BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada era globalisasi saat ini, persaingan dalam bisnis telah menjadi sangat kompetitif. Persaingan yang ada tidak hanya dari domestik, tetapi juga dari negara asing. Perusahaan perusahaan yang ada saat ini harus memiliki keunggulan dalam menjalankan proses bisnisnya agar tetap eksis dalam dunia bisnis saat ini. Oleh karena itu, perusahaan hendaknya memperhatikan proses bisnis yang sedang berjalan apakah sudah mampu memenuhi kebutuhan bisnis saat ini, serta bagaimana mengoptimalkan sumber daya yang ada di perusahaan. Untuk menghadapi persaingan bisnis yang ketat perusahaan harus membuat suatu perencanaan. Perusahaan dituntut berusaha keras merencanakan strategi bisnis yang baik dan tepat. Dengan adanya perencanaan strategis tersebut, perusahaan dapat mengoptimalkan sasaran, tujuan, serta visi dan misi perusahaan. Akan tetapi, tidak hanya untuk mendukung jalannya perusahaan, perusahaan juga membutuhkan sistem dan teknologi informasi yang memadai sehingga menciptakan suatu keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi adalah gabungan dari aktivitas pengembangan sistem dan teknologi informasi dan perencanaan strategis bisnis sehingga menghasilkan perpaduan yang sangat menguntungkan untuk meningkatkan proses bisnis dan kegiatan keseluruhan perusahaan. Dengan demikian perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi memegang peranan penting
2 dalam penentuan strategi bisnis perusahaan, karena suatu kebutuhan informasi yang akurat, cepat dan tepat waktu sangat membantu bagi para manajer dalam menentukan strategi-strategi bisnis yang tepat agar perusahaan dapat tetap eksis dan dapat mencapai tujuan bisnisnya, dan sebagai bahan pertimbangan bagi pembuatan keputusan baik masa kini dan mendatang. Industri asuransi merupakan salah satu kegiatan ekonomi yang mempunyai peran penting dalam pembangunan nasional untuk mencapai masyarakat adil dan makmur berasaskan pancasila. Dan perkembangan yang dialami oleh industri tersebut cukup pesat di Indonesia ini. Walaupun begitu, tidak bisa dipungkiri masih banyak perilaku masyarakat Indonesia yang lebih memilih untuk menggunakan jasa dari perusahaan asuransi asing dibandingkan dengan lokal, khususnya masyarakat menengah ke atas yang awam akan industri asuransi ini. Alasannya tidak lain yaitu masalah kualitas. Masyarakat kebanyakan merasa bahwa perusahaan asuransi asing pasti lebih baik daripada perusahaan lokal. Akan tetapi itu tidak seluruhnya benar. Ditahun 2003, Ketua Asosiasi Asuransi Jiwa Indonesia, Angger Yuwono, mengatakan bahwa pada dasarnya dalam operasional tidak terdapat perbedaan yang mencolok antara perusahaan asing dengan perusahaan lokal. (Sinar Harapan, 2003). Perusahaan asing tentunya lebih unggul dalam hal teknologi karena adanya alih teknologi dari kantor pusat yang memiliki standar internasional. Sistem informasi yang ada pun sudah terintegrasi dengan baik. Selain itu manajemen keuangan dijalankan dengan baik dan transparan. Disinilah letak salah satu kelemahan yang esensial perusahaan asuransi lokal dibandingkan dengan perusahaan asuransi asing. Beberapa tahun belakangan ini Indonesia juga sedang dihebohkan dengan beberapa berita tentang terjadinya kecelakaan dalam perjalanan melalui udara /
3 pesawat terbang. Walaupun biasanya perusahaan pesawat terbang telah menyertakan asuransi keselamatan jiwa dalam perjalanan para konsumennya, cukup banyak masyarakat Indonesia yang biasa bepergian melalui jalur udara ingin mendapatkan ketenangan dan kenyamanan yang lebih dalam perjalanan mereka. Kesempatan ini dilihat dan dimanfaatkan oleh beberapa perusahaan asuransi yang menyediakan jasa asuransi sukarela dalam hal proteksi dalam penerbangan. Perusahaan yang digunakan sebagai referensi untuk penulisan skripsi ini adalah PT. Asuransi Jasa Indonesia (Jasindo). PT. Asuransi Jasa Indonesia adalah satusatunya Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang usaha asuransi kerugian umum. Asuransi Jasindo berdiri pada 2 Juni 1973 sebagai hasil penggabungan antara PT Asuransi Bendasraya dengan PT Umum Internasional Underwriters serta tampil sebagai maskapai asuransi kerugian umum terbesar nasional. Saat ini Asuransi Jasindo memiliki jaringan pelayanan yang terdiri dari 74 Kantor Cabang yang berlokasi di seluruh Indonesia dan satu kantor cabang di luar negeri serta berkantor pusat di Jl. Let. Jend. MT Haryono kav. 61 Jakarta. Asuransi Jasindo adalah satu dari sedikit perusahaan yang menyediakan jasa asuransi yang memberikan proteksi dalam penerbangan dan pelayaran. PT. Jasindo telah memiliki sistem informasi manajemen yang selama ini menopang seluruh operasi bisnisnya, baik untuk kantor cabang dan kantor pusatnya. Akan tetapi terdapat beberapa masalah utama dalam perusahaan, diantaranya adalah: sistem yang ada belum memaksimalkan performa perusahaan secara keseluruhan. Sistem yang belum sepenuhnya terintegrasi dan tidak adanya jaringan komunikasi online antara kantor pusat dengan kantor-kantor cabangnya sering menghambat lancarnya alur komunikasi dan informasi yang penting
4 diantara sumber daya manusia atau unit bisnis yang berkaitan sehingga mempengaruhi hasil akhir dari perusahaan, yaitu pelayanan jasa, yang kualitasnya, bisa jadi, kurang memenuhi ekspektasi konsumen. Manajemen tingkat atas yang belum memiliki suatu sistem aplikasi yang dapat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efektif SDM penjual belum ahli dalam menggunakan aplikasi yang ada, sehingga SI yang tersedia tidak dapat dimanfaatkan dengan baik Seringnya terjadi keterlambatan logistik sehingga menghambat proses penjualan Kurangnya promosi yang memperkenalkan Asuransi Pelangi sebagai asuransi penerbangan sukarela. Diharapkan dengan adanya perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi pada PT. Jasindo dapat menghasilkan sistem dan teknologi informasi yang berguna untuk mengintegrasikan berbagai proses bisnis yang ada sehingga prosedur kerja menjadi lebih efektif, terarah, dan jelas. Selain itu juga menghasilkan informasi yang akurat, cepat, dan tepat. Penulis hendak membuat skripsi mengenai Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi agar nantinya PT. Jasindo, khususnya pihak manajer dapat menganalisa dan menentukan sistem dan teknologi informasi yang tepat untuk diterapkan pada perusahaan Jasindo ini. 1.2 Ruang Lingkup Batasan-batasan penelitian dari permasalahan PT. Jasindo yang akan dibahas lingkupannya adalah sebagai berikut:
5 Penelitian ini dilakukan pada proses bisnis Asuransi Pelangi, yaitu asuransi penerbangan sukarela. Analisis yang akan dilakukan meliputi analisis strategi perusahaan, analisis sistem informasi dan teknologi serta penyusunan perencanaan sistem informasi dan teknologi perusahaan untuk pencapaian tujuan perusahaan. Dan juga informasi yang ada pada PT. Jasindo beserta aktivitas bisnis lainnya yang bersifat strategis bagi perusahaan. Informasi yang dibahas adalah informasi yang bersifat strategis pada target bisnis perusahaan, informasi yang diharapkan dapat digunakan secara tepat dalam mendukung strategi informasi perusahaan. 1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan Tujuan: Menganalisa strategi informasi pada PT. Jasindo dengan mengacu pada strategi bisnis dan rencana perusahaan, sehingga dapat menunjang dalam melakukan persaingan bisnis, mencapai sasaran yang telah ditetapkan, serta mengatasi masalah-masalah yang ada. Menganalisa sistem informasi yang sedang berjalan dan kebutuhan informasi yang diperlukan yang berhubungan dengan kegiatan di bagian-bagian fungsi bisnis yang ada sebagai penunjang strategi yang akan digunakan oleh PT. Jasindo yang menjadi objek penelitian. Menyusun rencana strategi informasi yang baru berdasarkan hasil penelitian. Adapun manfaat dari penulisan skripsi ini adalah: Mengetahui kelemahan yang ada pada PT. Jasindo
6 Membantu seluruh bagian perusahaan agar mendapatkan informasi yang cepat, tepat, dan akurat agar perusahaan dapat berkembang dan berhasil dalam bersaing. Meningkatkan kinerja perusahaan dengan adanya peningkatan teknologi dan sumber daya manusia. Mempermudah untuk menentukan strategi yang akan digunakan dalam mencapai target bisnis perusahaan. Terwujudnya perencanaan strategi informasi yang dapat mendukung pelaksanaan aktivitas perusahaan. 1.4 Metodologi Dalam penyusunan skripsi ini penulis menggunakan metode sebagai berikut: 1. Studi kepustakaan Studi kepustakaan bertujuan untuk mendapatkan dan memperoleh bahan-bahan yang secara ilmiah akan menjadi landasan dalam penyusunan skripsi. Studi kepustakaan ini adalah dengan cara membaca, meringkas, dan membuat kesimpulan dari buku-buku dan referensi yang berkaitan langsung dengan perencanaan strategi sistem informasi. 2. Metode pengumpulan data Wawancara Kuisioner Pengamatan
7 3. Metode analisis Analisis yang dilakukan meliputi: a) Analisis strategi b) Analisis sistem informasi dan teknologi informasi c) Tahapan Perencanaan strategi sistem informasi dan teknologi informasi Adapun alat-alat (tools) yang digunakan untuk melakukan analisis yaitu: Observasi Tinjauan langsung ke objek penelitian. SWOT Merupakan alat analisis kekuatan dan kelemahan yang berada dalam perusahaan serta kesempatan dan ancaman yang berada diluar perusahaan SPACE Merupakan alat analisis kekuatan dan kelemahan perusahaan di industrinya. QSPM Matriks yang digunakan untuk perumusan strategi perusahaan, dimana arahan strategi didapatkan dari hasil analisis pada tahapan input dan pencocokan (IFE, EFE, SWOT, SPACE) Model Kompetitif Lima Kekuatan Porter Menguraikan perusahaan kedalam komponen-komponen dan kemudian menganalisa kekuatan dan interaksi yang terlibat didalamnya. Value network
8 Value network adalah model singkat untuk perusahaan-perusahaan yang menciptakan nilai dengan memfasilitasi hubungan jaringan antara para konsumen yang menggunakan teknologi penengah. Kuisioner Untuk menilai jalannya sistem sekarang ini dari sudut pandang user. Model servqual Model servqual meliputi analisis terhadap lima gap yang berpengaruh terhadap kualitas jasa. Audit Grid Audit Grid berguna dalam pengajaran dan penerapan sistem perusahaan. ERD Mendokumentasikan arsitektur data perusahaan dengan mengidentifikasikan jenis entitas dan hubungannya. CSF (Critical Success Factor) CSF merupakan faktor yang sangat berpengaruh terhadap kemampuan perusahaan mencapai sasarannya. Matrik Fungsi Bisnis Vs Subjek Data Apabila terdapat penambahan fungsi bisnis, maka penambahan subjek data juga diperlukan. Subjek data akan dibuat dalam bentuk ERD, untuk melihat hubungan antara fungsi bisnis dan subjek data. Aplikasi Portfolio McFarlan Aplikasi yang digunakan untuk melihat potensi sistem aplikasi saat ini dan aplikasi yang akan diterapkan atau potensial.
9 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini secara singkat sebagai berikut: BAB 1: PENDAHULUAN Bab ini berisi gambaran mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan manfaat penelitian, metode penelitian yang digunakan, serta sistematika penulisan yang ada. BAB 2: LANDASAN TEORI Bab ini akan menguraikan teori-teori dan pengertian dasar yang berhubungan dengan perencanaan strategi sistem informasi. BAB 3:ANALISIS STRATEGI SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI PERUSAHAAN Bab ini menjelaskan latar belakang perusahaan yang meliputi sejarah perusahaan, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab dari setiap bagian, unit organisasi dan manajer, subjek data, tujuan berikut permasalahan yang ada, dan analisa sistem perusahaan yang sedang berjalan. BAB 4:USULAN PENGEMBANGAN MODEL DAN ARSITEKTUR INFORMASI Dalam bab ini berisi usulan strategi dan sistem informasi yang diusulkan bagi perusahaan. Meliputi organisasi, arsitektur sistem informasi untuk masa mendatang. BAB 5: KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dari keseluruhan bab serta saran-saran dari penulis agar bermanfaat bagi perusahaan dimasa yang akan datang.