewangan daripada penaja luar, hebahan maklumat dibuat dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas menerima maklumat daripada penaja. Arahan Kerja Penawaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/01) 7.3 Terima dan Semak Permohonan PT/PTO SPS PTO SPS 7.3.1 Terima dan semak borang permohonan baharu biasiswa/bantuan kewangan jika perlu mendapatkan kelulusan JKPBPS. PTO SPS Rujuk: Arahan Kerja Penawaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/01)
PENGAJIAN Halaman: 5/15 7.3.2 Terima dan semak borang permohonan sambungan (GRA dan S-GRA). Rujuk: Arahan Kerja Pengurusan Permohonan Sambungan Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/02) 7.4 Lengkap/Penuhi Syarat? 7.4.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.5. 7.4.2 Jika Tidak, proses tamat. 7.5 Saringan dan Sokongan PTJ 7.5.1 Majukan borang permohonan yang lengkap kepada PTJ untuk saringan dan sokongan. 7.5.2 Kemukakan keputusan saringan permohonan kepada SPS dalam tempoh 14 hari bekerja. 7.6 Mesyuarat JKPBPS PTO SPS Dekan Fakulti/Sekolah/ Pengarah Institut PT/PTO Fakulti/Institut/ Sekolah 7.6.1 Aturkan Mesyuarat JKPBPS dalam tempoh 45 hari bekerja selepas tarikh tutup permohonan (jika berkaitan). PT/PTO SPS 7.6.2 Timbang dan putuskan permohonan yang telah disokong oleh PTJ. JKPBPS
PENGAJIAN Halaman: 6/15 Rujuk: 7.7 Lulus? Arahan Kerja Penawaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/01) 7.7.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.8. 7.7.2 Jika Tidak, maklumkan kepada pemohon dan proses tamat. 7.8 Keluarkan Surat Tawaran/Kelulusan Permohonan 7.8.1 Bagi permohonan baharu, keluarkan dan hantar surat tawaran berserta pakej tawaran (jika ada) dan ikut Langkah 7.9. 7.8.2 Bagi permohonan sambungan, keluarkan surat kelulusan permohonan biasiswa/bantuan kewangan kepada pemohon dan ikut Langkah 7.12. Rujuk: Arahan Kerja Pengurusan Permohonan Sambungan Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/02) PT/PTO SPS PT/PTO SPS PT/PTO SPS 7.9 Pelajar Terima Tawaran? 7.9.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.10. 7.9.2 Jika Tidak, proses dianggap tamat.
PENGAJIAN Halaman: 7/15 7.10 Sediakan Laporan dan Hantar kepada Bendahari 7.10.1 Sediakan laporan berikut untuk dihantar kepada PT/PTO SPS pihak Bendahari: a) Laporan Penyata Arahan Bayaran; b) Laporan Senarai Nama Pelajar Yang Menerima Tawaran. Rujuk: Arahan Kerja Penawaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/01) 7.11 Pantau Status Pengajian Penerima 7.11.1 Pantau status pelajar sepanjang tempoh PT/PTO SPS pembiayaan dan ambil tindakan yang bersesuaian (jika perlu). 7.11.2 Pastikan pelajar memenuhi syarat kontrak sebelum bergraduat (jika berkaitan). 7.11.3 Sediakan Laporan Tahunan dan majukan kepada pihak penaja (jika berkaitan). Rujuk: PT/PTO SPS PT/PTO SPS Arahan Kerja Pengurusan Permohonan Sambungan Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/02)
PENGAJIAN Halaman: 8/15 7.12 Tamat Arahan Kerja Menahan Pembayaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/03) Arahan Kerja Menamatkan Pembayaran Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/04)
PENGAJIAN Halaman: 9/15 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/SPS/No. Matrik Fail Pelajar Borang Permohonan Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah (PU/S/BR05/GS-18a) Borang Penilaian Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah (PU/S/BR05/GS-18b) Surat Tawaran Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah (Baharu/Sambung) Borang Permohonan Elaun Penyelidikan Siswazah Khas (PU/S/BR05/GS-19a)/Borang Permohonan Sambungan Elaun Penyelidikan Siswazah Khas (PU/S/BR05/GS-19b) Surat Tawaran Elaun Penyelidikan Siswazah Khas (Baharu/Sambung) Borang Permohonan Fellowship Penyelidik Siswazah (PU/S/BR05/GS-44) Surat Tawaran Fellowship Penyelidik Siswazah Borang Permohonan Biasiswa Naib Canselor, UPM Surat Tawaran Biasiswa Naib Canselor, UPM Tempat dan Mengumpul dan Tempoh Menyelenggara Memfail Simpanan PTO SPS PTO SPS Bilik Fail Pelajar, SPS Kekal Kuasa Melupus TNCAA/ TWP
PENGAJIAN Halaman: 10/15 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Borang Permohonan Skim Biasiswa Penyelidikan Pasca Siswazah (PGD) Surat Tawaran Skim Biasiswa Penyelidikan Pasca Siswazah (PGD) Borang Permohonan Biasiswa Siswazah (Skim Pasca Siswazah) (PU/S/BR05/GS-20) Surat Tawaran Biasiswa Siswazah (Skim Pasca Siswazah) Surat Jawapan Tawaran Borang Perjanjian Salinan surat menyurat yang berkaitan dengan biasiswa/bantuan kewangan Lain-lain Urusan (Pembatalan/ Perubahan Kadar Elaun) 2. UPM/600-12/2/1 Urusan Am Biasiswa Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Urusan am biasiswa. Kuasa Melupus 3. UPM/600-12/2/1/2 Iklan Biasiswa Iklan.
PENGAJIAN Halaman: 11/15 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 4. UPM/600-12/2/1/3 Statistik Biasiswa 5. UPM/600-12/2/1/4 Senarai Penerima Biasiswa Penerima biasiswa. 6. UPM/600-9/27 Mesyuarat J/K Pemilihan Biasiswa Pengajian Siswazah, UPM (JKPBPS) dan Minit Mesyuarat Surat menyurat. Kertas dan Minit Mesyuarat. 7. UPM/600-12/2/1/5 Surat Menyurat Dengan Bendahari Surat menyurat dengan Bendahari. 8. UPM/600-12/2/2 Maklumat Bantuan Pengajaran GRA Tempat dan Mengumpul dan Tempoh Menyelenggara Memfail Simpanan Kekal Maklumat Bantuan Pengajaran. PT/PTO SPS PT/PTO SPS Unit Biasiswa Kuasa Melupus 9. UPM/600-12/2/2/1 Pecah Kontrak GRA Dokumen Pecah kontrak.
PENGAJIAN Halaman: 12/15 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 10. UPM/600-12/2/2/2 Lain-lain Urusan GRA Lain-lain urusan. 11. UPM/600-12/2/3 Surat Menyurat Dengan Bendahari S-GRA Surat menyurat dengan Bendahari. 12. UPM/600-12/2/3/1 Lain-lain Urusan S-GRA Lain-lain urusan. 13. UPM/600-12/2/4 Surat Menyurat Dengan Penaja National Science Fellowship Surat-menyurat NSF. 14. UPM/600-12/2/4/1 Tempat dan Mengumpul dan Tempoh Menyelenggara Memfail Simpanan Laporan Kepada Penaja NSF Laporan NSF. Kuasa Melupus 15. UPM/600-12/2/4/2 Lain-lain Urusan NSF Lain-lain urusan.
PENGAJIAN Halaman: 13/15 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 16. UPM/600-12/2/5 Surat Menyurat Dengan Bendahari Biasiswa Naib Canselor UPM Surat-menyurat dengan Bendahari. 17. UPM/600-12/2/5/1 Pecah Kontrak Biasiswa Naib Canselor UPM Pecah kontrak. 18. UPM/600-12/2/5/2 Lain-lain Urusan Biasiswa Naib Canselor UPM Lain-lain urusan. 19. UPM/600-12/2/6 Surat Menyurat Dengan Penaja Post Graduate Degree (PGD) Surat-menyurat PGD. 20. UPM/600-12/2/6/1 Tempat dan Mengumpul dan Tempoh Menyelenggara Memfail Simpanan Surat Menyurat Dengan Bendahari PGD Kuasa Melupus Surat-menyurat dengan Bendahari. 21. UPM/600-12/2/6/2 Pecah Kontrak PGD Pecah kontrak.
PENGAJIAN Halaman: 14/15 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 22. UPM/600-12/2/6/3 Lain-lain Urusan PGD Lain-lain urusan. 23. UPM/600-12/2/7 Surat Menyurat Dengan Bendahari GRF Surat-menyurat dengan Bendahari. 24. UPM/600-12/2/7/1 Maklumat Bantuan Pengajaran GRF Maklumat Bantuan Pengajaran. 25. UPM/600-12/2/7/2 Rekod Kehadiran ke Kampus GRF Rekod kehadiran. 26. UPM/600-12/2/7/3 Pecah Kontrak GRF Tempat dan Mengumpul dan Tempoh Menyelenggara Memfail Simpanan Dokumen Pecah kontrak. Kuasa Melupus 27. UPM/600-12/2/7/4 Lain-lain Urusan GRF Lain-lain urusan.
PENGAJIAN Halaman: 15/15 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 28. UPM/600-12/2/1/6 Surat Panggilan Sebagai Panel Temuduga Surat panggilan panel temuduga. 29. UPM/600-12/2/1/7 Kertas Temuduga Biasiswa Kertas temuduga. 30. UPM/600-12/2/1/8 Minit Temuduga Biasiswa Untuk Disahkan dan Pengesahan Minit Temuduga Biasiswa Minit temuduga. 31. UPM/600-12/2/1/1 Fail Biasiswa Iklan Biasiswa. Rekod kehadiran ke Kampus. Maklumat Bantuan Pengajaran. Senarai Penerima Biasiswa. Tempat dan Mengumpul dan Tempoh Menyelenggara Memfail Simpanan PTO GSM/PTJ PTO GSM/PTJ Bilik Fail GSM/Fakulti/ Institut 3 Tahun Kuasa Melupus Dekan Fakulti/ Pengarah Institut 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disemak Oleh Disahkan Oleh Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan WP Naib Canselor 03/01/2011