RENCANA KERJA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KAB. SIDOARJO (RENJA SKPD) TAHUN ANGGARAN 2016 Jl. Jaksa Agung R. Suprapto No. 5 Telp (031) 8945605 61218
PEMERINTAH KABUPATEN SIDOARJO KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP Jl. Jaksa Agung R. Suprapto Nomor 5 Telp (031) 8945605-61218 KEPUTUSAN KEPALA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN SIDOARJO NOMOR : 188/ 19.1 /404.6.7/2015 TENTANG RENCANA KERJA (RENJA) KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN SIDOARJO TAHUN 2016 KEPALA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN SIDOARJO Menimbang : a. bahwa Rencana Kerja Arsip Kabupaten Tahun 2016 telah ditetapkan dengan Keputusan Bupati Nomor 188/602/404.1.3.2/2015 Tanggal 17 Juni 2015; b. bahwa sesuai dengan hirarki dokumen perencanaan dengan telah ditetapkan Rencana Kerja Arsip Kabupaten Tahun 2016 harus dijabarkan dalam Rencana Kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah Tahun 2016; c. bahwa sehubungan dengan maksud pada huruf a dan b di atas, maka perlu menetapkan Rencana Kerja Arsip Kabupaten Tahun 2016 dengan Keputusan Arsip Kabupaten. Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 74, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4287); 2. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 104, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4421); 3. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Undang-undang Nomor 12 Tahun 2008 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844); 4. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4438); 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 58 Tahun 2005
tentang Pengelolaan Keuangan Daerah; 6. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tatacara Penyusunan, Pengendali Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah; 7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011; 8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tatacara Penyusunan, Pengendali Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 517); dan 9. Peraturan Daerah Kabupaten Nomor 5 Tahun 2006 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah Kabupaten Tahun 2006-2025 (Lembaran Daerah Kabupaten Tahun 2006 Nomor 2 Seri E); 10. Peraturan Daerah Kabupaten Nomor 4 Tahun 2007 tentang Pokok-Pokok Keuangan Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Tahun 2007 Nomor 2 Seri E); 11. Peraturan Daerah Kabupaten Nomor 21 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten ; 12. Peraturan Daerah Kabupaten Nomor 12 Tahun 2011 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Kabupaten Tahun 2010-2015 (Lembaran Daerah Kabupaten Tahun 2011 Nomor 2 Seri E); 13. Peraturan Daerah Kabupaten Nomor 12 tahun 2014 tentang Anggaran Pendapatan Dan Belanja Daerah Kabupaten Tahun Anggaran 2015; 14. Keputusan Bupati Nomor : 188/602/404.1.3.2/2015 tentang Pengesahan Rencana Kerja (Renja) SKPD di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tahun 2016. MEMUTUSKAN: Menetapkan : KESATU : Rencana Kerja (Renja) Arsip Kabupaten KEDUA : Rencana Kerja (Renja) Arsip Kabupaten Tahun 2016 adalah dokumen perencanaan periode 1 (satu) Tahun yang akan menjadi pedoman dalam pelaksanaan program dan kegiatan
KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas berkat, rahmat dan karunia-nya, Rencana Kerja Arsip Kabupaten Tahun Anggaran 2016 telah dapat diselesaikan. Rencana Kerja ( Renja ) Arsip Kabupaten Tahun 2016 mempunyai arti strategis karena pada tahun tersebut merupakan tahun terakhir pencapaian tuju sasaran yang telah ditetapkan. Rencana Kerja (RENJA) Tahun 2016 terdiri dari Pendahuluan, Evaluasi Pelaksanaan Rencana Kerja SKPD Tahun Lalu, Tujuan, Sasaran yang menggambarkan Pencapaian Rencana Strategis Arsip Kabupaten, dana Indikatif beserta sumbernya serta prakiraan maju berdasarkan pagu Indikatif, sumber dana yang dibutuhkan untuk menjalankan program dan kegiatan. Rencana Kerja (RENJA) sebagai dokumen Perencanaan Satuan Kerja Perangkat Daerah yang memuat kebijak program / kegiatan dalam satu tahun dan sebagai acuan penyusunan Rencana Kegiat Anggaran Arsip Kabupaten Tahun Anggaran 2016 dan untuk mereview hasil evaluasi pelaksanaan Rencana Kerja tahun lalu dan perkiraan capaian tahun berjalan. Melalui Rencana Kerja pula diharapkan dapat memberikan kejelas manfaat bagi institusi baik pemerintah maupun mitra kerja. Dengan segala keterbatasan, perumusan dokumen Renja ini tidak akan mungkin selesai tanpa bantuan dari masing masing Seksi yang membidangi tiap-tiap kegiatan. Kami menyadari, Renja ini masih banyak kekurangannya, namun demikian kami berharap dengan Renja ini semua program dan kegiatan yang kami susun dapat mengarahkan semua kegiatan pembangunan yang akan dilakukan oleh semua elemen. Serta dapat mengarah kepada pencapaian tujuan dan sasaran yang telah disepakati. Renja ini juga diharapkan dapat dijadikan pedoman bagi Arsip Kabupaten dalam melaksanakan Tugas Pokok dan Fungsinya., 2 Juli 2015 Penyusun i
DAFTAR ISI Rencana Kerja (Renja SKPD) Tahun 2016 Arsip Kabupaten Halaman Kata Pengantar... Daftar Isi... Daftar Tabel... i ii iii Bab. I Pendahuluan 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Landasan Hukum... 3 1.3 Maksud dan Tujuan... 4 1.4 Sistematika Penulisan... 6 Bab II Evaluasi Pelaksanaan Renja SKPD Tahun Lalu 2.1 Evaluasi Pelaksanaan Renja SKPD Tahun Lalu dan Capaian Renstra SKPD... 7 2.2 Analisis Kinerja Pelayanan SKPD... 16 2.3 Isu-isu Penting Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi SKPD... 18 2.4 Review terhadap Rancangan Awal RKPD... 21 2.5 Penelaahan Usulan Program dan Kegiatan Masyarakat... 29 Bab III Tujuan, Sasaran, Program dan Kegiatan 3.1 Telaahan terhadap Kebijakan Nasional... 36 3.2 Tuju Sasaran Renja SKPD... 37 3.3 Program dan Kegiatan... 38 Bab IV Penutup... 48 Lampiran : Renja 2016 (Hasil Musrenbang) ii
DAFTAR TABEL Tabel 2.1.1 : Realisasi Program/Kegiatan 7 Tabel 2.1.2 : Capaian kinerja sasaran 1 10 Hal. Tabel 2.1.3 : Capaian kinerja sasaran 2 Tabel 2.1.4 : Capaian kinerja sasaran 3 Tabel 2.1.5 : Capaian kinerja sasaran 4 Tabel 2.1.6 : Capaian kinerja sasaran 5 Tabel 2.1.7 : Capaian kinerja sasaran 6 10 10 11 11 12 Tabel 2.1.8 : Rekapitulasi Evaluasi Hasil Pelaksanaan Renja SKPD dan Pencapaian Renstra SKPD s/d Tahun 2015 (Tahun Berjalan)... 13 Tabel 2.2 : Pencapaian Kinerja Pelayanan.. 17 Tabel 2.4 : Review terhadap Rancangan Awal RKPD Tahun 2016 Kab.... 22 Tabel 2.5 : Usulan Program dan Kegiatan dari Para Pemangku Kepentingan Tahun 2016 Kab.... 33 Tabel 3.3 : Rumusan Rencana Program dan Kegiatan SKPD Tahun 2016 dan Prakiraan Maju Tahun 2017... 44 iii
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Sesuai Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional dan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan Tata Cara Penyusunan, Pengendali Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah, serta Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan PP Nomor 8 Tahun 2008, mengamanatkan bahwa dalam rangka penyusunan dokumen penyempurnaan Sistem Perencana Penganggaran, baik pada aspek proses dan mekanisme maupun tahapan pelaksanaan perencanaan di tingkat pusat dan daerah. RKPD adalah Rencana Kerja Pemerintah Daerah merupakan suatu dokumen perencanaan tahunan pemerintah daerah yang terdiri dari setiap SKPD yang merupakan penjabaran dari rencana kerja pemerintah yang mengacu pada Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD). Adapun dokumen awal dalam rencana kerja yang dipersiapkan adalah adanya rancangan awal dari RKPD, sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor : 54 Tahun 2010 Tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor : 8 Tahun 2008 Tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendali Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah. Bahkan telah ditetapkan pula di dalam Undang-Undang Nomor : 25 Tahun 2004 Tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (SPPN), bahwa setiap daerah harus menyusun rencana pembangunan daerah secara sistematis, terarah, terpadu dan menyeluruh serta harus tanggap terhadap adanya perubahan-perubahan dalam jenjang perencanaan. Arsip Kabupaten sebagai Satuan Kerja Perangkat Daerah pada tahun 2016 ini menyusun Dokumen Rencana Kerja (Renja) Arsip Kabupaten Tahun 2016. Renja SKPD ini merupakan dokumen rencana pembangunan SKPD yang berjangka waktu 1(satu) tahun sebagai pelaksanaan dari Renstra Arsip Kabupaten Tahun 2016-2020 serta pelaksanaan Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) Kabupaten Tahun 2016 sesuai dengan tugas pokok dan fungsi dari SKPD. Renja Arsip Kabupaten tahun 2016 sekaligus sebagai pelaksanaan dari RPJMD Kabupaten Tahun 2016-2020 dari urusan perencanaan pembangunan daerah. Rencana Kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah (Renja-SKPD) Arsip Kabupaten Tahun 2016 merupakan Dokumen Perencanaan yang berisi rencana Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 1 -
Program Kegiatan yang akan digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi serta sebagai tolak ukur pencapaian kinerja dalam kurun waktu tertentu. Rencana kerja (Renja) Tahun 2016 Arsip Kabupaten menjabarkan visi dan misi serta arah pengembangan perpustaka kearsipan yang mengacu pada Rencana Strategis (Renstra). Renja-SKPD Arsip Kabupaten ini disusun berdasarkan hasil evaluasi pelaksanaan kegiatan pada tahun-tahun sebelumnya. Hubungan Antar Dokumen ; Penyusunan RKPD ditujukan sebagai upaya untuk mewujudkan perencanaan pembangunan daerah yang sinergis antara perencanaan Pembangunan Nasional, Provinsi maupun Kabupaten/ Kota serta dengan Pemerintah Kabupaten/ Kota yang berbatasan. Oleh karena itu substansi penyusunan RKPD Tahun 2016 harus selaras dengan dokumen perencanaan baik di Tingkat Pusat, dokumen perencanaan di Tingkat Provinsi dan tidak terlepas memperhatikan pula dokumen perencanaan Pembangunan Kabupaten di sehingga akan terjadi sinergitas perencanaan pembangunan Nasional, Provinsi dan Kabupaten. RKPD merupakan pelaksanaan dari Undang-Undang Nomor : 17 Tahun 2004 Tentang Keuangan Negara, Undang-Undang Nomor : 25 Tahun 2004 Tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional dan Undang-Undang Nomor : 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintah Daerah. Disamping itu RKPD penjabaran dari Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Kabupaten Tahun 2016 2020 dengan mengacu pada Peraturan Presiden Nomor : 5 Tahun 2010 Tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional Tahun 2010 2014 dan RKPD Tahun 2016 berpedoman pada Peraturan Daerah Kabupaten Nomor : 5 Tahun 2006 Tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah Kabupaten Tahun 2006 2025, sehingga kedudukan RKPD dalam pelaksanaan pembangunan di Kabupaten adalah menjembatani antara perencanaan strategis, Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah dengan perencana penganggaran tahunan yang memuat arah kebijakan pembangunan, prioritas pembangunan maupun program kegiatan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Sehingga dapat dipakai sebagai pedoman dalam penyusunan Kebijakan Umum Anggaran (KUA), Prioritas dan Plafon Anggaran Sementra (PAS), serta Rancangan Anggaran Pendapat Belanja Daerah (RAPBD). Berdasarkan Undang-Undang Nomor : 25 Tahun 2004 Tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional, Rencana Kerja Pembangunan Daerah (RKPD) merupakan dokumen perencanaan perangkat daerah untuk periode 1 (satu) tahunan, karena dalam pelaksanaan Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 2 -
pembangunan RKPD menjadi pedoman dalam penyusunan Rencana Anggaran Belanja Pemerintah Daerah. Dalam keterkaitan antara RPJPD dengan RPJMD dan dijabarkan dalam RKPD bertujuan untuk mewujudkan perencana penganggaran, dimana pengambilan keputusan penetapan program dan kegiatan yang direncanakan merupakan satu kesatuan proses perencana penganggaran yang terintegrasi, konsisten dan mengikat untuk menjamin tercapainya tuju sasaran program maupun kegiatan yang ada. 1.2. Landasan Hukum Dasar hukum penyusunan Rencana Kerja Arsip Kabupaten sebagai berikut : 1. Undang-Undang Nomor : 2 Tahun 1950 Tentang Pembentukan Provinsi Jawa Timur juncto Undang-Undang Nomor : 18 Tahun 1950 Peraturan Tentang mengadakan perubahan dalam Undang-Undang Tahun 1950 Nomor : 2 dari hal pembentukan Provinsi Jawa Timur (Lembaran Negara Tahun 1950 Nomor : 32). 2. Undang-Undang Nomor : 28 Tahun 1999 Tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor : 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor : 3851). 3. Undang-Undang Nomor : 17 Tahun 2003 Tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor : 47, Tambahan Lembaran Republik Indonesia Nomor : 2286). 4. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (SPPN); 5. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia No. 1137), sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang- Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua atas Undang Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844); 6. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4438); Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 3 -
7. Undang undang No. 43 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah 8. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 140, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4578); 9. Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendali Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan; 10. Peraturan Pemerintah Nomor 41 tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah; 11. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendali Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah; 12. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010, tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, tatacara Penyusunan, pengendali evaluasi pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah; 13. Perda Kabupaten No. 5 Tahun 2006 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah Kabupaten Tahun 2006 2025 ; 14. Perda Kabupaten No. 21 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten ; 15. Peraturan Bupati No. 62 Tahun 2008 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja an Dan Arsip Kabupaten ; 1.3. Maksud dan Tujuan 1.3.1 Maksud Penyusunan Rencana Kerja Arsip Kabupaten Tahun 2016 merupakan dokumen perencanaan SKPD yang operasional untuk jangka waktu 1 (satu) tahun sesuai dengan ketentuan Perundangan yang berlaku, rancangan Rencana Kerja SKPD digunakan untuk penyusunan rancangan RKPD Kabupaten, RKPD Kabupaten selanjutnya sebagai pedoman dalam penyusunan Kebijakan Umum Anggaran (KUA) dan Plafon Prioritas Anggaran Sementara (PPAS) dan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dalam rangka penyusunan rencana sebagai pedoman dalam penyusunan Rencana Anggar Pendapat Belanja Daerah (RAPBD) Kabupaten Tahun 2016. Rencana Kerja Arsip Kabupaten Tahun 2016 dimaksudkan menetapkan dokumen perencanaan yang memuat program dan kegiatan pembangunan daerah yang menjadi tolak ukur penilaian kinerja Arsip Kabupaten dalam melaksanakan tugas dan fungsinya selama Tahun 2016. Renja Arsip Kabupaten Tahun 2016 juga memberikan arah sekaligus Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 4 -
pedoman bagi Arsip Kabupaten dalam mewujudkan visi Arsip Kabupaten yaitu Terwujudnya yang bermasyarakat gemar membaca dan tertib arsip dengan Misi sebagai berikut : 1. Mendorong masyarakat untuk belajar menuju masyarakat yang mandiri, cerdas dan kompeten melalui peningkatan budaya baca sehingga mampu bersaing dengan negara maju. 2. Meningkatkan upaya penyelamatan, pelestari pendayagunaan bahan pustaka dan arsip yang bernilai guna. 1.3.2 Tujuan Adapun tujuan penyusunan Rencana Kerja SKPD Arsip Kabupaten Tahun 2016 adalah untuk menjabarkan Rencana Strategis (RENSTRA) Arsip Kabupaten tahun 2016-2020 mempertimbangkan hasil evaluasi pelaksanaan pembangunan tahun sebelumnya. Dengan cara demikian diharapkan akan dapat terjaga keterkaitan antara perencanaan penganggar penyusunan anggaran sehingga terwujud anggaran berbasis kinerja sebagaimana yang diamanatkan oleh Undang Undang Nomor 17 Tahun 2003 dan Undang Undang 32 Tahun 2004. Disamping itu selain yang disebutkan diatas tujuan lain yang hendak dicapai adalah: 1. Memberikan gambaran kemampuan SKPD dalam melaksanakan misinya dalam mencapai tujuan serta sasaran yang telah ditetapk akan dijadikan sebagai alat observasi untuk melakukan instrospeksi terhadap pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Pejabat/pimpinan instansi. 2. Sebagai acuan Arsip Kabupaten dalam mengoperasionalkan RKPD Tahun 2016 sesuai dengan Tugas Pokok dan Fungsinya dalam rangka mencapai visi dan misi Pemerintah Kabupaten. 3. Merumuskan program dan kegiatan pembangunan Arsip Kabupaten selama Tahun 2016. Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 5 -
1.4. Sistematika Penulisan Sistematika penyusunan Rencana Kerja (Renja) Arsip Kabupaten Tahun 2016 adalah sebagai berikut : BAB I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1.2 Landasan Hukum 1.3 Maksud dan Tujuan 1.4 Sistematika Penulisan BAB II. EVALUASI PELAKSANAAN RENJA SKPD TAHUN LALU 2.1 Evaluasi Pelaksanaan Renja SKPD Tahun lalu dan capaian Renstra SKPD 2.2 Analisis Kinerja Pelayanan SKPD 2.3 Isu isu penting Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi SKPD 2.4 Review terhadap Rancangan Awal RKPD 2.5 Penelaahan usulan Program dan Kegiatan Masyarakat BAB III. TUJUAN, SASARAN, PROGRAM DAN KEGIATAN 3.1 Telaahan terhadap Kebijakan Nasional 3.2 Tuju Sasaran Renja BAB IV. PENUTUP Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 6 -
BAB II EVALUASI PELAKSANAAN RENJA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KAB. SIDOARJO TAHUN LALU 2.1 Evaluasi Pelaksanaan Renja SKPD Tahun Lalu dan Capaian Renstra Untuk mengetahui sejauh mana tingkat keberhasilan dalam pelaksanaan program dan kegiatan pembangunan tahun lalu pada Arsip Kabupaten, maka perlu adanya gambaran mengenai kinerja pelaksanaan program dan kegiatan yang telah dilaksanakan sampai dengan tahun berjalan. Untuk Tahun Anggaran 2014 Arsip Kabupaten melaksanakan 10 program dan 36 kegiatan dengan jumlah anggaran setelah Perubahan Anggaran Kegiatan/PAK adalah sebesar Rp. 3.423.810.600,- sedangkan realisasinya sebesar Rp.3.270.193.307,- atau 95,51% dengan rincian sebagai berikut : Tabel 2.1.1 REALISASI PROGRAM/KEGIATAN 2014 % No Program Kegiatan Capaian Anggaran Realisasi Program 1 2 3 4 5 6 1 Pelayanan 1. Penyediaan jasa surat-menyurat 2.500.000 2.500.000 100,00 Administrasi 2. Penyediaan jasa komunikasi, 243.000.000 211.645.810 87,10 Perkantoran sumber daya air dan Listrik 3. Penyediaan jasa pemelihara 6.500.000 4.867.400 74,88 perizinan kendaraan dinas/operasional 4. Penyediaan jasa administrasi 61.860.000 61.860.000 100,00 keuangan 5. Penyediaan Alat Tulis 25.512.000 25.412.000 99,61 6. Penyediaan barang cetak 9.319.800 9.314.800 99,95 penggandaan 7. Penyediaan komponen instalasi 3.956.000 3.956.000 100,00 listrik / penerangan bangunan kantor 8. Penyediaan bahan logistik kantor 39.600.000 39.600.000 100,00 9. Penyediaan makan minuman 8.610.000 4.500.000 52,26 Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 7 -
2 Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur 3 Program Peningkatan Disiplin Aparatur 4 Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur 10. Rapat-rapat koordinasi dan konsultasi keluar daerah 156.906.800 116.404.520 74,19 1. Pengadaan perlengkapan gedung 10.896.000 9.546.000 87,61 kantor 2. Pengadaan peralatan gedung 10.275.000 9.130.000 88,86 kantor 3. Pengadaan meubeleur 14.400.000 14.029.600 97,43 4. Pemeliharaan rutin/berkala gedung 135.950.000 135.832.800 99,91 kantor 5. Pemeliharaan rutin/berkala 44.374.000 43.557.595 98,16 kendaraan dinas/operasional 6. Pemeliharaan rutin/berkala 6.500.000 6.024.432 92,68 perlengkapan gedung kantor 7. Pemeliharaan rutin/berkala 37.000.000 36.335.000 98,20 peralatan gedung kantor 8. Rehab sedang/berat gedung kantor 25.000.000 24.733.000 98,93 1. Pengadaan pakaian dinas beserta 12.900.000 12.900.000 100,00 kelengkapannya 1. Pendidik Pelatihan Formal 10.000.000 6.800.000 68,00 5 Program Peningkatan pengembangan sistem pelaporan, capaian, kinerja dan keuangan 1. Penyusunan laporan capaian kinerja dan ikhtisar realisasi kinerja SKPD 6 Program 1. Pemasyarakatan minat dan Pengembangan kebiasaan membaca untuk budaya baca dan mendorong terwujudnya pembinaan masyarakat pembelajar 2. Pengembangan minat dan budaya baca 3. Supervisi, pembina stimulasi pada umum, khusus, sekolah dan masyarakat 4. Pelaksanaan Koordinasi Pengembangan an 5.813.100 3.738.300 64,31 365.000.000 344.363.000 94,35 127.150.000 125.247.500 98,50 115.000.000 114.876.400 99,89 550.000.000 536.685.800 97,58 Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 8 -
7 Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan 8 Program Penyelamat pelestarian dokumen/arsip daerah 5. Publikasi dan sosialisasi minat dan 110.000.000 109.480.000 99,53 budaya baca 6. Penyelenggaraan koordinasi 127.500.000 124.587.000 97,72 pengembangan budaya baca 7. Penyediaan bahan pustaka 575.000.000 571.845.150 99,45 umum daerah 8. Monitoring, evaluasi dan pelaporan 22.900.000 22.875.000 99,89 9. Penyediaan sarana pengolahan dan pelayanan 127.000.000 125.985.000 99,20 1. Pembangunan Database informasi 72.172.400 58.400.000 80,92 kearsipan 1. Pengadaan sarana pengolahan dan penyimpanan arsip 112.630.500 112.204.500 99,62 2. Pendata penataan 117.730.000 116.409.200 98,88 dokumen/ arsip daerah 9 Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan 10 Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi 1. Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan Kondisi Situasi Data 32.792.900 27.800.400 84,78 1. Penyusun penerbitan 5.155.100 5.155.100 100,00 naskah sumber arsip 2. Sosialisasi/penyuluhan kearsipan di 87.907.000 87.607.000 99,66 lingkungan instansi pemerintah/ swasta JUMLAH 5.532.530.600 5.088.00394.712 91,97 Realisasi anggaran Arsip Kabupaten selama tahun anggaran 2014, relatif baik dan berhasil, dengan tingkat realisasi daya serap anggaran sebesar 91,97%. Secara umum, capaian kinerja Arsip Kabupaten selama Tahun Anggaran 2014, relatif baik dan berhasil. Indikasi keberhasilan tersebut terbukti dari besarnya tingkat capaian kinerja dari kegiat sasaran prioritas yang telah ditetapkan, meskipun tidak bisa dipungkiri bahwa masih ada beberapa kegiatan yang tingkat capaiannya dibawah 100%. Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 9 -
Rincian tingkat capaian kinerja masing-masing indikator sasaran tersebut adalah sebagai berikut: Tabel 2.1.2 Sasaran 1 : Meningkatnya Laporan yang diselesaikan tepat waktu Indikator Sasaran 2013 2014 Target Realisasi Capaian Target Realisasi Capaian (1) (2) (3) (4)=(3/2x100) (5) (6) (7)=(6/5x100) 1 Presentase Laporan Yang diselesaikan tepat waktu 2 Presentase kegiatan yang diselesaikan tepat waktu 3 Persentase penyerapan anggaran per tribulan 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 89,79% 89,79% 100% 91,97% 91,97% Tabel 2.1.3 Sasaran 2 : Ketersediaan Sarana dan Prasarana Aparatur yang memadai/ memenuhi syarat Indikator Sasaran 2013 2014 Target Realisasi Capaian Target Realisasi Capaian (1) (2) (3) (4)=(3/2x100) (5) (6) (7)=(6/5x100) 1 Persentase sarana dan prasarana yang memadai/ memenuhi syarat 87% 87% 100% 90% 90% 100% Tabel 2.1.4 Sasaran 3 : Meningkatnya disiplin etos kerja dan kualitas SDM SKPD Indikator Sasaran 2013 2014 Target Realisasi Capaian Target Realisasi Capaian (1) (2) (3) (4)=(3/2x100) (5) (6) (7)=(6/5x100) 1 Prosentase kehadiran pegawai untuk mengikuti apel pagi dan sore serta pada senam pagi 2 Prosentase Pegawai yang mengisi buku kendali keluar kantor pada jam kerja 3 Prosentase Pegawai yang memakai kelengkapan atribut PNS sesuai peraturan yang berlaku 80% 80% 100% 80% 80% 100% 90% 90% 100% 90% 90% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 10 -
Tabel 2.1.5 Sasaran 4 : Meningkatnya kualitas pelayanan Indikator Sasaran 2013 2014 Target Realisasi Capaian Target Realisasi Capaian (1) (2) (3) (4)=(3/2x100) (5) (6) (7)=(6/5x100) 1 Pengunjung 39.000 59.621 152,87 41.000 85.185 207,77 2 Peminjam bahan pustaka 22.000 27.981 127,19 25.000 38.538 163,99 3 Koleksi yang dipinjam 30.750 46.952 152,69 31.000 72.936 235,28 4 Penambahan Anggota an 5 Penambahan koleksi 1.525 2.923 191,67 1.650 5.190 314,55 6.000 4.039 67,32 7.500 4.676 62,35 6 Jumlah Koleksi 54.137 70.032 129,36 57.000 74.708 131,07 Tabel 2.1.6 Sasaran 5 : Meningkatnya pembinaan Indikator Sasaran 2013 2014 Target Realisasi Capaian Target Realisasi Capaian (1) (2) (3) (4)=(3/2x100) (5) (6) (7)=(6/5x100) 1 an yang dibina 126 perpus. 130 perpus 103% 126 perpus. 170 perpus 134,92 2 Penambahan jumlah an 10 perpus. 10 perpus. 100% 10 perpus. 10 perpus. 100% 3 Kategori an binaan (Baik) 40 47 117,5 45 52 115,56 4 Jumlah Pengelola an yang dilatih 120 Orang 120 Orang 100% 120 Orang 120 Orang 100% Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 11 -
Tabel 2.1.7 Sasaran 6 : Meningkatnya kesadaran akan pentingnya arsip di setiap lembaga/ instansi Indikator Sasaran 2013 2014 Target Realisasi Capaian Target Realisasi Capaian (1) (2) (3) (4)=(3/2x100) (5) (6) (7)=(6/5x100) 1 Pendataan dokumen/arsip in aktif 9 lembaga 13 lembaga 144,44 11 lembaga 11 lembaga 100% 2 Penataan dokumen /arsip in aktif. 7.750 berkas 12.570 berkas 162,19 8.000 berkas 15.954 berkas 199,34 3 Kategori Pengelolaan Arsip di SKPD (Baik) 9 12 133,33 12 23 191,67 4 Jumlah Pengelola Arsip yang Dilatih 120 Orang 120 Orang 100% 61 Orang 61 Orang 100% Berikut tabel mengenai pelaksanaan program dan kegiatan Arsip Kabupaten, sejauh mana target kinerja dan capaian tahun yang lalu sampai dengan tahun berjalan serta rencana target kinerja capaian program (Renstra SKPD) ditahun 2016 adalah : Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 12 -
Tabel 2.1.8 Rekapitulasi Evaluasi Hasil Pelaksanaan Renja SKPD dan Pencapaian Renstra Arsip s/d Tahun 2015 (Tahun berjalan) Kabupaten Nama SKPD : KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP Kode Urusan/Bidang Urusan Pemerintahan Daerah Dan Program/Kegiatan Indikator Kinerja Program (outcomes)/ Kegiatan (output) Target Kinerja Capaian Program (Renstra SKPD) Tahun 2010-2015 Realisasi Target Kinerja Hasil Program dan Keluaran Kegiatan s/d dengan tahun 2013 Target dan Realisasi Kinerja Program dan Kegiatan Tahun Lalu (2014) Target Renja SKPD tahun 2014 Realisasi Renja SKPD tahun 2014 Tingkat Realisasi (%) Target program dan kegiatan (Renja SKPD tahun 2015) Perkiraan Realisasi Capaian Target Renstra SKPD s/d tahun berjalan Realisasi Capaian Program dan Kegiatan s/d tahun berjalan (2015) Tingkat Capaian Realisasi Target Renstra (%) 1 2 3 4 5 6 7 8=(7/6) 9 10=(5+7+9) 11=(10/4) 1 Urusan Wajib BELANJA LANGSUNG 1.24 Urusan Kearsipan 1.24 1.26.01.01 15 Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan 1.24 1.26.01.01 15 001 Pembangunan Database Informasi Kearsipan 1.24 1.26.01.01 15 007 Pemeliharaan peralatan jaringan informasi kearsipan 1.24 1.26.01.01 16 Program Penyelamat Pelestarian Dokumen/ Arsip Daerah 1.24 1.26.01.01 16 001 Pengadaan Sarana Pengolah Penyimpanan Arsip 1.24 1.26.01.01 16 002 Pendata Penataan Dokumen/ Arsip Daerah 1.24 1.26.01.01 16 003 Penduplikatan dokumen/arsip daerah dalam bentuk informatika 1.24 1.26.01.01 17 Program Pemeliharaan Rutin/ Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan 1.24 1.26.01.01 17 003 Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan Kondidi Situasi Data Pembangunan kearsipan Pembangunan kearsipan database database Terpeliharanya peralatan jaringan informasi kearsipan Terkelolanya arsip in aktif setiap lembaga/ instansi Sarana penyimpanan arsip in aktif Akuisisi arsip in aktif dan pengolahan arsip in aktif 220 Lembaga 58 SKPD 162 Desa/ Kelurahan 220 Lembaga 58 SKPD 162 Desa/ Kelurahan 162 Desa/ Kelurahan 162 Desa/ Kelurahan 100% - - 100% 100% - 220 Lembaga 100% 1 kegiatan 0 0 0 0 1 Kegiatan 1 Kegiatan 100% 38.750 berkas 27.320 berkas 8.000 berkas 15.874 berkas 198,43% 8.250 berkas 51.444 berkas 132,75% 19 Macam 11 Macam 4 Macam 4 Macam 100% 4 Macam 19 Macam 100% 38.750 berkas 27.320 berkas 8.000 berkas 15.874 berkas 198,43% 8.250 berkas 51.444 berkas 132,75% Terciptanya arsip media baru 6 Desa/ Kelurahan 0 0 0 0 6 Desa/ Kelurahan Terkelolanya arsip in aktif setiap lembaga/ instansi 54 lembaga 54 lembaga 60 SKPD, 348 Desa/ Kelurahan Monitoring kearsipan 348 lembaga 464 Desa/Kel 60 SKPD, 348 60 SKPD, 348 Desa/ Kelurahan Desa/ Kelurahan 100% 20 Desa/ Kelurahan 6 Desa/ Kelurahan 100% 408 Lembaga 117,24% Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 13 -
Nama SKPD : KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP Kode Urusan/Bidang Urusan Pemerintahan Daerah Dan Program/Kegiatan Indikator Kinerja Program (outcomes)/ Kegiatan (output) Target Kinerja Capaian Program (Renstra SKPD) Tahun 2010-2015 Realisasi Target Kinerja Hasil Program dan Keluaran Kegiatan s/d dengan tahun 2013 Target dan Realisasi Kinerja Program dan Kegiatan Tahun Lalu (2014) Target Renja SKPD tahun 2014 Realisasi Renja SKPD tahun 2014 Tingkat Realisasi (%) Target program dan kegiatan (Renja SKPD tahun 2015) Perkiraan Realisasi Capaian Target Renstra SKPD s/d tahun berjalan Realisasi Capaian Program dan Kegiatan s/d tahun berjalan (2015) Tingkat Capaian Realisasi Target Renstra (%) 1 2 3 4 5 6 7 8=(7/6) 9 10=(5+7+9) 11=(10/4) 1.24 1.26.01.01 18 Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi 1.24 1.26.01.01 18 001 Penyusun penerbitan naskah sumber arsip 1.24 1.26.01.01 18 002 Penyediaan Sarana Layanan Informasi Arsip 1.24 1.26.01.01 18 003 Sosialisasi/ Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah/ Swasta 1.26 Urusan 1.26 1.26.01.01 15 Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan an 1.26 1.26.01.01 15 001 Pemasyarakatan Minat dan Kebiasaan Membaca Untuk Mendorong Terwujudnya Masyarakat Pembelajar 1.26 1.26.01.01 15 002 Pengembangan Minat dan Budaya Baca Terkelolanya arsip in aktif setiap lembaga/ instansi Penerbitan buku sumber arsip 25 buku 0 25 buku 25 buku 100% 0 25 buku 100% Dokumentasi kearsipan 18 dokumen 18 dokumen 0 0 0 0 18 dokumen 100% Pengelola arsip 600 orang 665 orang 61 orang 61 orang 100% 180 orang 906 orang 151% Peningkatan jumlah pengunjung 1.26 1.26.01.01 15 003 Supervisi, Pembina Stimulasi Pelatihan petugas pengelola pada an Umum, an Khusus, an Sekolah dan an Masyarakat 1.26 1.26.01.01 15 004 Pelaksanaan Koordinasi Pengembangan an 1.26 1.26.01.01 15 006 Penyelenggaraan Koordinasi Pengembangan Budaya Baca 1.26 1.26.01.01 15 008 Publikasi dan Sosialisasi Minat dan Budaya Baca Peningkatan jumlah pengunjung 195.000 orang 169.882 orang 41.000 orang 85.185 orang 207,77% 43.000 orang 43.000 orang 152,85% Peningkatan jumlah peminjam 111.500 orang 64.684 orang 23.500 orang 38.538 orang 163,99% 25.000 orang 25.000 orang 114,99% Terselenggaranya koordinasi pembina an Percontohan Publikasi dan sosialisasi minat dan budaya baca sejak dini 340 orang 250 orang 120 orang 120 orang 100% 225 orang 225 orang 175% 275 orang 165 orang 60 orang 60 orang 100% 300 orang 525 orang 190,9% 20 perpust Percontohan 10 perpust Percontohan 10 perpust Percontohan 10 perpust Percontohan 100% 0 20 perpust Percontohan 5 Kegiatan 3 Kegiatan 1 Kegiatan 1 Kegiatan 100% 1 Kegiatan 5 Kegiatan 100% 1.26 1.26.01.01 15 009 Penyediaan Bahan Pustaka Penambahan jumlah buku 31.500 Eks. 20.532 Eks. 7.500 Eks. 4.107 Eks. 54,76% 9.000 Eks. 33.639 Eks. 106,79% 100% Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 14 -
Nama SKPD : KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP Kode Urusan/Bidang Urusan Pemerintahan Daerah Dan Program/Kegiatan Indikator Kinerja Program (outcomes)/ Kegiatan (output) Target Kinerja Capaian Program (Renstra SKPD) Tahun 2010-2015 Realisasi Target Kinerja Hasil Program dan Keluaran Kegiatan s/d dengan tahun 2013 Target dan Realisasi Kinerja Program dan Kegiatan Tahun Lalu (2014) Target Renja SKPD tahun 2014 Realisasi Renja SKPD tahun 2014 Tingkat Realisasi (%) Target program dan kegiatan (Renja SKPD tahun 2015) Perkiraan Realisasi Capaian Target Renstra SKPD s/d tahun berjalan Realisasi Capaian Program dan Kegiatan s/d tahun berjalan (2015) Tingkat Capaian Realisasi Target Renstra (%) 1 2 3 4 5 6 7 8=(7/6) 9 10=(5+7+9) 11=(10/4) an Umum Daerah 1.26 1.26.01.01 15 010 Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan an binaan 630 perpust. 382 perpust. 126 perpust. 146 perpust. 115,87% 80 perpust. 608 perpust. 96,50% 1.26 1.26.01.01 15 011 Pengadaan Sarana Pengolah Pelayanan an Sarana pengolah pelayanan 17 macam 4 macam 4 4 100% 9 macam 17 macam 100%, 2 Juli 2015 KEPALA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN SIDOARJO Drs. SUTJIPTO, MM Pembina Tingkat I NIP. 19600620 198206 1 002 Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 15 -
2.2 Analisis Kinerja Pelayanan SKPD Merupakan kajian terhadap capaian kinerja pelayanan Arsip Kabupaten berdasarkan indikator kinerja yang sudah ditentukan dalam SPM, maupun terhadap IKK sesuai Peraturan pemerintah nomor 6 tahun 2008 dan Peraturan Pemerintah Nomor 38 tahun 2007. Jenis indikator yang dikaji serta ketentuan peraturan Perundangundangan yang terkait dengan kinerja pelayanan sesuai dengan tugas dan fungsi Arsip Kabupaten. Berikut tabel 2.9 mengenai capaian kinerja dan pelayanan Arsip Kabupaten adalah sebagai berikut : Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 16 -
Tabel 2.2 Pencapaian Kinerja Pelayanan Arsip Kabupaten Target Renstra SKPD Realisasi Capaian Proyeksi NO Indikator SPM/standar nasional IKK Tahun 2013 (thn n-2) Tahun 2014 (thn n-1) Tahun 2015 (tnn n) Tahun 2016 (thn n+1) Tahun 2013 (thn n-2) Tahun 2014 (thn n-1) Tahun 2015 (tnn n) Tahun 2016 (thn n+1) Catatan Analisis (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) URUSAN KEARSIPAN 1. Jumlah Satuan Kerja yang menerapan pengelolaan arsip secara baku - Jumlah Satuan Kerja yang menerapan pengelolaan arsip secara baku 2. Jumlah Arsip in Aktif yang dikelola - Jumlah Arsip in Aktif yang dikelola URUSAN PERPUSTAKAAN 1. Pengunjung - Pengunjung 10 SKPD 11 SKPD 12 SKPD 10 SKPD 30 SKPD 61 SKPD 61 SKPD 10 SKPD 7.750 berkas 8.000 berkas 8.250 berkas 5.000 berkas 12.570 berkas 44.590 orang 46.590 orang 48.590 orang 87.000 orang 59.621 orang 8.750 berkas 85.185 orang 9.000 berkas 5.000 berkas orang 87.000 orang 2. Jumlah buku - Jumlah buku 49.500 Eks. 57.000 Eks. 66.000 Eks. 89.000 Eks. 70.032 Eks. 74.708 Eks. 75.000 Eks. 89.000 Eks. 3. Jumlah judul buku - Jumlah judul buku 4. Jumlah peminjam - Jumlah peminjam 22.734 judul 25.151 judul 27.810 judul 35.000 judul 29.091 judul 30.054 judul 30.650 judul 35.000 judul 22.000 peminjam 5. Jumlah keliling - Jumlah keliling 2 unit 2 unit 2 unit 3 unit 3 unit 3 unit 3 unit 3 unit 23.500 peminjam 25.000 peminjam 44.000 peminjam 27.981 peminjam 38.538 peminjam 43.568 peminjam 44.000 peminjam Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 17 -
2.3 Isu-isu Penting Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi Arsip Kabupaten 1. Tingkat kinerja pelayanan Dalam rangka pelayanan kinerja Arsip Kabupaten memberdayakan sumber daya manusia yang meliputi ; a. Unsur Pimpinan : Kepala b. Unsur Pembantu Pimpinan : Sub Bagian Tata Usaha c. Unsur Pelaksana : Seksi, terdiri dari : 1. Seksi Pelayanan an 2. Seksi Pembinaan an 3. Seksi Kearsip Dokumentasi Jumlah Pegawai Arsip Kabupaten adalah 28 orang yang termasuk tenaga ahli fungsional Pustakawan sebanyak 5 orang dan fungsional Arsiparis sebanyak 3 orang ditambah tenaga kontrak sebanyak 16 orang. Sumber daya manusia tersebut telah mencukupi untuk memberikan pelayanan prima kepada masyarakat disamping itu, pelayanan kinerja SKPD semakin meningkat dengan tersedianya tenaga teknis yang membidangi ilmu perpustaka kearsipan. Dengan demikian kinerja pelayanan Arsip Kabupaten cukup melayani kebutuhan masyarakat terhadap pelayanan memenuhi Standar Operasional Prosedur (SOP) sehingga kinerja pelayanan dapat terlaksana dengan baik, sebagaimana keinginan masyarakat. 2. Permasalah hambatan yang dihadapi dalam menyelenggarakan tugas dan fungsi Arsip Kabupaten ; Permasalahan pelaksanaan tugas dan fungsi : Secara garis besar permasalahan yang dihadapi Arsip Kabupaten adalah sebagai berikut : a. Rendahnya minat baca masyarakat b. Kurangnya sarana pelayanan yang berbasis digital c. Kurangnya adanya regulasi yang mendukung d. Kurangnya keperdulian stakeholder terhadap e. Kurangnya kebijakan pemerintah terhadap pengembangan desa f. Kurangnya respon dari Aparat Desa g. Kurangnya tenaga arsiparis h. Kurangnya sarana prasarana yang memadai Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 18 -
Hambatan pelaksanaan tugas dan fungsi : a. Tingkat pemahaman Aparatur pelaksanaan pelayanan terhadap tugas dan fungsi belum maksimal; b. Inovasi dan kreatifitas dalam melaksanakan tanggung jawab pelayanan tidak berjalan sesuai ketentuan yang berlaku; c. Kepedulian terhadap tugas dan tanggung jawab pelaksanaan tugas yang belum terwujud dengan baik; d. Kurangnya Pendanaan dalam pelaksanaan program dan kegiatan. 3. Dampak terhadap pencapaian visi dan misi Kepala Daerah a. Rasa memiliki dan ikut bertanggung jawab terhadap kemajuan daerahnya melalui proses pembangunan yang berkelanjutan akan sulit diciptakan. b. Upaya peningkatan budaya baca sehingga tercipta masyarakat yang kompeten dan berdaya saing tinggi serta memiliki kemampuan yang luas di bidang ilmu dan pengetahuan minim peningkatan c. Jaminan kemudahan sebagai bentuk penciptaan pelayanan prima kepada masyarakat tidak terealisasi 4. Tantang peluang dalam meningkatkan pelayanan SKPD Tantangan : Anggapan PNS bahwa perpustaka arsip sebagai instansi pelengkap Munculnya Perusahaan swasta di bidang pengelolaan arsip di Kab. Pemanfaatan internet yang tidak sesuai peruntukkannya Peluang : Dukungan pemerintah daerah dalam bidang perpustaka kearsipan Kemudahan transportasi menuju lokasi Kondisi masyarakat yang metropolis mempermudah untuk diarahkan ke Arsip sangat membantu sebagai alat bukti dalam proses peradilan Rasio masyarakat yang berpendidikan lebih tinggi cukup banyak Banyaknya masyarakat yang membuat komunitas tertentu Dengan perpustaka arsip digital, masyarakat mudah mengakses informasi Adanya bantuan buku dan sarana penunjang serta Bintek pengelola desa mempercepat pengembangan an Desa Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 19 -
Kekuatan : Lokasi Strategis Sarana dan Prasarana yang mendukung Jaringan komputer intranet dan internet Respon Masyarakat terhadap keberadaan an cukup tinggi Komputerisasi Pelayanan Koleksi bervariasi 3 Unit Mobil an Keliling UJLP Krian Layanan LTPD/ LTPS Mobil Sadar Arsip Area Free Wifi Bidang Arsip merupakan Urusan Wajib UU No. 43 Tahun 2007 tentang UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Dukungan Kemendagri dan Gubernur dalam pengembangan desa/kelurah penataan arsip Desa/Kelurahan Peraturan Daerah Kabupaten Nomor 21 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Kelemahan : Kesadaran pentingnya arsip di SKPD, BUMD/ BUMN, Swasta dan masyarakat rendah Belum adanya regulasi pengembangan perpustaka arsip di daerah Fasilitas IT belum memenuhi tuntutan masyarakat 5. Isu-isu strategis Arsip Kabupaten Terbatasnya personil yang profesional di bidang pengelola pendokumentasian arsip Kurangnya sarana dan prasarana dan pendokumentasian yang standar Kurang berperannya membangun masyarakat dan bangsa yang berkarakter, serta bisa bersaing dalam kancah peradaban global Belum optimalnya Jaringan Website yang dapat digunakan untuk memberikan Informasi secara luas seperti pembangunan an Elektronik, penyediaan ruang Audio Visual dan Fasilitas Penunjang Tidak tersedianya data yang akurat dalam pengambilan Kebijak Perencanaan Belum tersedianya alat bantu pelayanan untuk meminimalisir kehilangan koleksi Kurangnya dukungan stake holder (Masyarakat dan Aparat Pemerintah Kel/Desa) untuk pembangunan an Desa/Kelurahan Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 20 -
Pembangunan sarana bagi komunitas baca (ruang untuk berbagi ilmu dan keterampilan tertentu) 2.4 Review terhadap Rancangan Awal RKPD Dalam rangka penyelenggaraan Pemerintahan Daerah Kabupaten RPJMD merupakan dokumen perencanaan pembangunan daerah sebagai satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari sistem perencanaan pembangunan nasional sebagaimana diatur dalam Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional dan Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah. RPJMD Kabupaten Tahun 2011-2015 adalah tahapan pertama dalam rangka mewujudkan visi dari Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah (RPJPD) Kabupaten Tahun 2006-2025. RPJMD merupakan pedoman dalam penyusunan Rencana Strategis setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (Renstra SKPD) dan Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) setiap tahun. Dalam penyusunannya, RPJMD dilakukan secara komprehensif, terpadu dan menyeluruh, serta mengedepankan keterlibatan masyarakat secara partisipatif dengan mempertimbangk menampung aspirasi berbagai pemangku kepentingan. Penyusunan RPJMD Kabupaten tahun 2011-2015 telah disusun melalui proses pendekatan perencanaan pembangunan yaitu politik, teknokratik, partisipatif dan perencanaan yang disusun berdasarkan masukan-masukan dari atas bawah serta bawah-atas (topdown bottom up). Namun demikian tentunya masih terdapat berbagai hal yang masih perlu ditindaklanjuti, disamping adanya hal-hal baru yang berkembang selama periode berikutnya, untuk itulah an dan Arsip Kabupaten Tahun 2011-2015 untuk menghasilkan rumusan strategi, arah kebijak program pembangunan yang terarah efektif, efisien sehingga mendorong terwujudnya visi, misi, tuju sasaran pembangunan yang telah ditetapkan. Berikut tabel 2.4 tujuan sasaran jangka menengah Arsip Kabupaten tahun 2016-2020 adalah sebagai berikut : Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 21 -
Tabel 2.4 Review terhadap Rancangan Awal RKPD Tahun 2016 Kabupaten Rancangan Awal RKPD No Program/ Kegiatan Lokasi Indikator kinerja Target capaian Pagu indikatif (Rp.000) Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 22 - Hasil Analisis Kebutuhan Program/ Kegiatan Lokasi Indikator kinerja (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) A. 1. 2. 3. 4. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran Penyediaan jasa surat menyurat Penyediaan jasa komunikasi, sumber daya air dan listrik Penyediaan jasa pemelihara perizinan kendaraan dinas/ operasional Penyediaan kebersihan kantor jasa Kab. Kab. Kab. Kab. Tingkat kepuasan aparatur SKPD terhadap pelayanan administrasi perkantoran surat masuk dan keluar yang dikelola Terpenuhinya benda pos, materai Output : Biaya rekening air, listrik, dan telepon Terbayarnya rekening telepon, air, listrik kendaraan roda empat dan roda dua yang dipelihara dan STNK serta uji KIR yang diurus Terbayarnya perizinan kendaraan dinas/ operasional dan KIR tenaga outsourching kebersihan/ Jenis dan jumlah alat kebersihan yang diadakan Terbayarnya tenaga 100% 975 surat masuk, 525 surat keluar 2.500.000 12 Bulan 372.500.000 R4 5 Kendaraan, R2 2 Kendaraan 12.500.000 3 Orang 61.050.000 1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran Penyediaan jasa surat menyurat Penyediaan jasa komunikasi, sumber daya air dan listrik Penyediaan jasa pemelihara perizinan kendaraan dinas/ operasional Penyediaan kebersihan kantor jasa Kab. Kab. Kab. Kab. Tingkat kepuasan aparatur SKPD terhadap pelayanan administrasi perkantoran surat masuk dan keluar yang dikelola Terpenuhinya benda pos, materai Output : Biaya rekening air, listrik, dan telepon Terbayarnya rekening telepon, air, listrik kendaraan roda empat dan roda dua yang dipelihara dan STNK serta uji KIR yang diurus Terbayarnya perizinan kendaraan dinas/ operasional dan KIR tenaga outsourching kebersihan/ Jenis dan jumlah alat kebersihan yang diadakan Terbayarnya tenaga Target capaian 100% 975 surat masuk, 525 surat keluar Kebutuhan Dana (Rp.000) 2.500.000 12 Bulan 372.500.000 R4 5 Kendaraan, R2 2 Kendaraan 12.500.000 3 Orang 61.050.000 Catatan Penting
5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Penyediaan alat tulis kantor Penyediaan barang cetak penggandaan Penyediaan komponen instalasi listrik/ penerangan bangunan kantor Penyediaan peralat perlengkapan kantor Penyediaan bahan logistik kantor Penyediaan makan minuman Rapat-rapat koordinasi luar daerah dan dalam Kab. Kab. Kab. Kab. Kab. Kab. Kab. outsourching kebersihan Output : Jenis dan jumlah alat tulis kantor yang disediakan Kelancaran pelaksanaan tugas Output : Jenis dan jumlah barang cetakan dan penggandaan Tercetak dan tergandakannya kebutuhan kantor komponen listrik/penerangan kantor yang disediakan Terpenuhinya penerangan ruang dan bangunan Output : Jenis dan jumlah peralat perlengkapan kantor Terpenuhinya peralat perlengkapan kantor bahan logistik kantor yang disediaka Terpenuhinya bahan logistik kantor mamin yang disediakan Terpenuhinya makan minuman rapat dan tamu kantor rapat koordinasi yang dilaksanakan Terciptanya 47 jenis dan 578 buah 15 Jenis dan 851 buah 26.000.000 49.020.000 181 buah 8.954.000 1 Paket 15.000.000 1 jenis R4 2 Kendaraan 28.400.000 809 Kotak, 4 Dos 15.900.000 295 kali 70.000.000 Penyediaan alat tulis kantor Penyediaan cetakan penggandaan Penyediaan instalasi penerangan kantor barang dan komponen listrik/ bangunan Penyediaan peralatan dan perlengkapan kantor Penyediaan logistik kantor Penyediaan dan minuman bahan makanan Rapat-rapat koordinasi luar daerah dan dalam Kab. Kab. Kab. Kab. Kab. Kab. Kab. outsourching kebersihan Output : Jenis dan jumlah alat tulis kantor yang disediakan Kelancaran pelaksanaan tugas Output : Barang cetak penggandaan Tercetak dan tergandakannya kebutuhan kantor komponen listrik/penerangan kantor yang disediakan Terpenuhinya penerangan ruang dan bangunan Output : Jenis dan jumlah peralat perlengkapan kantor Terpenuhinya peralat perlengkapan kantor bahan logistik kantor yang disediaka Terpenuhinya bahan logistik kantor mamin yang disediakan Terpenuhinya makan minuman rapat dan tamu kantor rapat koordinasi yang dilaksanakan Terciptanya 47 jenis dan 578 buah 26.000.000 7.545.000 181 buah 8.954.000 1 Paket 15.000.000 2 jenis R4 5 Kendaraan R2 2 Kendaraan 809 Kotak, 4 Dos 105.636.563 15.900.000 295 kali 144.109.753 Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 23 -
12. B. 1. 2. Penyediaan jasa administrasi keuangan Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur Pembangunan kantor gedung Pengadaan perlengkapan dan peralatan gedung kantor Kab. Kab. Kab. 3. Pengadaan Meubelair Kab. 4. Pemeliharaan meubeleur Kab. 5. 6. Pemeliharaan Rutin/ Berkala Gedung Pemeliharaan rutin/ berkala kendaraan dinas/ Kab. Kab. kelancaran pelaksanaan tugas pejabat pengelola administrasi keuangan Terbayarnya pejabat pengelola administrasi keuangan Prosentase sarpras aparatur dengan kondisi layak fungsi gedung kantor yang dibangun Tersedianya kendaraan dinas/ operasional Output : Jenis dan jumlah perlengkapan dan peralatan gedung kantor yang diadakan Terpenuhinya perlengkap peralatan gedung kantor Output : Jenis dan jumlah meubeleur yang diadakan Terpenuhinya meubeleur kantor meubeleur yang dipelihara Terpeliharanya meubeleur unit gedung yg dipelihara Keamanan dan keindahan kantor kendaraan dinas/ 10 Orang 75.300.000 100% 1 Macam 15.000.000 9 Jenis 83 Buah 84.900.000 6 Jenis dan 73 buah 4 jenis 3.000.000 3 unit 134.200.000 8 Kendaraan 38.000.000 Penyediaan jasa administrasi keuangan 2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur Pembangunan kantor gedung Pengadaan perlengkap peralatan gedung kantor Kab. Kab. Kab. 74.950.000 Pengadaan Meubelair Kab. Pemeliharaan meubeleur Pemeliharaan Rutin/ Berkala Gedung Pemeliharaan rutin/ berkala kendaraan dinas/ Kab. Kab. Kab. kelancaran pelaksanaan tugas pejabat pengelola administrasi keuangan Terbayarnya pejabat pengelola administrasi keuangan Prosentase sarpras aparatur dengan kondisi layak fungsi gedung kantor yang dibangun Tersedianya kendaraan dinas/ operasional Output : Jenis dan jumlah perlengkapan dan peralatan gedung kantor yang diadakan Terpenuhinya perlengkap peralatan gedung kantor Output : Jenis dan jumlah meubeleur yang diadakan Terpenuhinya meubeleur kantor meubeleur yang dipelihara Terpeliharanya meubeleur unit gedung yg dipelihara Keamanan dan keindahan kantor kendaraan dinas/ 10 Orang 75.300.000 100% 1 Macam 15.000.000 9 Jenis 83 Buah 6 Jenis dan 73 buah 84.900.000 74.950.000 4 jenis 3.000.000 3 unit 134.200.000 8 Kendaraan 38.000.000 Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 24 -
7. C. 1. D. 1. E. 1. F. operasional Pemeliharaan rutin/ berkala perlengkap peralatan gedung kantor Program Peningkatan Disiplin Aparatur Pengadaan pakaian khusus hari-hari tertentu Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur Pendidik Pelatihan Formal Program peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan Penyusunan dokumen perencana laporan capaian kinerja SKPD Program pengelolaan kearsipan dan dokumentasi Kab. Kab. Kab. Kab. operasional yang dipelihara Terpeliharanya kendaraan dinas dan jenis perlengkapan dan peralatan gedung kantor yang dipelihara Terpeliharanya perlengkap peralatan gedung kantor Prosentase aparatur yang disiplin pakaian khusus harihari tertentu Pegawai yang berseragam Tingkat penyelesaian tugas setalah mengikuti peningkatan kapasitas SDM aparatur yang mengikuti pendidikan dan pelatihan formal Peningkatan kualitas SDM kantor dokumen perencanaan yang disusun ; Jumlah laporan kinerja Renstra,IKU, Renja, RKA, LAKIP, Perjanjian Kinerja Jumlah lembaga yang telah menyelenggarakan 14 jenis 70.000.000 100% 1 Jenis 12.000.000 7 orang 55.000.000 5 Dokumen ; 1 Laporan 10 Lembaga 72.700.000 operasional Pemeliharaan rutin/ berkala perlengkapan dan peralatan gedung kantor 3. Program Peningkatan Disiplin Aparatur Pengadaan pakaian khusus hari-hari tertentu 4. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur Pendidikan Pelatihan Formal dan 5. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan Penyusunan dokumen perencana laporan capaian kinerja SKPD 6. Program pengelolaan kearsip dokumentasi Kab. Kab. Kab. Kab. operasional yang dipelihara Terpeliharanya kendaraan dinas dan jenis perlengkapan dan peralatan gedung kantor yang dipelihara Terpeliharanya perlengkap peralatan gedung kantor Prosentase aparatur yang disiplin pakaian khusus harihari tertentu Pegawai yang berseragam Tingkat penyelesaian tugas setalah mengikuti peningkatan kapasitas SDM aparatur yang mengikuti pendidikan dan pelatihan formal Peningkatan kualitas SDM kantor dokumen perencanaan yang disusun ; Jumlah laporan kinerja Renstra,IKU, Renja, RKA, LAKIP, Perjanjian Kinerja Jumlah lembaga yang telah menyelenggarakan 14 jenis 70.000.000 100% 1 Jenis 12.000.000 7 orang 55.000.000 5 Dokumen ; 1 Laporan 10 Lembaga 72.700.000 Rencana Kerja Tahun 2016 Page - 25 -