BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Dengan semakin berkembangnya era globalisasi sekarang ini, teknologi sangatlah penting. Perusahaan membutuhkan cara baru untuk kemudahan dalam mengerjakan suatu pekerjaan yang berada di perusahaan. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan ilmu pengetahuan dan teknologi dengan menggunakan komputer dan sebagainya. Dengan pemanfaatan teknologi informasi, data yang saling berhubungan satu dengan yang lain dapat diorganisasikan menjadi sebuah sistem informasi dan sistem tersebut dapat mempermudah proses yang berlangsung pada perusahaan. Penjualan dapat dikategorikan dalam dua jenis yaitu : tunai dan kredit. Kegiatan penjualan ini memiliki peranan penting dalam suatu perusahaan karena dengan adanya penjualan, perusahaan mendapatkan pemasukan kas dan dengan keuntungan perusahaan yang didapat dari penjualan tersebut membuat perusahaan mampu bertahan dalam persaingan industri. Dalam Penjualan tunai, proses penerimaan kas lebih mudah dibandingkan dengan penjualan kredit yang memerlukan proses pembayaran yang cukup lama dan disertai dengan proses penagihan. Pengelolaan penagihan piutang yang tidak baik dapat menyebabkan perusahaan kesulitan likuiditas, sehingga piutang dari penjualan kredit tersebut tidak dapat ditagih dan akhirnya menyebabkan kerugian bagi perusahaan.
2 PT Gastiasih Caraka merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang dalam negeri yang melalui jalur udara, laut dan darat. Pelanggannya terdiri dari perusahaan maupun perorangan. Sebagian besar pelanggannya yang berupa perusahaan melakukan kontrak kerjasama dengan PT Gastasih Caraka untuk pengiriman barang-barang produksi perusahaan tersebut karena mengurus pengiriman barang sendiri tidaklah mudah (cukup banyak prosedurnya) terutama melalui transportasi udara, mulai dari reservasi cargo (istilah untuk segala sesuatu yang diangkut dalam pesawat terbang, kecuali bagasi), ketentuan pengepakan barang dan sebagainya. PT Gastiasih Caraka perlu adanya pengendalian internal yang baik dari pihak manajemen perusahaan mengenai penjualan jasa karena pembagian tugas yang kurang terarah antar departemen, tidak teraturnya prosedur penagihan piutang, pembuatan dokumen yang kurang jelas dan terperinci sehingga terkadang membuat paket kiriman terlambat, salah tujuan pengiriman dan pastinya hal ini membuat perusahaan menanggung akibat kerugian dan mengurangi pendapatan perusahaan. Selain itu juga, permasalahan yang ditemukan pada PT Gastiasih caraka belum terintegrasi antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sehingga manajemen perusahaan harus menunggu untuk mendapatkan informasi dan data yang berhubungan dengan transaksi penjualan dan hal ini dapat menggangu kinerja manajemen perusahaan dalam pengambilan keputusan untuk meningkatkan pendapatan perusahaan. Berdasarkan pembahasan di atas, maka tertarik untuk membuat skripsi dengan judul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
3 AKUNTANSI PENJUALAN JASA, PIUTANG DAN PENERIMAAN KAS PADA PT GASTIASIH CARAKA. 1.2 Ruang Lingkup Dalam skripsi ini, ruang lingkup penelitian yang akan dibahas dibatasi sebagai berikut: 1. Penjualan : - Hanya membahas transaksi penjualan kredit perusahaan dan diasumsikan tidak ada pembatalan pesanan. - Kegiatan permintaan pengiriman barang dari pelanggan sampai ke tujuan yang diinginkan. - Pembuatan dokumen-dokumen yang terkait pada Cargo udara seperti : Surat Muatan Udara (SMU) yang dibuat oleh bagian Gateway kepada Airland, connote dari pelanggan sebagai bukti pemesanan, formulir manifesting, pick up order, invoice, record bandara. - Membahas pajak hanya sampai dengan pembuatan faktur pajak. - Perancangan sistem penjualan jasa yang berkaitan dengan analisis sistem informasi akuntansi penjualan, analisis ranking pelanggan, sistem pengendalian internal perusahaan dalam aktivitas penjualan jasa yang berkaitan dengan transaksi penjualan. 2. Piutang : - Kegiatan pencatatan piutang, penagihan piutang sampai pelunasan piutang yang melakukan kerjasama. - Penerapan standar limit kredit yang baku.
4 - Pemberian jumlah kredit kepada pelanggan dan umur piutang. - Melakukan analisis kriteria pelanggan. - Perancangan sistem piutang yang meliputi analisis kriteria pelanggan, analisis terhadap sistem informasi piutang, sistem pengendalian internal perusahaan dalam aktivitas penjualan jasa yang berkaitan dengan piutang 3. Penerimaan kas dari pelunasan tagihan pelanggan : - Penerimaan kas dimulai dari penagihan pada pelanggan dengan membuat invoice, penerimaan kas baik secara tunai, giro, cek atau transfer, pencatatan pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan, pembuatan bukti pembayaran. - Perancangan sistem penerimaan kas dari pelunasan tagihan pelanggan meliputi analisis pembayaran yang dilakukan pelanggan berdasarkan nilai invoice, analisis terhadap sistem informasi penerimaan kas, sistem pengendalian internal perusahaan dengan aktivitas penjualan jasa yang berkaitan dengan transaksi penerimaan kas. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai yaitu : Menganalisis prosedur penjualan jasa, piutang dan penerimaan kas yang sedang berjalan. Menciptakan pengendalian intern pada sistem tersebut. Merancang sistem informasi akuntansi penjualan, penerimaan kas dan piutang sesuai kebutuhan perusahaan.
5 Mengidentifikasi kebutuhan informasi serta memperbaiki masalah dan kelemahan pada prosedur yang sedang berjalan. Manfaat yang dapat diperoleh yaitu : Pihak manajemen mendapat laporan yang berkaitan dengan penjualan jasa, piutang, penerimaan kas yang cepat, akurat, tepat waktu dan informatif untuk memudahkan manager dalam pengambilan keputusan dan kebijakan yang diperlukan. Menghasilkan suatu sistem penjualan jasa, piutang dan penerimaan kas yang dapat mengurangi terjadi kecurangan. Memperkecil human error dengan aplikasi pengendalian intern pada sistem. 1.4 Metodologi Penelitian Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi tiga bagian pokok, yaitu: 1. Studi Literatur Dalam studi kepustakaan ini, dilakukan dengan cara mengumpulkan datadata yang dibutuhkan. Dengan membaca dan mengutip dari buku-buku serta melalui pencarian di internet yang ada kaitannya dengan materi yang disajikan sebagai dasar pemikiran dalam penulisan. 2. Penelitian Lapangan a. Wawancara
6 Wawancara dilakukan untuk mengetahui struktur organisasi, aturan/kebijakan perusahaan yang berlaku dan proses bisnis perusahaan tersebut dalam melaksanakan penjualan dan penerimaan kas. b. Observasi Observasi dilakukan untuk mengamati aktivitas penjualan, piutang, dan penerimaan kas sehari-hari pada PT Gastiasih Caraka. c. Review dokumen Review dokumen dilakukan untuk mempelajari dokumen-dokumen yang dipakai dalam aktivitas penjualan, piutang dan penerimaan kas pada PT Gastiasih Caraka. d. Analitical procedure Analitical procedure dilakukan untuk menganalisa data perusahaan yang digunakan untuk menghasilkan laporan yang dibutuhkan pada penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT Gastiasih Caraka. 3. Metode Analisis Analisis dilakukan melalui 2 tahapan yaitu : a. Menganalisa sistem yang sedang berjalan b. Identifikasi kebutuhan informasi 4. Metode Perancangan Dalam skripsi ini metode perancangan yang digunakan adalah perancangan sistem yang berorientasi pada objek. Dalam perancangan sistem yang berorientasi pada objek, perancangan dilakukan melalui tahapan yaitu: 1. Problem domain analysis, dengan menggambarkan : Class diagram
7 Structure Behaviour 2. Application domain analysis, dengan menggambarkan: Usage Function User interface 3. Architecture design, dengan menggambarkan: Criteria Component architecture Process architecture 4. Component design, dengan menggambarkan: Model component Function component 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab dimana masing-masing bab terbagi menjadi beberapa subbab, dengan sistematika sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini akan membahas mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan yang menjelaskan isi dari setiap bab. BAB 2 LANDASAN TEORI
8 Dalam bab ini akan dibahas mengenai teori-teori yang digunakan sebagai dasar dan pedoman untuk penulisan skripsi ini. Teori-teori yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi penjualan, penerimaan kas dan piutang serta teori-teori lainnya yang mendukung. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Dalam Bab ini terbagi dua yaitu: a. membahas mengenai sejarah berdirinya perusahaan secara garis besar, struktur organisasi perusahaan, pembagian tugas dan tanggung jawab. b. Metodologi penyusunan berdasarkan identifikasi kebutuhan informasi, identifikasi permasalahan yang ada dan alternatif solusinya. BAB 4 PERANCANGAN S IS TEM INFORMAS I AKUNTANS I PENJUALAN JASA, PIUTANG DAN PENERIMAAN KAS YANG D IUS ULKAN Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai usulan perancangan sistem yang disajikan dalam bentuk Object Oriented Analysis and Design, yaitu dengan membuat use case diagram, sequence diagram, navigation diagram, dan deployment diagram. BAB 5 KES IMPULAN DAN S ARAN Bab ini merupakan bagian terakhir dari penulisan skripsi yang mengemukakan kesimpulan atas kegunaan dari sistem baru yang
9 diusulkan untuk mengatasi permasalahan yang ada serta memberikan saran-saran yang bermanfaat bagi perusahaan untuk pengembangan sistem selanjutnya.