Halaman: 1/14 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pendaftaran kursus pelajar program prasiswazah UPM. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi aktiviti penyediaan pendaftaran, pengecualian kursus, tambah kursus, gugur kursus, tukar program, tangguh pengajian, tarik diri dan gugur nama tidak termasuk program yang ditawarkan di Kampus UPMKB, Program Jarak Jauh, Program Mod Eksekutif, Program Pengsiswazahan Guru dan Program Asasi Sains Pertanian. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia MS ISO 9001:2008 Quality Management Systems-Requirements - Manual Pengguna SMP Modul Pendaftaran - Jadual Waktu Kuliah Semester - Kalendar Akademik - Kaedah-Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik Prasiswazah) 2014
Halaman: 2/14 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN BK : Bahagian Kemasukan Alasan Munasabah : Kewangan, keluarga, kesihatan, pertukaran universiti Fakulti : Semua Fakulti termasuk Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan idec : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi JWKA : Jadual Waktu Kuliah/Amali Ketua PTJ : Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan dan Pengarah Pusat Pemajuan Kompetensi Bahasa : Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa PA : Penasihat Akademik : program Prasiswazah Pendaftaran Sempurna PK : Pengurus Kolej : Memenuhi syarat pendaftaran dan tidak membuat sebarang perubahan PPTM : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat PT : Pegawai Tadbir Bahagian Kemasukan PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian /Operasi) PT (P/O) PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian /Operasi) PTJ PPT : Penolong Pegawai Tadbir Bahagian Kemasukan PT PT : Pegawai Tadbir Fakulti SMP : Sistem Maklumat TDA : Timbalan Dekan (Akademik) TNC (A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TWP : Timbalan Wakil Pengurusan
Halaman: 3/14 WP : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua PTJ dan bertanggungjawab memastikan prosedur Pendaftaran Kursus ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.
Halaman: 4/14 6.0 PROSES TERPERINCI Carta alir Perincian 6.1 Mula Rekod/ Dokumen Rujukan PT/PT(P/O) 6.2 Persediaan Pendaftaran Kursus 6.2 Persediaan Pendaftaran Kursus a) Sediakan Notis Pendaftaran Kursus untuk semester hadapan pada minggu kesepuluh (10) berpandukan Kalendar Akademik. Notis mengandungi maklumat berikut: i. Tarikh mula dan tamat pendaftaran ii. iii. Tempat dan masa Syarat pendaftaran PT/PT(P/O) PT/PT PTJ/PK PT/PTM PT PTJ Ketua PTJ b) Edar notis ke fakulti dan Kolej Kediaman pada minggu kesepuluh (10) untuk dipamerkan di Fakulti/Kolej. c) Pamerkan notis pendaftaran kursus pada papan kenyataan di fakulti, di kolej dan di dewan kuliah bawah seliaan BK selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh pendaftaran. d) Muat naik notis pendaftaran kursus dalam laman web http://www.akademik.upm.edu.my pada minggu kesebelas (11). e) Sediakan kemudahan komputer bagi proses pendaftaran kursus secara dalam talian. f) Pastikan semua pelajar mempunyai Penasihat Akademik Garis Panduan Sistem Penasihatan Akademik (PU/PS/GP003) PT/PTM/PPTM/ PT(P/O) 6.3 Uji SMP Modul Pendaftaran Kursus 6.3 Uji SMP Modul Pendaftaran Kursus a) Minta idec laksanakan uji lari SMP Modul Pendaftaran Kursus selewatlewatnya pada minggu kesepuluh (10) semester sebelum bagi memastikan sistem boleh mengesan perkara berikut: i. Pertindihan jadual waktu A ii. Bilangan pelajar yang boleh mendaftar berdasarkan kuota
Halaman: 5/14 A iii. iv. Program pengajian pelajar Klasifikasi pelajar v. Major/minor vi. vii. Prasyarat kursus Pengesahan pendaftaran oleh Penasihat Akademik PT/PTM PT/PTM b) Dapatkan maklumat status uji lari SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam Talian daripada idec selewatlewatnya tiga hari bekerja daripada tarikh surat permohonan minggu kesebelas (11) semester sebelum. c) Jika ujian berjaya, ikut langkah 7.4. d) Jika ujian tidak berjaya, buat tindakan pembetulan. Ikut langkah 7.3.5. e) Minta idec buat tindakan pembetulan untuk memastikan SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam Talian dapat digunakan dengan sempurna pada hari pendaftaran. Borang Pengesahan Uji Lari Modul Pendaftaran (PU/PS/BR07/DAF) PT PT 6.4 Aktifkan SMP Modul Pendaftaran Kursus 6.4 Aktifkan SMP Modul Pendaftaran Kursus a) Aktifkan SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Atas Talian melalui SMP Modul Aktiviti pada hari pertama minggu kedua belas (12) hingga keempat belas (14) semester sebelum. PT b) Aktifkan semula SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Atas Talian melalui SMP Jadual Aktiviti Kalendar Akademik sehari selepas Mesyuarat Senat Pertama pengesahan keputusan peperiksaan untuk tempoh dua (2) minggu. PT c) Aktifkan semula SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Atas Talian melalui SMP Jadual Aktiviti Kalendar Akademik pada minggu pertama (1) hingga minggu kedua (2) semester berkenaan bermula. PT/PT(O) 6.5 Kenalpasti Status? 6.5 Kenalpasti Status? a) Sekiranya pelajar baharu, ikut langkah 7.6 PT/PT(O) B C b) Sekiranya pelajar lama, ikut langkah 7.9
Halaman: 6/14 B /PA /PT(P/O) PTJ /PA /PA 6.6 Baharu 6.7 Daftar Kursus 6.6 Baharu baharu dibenarkan membuat pendaftaran kursus mulai hari pertama minggu suai kenal hingga hari terakhir minggu kedua (2) semester tanpa bayaran denda atau mengikut tarikh Surat Tawaran dan tempoh pendaftaran yang ditetapkan. 6.7 Daftar Kursus a) Semak pendaftaran kursus yang telah dipakejkan dalam SMP b) berbincang dengan PA untuk mendapat nasihat dan pengesahan mengenai kursus yang diambil. c) Jika melebihi 18 jam kredit, dapatkan kelulusan Dekan. PT PTJ d) Fakulti pelajar berkenaan hendaklah memberitahu pelajar, pada hari pertama semester bermula atau pada hari lain yang bersesuaian, mengenai kursus yang berjaya didaftarkan secara atas talian, dan pelajar hendaklah mencetak slip pendaftaan kursus sebagai rekod pendaftaran kursusnya bagi semester itu. Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) / PT(P/O) PTJ E 6.8 Pengecualian D 6.8 Pengecualian a) Jika ya, ikut langkah 7.15. b) Jika tidak, ikut langkah 7.16. 6.9 Lama 6.9 C Lama a) lama dibenarkan membuat pendaftaran kursus mulai hari pertama minggu kedua belas (12) hingga hari terakhir minggu keempat belas (14) semester sebelum. b) Pendaftaran kursus juga dibuka dalam tempoh dua (2) minggu selepas keputusan Peperiksaan Akhir diumumkan. F c) Pendaftaran kursus lewat (pelajar yang tidak membuat pendaftaran dalam tempoh yang telah ditetapkan) boleh membuat pendaftaran kursus sepanjang dua (2) minggu pertama semester bermula.
Halaman: 7/14 PA PA F 6.10 Pilih Kursus 6.11 Daftar Kursus 6.10 Pilih Kursus a) Semak JWKA dalam laman web AKD sebagai panduan pendaftaran kursus. b) Pantau dan bimbing pelajar buat pendaftaran jika perlu 6.11 Daftar Kursus a) Beri kebenaran mendaftar secara atas talian. b) Daftar melalui e-smp pelajar. PT(P/O) PTJ PT PTJ c) Fakulti pelajar berkenaan memberitahu pelajar mengenai kursus pengajian yang telah didaftar lewat dan dibuat perubahan secara atas talian, selewatlewatnya tiga (3) hari bekerja atau tempoh hari yang munasabah, selepas pelajar tersebut membuat pendaftaran sedemikian, dan pelajar itu hendaklah mencetak slip pendaftran kursus sebagai rekod pendaftaran kursusnya bagi semester itu. Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Seksyen 17 B PT(P/O) PPT/PT(P/O) 6.12 Semak Pendaftaran 6.12 Semak Pendaftaran a) Cetak senarai pelajar yang tidak membuat pendaftaran kursus dari SMP (hari pertama (1) selepas minggu peperiksaan akhir semester). b) Semak senarai pelajar yang belum mendaftar kursus berdasarkan perkara berikut: i. Status pelajar (pelajar aktif dan tangguh pengajian) ii. Senarai pelajar gred kursus tidak lengkap (TLK), Latihan Industri dan Latihan Praktikum. iii. Status pelajar bergraduat PT/PT(P/O) TDA/PT(P/O) c) Edar senarai nama pelajar yang tidak mendaftar kepada fakulti pada hari pertama (1) dan dua (2) minggu selepas peperiksaan akhir semester untuk fakulti mengesan dan menghubungi pelajar yang tidak mendaftar kursus. d) Dapatkan maklum balas fakulti status setiap pelajar yang tidak mendaftar kursus dalam tempoh seminggu (1) daripada tarikh surat diedar. G H e) Jika pelajar mendaftar, ikut langkah 7.13 f) Jika pelajar tidak mendaftar, ikut langkah 7.19
Halaman: 8/14 G E 6.13 Mohon tukar Major & Minor 6.13 Mohon Tukar Major & Minor a) Permohonan pertukaran major/ minor dibenarkan dalam tempoh dua (2) minggu selepas keputusan peperiksaan akhir diumumkan. b) Jika, ikut langkah 7.17 c) Jika tidak, ikut langkah 7.14 Arahan Kerja Aktiviti Pendaftaran (UPM/PU/PS/AK014 ) (E Major/ Minor) E 6.14 Mohon Tukar Program 6.14 Mohon Tukar a) Permohonan Tukar Program dibenarkan dalam tempoh dua (2) minggu selepas keputusan peperiksaan akhir diumumkan. b) Jika ya, ikut langkah 7.15 Arahan Kerja Aktiviti Pendaftaran (UPM/PU/PS/AK014 ) (A - Bertukar Program) c) Jika tidak, ikut langkah 7.17 E 6.15 Pengecualian 6.15 Pengecualian a) Jika perlu pengecualian, ikut langkah 7.16 b) Jika tidak perlu pengecualian, ikut langkah 7.17 / PT(P/O) PTJ D 6.16 Proses Pengecualian 6.16 Proses Pengecualian Untuk pengecualian kursus, Arahan Kerja Aktiviti Pendaftaran (UPM/PU/PS/AK014 ) (B Pengecualian Kursus Pengajian) PT(P/O) E 6.17 Tambah/ Gugur Kursus H 6.17 Tambah/Gugur Kursus a) Jika ya, ikut langkah 7.18 b) Jika tidak, ikut langkah 7.26 K 6.18 Proses Tambah/Gugur Kursus I 6.18 Proses Tambah/Gugur Kursus Jika ada Tambah/ Gugur Kursus, daftar dalam SMP. Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Bahagian B Pendaftaran, akan dirujuk untuk proses pendaftaran atau perubahan pendaftaran (tambah dan gugur kursus). PT(P/O) 6.19 Hantar Peringatan 6.19 Hantar Peringatan i. Dapatkan senarai pelajar yang tidak H membuat pendaftaran kursus melalui SMP-AKD Modul Pendaftaran Kursus. J ii. Hantar surat peringatan kepada pelajar yang dikesan tidak membuat
Halaman: 9/14 K J pendaftaran kursus empat (4) minggu selepas peperiksaan akhir semester. 6.20 Daftar Kursus Lewat 6.20 Daftar daftar kursus lewat pada minggu pertama Kursus Lewat (1) dan kedua (2) semester. Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Bahagian B Perenggan 10. i. Jika ya, ikut langkah 7.18 ii. Jika tidak, ikut langkah 7.21 L 6.21 Tangguh/ Tarik Diri 6.21 Tangguh/Tarik Diri a) Jika ya, b) Jika tidak, ikut langkah 7.22 Arahan Kerja Aktiviti Pendaftaran (UPM/PU/PS/AK014 ) (C - Penangguhan Pengajian) dan (D - Menarik Diri (Berhenti)) ikut langkah 7.26 PT(P/O) 6.22 Gugur nama 6.22 Gugur Nama a) Gugur nama pelajar yang tidak mendaftar kursus dari daftar pelajar aktif dalam SMP - Modul Pendaftaran. PT(P/O) b) Hantar Surat Gugur Nama kepada pelajar dan salinan kepada Dekan, Bendahari, Penaja, Pustakawan dan Timbalan Pendaftar Bahagian Hal Ehwal selewat-lewatnya pada minggu keempat (4) semester berkenaan. PT(P/O) 6.23 Terima Rayuan 6.23 Terima Rayuan a) Terima surat dari pelajar yang digugurkan nama untuk rayuan meneruskan pengajian dari minggu keempat (4) hingga sehari (1) bekerja sebelum semester dibuka. b) Jika ya, ikut langkah 7.24 M c) Jika tidak, ikut langkah 7.26 6.24 Lulus 6.24 Lulus a) Buat keputusan permohonan rayuan pelajar meneruskan pengajian dan ikut langkah berikut: b) Jika lulus, pelajar perlu membayar denda dan mendaftar pada semester berikutnya. Ikut langkah 7.25. L N c) Jika tidak diluluskan, pelajar kekal digugurkan dari daftar pelajar dan dimaklumkan kepada pelajar. Ikut langkah 7.26.
Halaman: 10/14 N 6.25 Daftar Semester Depan 6.25 Daftar Semester Depan Keluarkan surat kepada pelajar untuk mendaftar pada hari pertama (1) semester berikutnya. H 6.26 Tamat L 6.26 Tamat I M
Halaman: 11/14 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/600-3/1/4 PENDAFTARAN KURSUS SEMESTER Surat Notis Pendaftaran Memo muat naik notis Pendaftaran Kursus ke laman web Surat kepada Timbalan Dekan Akademik Fakulti berkaitan pengeluaran Slip Pendaftaran Kursus kepada pelajar Surat kepada PTM(IDEC) berkaitan uji lari Modul Pendaftaran Kursus Borang Pengesahan Status Ujilari Modul Pendaftaran Kursus Surat maklum balas daripada PTM(IDEC) berkaitan status uji lari Modul Pendaftaran Kursus Pengesahan skrin pengaktifan Pendaftaran Kursus E-mail masalah Pendaftaran Kursus oleh pelajar Senarai pelajar yang tidak membuat pendaftaran kursus Semakan oleh PT(P/O) berkaitan pendaftaran kursus pelajar Surat kepada Dekan Fakulti berserta senarai pelajar yang tidak mendaftar kursus Maklumbalas dari Dekan Fakulti (jika ada) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod AKD 5 Tahun Kuasa Melupus Rincih
Halaman: 12/14 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Senarai pelajar yang tidak membuat pendaftaran kursus Surat peringatan kepada pelajar tidak mendaftar kursus Catatan penyelesaian masalah semasa pendaftaran (Buku Log) Pengesahan senarai pelajar yang akan di gugur nama Surat gugur nama kepada pelajar Surat rayuan pelajar yang ingin menyambung semula pengajian Surat jawapan rayuan sambung pengajian Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 2. UPM/(PTJ)/600-3/1/4 PENDAFTARAN KURSUS SEMESTER PT (P/O) PTJ PT (PTJ) Bilik Fail PTJ 5 Tahun Surat Notis Pendaftaran Surat kepada Timbalan Dekan Akademik Fakulti berkaitan pengeluaran Slip Pendaftaran Kursus kepada pelajar Surat kepada Dekan Fakulti berserta senarai pelajar yang tidak mendaftar kursus Maklumbalas dari Dekan Fakulti (jika ada) Surat gugur nama kepada pelajar Surat jawapan rayuan sambung pengajian Rincih
Halaman: 13/14 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 3. UPM/600-5/1/1 Bertukar Program 4. UPM/600-5/1/6 Cetakan permohonan bertukar program Cetakan keputusan permohonan bertukar program Pengecualian Kursus Pengajian 5. UPM/600-5/1/4 Surat/ Memo Makluman Keputusan pertimbangan penangguhan pengajian pada pelajar, Ketua PTJ, Bendahari, Kolej Kediaman dan Bahagian Hal Ehwal Makluman Keputusan pengecualian kursus pengajian kepada pelajar. Penangguhan Pengajian 6. UPM/600-5/1/5 Cetakan permohonan penangguhan pengajian Cetakan keputusan permohonan penangguhan pengajian Menarik Diri (Berhenti) Pengajian Cetakan permohonan Menarik Diri (Berhenti) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod AKD 5 Tahun PT (P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod AKD 5 Tahun PT (P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod AKD 5 Tahun PT (P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod AKD 5 Tahun Kuasa Melupus
Halaman: 14/14 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Cetakan keputusan permohonan Menarik Diri (Berhenti) Salinan cetakan keputusan permohonan Menarik Diri (Berhenti) kepada ibu bapa/penjaga dan pihak penaja Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia dan Disemak TNC (A&A) Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa WP 3/1/2011 02 01 09/2013 Mesyuarat Pengurusan Akademik 14/2013 (Khas) TNCAA WP 30/04/2013 02 02 3/2014 02 03 2/2015 Mesyuarat Pengurusan Akademik 19/2014 (Khas) Mesyuarat Pengurusan Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke-21 Khas (2/2015) TNCAA WP 11/08/2014 TNCAA WP 05/06/2015