PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI DI PT KUSUMAHADI SANTOSA JATEN, KARANGANYAR TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Bagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : NURSANDY WULANDARI D1513075 PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2016 i
PERSETUJUAN PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI DI PT KUSUMAHADI SANTOSA KARANGANYAR Disusun Oleh : NURSANDY WULANDARI D1513075 Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pembimbing, Drs. Sakur, M.S NIP. 19490205 198012 1 001 ii
PENGESAHAN PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI DI PT KUSUMAHADI SANTOSA KARANGANYAR Disusun Oleh : NURSANDY WULANDARI D1513075 Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pada Hari : Tanggal : Tim Penguji Nama Tanda tangan 1. Penguji 1 Irsyadul Ibad, S.AB.,M.Ed.,M.Si... 2. Penguji 2 Drs. Sakur, M.S... Mengetahui, Dekan, Kepala Program Studi, Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si Drs. Ali, M.Si NIP. 196108251986012001 NIP. 195408301985031002 iii
PERNYATAAN Nama NIM : NURSANDY WULANDARI : D1513075 Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI DI PT KUSUMAHADI SANTOSA adalah betul-betul karya sendiri hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka. Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut. Surakarta, Juni 2016 Yang Membuat Pernyataan, Nursandy Wulandari iv
MOTTO Tuhan pastikan menunjukkan kebesaran dan kuasanya bagi hambanya yang sabar dan tak kenal putus asa (D Masiv) Janganlah menunggu orang lain berbuat baik kepadamu, tetapi jadilah orang pertama yang berbuat kebaikan kepada orang lain, dan lihat apa yang akan terjadi (Mario Teguh) Doa dan usaha adalah kunci keberhasilan serta sabar dan tawakal akan tetap semangat untuk melangkah maju (Penulis) Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemuduhan. Maka apabila kamu telah selesai (dari suatu urusan), kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain dan hanya kepada Tuhan-mulah hendaknya kamu berharap (QS. Al-Insyirah : 6-8) v
PERSEMBAHAN Dengan segala kerendahan hati dan mengucapkan syukur kepada Allah SWT, karya ini kupersembahkan untuk : 1. Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 2. Ketua Program DIII Manajemen Admnistrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 3. Drs.Sakur, M.S. selaku Dosen Pembimbing sekaligus penguji 2 Tugas Akhir yang selalu memberikan bimbingan dan pengarahan dengan teliti dan penuh kesabaran 4. PT Kusumahadi Santosa 5. Ayah, ibu dan saudara-saudara saya tercinta yang senantiasa memberikan doa dan dukungannya hingga bisa mewujudkan impian saya 6. Sahabatku senasib dan seperjuangan terima kasih atas doa, support serta pengorbanan waktu dan kesabarannya. 7. Teman-temanku semua di DIII Manajemen Administrasi 2013. 8. Almamaterku Universitas Sebelas Maret tercinta. vi
KATA PENGANTAR Assalammua alaikum Wr. Wb. Alhamdulilah, segala puji syukur atas kehadirat Allah SWT, karena atas ridho dan hidayah-nya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir dengan judul Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi di PT. Kusumahadi Santosa. Penulisan Tugas Akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan profesional Ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Selama penulisan ini, penulis telah menerima bantuan, bimbingan dan petunjuk yang sangat besar manfaatnya yang berasal dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada : 1. Allah SWT yang selaku memberikan petunjuk dan kemudahan dalam proses penulisan Tugas Akhir sehingga dapat terselesaikan dengan baik. 2. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan izin untuk magang sebagai syarat dalam pembuatan tugas akhir ini. 3. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi. 4. BapakDrs.Sakur, M.S. Selaku pembimbing akademik atas bimbingan dan pengarahan dalam menyelesaikan studi selama ini 5. Bapak Irsyadul Ibad, S.AB.,M.Ed.,M.Si selaku penguji Tugas Akhir atas bimbingan dan pengarahan dalam penulisan tugas akhir ini. 6. Seluruh dosen pengajar Manajamen Administrasi yang telah memberikan ilmunya kepada penulis. vii
7. Bapak Widyo Sugiyanto selaku Manajer Logistik serta Ibu Yanti dan Ibu Eni selaku Kasie Logistik yang telah mengizinkan penulis untuk melakukan Kuliah Kerja Magang di perusahaan tersebut. 8. Bapak Mulyono, Bapak Didik, Ibu Suci, Ibu Sekar, Ibu Nina, Mas Fajri, Mas agung, Mas Catur dan segenap staff Bagian Logistik PT. Kusumahadi Santosa atas bantuan dalam pengumpulan data dan pemberian informasi kepada penulis. 9. Bapak dan Ibuku tercinta yang selalu menyayangiku, mendo akanku, meberikan dukungan baik moral dan materil yang sangat membantu dalam memberikan semangat dalam menyelesaikan tugas akhir ini. 10. Untuk saudara-saudaraku terima kasih atas dukungan dan doanya selam ini. 11. Sahabat-sahabatku senasib dan Semua teman-teman Manajemen Administrasi angkatan 2013 khususnya MA kelas A, atas dukungan dalam penyelesaian tugas akhir ini. 12. Semua pihak yang telah membantu kelancaran penulisan tugas akhir yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu. Penulis berharap semoga laporan Tugas Akhir ini dapat memberi manfaat bagi semua pihak. Meskipun penulis menyadari bahwa dalam penulisa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dikarenakan keterbatasan ilmu dan pengalaman yang penulis miliki. Untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca yang budiman. Semoga Allah SWT membalas segala kebaikan bapak, ibu dan rekan-rekan yang dengan ikhlas telah membantu penulis. Terima kasih Wassalamu alaikum Wr. Wb. Surakarta, Juni 2016 Penulis viii
DAFTAR ISI HALAMAN PERSETUJUAN... i HALAMAN PENGESAHAN... iii HALAMAN PERNYATAAN... iv HALAMAN MOTTO... v HALAMAN PERSEMBAHAN... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR GAMBAR... xi DAFTAR TABEL... xii DAFTAR LAMPIRAN... xiii ABSTRAK... xvi BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 5 C. Tujuan Pengamatan... 5 D. Manfat Pengamatan... 6 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN... 7 A. Tinjauan Pustaka... 7 1. Prosedur... 7 2. Pengadaan... 12 3. Suku Cadang... 18 4. Mesin Produksi... 20 B. METODE PENGAMATAN... 21 1. Lokasi Pengamatan... 21 2. Jenis Pengamatan... 21 3. Penentuan Sampel dan Sumber Data... 22 4. Teknik Pengumpulan Data... 23 5. Teknik Analisis Data... 24 BAB III DESKRIPSI LEMBAGA... 27 1. Sejarah PT. Kusumahadi commit Santosa to user... 27 ix
2. Visi dan Misi... 29 3. Lokasi Perusahaan... 30 4. Struktur Organisasi... 32 5. Tugas dan Tanggungjawab... 35 6. Ketenagakerjaan... 38 7. Produksi... 42 8. Pemasaran... 43 BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN... 45 A. Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi.... 45 B. Fungsi dari bagian yang terlibat di pengadaan suku cadang mesin produksi....52 C. Dokumen / arsip yang digunakan PT. Kusumahadi Santosa... 54 D. Masalah-masalah yang dihadapi di pengadaan suku cadang mesin produksi... 57 BAB V PENUTUP... 59 Kesimpulan... 59 Saran... 60 DAFTAR PUSTAKA...61 LAMPIRAN...62 x
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Prosedur perolehan bahan... 17 Gambar 3.1 Denah lokasi PT Kusumahadi Santosa... 33 Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT Kusumhadi Santosa... 34 Bagan 4.1 Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi... 51 xi
DAFTAR TABEL Tabel 1.1 fasilitas mesin departemen Weaving I dan Weaving II... 2 Tabel 1.2 fasilitas mesin departemen (cetak) Printing... 2 Tabel 1.3 fasilitas mesin departemen (celup) Dying... 3 Tabel 3.1 Daftar Tabel Karyawan PT Kusumahadi Santosa... 39 Tabel 3.2 Tabel Jam Kerja Karyawan... 41 Tabel 3.3 Tabel Jam Kerja Karyawan... 41 Tabel 3.4 Tabel Jam Kerja Karyawan... 41 xii
DAFTAR LAMPIRAN 1. Nota dari Supplier 2. Surat Pengantar 3. Permintaan Pembelian Barang 4. Nota Retur Barang 5. Kas Bon Sementara 6. Pesanan Pembelian 7. Tanda Terima Barang 8. Laporan Penerimaan Barang 9. Data Mesin 10. Surat Kebutuhan Barang 11. Pengajuan Bulanan 12. Pengajuan Dana 13. Surat Tugas Magang 14. Form Monitoring Magang 15. Form Penilaian Magang 16. Surat Keterangan Magang 17. Surat Balasan Magang xiii
ABSTRAK NURSANDY WULANDARI. D1513075. PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA JATEN, KARANGANYAR. Laporan Tugas Akhir. Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III. Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.2016. 63 halaman. Tujuan pengamatan di PT. Kusumahadi Santosa yaitukegiatan barang dalam suatu instansi mempunyai peran penting dalam menjaga kelancaran seluruh kegiatan atau aktivitas pembelian di instansi tersebut. Jenis pengamatan yang digunakan dalam pengamatan ini adalah Pengamatan deskriptif kualitatif yaitu yang bertujuan untuk mengarah pada pendiskripsian secara rinci dan mendalam mengenai kegiatan atau menggambarkan keadaan yang terjadi di tempat pengamatan. Sumber data yang digunakan yaitu : narasumber (informan) dari staff pengadaan, tempat (lokasi) pengamatan dan dokumen/arisp yang digunakan. Usaha yang dilakukan untuk mendapatkan data-data tersebut dengan berbagai cara yaitu : wawancara, observasi, dan mengkaji dokumen/arsip tentang pengadaan. Selanjutnya, penulis melakukan analisis terhadap dokumen melalui tiga tahap yaitu : pengumpulan data, penyajian data dalam bentuk kalimat dengan kondisi yang rinci dan mudah dipahami dan penarikan kesimpulan. Hasil pengamatan yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi mempunyai prosedur yang baik, prosedur pengadaan dimulai dari penerimaan surat kebutuhan, penawaran harga barang, perbandingan harga barang, persetujuan, pemesanan pembelian, pemeriksaan, pendistribusian pesanan pembelian, dan pemeriksaan kesesuaian barang yang telah dikirim. Maka prosedur yang telah ditetapkan agar prosedur tersebut dapat membantu proses jalanannya pengadaan dan memperlancar produksi. penulis memberikan saran yang mungkin dapat membantu dalam prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi pada masalah saat pengiriman barang dan nominal yang tidak cocok, maka yang harus dilakukan dengan menangani suatu masalah yang tidak diinginkan agar pihak perusahaan segera mengurangi kesalah pahaman pada supplier, sehingga supplier tidak dapat mengirimkan barang untuk mempunyai alasan yang tidak jelas. Maka, sangat perlu dari pihak perusahaan akan memberikan sanksi atau teguran agar supplier bisa mengerti dan memahami apabila pengiriman barang dan ketidak cocokkan nominal tersebut tidak diulangi lagi. Sehingga perusahaan tidak akan memutuskan kerjasama apabila supplier sudah melakukan perubahan pada masalah pengiriman atau delivery serta masalah nominal barang yang tidak cocok. Kata Kunci: Pengadaan, Suku commit Cadang to user Mesin xiv