PEROLEHAN PERKHIDMATAN LUAR TALIAN DENGAN NOTA PELARASAN DEBIT

PEROLEHAN PERKHIDMATAN LUAR TALIAN DENGAN NOTA PELARASAN DEBIT

Tajuk 11: PEROLEHAN PERKHIDMATAN LUAR TALIAN DENGAN NOTA PELARASAN DEBIT 11.1 Peranan Peminta: Penciptaan Nota Pelarasan Debit Perkhidmatan Luar Talian Perkhidmatan atas talian dengan nota pelarasan debit akan dilakukan sekiranya peminta memasukkan amaun sebenar lebih besar dari amaun anggaran. Peminta akan bertanggungjawab untuk mencipta Nota Pelarasan Debit. Langkah 1 Skrin Kemaskini Nota Pelaksanaan Perkhidmatan akan dipaparkan. 1. Masukkan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan 2. Masukkan Amaun Sebenar 3. Masukkan Catatan 4. Masukkan Pin Kad Pintar dan klik butang Serah Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 2

NOTA: 1. Amaun sebenar perkhidmatan adalah lebih besar dari amaun anggaran. 2. Klik butang Cetak untuk mencetak Nota Pelaksaan Perkhidmatan tersebut 3. Klik butang Bersih untuk mengosongkan maklumat yang telah diisi 4. Klik butang Kembali untuk kembali ke skrin sebelumnya 5. Nilai 0 boleh dimasukkan dalam medan Amaun Sebenar (RM), sekiranya terdapat 2 atau lebih item dan Jumlah Besar (RM) hendaklah lebih besar dari 0 6. Mesej amaran seperti di bawah akan dipaparkan Sekiranya Pembekal memasukkan amaun 0 bagi medan Jumlah Besar(RM). Klik butang OK untuk memasukkan Amaun Sebenar semula Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 3

7. Klik butang Muat Naik Fail sekiranya ingin memuat naik dokumen sokongan. Berikut adalah skrin Muat Naik Fail. Skrin dibawah akan dipaparkan apabila butang Browse diklik. Skrin dibawah menunjukkan fail yang telah di muat naik. Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 4

Fail yang telah dimuat naik akan dipaparkan di bawah medan Catatan seperti yang dipaparkan di skrin di bawah. Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 5

Langkah 2 Skrin Pemberitahuan/Pengesahan akan dipaparkan 1. Klik butang Cipta Nota Pelarasan Debit Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 6

Langkah 3 Skrin Penciptaan Nota Pelarasan Debit akan dipaparkan 1. Masukkan Catatan di bahagian yang disediakan. 2. Masukkan pin kad pintar dan Kemudian klik butang Serah NOTA: 1. Amaun sebenar perkhidmatan adalah lebih besar dari amaun anggaran. 2. Klik butang Cetak untuk mencetak Nota Pelaksaan Perkhidmatan tersebut 3. Klik butang Bersih untuk mengosongkan maklumat yang telah diisi 4. Klik butang Kembali untuk kembali ke skrin sebelumnya Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 7

Langkah 4 Skrin Pemberitahuan/Pengesahan akan dipaparkan 1. Klik menu Log Keluar Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 8

11.2 Peranan Pelulus: Meluluskan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan dan Nota Pelarasan Debit Langkah 1 Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan 1. Klik pautan Menunggu Kelulusan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan Dan Nota Pelarasan Debit Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 9

Langkah 2 Skrin Kelulusan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan dan Nota Debit akan dipaparkan ARAHAN : 1. Masukkan Catatan 2. Masukkan Pin Kad Pintar dan klik butang Lulus NOTA : 1. Klik butang Bersih untuk mengosongkan maklumat yang telah diisi 2. Klik butang Kembali untuk kembali ke laman sebelumnya 3. Klik butang Tolak untuk menolak pesanan perkhidmatan tersebut. Berikut adalah skrin yang berkaitan untuk proses penolakan. Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 10

Skrin mesej akan dipaparkan. Klik butang OK. Pengguna Pelulus : Skrin Pemberitahuan/Pengesahan akan dipaparkan. Klik pada butang Log Keluar. Pengguna Pembekal : Buletin tindakan akan memaparkan status Menunggu Pengesahan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan telah Ditolak. Klik pada pautan status Menunggu Pengesahan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan telah Ditolak Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 11

Pengguna Pembekal : Skrin Pengesahan Penolakan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan di Tolak akan di paparkan Pembekal perlu klik butang Sah untuk kembali kepada Skrin Buletin Tindakan atau klik butang Sahkan Dan Cipta Nota Perlaksaan Perkhidmatan untuk cipta Nota Perlaksaan Perkhidmatan baru. Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 12

Langkah 3 Skrin Pemberitahuan/Pengesahan akan dipaparkan. 1 1. Klik menu Log Keluar Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 13

11.3 Pegawai Padanan Bayaran: Penjanaan Invois Langkah 1 Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan setelah berjaya log masuk dan menukar menu di dalam sistem. 1. Klik pautan Menunggu Invois Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 14

Langkah 2 Skrin Invois akan dipaparkan. 1. Masukkan nama Wakil Jualan 2. Masukkan No. Invois, Tarikh Invois Manual dan Tarikh Terima Invois 3. Klik butang radio Tidak, jika Pesanan Kerajaan tidak difaktorkan. 4. Dalam ruangan Arahan Pembayaran masukan Kod Bank, No Akaun dan Alamat Bank yang berkenaan 5. Masukkan Catatan 6. Masukkan PIN Kad Pintar dan klik butang Serah Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 15

NOTA : 1. Semak Arahan Pembayaran yang dipaparkan untuk memastikan maklumat bank anda adalah yang betul serta kenaan fi 0.8% yang dibayar kepada syarikat Commerce Dot Com Sdn. Bhd. 2. Sekiranya pesanan tersebut ingin difaktorkan, Arahan Pembayaran akan dibuat ke atas akaun syarikat pemfaktoran dan bukannya kepada syarikat tersebut (seperti contoh di atas) 3. Sistem akan mengeluarkan mesej amaran sekiranya tarikh yang dikunci masuk bagi medan Tarikh Invois Manual dan Tarikh Terima Invois adalah kurang dari tarikh Pesanan Kerajaan dijana. Berikut adalah mesej amaran yang akan dipaparkan. 4. Sekiranya invois ini difaktorkan, skrin yang akan dipaparkan adalah seperti berikut : Notifikasi Syarikat Pemfaktoran akan dipaparkan sekiranya pembekal klik pada butang Ya bagi medan Syarikat Pemfaktoran. Paparan notifikasi adalah seperti dibawah Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 16

Notifikasi Syarikat Pemfaktoran akan dipaparkan sekiranya pembekal klik pada butang Tidak bagi medan Syarikat Pemfaktoran. Paparan notifikasi adalah seperti dibawah Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 17

Senarai Nama Syarikat Pemfaktoran akan tersenarai melalui menu tarik bawah. Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 18

Arahan Pembayaran akan memaparkan perincian akaun Syarikat Pemfaktoran Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 19

Langkah 3 Skrin Pemberitahuan/Pengesahan akan dipaparkan. 1. Klik menu Buletin Tindakan NOTA : 1. Klik pautan No. Invois untuk melihat perincian Invois. 2. Klik pautan No. Pesanan Kerajaan untuk melihat Pesanan Kerajaan. 3. Klik butang Cetak untuk mencetak pengesahan tersebut Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 20

11.4 Peranan Pegawai Padanan Bayaran: Padanan Pembayaran Manual Pengguna Pembelian Terus Langkah 1 Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan setelah berjaya log masuk dan menukar menu di dalam sistem. 1. Klik pautan Menunggu Padanan Pembayaran NOTA: 1. Peranan Pegawai Padanan Bayaran akan menerima notifikasi emel daripada sistem secara otomatik bagi setiap dokumen transaksi baru yang berstatus Menunggu Padanan Bayaran yang dimasukkan ke dalam Buletin Tindakan peranan tersebut. Contoh notifikasi emel yang dihantar adalah seperti berikut: Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 21

NOTA: 2. Syarat untuk penerimaan notifikasi emel ini adalah mengisi alamat emel yang sah di dalam profil pengguna yang terlibat di dalam modul Pengurusan Profil. Untuk mengemaskini alamat emel tersebut, sila rujuk kepada Pegawai Sokongan PTJ masing-masing dan cara mengemaskini profil boleh dirujuk di manual Pengurusan Profil Tajuk 5: Peranan Pegawai Sokongan PTJ Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 22

Langkah 2 Skrin Padanan Pembayaran akan dipaparkan. 1. Perihal Pembayaran akan dipaparkan secara Auto di kotak Perihal Pembayaran mengikut format yang ditetapkan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) 2. Masukkan Catatan sekiranya perlu. 3. Masukkan Pin Kad Pintar dan klik butang Padankan Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 23

NOTA : 1. Medan Perihal Pembayaran akan di set kan sebagai editable. 2. Maklumat Perihal Pembayaran akan dipaparkan secara auto berdasarkan format yang dikehendaki oleh Jabatan Akauntan Negara. Maklumat Perihal Pembayaran diperolehi dari medan Perihal Pesanan Perkhidmatan di skrin Penyerahan Pesanan Perkhidmatan dan dari medan Tarikh Dicipta dan No Invois di skrin Invois Perkhidmatan Luar Talian. a. Skrin Penyerahan Pesanan Perkhidmatan. b. Skrin Invois 3. Medan Catatan diwujudkan bagi keperluan pengguna untuk merekodkan catatan yang berkaitan semasa proses padanan bayaran dibuat. 4. Klik pautan Senarai Nota Pelaksanaan Perkhidmatan, No. Pesanan Perkhidmatan, No. Pesanan Kerajaan dan No. Invois untuk melihat dokumen-dokumen tersebut sebelum membuat padanan pembayaran Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 24

Langkah 3 Skrin Pemberitahuan/Pengesahan akan memaparkan ID penggiliran untuk antaramuka dengan espkb. 1. Klik butang Buletin Tindakan. Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 25

Langkah 4 Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan. 1. Dokumen yang dihantar untuk semakan maklumat pembayaran akan memaparkan status Menunggu Keputusan Penghantaran Maklumat Pembayaran dari SPKB Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 26

NOTA : 1. Untuk membuat semakan maklumat pembayaran secara manual, klik pada pautan Menunggu Proses Antaramuka Kemaskini Daftar Bayaran dan Baucer Bayaran di espkb dan klik butang Hantar Pembatalan. Skrin Pembatalan Penggiliran akan dipaparkan selepas pautan Menunggu Proses Antaramuka Kemaskini Daftar Bayaran dan Baucer Bayaran di espkb diklik. Mesej akan dipaparkan. Klik butang OK. 2. Skrin Pengesahan Pembatalan Penggiliran akan dipaparkan. Klik butang Buletin Tindakan untuk ke laman sebelumnya (Buletin Tindakan) Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 27

3. Proses Antaramuka Kemaskini Daftar Bayaran dan baucer bayaran dengan espkb adalah bergantung kepada kesediaan pelayan XMB dan espkb 4. Tekan papan kekunci F5 untuk menyegar semula skrin bagi mendapatkan status terkini dokumen yang sedang berantaramuka Langkah 5 Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan. 1. Klik pautan Antaramuka Dengan espkb Berjaya. Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 28

NOTA : 1. Keputusan semakan peruntukan dengan espkb adalah bergantung kepada kesediaan pelayan XMB dan espkb Langkah 5 Skrin Pemberitahuan Padanan Pembayaran akan dipaparkan. 1. Klik menu Log Keluar. NOTA : 1. Klik pautan Senarai Nota Pelaksanaan Perkhidmatan untuk melihat perincian Nota Pelaksanaan Perkhidmatan 2. Klik pautan No Pesanan Perkhidmatan untuk melihat perincian Pesanan Perkhidmatan 3. Klik pautan No. Pesanan Kerajaan untuk melihat perincian Pesanan Kerajaan Tarikh Dikemaskini: 18/01/2013 29