Muka Surat : - 1 - PROSEDUR PK.UiTM.FKM.(OA).10 Nama Tandatangan Disediakan Oleh Fakulti Kejuruteraan Mekanikal Disemak Oleh Ketua Unit Kualiti Fakulti Kejuruteraan Mekanikal Diluluskan Oleh Dekan Fakulti Kejuruteraan Mekanikal
Muka Surat : - 2 - REKOD PINDAAN Tarikh No. Pindaan Keluaran Bentuk Pindaan Kelulusan Dekan 03/03/2010 01 Keluaran 01 Rujuk Borang Pindaan Dokumen Kualiti (PPDK.FKM.01-2010) 08/04/2014 02 22/08/2017 03 Keluran 01 Keluran 01 Rujuk Borang Pindaan Dokumen Kualiti (PPDK.FKM.01-2014) Rujuk Borang Pindaan Dokumen Kualiti (PPDK.FKM.01-2014)
Muka Surat : - 3 - Isi Kandungan Muka Hadapan Rekod Pindaan 2 1.0 Objektif 4 2.0 Skop 4 3.0 Definisi 4 4.0 Singkatan 5 5.0 Dokumen Rujukan 6 6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 7 7.0 Rekod Kualiti 10 8.0 Lampiran 11
Muka Surat : - 4-1.0 OBJEKTIF Prosedur ini digunapakai untuk merancang dan melaksanakan Proses Penyediaan Kertas Soalan dengan baik dan mengelakkan kemungkinan kebocoran soalan tersebut kepada pelajar yang mana akan menjejaskan kewibawaan pihak Jawatankuasa Fakulti. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Pentadbiran Fakulti untuk memastikan Proses Penyediaan Kertas Soalan Akhir dapat dilaksanakan dengan lancar sehingga Penyerahan Soalan Akhir ke Bahagian Hal Ehwal, Universiti Teknologi MARA. Penggunaan Minggu hanya digunapakai bagi sesi biasa. 3.0 DEFINISI Timbalan Dekan Akademik TD(A) Pensyarah yang bertanggungjawab ke atas Fakulti dalam hal-hal akademik. Ketua Pusat Pengajian (KPP) Pensyarah yang bertanggungjawab dalam hal-hal yang berkaitan dengan sesuatu Pusat Pengajian masing-masing. Staf Akademik (SA) Pensyarah yang bertangungjawab ke atas sesuatu kursus. Penyelaras Kursus (RP) Staf Akademik yang mewakili satu kumpulan Staf Akademik yang mengajar kursus yang sama. Panel Vetting (PV) Staf Akademik yang dilantik sebagai panel untuk vetting Kertas Soalan. Jadual Spesifikasi Ujian (JSU)
Muka Surat : - 5 - Garis panduan yang harus diikuti apabila hendak menyediakan Kertas Soalan. 4.0 SINGKATAN D : Dekan TD(A) : Timbalan Dekan (Akademik) RP : Penyelaras Kursus KPP : Ketua Pusat Pengajian PP(A&P) : Penolong Pendaftar (Akademik & Pelajar) PE(A) : Pegawai Eksekutif (Akademik) SA : Staf Akademik BHEPep : Bahagian Hal Ehwal JSU : Jadual Spesifikasi Ujian OBE : Outcome Based Education
Muka Surat : - 6-5.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. Jenis Dokumen Lokasi 5.1 5.2 Standard ISO 9001:2008 (No. Rujukan: ISO 9001:2015) Manual Kualiti (No. Rujukan: MK-UiTM-FKM-01) Bilik ISO Bilik ISO 5.3 Prosedur Operasi Bilik ISO 5.4 Buku Panduan Penyediaan Kertas Soalan Pejabat Pentadbiran Akademik
Muka Surat : - 7-6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Carta Aliran Prosedur Penyediaan Kertas Soalan Akhir Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja dan Tindakan Rekod Mula D/TD(A)/KPP D/TD(A) PP(A&P) Panel Vetting/ KPP/RP/SA Kenalpasti dan lantik RP dan Panel Vetting Keluarkan arahan Penyediaan Kertas Soalan dan Skema Jawapan kepada RP Edarkan Surat Jemputan Bengkel Penyuntingan Kertas Soalan Akhir Menyedia dan menyelaras Penyediaan Draf Kertas Soalan dengan format yang betul dan Skema Jawapan Menentukan katalaluan untuk kertas soalan softcopy yang hanya disimpan oleh RP Serahkan Draf Kertas Soalan (Hardcopy dan Softcopy), Skema Jawapan yang lengkap kepada PE(A) Senarai Koordinator Kursus dan Panel Vetting Surat Perlantikan dan Arahan Senarai Tugas Koordinator Kursus dan Panel Vetting Surat Jemputan Bengkel Penyuntingan Kertas Soalan Akhir Contoh Kertas Soalan Akhir dan Skema Jawapan Rekod Penerimaan Draf Kertas Soalan Akhir
Muka Surat : - 8 - Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja dan Tindakan Rekod Memastikan kandungan soalan menepati OBE silibus, JSU serta format BHEPep semasa Penilaian dan Penyuntingan (vetting) Kertas Soalan Akhir Setelah Semakan Kertas Soalan Akhir dilaksanakan, Borang Senarai Semak Baca Penilaian Kertas Soalan Akhir (Semasa Semakan) diisi dan ditandatangani. Kertas Soalan (Hardcopy dan Softcopy), Skema Jawapan dan JSU Borang Senarai Semak Baca Penilaian Kertas Soalan Akhir (Semasa Semakan) Panel Vetting/ KPP/ RP /SA Jika TERDAPAT PEMBETULAN serahkan kepada RP /SA. Jika TIADA PEMBETULAN, serahkan kepada PE(A) Semak pembetulan yang telah dilaksanakan oleh RP /SA Jika TERDAPAT PEMBETULAN, serahkan semula kepada RP /SA Jika TIADA PEMBETULAN, Borang Senarai Semak Baca Penilaian Kertas Soalan Akhir (Selepas Semakan) diisi dan ditandatangani. Borang Senarai Semak Baca Penilaian Kertas Soalan Akhir (Selepas Semakan)
Muka Surat : - 9 - Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja dan Tindakan Rekod Panel Vetting/ RP /SA PP(A&P)/PE(A) TD(A)/Panel Vetting/ RP D/TD(A) PP(A&P)/PE(A) TD (A) / SA Memastikan Borang Produk Pelanggan, Borang Akuan JSU dan Borang Pengakuan Staf diisi dan ditandatangani Pengumpulan Kertas Soalan (Hardcopy dan Softcopy), Skema Jawapan, Borang Pengakuan Staf dan Borang Akuan JSU Pemilihan Set Kertas Soalan Akhir oleh Panel Bengkel Pengurusan Tandatangan Borang Produk Pelanggan, Borang Pengakuan Staf oleh D/TD(A) Semakan terakhir sebelum Kertas Soalan diserahkan ke BHEPep dan pemastian kesetaraan kod kursus Serahkan ke BHEPep Keluarkan arahan kepada Staf akademik untuk memusnahkan kertas soalan hardcopy dan memadam soft copy Borang Produk Pelanggan dan Keperluan, Borang Akuan JSU, Borang Pengakuan Staf Rekod Penerimaan Kertas Soalan Akhir Borang Produk Pelanggan, Borang Pengakuan Staf Kertas Soalan (Hardcopy dan Softcopy), Skema Jawapan Borang Penerimaan dari BHEPep
Muka Surat : - 10-7.0 REKOD KUALITI Bil. Jenis Rekod Lokasi 7.1 Senarai Koordinator Kursus dan Pemeriksa Kedua 7.2 Soalan Akhir dan Skema Jawapan 7.3 7.4 Kertas Soalan (Hardcopy and Softcopy), Skema Jawapan Borang Produk Pelanggan, Borang Akuan JSU, Borang Pengakuan Staf 7.5 Rekod Penerimaan Kertas Soalan 7.6 Borang Penerimaan dari Bahagian Hal Ehwal Tempoh Simpanan 8.0 LAMPIRAN Bil. Jenis Lampiran Lampiran 8.1 Contoh Senarai Koordinator Kursus dan Panel Vetting Lampiran 1 8.2 8.3 Contoh Surat Perlantikan dan Arahan Senarai Tugas Koordinator Kursus dan Panel Vetting Contoh Surat Jemputan Bengkel Penyuntingan Kertas Soalan Akhir Lampiran 2 Lampiran 3 8.4 Contoh Kertas Soalan Akhir dan Skema Jawapan Lampiran 4 8.5 Contoh Rekod Penerimaan Draf Kertas Soalan Akhir Lampiran 5 8.6 Contoh Borang Senarai Semak Baca Penilaian Kertas Soalan Akhir (Semasa Semakan dan Selepas Semakan) Lampiran 6 8.7 Contoh Borang Produk Pelanggan Lampiran 7 8.8 Contoh Borang Pengakuan Staf Lampiran 8
Muka Surat : - 11-8.9 Contoh Borang Akuan JSU, JSU Lampiran 9 8.10 Contoh Rekod Penerimaan Kertas Soalan Lampiran 10 8.11 Contoh Borang Penerimaan dari Bahagian Hal Ehwal Lampiran 11