USER MANUAL INDONESIA NATIONAL SINGLE WINDOW (INSW)

USER MANUAL INDONESIA NATIONAL SINGLE WINDOW (INSW)

User Manual Petunjuk Operasional INSW Admin Perusahaan i

Daftar Isi MEMULAI APLIKASI... 2 LOGIN... 3 VIEW PROFILE... 5 MENU... 6 CHANGE PASSWORD / MERUBAH PASSWORD... 7 USER ACTIVITY... 9 ORGANISASI USER... 10 CREATE USER... 10 UPDATE USER... 13 LOCK USER... 14 DELETE USER... 15 i

1 Memulai aplikasi B ab ini akan menjelaskan mengenai proses untuk memulai penggunaan aplikasi serta menu yang terdapat pada sistem Indonesia National Single Window (INSW). Sebelum menjalankannya, pastikan kembali bahwa komputer anda telah terhubung dengan internet, kemudian ikuti langkah-langkah berikut ini : 1. Pilih atau klik Internet Explorer Browser atau Mozilla Firefox pada desktop windows komputer anda 2. Isikan address http://www.insw.go.id seperti contoh gambar berikut ini : Akan tampil halaman seperti contoh gambar berikut ini : Petunjuk Operasional INSW Admin Perusahaan 2

MEMULAI APLIKASI Gambar 1.1 Halaman Muka Website aplikasi NSW Login Setelah masuk pada halaman muka dari sistem INSW ini, user dapat melakukan login. Berikut langkah-langkahnya : 1. Isikan User Name dan Password anda sebagai admin(yang telah diberikan oleh tim INSW), serta Key Code (huruf atau angka yang tampak dibawah password pada form login) Note : Key Code harus diisi sama dengan yang tampak pada layar Petunjuk Operasional INSW Admin Perusahaan 3

MEMULAI APLIKASI 2. Lalu klik, seperti yang terlihat pada contoh gambar berikut ini : Isinya harus sama Gambar 1.2 Login Setelah login, otomatis anda akan masuk ke aplikasi Indonesia National Single Window (INSW), dengan tampilan halaman utamanya seperti gambar berikut ini : Petunjuk Operasional INSW Admin Perusahaan 4

MEMULAI APLIKASI Gambar 1.3 Halaman Utama Indonesia National Single Window View Profile Setelah berhasil login anda akan masuk ke dalam halaman utama dari aplikasi sistem Indonesia National Single Window. Disini untuk tampilan pertama kali anda akan dapat melihat (view) profile user/pengguna. Data-data yang ditampilkan adalah seperti contoh gambar berikut ini : Gambar 1.4 View Profile Pada gambar diatas terlihat data yang ditampilkan terbagi atas 2 (dua) bagian, yaitu Data Perusahaan dan Data User. Data Perusahaan : menampilkan data-data yang di miliki oleh perusahaan importir yang sudah terdaftar pada sistem ini Petunjuk Operasional INSW Admin Perusahaan 5

MEMULAI APLIKASI Data User : berisi detail data-data dari user/pengguna aplikasi. NO FIELD DATA KETERANGAN DATA PERUSAHAAN 1 Nama Perusahaan Nama Perusahaan yang didaftarkan 2 Alamat Perusahaan Alamat dari Peusahaan 3 NPWP Nomor NPWP dari perusahaan 4 API/APIT Nomor API/APIT yang dimiliki perusahaan 5 EDINUMBER EDI Number yang dimiliki oleh perusahaan 6 SRP Nomor Surat Registrasi Perusahaan DATA USER 1 Nama Lengkap Nama lengkap dari user/pengguna 2 User Login User Login yang diberikan ke penguna 3 Alamat Alamat dari user 4 Telepon Nomor Telepon user 5 HP Nomor Handphone user 6 Fax Nomor Fax user 7 Kode Pos Kode Pos dari alamat user 8 Kota Kota dari alamat user 9 E-mail E-mail user 10 Expiry Masa berlaku nya user login user Menu Pada halaman utama terlihat menu yang terletak pada header aplikasi. Adapun header menu yang dimaksud adalah sebagai berikut : Gambar 1.5 Menu Utama Petunjuk Operasional INSW Admin Perusahaan 6

2 Change Password / Merubah Password etelah anda melakukan login pertama kali, rubahlah password anda sesegera mungkin. Berikut langkah cara mengganti/merubah password tersebut. S 1. Klik pada header menu, lalu akan tampil halaman utama menu Change Password sebagai berikut : Gambar 2.1 Halaman Menu Change Password 2. Isikan Password Lama, lalu rubah dengan yang baru dengan mengisikan Password Baru, lalu isikan kembali Password Baru pada Konfirmasi Password Baru. 3. Jika sudah yakin klik, otomatis password anda akan berubah. Gambar 2.2 Merubah Password Petunjuk Operasional INSW Admin Perusahaan 7

Password telah berubah, diharapkan anda mengingat password yang baru ini dengan baik. Lakukan login kembali dengan menggunakan password yang baru. Petunjuk Operasional INSW Admin Perusahaan 8

3 User Activity ebagai administrator, disediakan fasilitas atau menu untuk view atau melihat aktifitas dari setiap user yang telah dibuat oleh admin. Klik [User Activity] lalu akan tampil gambar berikut ini : S Gambar 3.1 User Activity Disini terlihat aktifitas yang dilakukan oleh setiap user pada aplikasi INSW berdasarkan : Tanggal : menunjukkan tanggal aktifitas setiap user login Keterangan : menjelaskan aktifitas yang dilakukan oleh setiap user login Searchkey : User Login : menunjukkan user login yang melakukan Priviledge : menunjukkan Petunjuk Operasional INSW Admin Perusahaan 9

4 ORGANISASI USER CREATE USER U ser admin perusahaan diberikan hak untuk membuatkan atau menambah user lain agar dapat menggunakan aplikasi sistem Indonesia National Single Window (INSW). Untuk membuat user yang baru, berikut langkah-langkahnya : 1. Pada header menu, klik atau pilih menu [User] lalu akan tampil tabel seperti gambar berikut ini : Gambar 4.1 Tabel Data User 2. Klik icon, kemudian akan muncul form sebagai berikut : Petunjuk Operasional INSW Admin Perusahaan 10

Gambar 4.2 Form Penambahan User Isikan semua data-data user yang diminta, data-data tersebut sifatnya optional, kecuali data yang bertanda * yang artinya harus diisikan. Data User Nama Organisasi User Login Nama Lengkap Jabatan No. KTP Alamat Kota Kode Pos Telepon Handphone Fax Email Keterangan Nama Organisasi dari pengguna, klik tombol bantuan untuk memilih Jenis Organisasinya Isikan dengan nama user login yang diinginkan. Karakter yang diperbolehkan adalah paduan dari : a-z, A-Z, dan 0-9, tanpa spasi. Isikan dengan nama lengkap dari yang mempunyai user login. Isikan dengan jabatan dari user Isikan Nomor Kartu Tanda Penduduk dari user Isikan alamat dari user sesuai dengan KTP Isikan kota dari alamat Isikan kode pos Isikan nomor telepon yang dapat dihubungi Isikan nomor handphone dari user Isikan nomor fax dari user Isikan alamat email dari user, konfirmasi user login dan password akan dikirimkan melalui alamat email ini Petunjuk Operasional INSW Admin Perusahaan 11

Group Edi Number NIP Kode KPBC Key Code Pilih Jenis Group yang sesuai dengan pengguna Isikan edinumber yang dimiliki oleh perusahaan (jika ada) Isikan nomor NIP dari pengguna Isikan kode KPBC yang digunakan Isikan key code yang terlihat berupa huruf dan angka pada form penambahan tersebut Note : Pengisian data diatas tidak diperbolehkan menggunakan tanda baca seperti :!@#$%^&*(\ ) dst. Spasi diperbolehkan dan maximum 255 karakter. Jika data yang dimasukkan tidak sesuai atau salah dalam pengisian, maka akan muncul pesan seperti berikut ini : Gambar 4.3 Pesan Informasi Jika data telah terisi semua dengan benar, maka akan tampil message verifikasi seperti gambar berikut : Gambar 4.4 Pesan Informasi Kemudian, user login dan password akan dikirimkan otomatis melalui email oleh sistem. Isi dari email tersebut kurang lebih sebagai berikut : Petunjuk Operasional INSW Admin Perusahaan 12

Gambar 4.5 Respon e-mail UPDATE USER Setiap data user yang sudah diinput, dapat dirubah/diganti atau dilengkapi. Berikut langkah-langkah untuk perubahannya/update. 1. Pada list data user, pilih user yang akan di update datanya, seperti yang diperlihatkan pada gambar berikut ini : 2. Klik [Edit], lalu isikan data yang akan diupdate 3. Klik [Update] untuk menyimpan data yang telah di edit tersebut. Akan tampil message box sebagai berikut : Petunjuk Operasional INSW Admin Perusahaan 13

Kemudian akan muncul konfirmasi pada halaman data user sebagai berikut : LOCK USER Fasilitas lain yang disediakan pada organisasi user adalah Lock User. Fungsi nya adalah untuk memblok/ me non aktifkan user login dari user jika diperlukan. Berikut langkah-langkah mengoperasikannya : 1. Pada list data user, pilih user yang akan di delete datanya, seperti yang diperlihatkan pada gambar berikut ini : 2. Klik [Lock] 3. Akan tampil message box sebagai berikut : Klik [OK] untun mem-blok user yang sudah dipilih tersebut, atau klik [Cancel] untuk membatalkannya. Akan tampil konfirmasi sebagai berikut pada list data usernya Petunjuk Operasional INSW Admin Perusahaan 14

Otomatis user tersebut akan ter-blok/tidak dapat digunakan. Untuk mengaktifkannya kembali, langkah-langkahnya sama klik lalu akan tampil message box sebagai berikut : Pada list data akan tampil konfirmasi sebagai berikut : DELETE USER Setiap data user yang sudah diinput, dapat didelete/dihapus. Berikut langkah-langkah untuk menghapusnya. 1. Pada list data user, pilih user yang akan di delete datanya, seperti yang diperlihatkan pada gambar berikut ini : 2. Klik [Delete] 3. Akan tampil message box sebagai berikut : Petunjuk Operasional INSW Admin Perusahaan 15

Klik [OK] untun menghapus data yang sudah dipilih tersebut, atau atau klik [Cancel] untuk membatalkannya Petunjuk Operasional INSW Admin Perusahaan 16