MODUL KERJA LEBIH MASA (OT)

MANUAL PENGGUNA SISTEM MAKLUMAT SUMBER MANUSIA BERSEPADU INTEGRATED HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEM (IHRIS) MODUL KERJA LEBIH MASA (OT) eservices VERSI 1.0 Disediakan Oleh: Nor Shahirah Binti Aminuddin Seksyen Teknologi Maklumat (IT) Pusat Pendidikan Berterusan Universiti Malaya

ISI KANDUNGAN 1.0 Pendahuluan... 1 2.0 Objektif... 1 3.0 Capaian Kehadiran kerja lebih masa (OT)... 1 4.0 Capaian laman eservices... 4 5.0 Log Masuk Pengguna... 5 6.0 Laman Utama eservices... 5 7.0 Sub Modul Pengesahan Kerja Lebih Masa... 5 7.1 Cara mengesahkan kehadiran kerja lebih masa (OT)... 6 7.2 Cara menyemak Status Pengesahan Kerja Lebih Masa (OT)... 9 8.0 Sub Modul Tuntutan Kerja Lebih Masa (OT)... 10 8.1 Cara memohonan tuntutan kerja lebih masa (OT)... 11 8.2 Cara menyemak Status tuntutan kerja lebih masa (OT)... 14

1.0 Pendahuluan Modul kerja lebih masa (OT) ini merujuk kepada permohonan tuntutan yang boleh dilakukan oleh staf UMCCed secara dalam talian melalui STAFF PORTAL eservices. Modul ini mempunyai dua (2) sub modul iaitu: 1. Pengesahan kerja lebih masa Staf perlu mengesahkan kehadiran terlebih dahulu sebelum membuat tuntutan. Pelulus pertama akan terlibat dalam sub modul ini dimana mereka bertindak untuk meluluskan atau tidak meluluskan berkenaan kehadiran staf. 2. Tuntutan kerja lebih masa. Staf hanya dibenarkan membuat tuntutan setelah mendapat kelulusan dari pelulus pertama. Manakala pelulus kedua iaitu HuCaD akan terlibat secara langsung untuk meluluskan atau tidak meluluskan tuntutan kerja lebih masa (OT) staf. Terdapat dua (2) kategori tuntutan iaitu tuntutan duit atau cuti gantian. 2.0 Objektif Melalui modul ini, antara objektif yang ingin dicapai ialah: 1. Pemohon (staf) boleh memohon tuntutan kerja lebih masa (OT) dan menyemak status permohonan secara dalam talian. 2. Pemohon (staf) boleh menyemak rekod kerja lebih masa (OT) secara menyeluruh. 3.0 Capaian Kehadiran kerja lebih masa (OT) Staf perlu merekod kehadiran kerja lebih masa (OT) dengan mengakses laman http://eattendance.umcced.edu.my dan skrin seperti rajah 1 akan dipaparkan. 1

Rajah 1: Skrin Laman utama eattendance 3.1 Merekod kehadiran kerja lebih masa (OT) Berikut adalah langkah untuk merekod kehadiran kerja lebih masa(ot) : I. Setelah berjaya log masuk ke laman eattendance, klik pautan Overtime seperti rajah 2 dibawah. Klik butang Overtime Rajah 2: Skrin sekiranya staf berjaya log masuk 2

II. III. IV. Seterusnya skrin seperti rajah 3 akan dipaparkan dan klik butang OT Clock In. Staf perlu mengemukan sebab membuat kerja lebih masa pada ruangan disediakan seperti rajah 4 dan klik butang Submit. Setelah selesai melakukan kerja lebih masa, staf perlu mengakses semula laman eattendance dan klik butang OT Clock Out. **Nota: Jika terdapat sebarang masalah dalam merekod kehadiran kerja lebih masa (OT) atau melakukan OT diluar kawasan UMCCed, staf perlu mengisi borang manual dan memaklumkan kepada pentadbibr hucad untuk tindakan selanjutnya. Klik butang OT Clock In Rajah 3: Skrin untuk OT Clock In untuk merekod kedatangan OT. 3

Masukkan sebab melakukan OT dan klik butang Submit. Rajah 4: Skrin sebab melakukan kerja lebih masa 4.0 Capaian laman eservices Modul kerja lebih masa (OT) boleh dicapai melalui URL http://eservices.umcced.edu.my dan skrin seperti rajah 5 akan dipaparkan. Pengguna perlu menggunakan internet browser seperti Google Chrome atau Mozila Firefox. Log Masuk Pengguna Rajah 5: Skrin Capaian Sistem 4

5.0 Log Masuk Pengguna Merujuk kepada rajah 5 diatas, sila masukkan Username dan Password sama seperti akaun UMMAIL. 6.0 Laman Utama eservices Setelah berjaya log masuk, laman utama bagi eservices seperti Rajah 6 akan dipaparkan. Rajah 6: Skrin Laman utama eservices 7.0 Sub Modul Pengesahan Kerja Lebih Masa Berdasarkan rajah 6, klik modul E-Attendance dan kemudian klik sub modul Pengesahan Kerja Lebih Masa. Seterusnya skrin seperti rajah 7 akan dipaparkan. 5

2 1 Rajah 6: Skrin sub modul Pengesahan Kerja Lebih Masa Rajah 7: Skrin menu Pengesahan Kerja Lebih Masa 7.1 Cara mengesahkan kehadiran kerja lebih masa (OT) I. Berdasarkan pada skrin rajah 7, klik butang Kemaskini Kerja Lebih Masa dan skrin seperti rajah 8 akan dipaparkan. 6

Staf boleh membatalkan atau mengesahkan OT dengan klik pautan Akuan Semula. Klik pautan ini untuk sahkan kehadiran. Klik pautan ini untuk menghapus rekod OT. Rajah 8: Skrin maklumat kerja lebih masa (OT) II. Makluman mengenai maklumat kerja lebih masa (OT) yang tidak lengkap akan dipaparkan jika staf masih belum membuat pengesahan kehadiran. III. Staf perlu sahkan kehadiran kerja lebih masa (OT). Klik pautan dan rajah 9 akan dipaparkan. 7

IV. Isi maklumat berkaitan pada bahagian jangka masa sebenar kerja lebih masa (OT) dan klik butang Add. V. Jika data yang dimasukkan adalah salah, klik butang ikon padam dan ulang semula langkah IV. **Nota:Kerja lebih masa (OT) adalah tidak termasuk waktu rehat. Staf perlu memasukkan waktu melakukan kerja lebih masa (OT) sebenar dan menolak kiraan jam waktu rehat sekiranya staf ada berehat sepanjang tempoh melakukan kerja lebih masa (OT). VI. Setelah selesai, tick pada bahagian pengesahan dan klik butang Submit. **Nota:Staf tidak boleh mengemaskini rekod setelah pengesahan dihantar. VII. Setelah pengesahan dihantar, secara automatik pelulus pertama akan menerima pengesahan kehadiran kerja lebih masa (OT) staf tersebut. 8

1) Setelah klik butang Add, rekod akan dipaparkan disini. Contoh rekod di bawah menunjukkan staf tidak mengira waktu rehat sebagai OT. 4) Staf dibenarkan menghapus rekod yang telah ditambah. 3) Klik butang Add. 2) Staf perlu memasukkan masa sebenar OT yang telah dilakukan. 5) Tick pada bahagian pengesahan dan klik butang Submit. Rajah 9: Skrin pengesahan kerja lebih masa (OT) 7.2 Cara menyemak Status Pengesahan Kerja Lebih Masa (OT) I. Berdasarkan pada rajah 7, klik butang Status Pengesahan Kerja Lebih Masa (OT) dan skrin seperti rajah 10 akan dipaparkan. II. Pilih Bulan dan Tahun serta klik butang Papar dan rajah 11 akan dipaparkan. 9

Rajah 10: Skrin semakan status pengesahan kerja lebih masa (OT) Klik pautan Details untuk melihat maklumat secara terperinci Staf boleh menyemak status semasa berkenaan pengesahan kerja lebih masa (OT). Rajah 11: Skrin senarai semakan status pengesahan kerja lebih masa (OT) 8.0 Sub Modul Tuntutan Kerja Lebih Masa (OT) Berdasarkan rajah 12, klik butang Tuntutan dan klik sub modul Tuntutan Kerja Lebih Masa. Seterusnya skrin seperti rajah 13 akan dipaparkan. Staf hanya boleh membuat tuntutan duit atau cuti gantian setelah pelulus pertama meluluskan pengesahan kerja lebih masa (OT). **Nota:Rujuk pekeliling Garis Panduan Melakukan Kerja Lebih Masa Bagi Staf UMCCed untuk mengetahui syarat tuntutan dengan lebih jelas. 10

1 2 Rajah 12: Skrin sub modul Tuntutan Kerja Lebih Masa Rajah 13: Skrin menu Tuntutan Kerja Lebih Masa 8.1 Cara memohonan tuntutan kerja lebih masa (OT) I. Berdasarkan pada skrin rajah 13, klik butang Permohonan Tuntutan Kerja Lebih Masa (OT) dan skrin seperti rajah 14 akan dipaparkan. 11

Rajah 14: Skrin permohonan tuntutan II. Sila tick pada bahagian Jenis Tuntutan dimana staf boleh memilih untuk membuat tuntutan bayaran atau cuti gantian. Contoh boleh dirujuk seperti Rajah 15. **Nota:Rujuk pekeliling Garis Panduan Melakukan Kerja Lebih Masa Bagi Staf UMCCed untuk mengetahui syarat tuntutan dengan lebih jelas. 12

III. Kemudian klik butang dan skrin seperti rajah 16 akan dipaparkan dimana staf boleh mengetahui status permohonan. **Nota: Permohonan tuntutan kerja lebih masa hanya boleh dibuat satu(1) kali sahaja dalam sebulan. IV. Apabila permohonan berjaya dihantar, secara automatik pelulus kedua iaitu pentadbir HuCaD akan menerima permohonan tuntutan staf tersebut serta melakukan semakan secara terperinci. Klik pautan Details untuk melihat maklumat secara terperinci. Tick jenis tuntutan yang ingin dituntut. Rajah 15: Skrin Cetak Borang Permohonan 13

Klik butang Papar untuk melihat maklumat secara terperinci. Rajah 26: Skrin status permohonan 8.2 Cara menyemak Status tuntutan kerja lebih masa (OT) I. Berdasarkan pada skrin rajah 13, klik butang Status tuntutan kerja lebih masa(ot) dan skrin seperti rajah 16 akan dipaparkan. II. Melalui skrin tersebut staf boleh mmenyemak samada permohonan tuntutan diluluskan dan tidak diluluskan. 14