BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan sistem informasi di zaman teknologi terjadi begitu pesat dan memiliki dampak yang sangat luas di berbagai bidang bisnis. Menurut penelitian dari Louis Raymond, Anne-Marie Croteau, dan Francis Bergeron dalam The Strategic Role of IT as an Antecedent to the IT Sophistication and IT Performance of Manufacturing SMEs, Volume 4, No.3 & 4, 2011 (p.203): Now, IT can play an important role in a company s performance and its ability to respond effectively to the changing needs of the market. Saat ini, teknologi informasi memiliki peran yang penting bagi kinerja dan kemampuan perusahaan agar dapat menanggapi perubahan kebutuhan pasar secara efektif. Organisasi membutuhkan dukungan teknologi informasi dalam mengelola aktivitas bisnis untuk meningkatkan sistem pengolahan data agar didapatkan informasi yang lengkap, cepat dan akurat. Menurut penelitian dari Siamak Nejadhosseini Soudani dalam The Usefulness of an Accounting Information System for Effective Organizational Performance, Volume 4, No.5, 2012 (p.137): information is a valuable data processing that provides a basis for making decisions and taking action. Informasi merupakan data hasil pemrosesan yang bernilai dan mampu menyediakan dasar bagi pembuatan keputusan dan mengambil tindakan. Menurut penelitian dari Elena, U.G., Raquel, P.E., Clara, M.C. dalam The Impact of Accounting Information Systems (AIS) on performance measures: empirical evidence in Spanish SMEs, Volume 11, No.1, 2011 (p.26): Accounting information system are systems used to record the financial transactions of a 1
2 business or organization that combines the methodologies, controls and accounting techniques with the technology of the IT industry: user interface, computers and sophisticated software. Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan bisnis atau organisasi yang mengkombinasikan metodologi, pengendalian, dan teknik akuntansi dengan teknologi dari industri IT: user interface, komputer, dan sophisticated software. Sangatlah penting bagi setiap perusahaan baik yang berorientasi laba maupun nonlaba untuk mengelola sistem informasi akuntansi. Dengan sistem informasi akuntansi data dari transaksi rutin perusahaan akan dikumpulkan kemudian diolah menjadi informasi yang bernilai dan dilaporkan untuk mendukung manajemen perusahaan dalam pertimbangan pembuatan keputusan agar dapat menghasilkan manfaat kompetitif bagi keberlangsungan dan daya saing perusahaan di masa yang akan datang. PT. Ichtiar Baru Van Hoeve adalah perusahaan yang bergerak di bidang penerbitan dan penjualan buku-buku seperti ensiklopedia, notariat, dan kamus kecil. Penjualan merupakan suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana-rencana strategis dengan memenuhi kebutuhan pembeli dalam rangka memperoleh laba. Perusahaan melakukan penjualan dalam dua bentuk yaitu penjualan tunai dan penjualan konsinyasi. Penjualan tunai umumnya terjadi secara kontan, sedangkan penjualan konsinyasi dilakukan secara titipan kepada pembeli yang bertindak juga sebagai penjual. Kedua bentuk penjualan ini, memiliki perbedaan waktu dalam penerimaan kasnya. Penerimaan kas pada penjualan tunai di perusahaan ini terjadi sebelum barang dikirimkan kepada pelanggan, sedangkan pada penjualan konsinyasi, kas di terima setiap akhir bulan sebesar total buku konsinyasi yang berhasil dijual oleh konsinyi.
3 Sistem penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas pada PT. Ichtiar Baru Van Hoeve saat ini masih melakukan proses pengolahan data transaksi secara semi manual di mana pencatatan yang ada belum dilakukan dengan suatu otomasi sistem yang terkomputerisasi sehingga sering terjadi kesalahan pencatatan. Dokumen dan laporan yang dihasilkan dalam sistem yang sedang berjalan belum lengkap sehingga memungkinkan terjadinya kealpaan dalam pencatatan dan penyajian informasi yang penting berkaitan dengan penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas. Adanya fungsi di Bagian Akuntansi dan Keuangan yang melakukan perangkapan tugas dalam hal penerimaan dan pencatatan kas mengakibatkan longgarnya pengendalian internal dalam proses bisnis perusahaan terkait dengan penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas. Berdasarkan uraian dari masalah di atas maka penulis menyimpulkan bahwa PT. Ichtiar Baru Van Hoeve memerlukan sebuah sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas. Karena semakin pesatnya kemajuan teknologi saat ini dan besarnya kebutuhan PT. Ichtiar Baru Van Hoeve akan sistem penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas untuk menunjang aktivitas bisnis agar berjalan secara efektif dan efisien, maka judul skripsi yang diambil oleh penulis adalah ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI DAN KONSINYASI SERTA PENERIMAAN KAS PADA PT. ICHTIAR BARU VAN HOEVE.
4 1.2 Ruang Lingkup Penulis membatasi ruang lingkup penelitian pada PT. Ichtiar Baru Van Hoeve menjadi beberapa pokok penelitian yang meliputi: a. Analisis prosedur penjualan tunai hingga penerimaan kas yang meliputi penerimaan pesanan dari pelanggan, menyiapkan buku pesanan, menerima pembayaran, membuat bukti penerimaan pembayaran, dan mengirim buku pesanan. b. Analisis prosedur penjualan konsinyasi hingga penerimaan kas yang meliputi penerimaan pesanan dari pelanggan, menyiapkan buku pesanan, mengirim buku pesanan, menerima rekapitulasi penjualan buku, menagih buku yang terjual, menerima pembayaran buku yang terjual, membuat bukti penerimaan pembayaran. c. Perancangan sistem informasi akuntansi yang menyediakan pelaporan, meliputi jurnal umum, laporan penjualan, laporan penjualan per pelanggan, laporan penjualan per barang, laporan konsinyasi, dan laporan penerimaan kas. 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penyusunan skripsi ini adalah: 1. Melakukan analisis terhadap prosedur penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas yang berjalan pada perusahaan. 2. Mengidentifikasi kebutuhan informasi yang diperlukan dalam sistem penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas perusahaan.
5 3. Melakukan perancangan aplikasi sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas dengan suatu otomasi sistem yang terkomputerisasi agar proses bisnis dapat berjalan secara efektif dan efisien. 4. Memberikan rekomendasi atas masalah-masalah yang ditemukan pada proses bisnis penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas yang berjalan pada perusahaan. Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari penyusunan skripsi ini adalah: 1. Proses bisnis penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas dapat berjalan secara cepat dan tepat karena sistem mampu mempersingkat proses transaksi. 2. Menghasilkan laporan yang akurat dan terbaru sesuai dengan kebutuhan manajemen mengenai penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas pada periode tertentu. 3. Memberikan solusi untuk meningkatkan kinerja perusahaan dan mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada. 4. Menciptakan sistem yang akurat sehingga mampu mengurangi angka kesalahan dalam perhitungan dan pengolahan informasi yang disebabkan oleh human error. 1.4 Metodologi Penelitian Penulisan skripsi ini memiliki tiga metode yang digunakan dalam proses penelitian di PT. Ichtiar Baru Van Hoeve yaitu metode pengumpulan data, metode analisis, dan metode perancangan:
6 1. Metode Pengumpulan Data a. Studi Kepustakaan Studi pustaka dilakukan dengan mengumpulkan, meninjau, dan mempelajari teori-teori buku, literatur, jurnal, internet ataupun media informasi lainnya yang berhubungan dengan topik penelitian untuk dijadikan sebagi landasan teori. b. Studi Lapangan Studi lapangan dilakukan dengan cara melakukan penelitian secara langsung ke lapangan yaitu perusahaan yang menjadi objek penelitian. Pengumpulan data dan informasi yang dibutuhkan dilakukan dengan cara, antara lain melalui: a. Wawancara Metode studi lapangan dengan cara wawancara, melibatkan proses tanya jawab secara langsung yang dilakukan dengan pihak-pihak yang terkait seperti Direktur dan Bagian Akuntansi dan Keuangan untuk memperoleh sebuah gambaran umum mengenai perusahaan dan prosedur penjualan tunai, konsinyasi, dan penerimaan kas serta masalah-masalah yang di terjadi dalam perusahaan berkaitan dengan topik penelitian. b. Review dokumen Metode studi lapangan dengan cara review dokumen dilakukan dengan menelusuri dan mempelajari dokumen-dokumen transaksi yang terkait dengan proses penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas seperti Memo Pesanan, Surat Jalan, Faktur, Kwitansi, dan Faktur Pajak yang nantinya dijadikan sebagai acuan
7 untuk memberikan solusi dan melakukan perbaikan terhadap prosedur penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas perusahaan. 2. Metode Analisis Melakukan analisis terhadap proses bisnis yang sedang berjalan untuk mengidentifikasi kekurangan pada sistem berjalan dan merancang sistem yang baru. Metode analisis yang dilakukan adalah: a. Survei atas sistem yang berjalan Melakukan wawancara terhadap pihak perusahaan yang berkaitan dengan pengerjaan aktivitas dalam sistem yang sedang berjalan. b. Analisis terhadap temuan survei Melakukan analisis terhadap data dan informasi yang diperoleh pada survei terhadap proses bisnis yang dilakukan di dalam perusahaan. c. Identifikasi kebutuhan informasi Melakukan identifikasi terhadap adanya kekurangan informasi pada sistem yang sedang berjalan mulai dari dokumen input, proses, hingga output, kemudian menetapkan informasi pada sistem baru yang diperlukan. 3. Metode Perancangan Dalam penyusunan skripsi, metode perancangan yang digunakan adalah metode Object Orieted Analysis and Design (OOAD) dengan menggunakan Unified Modelling Language (UML), yang terdiri dari: a. Membuat Rich Picture. b. Membuat Event Table. c. Membuat Overview Activity Diagram.
8 d. Membuat Workflow Table. e. Membuat Detailed Activity Diagram. f. Membuat Class Diagram. g. Membuat Statechart Diagram. h. Membuat Use case Diagram. i. Membuat Sequence Diagram. j. Membuat Navigation Diagram. k. Membuat Rancangan Database. l. Membuat Rancangan Formulir. m. Membuat Rancangan Layar. n. Membuat Rancangan Laporan. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dalam penyusunan skripsi ini terdiri dari lima bagian yaitu: a. BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang mengenai penelitian ini, ruang lingkup mengenai sistem yang akan dibahas, tujuan dan manfaat dari penelitian, metode yang digunakan selama penelitian, dan sistematika penulisan yang digunakan. b. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisi mengenai teori-teori dasar atau umum dan teori-teori khusus yang berhubungan dengan topik yang dibahas, maupun pendukung yang digunakan sebagai landasan dalam penelitian skripsi ini.
9 c. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini berisi gambaran umum PT. Ichtiar Baru Van Hoeve, struktur organisasi dan pembagian tugas, tanggung jawab, wewenang dalam perusahaan, tata laksana atau prosedur penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas yang sedang berjalan pada perusahaan, masalah yang sedang dihadapi, dan alternatif pemecahan masalah. d. BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Bab ini berisi rancangan sistem baru yang diusulkan yang terdiri dari tata laksana atau prosedur penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas yang diusulkan, rich picture, event table, overview activity diagram, workflow table, detailed activity diagram, class diagram, statechart diagram, usecase diagram, sequence diagram, navigation diagram, rancangan database, rancangan formulir, rancangan layar, rancangan laporan, dan matriks rancangan penerapan sistem agar dapat meminimalkan kelemahan dalam sistem yang lama dan sesuai dengan hasil analisis dalam sistem berjalan sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan. e. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi mengenai simpulan dari penelitian yang telah dilakukan pada PT. Ichtiar Baru Van Hoeve dalam hasil rancangan yang dapat menjawab masalah yang ditemukan dan saran berupa usulan untuk pengembangan lebih lanjut serta saran bagi pengguna sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas pada PT. Ichtiar Baru Van Hoeve.