PUSAT PENGAJIAN SAINS PERUBATAN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA MS ISO9001:2008 PROSES PENYEMAKAN PERMOHONAN GERAN BAHAGIAN PENYELIDIKAN (PPSP/R&D/CP 1) Edisi: 2 Pindakan: 0 Tarikh Efektif: 19 Oktober 2014 1/9
KANDUNGAN : 1. Tujuan 2. Skop 3. Dokumen Rujukan 4. Definisi 5. Singkatan 6. Prosedur 7. Carta alir prosedur 8. Rekod 9. Lampiran 2/9
1. TUJUAN Untuk memastikan proses penyemakan permohonan geran penyelidikan di PPSP diuruskan mengikut kaedah dan keperluan yang ditetapkan dalam perkhidmatan Bahagian Penyelidikan, PPSP. 2. SKOP Kesemua permohonan geran penyelidikan USM Jangka Pendek yang melibatkan staf di PPSP. 3. DOKUMEN RUJUKAN - SOP JK Penyelidikan, PPSP (PPSP/R&D/CP 1/IR 1) - Senarai Semak Permohonan Geran (PPSP/R&D/CP 1/IR 2) - Research Information System PPSP RIS 4. DEFINISI Geran Penyelidikan Jangka Pendek USM adalah geran yang dikeluarkan oleh USM kepada staf yang layak dengan nilai maksimum sebanyak RM50,000.00 untuk tempoh kajian selama 2 tahun. 3/9
5. SINGKATAN TDP Timbalan Dekan (Penyelidikan) KPS Ketua Pegawai Sains PS Pegawai Sains PP Pegawai Penyelidik PT Pembantu Tadbir PO Pembantu Operasi JKP, PPSP Jawatankuasa Penyelidikan, PPSP AJKP, PPSP Ahli Jawatankuasa Penyelidikan, PPSP RCMO Research Creativity and Management Office PPSP Pusat Pengajian Sains Perubatan 4/9
6. PROSEDUR Langkah Aktiviti Tanggungjawab 6.1 Terima borang daripada pemohon 6.1.1 Cop tarikh terima proposal dan rekod maklumat berkaitan (nama penyelidik, tajuk penyelidikan dan nama geran) ke dalam buku Rekod Permohonan Geran Penyelidikan, PPSP. (PPSP/R&D/CP 1/R1) 6.1.2 Semak butiran berdasarkan Senarai Semak Permohonan Geran. (PPSP/R&D/CP 1/IR2) 6.1.3 Jika butiran lengkap, bentang permohonan dalam Mesyuarat JKP, PPSP terdekat. Jika butiran tidak lengkap, kembalikan proposal kepada pemohon untuk dilengkapkan. PT PT PT PT/KPS 6.2 Mesyuarat JK Penyelidikan, PPSP 6.2.1 Semak cadangan penyelidikan (merit saintifik dan metodologi penyelidikan) yang dibentangkan oleh pemohon. AJKP, PPSP 6.2.2 Sediakan Minit Mesyuarat JKP, PPSP (PPSP/R&D/CP 1/R 2) PT/KPS/PP 5/9
Langkah Aktiviti Tanggungjawab 6.3 Keputusan Mesyuarat JKP, PPSP 6.3.1 Perakuan bersyarat 6.3.1 (a) Jika perlu pindaan, surat sedutan minit mesyuarat JKP, PPSP diserahkan kepada pemohon untuk diambil tindakan dalam tempoh 2 minggu dari tarikh surat berkenaan. (PPSP/R&D/CP 1/R 3) 6.3.1 (b) Jika tiada maklum balas dalam tempoh tersebut, surat peringatan akan dikeluarkan kepada pemohon. (PPSP/R&D/CP 1/R 4) 6.3.1 (c) Jika sekiranya masih tiada maklum balas dalam tempoh 2 bulan dari tarikh surat peringatan, permohonan dianggap batal dan proposal akan dikembalikan kepada pemohon. Jika pemohon masih ingin meneruskan kajian tersebut, proposal berkenaan perlulah dibentangkan semula. (Permohonan pengecualian pembentangan semula boleh dibuat kepada Pengerusi JKP jika ada bukti kukuh sebab teknikal yang melambatkan proses pindaan) PT/KPS PT/KPS PT/KPS/TDP 6/9
Langkah Aktiviti Tanggungjawab 6.3.2 Perakuan tanpa syarat Jika tiada pindaan, surat Perakuan akan dikeluarkan kepada pemohon dalam tempoh 5 hari bekerja selepas minit ditandatangan oleh Pengerusi dan Setiausaha JKP, PPSP. (PPSP/R&D/CP 1/R 5) 6.3.3 Permohonan ditolak Jika permohonan ditolak, surat akan dikeluarkan kepada pemohon dalam tempoh 5 hari bekerja selepas minit ditandatangan oleh Pengerusi/Setiausaha JKP, PPSP. (PPSP/R&D/CP 1/R 6) PT/KPS/PP PT/KPS/PP 7/9
7. CARTA ALIR PROSEDUR 8. REKOD Nama No. Rujukan Penyimpanan 1. Buku Rekod Permohonan Geran Penyelidikan, PPSP 2. Minit Mesyuarat JKP, PPSP 3. Surat sedutan Minit Mesyuarat JKP, PPSP 4. Surat Peringatan Kepada Pemohon 5. Surat Perakuan Menjalankan Penyelidikan 6. Surat menolak/tidak memperakukan permohonan menjalankan penyelidikan Tempoh Lokasi Tanggungjawab PPSP/R&D/CP 1/R 1 6 Tahun Buku Rekod PAP/PT PPSP/R&D/CP 1/R 2 6 Tahun Fail/Komputer PT PPSP/R&D/CP 1/R 3 6 Tahun Fail/Komputer PT PPSP/R&D/CP 1/R 4 6 Tahun Fail/Komputer PT PPSP/R&D/CP 1/R 5 6 Tahun Fail/Komputer PT PPSP/R&D/CP 1/R 6 6 Tahun Fail/Komputer PT 8/9
9. LAMPIRAN Rekod Pindaan PPSPR&D/CP 1/L1 9/9