MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 1 daripada 19 PROSEDUR OPERASI KOKURIKULUM PELAJAR Disediakan Oleh: PENOLONG PENDAFTAR PUSAT KOKURIKULUM Disemak Oleh: TIMBALAN PENGARAH PUSAT KOKURIKULUM Diluluskan Oleh: (PROF. DR. ZALIMAN SAULI) Pengarah Pusat Kokurikulum (SPK) MS ISO 90:25
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 2 daripada 19 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini adalah untuk memastikan setiap pelajar diwajibkan mengikuti kursus Kokurikulum seperti yang disyaratkan oleh universiti untuk melayakkan pelajarpelajar tamat pengajian. Selain itu, pemantauan Kokurikulum / Badan Beruniform juga dapat dilaksanakan dengan sistematik dan cekap. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Pusat Kokurikulum untuk memastikan pengurusan dan pengendalian kursus-kursus kokurikulum / Badan Beruniform dapat dilaksanakan dengan teratur. 3.0 SINGKATAN PKK : Pengarah Pusat Kokurikulum TPKK : Timbalan Pengarah Kokurikulum PR (K) : Pengerusi Rancangan Kokurikulum / Badan Beruniform PP (K) : Penolong Pendaftar Kokurikulum PPT : Penolong Pegawai Tadbir PTO PT (W) : : Pembantu Tadbir ( Pengkeranian / Operasi ) Pembantu Tadbir ( Kewangan) JL : Jurulatih Pe : Pelajar (SPK) MS ISO 90:25
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 3 daripada 19 TNC (A&A) : Timbalan Naib Canselor ( Akademik & Antarabangsa NC : Naib Canselor AMIS : Academic Management Information System 4.0 DEFINISI PKK : Ketua yang bertanggungjawab ke atas sesuatu kursus Kokurikulum / Badan Beruniform di Pusat Kokurikulum. Kokurikulum / Badan Beruniform : Kegiatan luar kuliah yang ditetapkan oleh universiti memenuhi syarat penganugerahan Diploma / Ijazah Sarjana Muda. Silibus : Sukatan kursus pengajaran (SPK) MS ISO 90:25
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 4 daripada 19 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. Jenis Dokumen Lokasi i. Standard ISO 90:25 ii. Standard ISO 90:25(asas dan kosa kata) 5.1 iii. Standard ISO 310:21(Risk Ass. Techniques) Sistem eqdoc - iv. Standard ISO 310:20(Risk Mng. Guideline Principle) 5.2 Manual Sistem eqdoc MSPK-UniMAP-/16 5.3 Buku Panduan Akademik UniMAP (Ijazah Sarjana Muda) Pejabat Ko-K Edisi Terkini 6.0 INPUT PROSES 6.1 Resume/Sijil Kelayakan Jurulatih/Sijil Kelulusan Akademik 6.2 Borang Course Evaluation and Outcomes Assesment 6.3 Senarai Penawaran Kursus 6.4 Borang HEA 02B (SPK) MS ISO 90:25
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 5 daripada 19 7.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 7.1 A : PELANTIKAN JURULATIH KOKURIKULUM / BADAN BERUNIFORM Tangungjawab PPT / PP (K) PP (K) / TPKK TPKK / PKK PTO / TPKK / PKK PP (K) / PR (K) / TPKK Tindakan 1. Menyemak dan mengenal pasti setiap jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform yang berkelayakan untuk dilantik setiap semester (berdasarkan resume setiap jurulatih) 2. Mencadang dan memajukan nama setiap jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform yang berkelayakan kepada Pengarah Pusat Kokurikulum. 3. Nama-nama jurulatih yang dicadangkan adalah untuk lantikan berdasarkan analisis daripada Course Evaluation and Outcomes Assesment setiap semester yang mencapai sasaran penilaian yang ditetapkan oleh Pusat Kokurikulum. 4. Pemantauan dan analisa data penilaian jurulatih sedia ada diambil kira berdasarkan analisa pencapaian jurulatih semester sebelum dan semester terkini untuk mendapatkan trend pencapaian jurulatih bagi memastikan pelantikan jurulatih sedia ada adalah jurulatih yang berkaliber. 5. Lantikan semula bagi jurulatih sedia ada mestilah berdasarkan Course Evaluation and Outcomes Assesment, pemantauan kelas, penglibatan dalam aktiviti yang berkaitan, sijil kelayakan dan pencapaian pelajar. (SPK) MS ISO 90:25
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 6 daripada 19 TPKK / PKK 6. Setelah dipersetujui nama jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform akan dimajukan kepada Naib Canselor UniMAP bagi mendapat perakuan untuk lantikan setiap semester. 7. Surat lantikan jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform akan dikeluarkan setelah mendapat perakuan oleh Naib Canselor UniMAP. PTO / PPT / PP (K) 8. Surat lantikan akan dikeluarkan oleh Pusat Kokurikulum dan ditandatangani oleh TNC A&A UniMAP. 9. Surat lantikan tersebut adalah sebagai bukti tuntutan elaun perjalanan dan juga elaun mengajar oleh setiap jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform pada setiap semester. (SPK) MS ISO 90:25
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 7 daripada 19 7.2 B : PENGENDALIAN KULIAH KOKURIKULUM / BADAN BERUNIFORM TanggungJawab Tindakan 1. Semak penawaran kursus pada setiap semester dan senarai nama pelajar yang mendaftar dalam sistem AMIS. JL / PTO / PP (K) / PR (K) 2. Setiap semester fail rekod akademik akan dibuat berdasarkan penawaran kursus Kokurikulum dan Badan Beruniform bagi tujuan merekodkan dokumen-dokumen berkaitan. 3. Senarai kehadiran diwajibkan sepanjang aktiviti perkuliahan. 4. Pastikan jadual waktu dipamerkan pada papan notis dan di upload ke dalam Portal dan email pelajar. JL / PTO / TPKK 5. Maklumkan silibus kepada pelajar diawal semester oleh setiap jurulatih. 6. Kendalikan kuliah dan penilaian pengajaran mengikut kalendar akademik setiap semester yang ditetapkan universiti. JL / PTO / PP (K) / TPKK PPT / PP (K) / TPKK 7. Pantau aktiviti perkuliahan dan pastikan dijalankan mengikut jadual oleh staf Pusat Kokurikulum melalui borang pemantauan. 8. Jika aktiviti perkuliahan ada masalah pastikan jurulatih memaklumkan kepada TP atau PP. 9. Ambil tindakan susulan hasil perbincangan. (jika perlu) (SPK) MS ISO 90:25
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 8 daripada 19 TPKK / PKK 10. Pastikan tindakan susulan dilaksanakan. (jika perlu) (SPK) MS ISO 90:25
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 9 daripada 19 7.3 C : MARKAH KOKURIKULUM / BADAN BERUNIFORM Tanggungjawab Tindakan PTO / PP (K) / PR (K) PTO / PPT / PP (K) TPKK / PPK NC 1. Terima keputusan / markah daripada jurulatih Kokurikulum dan Badan Beruniform. 2. Masukkan markah kerja kursus (1%) dalam sistem AMIS dan mengira % gagal/lulus. Dokumen (HEA 02B) dan minit mesyuarat disediakan untuk Mesyuarat Majlis Pemeriksa Pusat Kokurikulum setiap semester (pindaan markah jika perlu). 3. Minit Mesyuarat Majlis Peperiksaan Pusat Kokurikulum dihantar ke Unit Peperiksaan untuk dibincang pada peringkat (Majlis Peperiksaan Universiti). 4. Kelulusan dibuat sebelum diumumkan kepada pelajar oleh Unit Peperiksaan (sekiranya tiada perubahan markah). (SPK) MS ISO 90:25
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 10 daripada 19 8.0 OUTPUT PROSES 8.1 Jurulatih yang bertauliah dilantik 8.2 Jadual kelas badan beruniform/kokurikulum 8.3 Borang pemantauan kelas 8.4 Fail kursus akademik 8.5 Senarai kehadiran pelajar 9.0 PENUNJUK PRESTASI Bil. 9.1 9.2 9.3 9.4 Perkara Pelantikan jurulatih baru dan lantikan semula jurulatih sedia ada adalah selama satu semester. Pengendalian kuliah kokurikulum/badan beruniform adalah selama satu semester. Markah/keputusan pelajar pada hujung semester. Fail rekod akademik akan dibuat untuk setiap semester. Penunjuk Prestasi (Kuantiti/Kualiti/Masa/Kos) selama satu semester. 28 jam/semester. minggu akhir kelas. untuk setiap semester. (SPK) MS ISO 90:25
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 11 daripada 19 10.0 RISIKO BERKAITAN 10.1 Risiko-risiko berikut dikenal pasti berkaitan dengan proses ini. Risiko (Risk) Kekurangan jurulatih bertauliah Kemungkinan (Likelihood) a Keterukan (Severity) b Penilaian Risiko a x b Aras Risiko 3 1 3 Rendah Mitigasi (Mitigation) Senarai jurulatih tambahan Pertindihan kelas Keciciran nama/markah pelajar sewaktu proses memasukkan markah Jurulatih berhenti semasa pertengahan kelas dijalankan 3 1 3 Rendah 2 1 2 Rendah 2 1 2 Rendah Universiti telah menetapkan hari Rabu (malam) dan Sabtu sebagai kelas kokurikulum Senarai pelajar terkini semasa proses memasukkan markah adalah selari dengan senarai nama pelajar dalam sistem AMIS Senarai jurulatih tambahan (SPK) MS ISO 90:25
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 12 daripada 19 11.0 REKOD KUALITI Bil. Jenis Rekod Rujukan Lokasi 11.1 Fail rekod lantikan jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform PKOK/2/1-1 RK.UniMAP.(O).30- Pejabat Ko-K Tempoh Simpanan 5 tahun 11.2 Fail jadual waktu kuliah Kokurikulum / Badan Beruniform PKOK/2/1-2 RK.UniMAP.(O).30-02 Pejabat Ko-K 5 tahun 11.3 Fail rekod akademik Kokurikulum / Badan Beruniform PKOK/2/1-3 RK.UniMAP.(O).30-03 Pejabat Ko-K 5 tahun (SPK) MS ISO 90:25
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 13 daripada 19 12.0 LAMPIRAN (CARTA ALIR) A : PELANTIKAN JURULATIH KOKURIKULUM / BADAN BERUNIFORM Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Mula PPT / PP (K) 1 1. Menyemak dan mengenal pasti setiap jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform yang berkelayakan untuk dilantik setiap semester. (berdasarkan resume setiap jurulatih) Resume jurulatih PP (K) / TPKK TPKK / PKK 2 3 2. Mencadang dan memajukan nama setiap jurulatih Kokurikulum/Badan Beruniform yang berkelayakan kepada Pengarah Pusat Kokurikulum 3. Nama-nama jurulatih yang dicadangkan adalah untuk lantikan berdasarkan analisis daripada Course Evaluation and Outcomes Assesment setiap semester yang mencapai sasaran penilaian yang ditetapkan oleh Pusat Kokurikulum. Fail Rekod Akademik Kokurikulum / Badan Beruniform PKOK/2/1-3 (SPK) MS ISO 90:25
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 14 daripada 19 PTO / TPKK / PKK 4 4. Pemantauan dan analisa data penilaian jurulatih sedia ada diambil kira berdasarkan analisa pencapaian jurulatih semester sebelum dan semester terkini untuk mendapatkan trend pencapaian jurulatih bagi memastikan pelantikan jurulatih sedia ada adalah jurulatih yang berkaliber. Fail Rekod Akademik Kokurikulum / Badan Beruniform PKOK/2/1-3 PP (K) / PR (K) / TPKK Tidak 5 Dilantik 5. Lantikan semula bagi jurulatih sedia ada mestilah berdasarkan Course Evaluation and Outcomes Assesment, pemantauan kelas, penglibatan dalam aktiviti yang berkaitan, sijil kelayakan dan pencapaian pelajar. TPKK / PKK 6 6. Setelah dipersetujui nama jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform akan dimajukan kepada Naib Canselor UniMAP bagi mendapat perakuan untuk lantikan setiap semester. Surat lantikan yang telah diluluskan 7 Tidak Lulus 7. Lulus @ Tidak (SPK) MS ISO 90:25
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 15 daripada 19 PTO / PPT / PP (K) 8 9 8. Surat lantikan jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform akan dikeluarkan setelah mendapat perakuan oleh Naib Canselor UniMAP. 9. Surat lantikan akan dikeluarkan oleh Pusat Kokurikulum dan ditandatangani oleh TNC A&A UniMAP. Fail Rekod Lantikan Jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform PKOK/2/1-1 10 10.Surat lantikan tersebut adalah sebagai bukti tuntutan klim perjalanan dan juga klim mengajar oleh setiap jurulatih Kokurikulum/Badan beruniform pada setiap semester. Tamat (SPK) MS ISO 90:25
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 16 daripada 19 B : PENGENDALIAN KULIAH KOKURIKULUM Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Mula 1 1. Semak penawaran kursus pada setiap semester dan senarai nama pelajar mendaftar dalam sistem AMIS. Sistem AMIS JL / PTO / PP (K) / PR (K) 2 3 2. Setiap semester fail rekod akademik akan dibuat berdasarkan penawaran kursus Kokurikulum dan Badan Beruniform bagi tujuan merekodkan dokumen-dokumen berkaitan. Senarai kehadiran 4 3. Senarai kehadiran diwajibkan sepanjang aktiviti perkuliahan. JL / PTO / TPKK 5 4. Pastikan jadual waktu dipamerkan pada papan notis dan diupload dalam Portal pelajar. 5. Maklumkan silibus kepada pelajar diawal semester oleh setiap jurulatih. Jadual waktu 6 6. Kendalikan kuliah dan penilaian pengajaran mengikut kalendar akademik setiap semester yang ditetapkan universiti. (SPK) MS ISO 90:25
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 17 daripada 19 PTO / PP (K) / TPKK PPT / PP (K) TPKK / PKK 7 8 9 10 7. Pantau aktiviti perkuliahan dan pastikan dijalankan mengikut jadual. 8. Jika aktiviti perkuliahan ada masalah pastikan jurulatih memaklumkan kepada PP @ PRK. 9. Ambil tindakan susulan hasil perbincangan (jika perlu) 10. Pastikan tindakan susulan dilaksanakan (jika perlu) Tamat (SPK) MS ISO 90:25
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 18 daripada 19 C : REKOD MARKAH KOKURIKULUM / BADAN BERUNIFORM Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Mula PTO / PP (K) / PR (K) 1 1. Terima keputusan peperiksaan penuh daripada jurulatih Kokurikulum / Badan Beruniform. PTO / TPKK / PKK 2 2. Masukkan markah kerja kursus (1%) dalam sistem AMIS dan mengira % gagal/lulus. Dokumen (HEA 02B) dan minit mesyuarat disediakan untuk Mesyuarat Majlis Pemeriksa Pusat Kokurikulum setiap semester (pindaan markah jika perlu). Borang HEA 02B 3. Lulus @ Tidak Tidak 3 Lulus (SPK) MS ISO 90:25
MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 19 daripada 19 PP (K) / TPKK / PKK 4 4. Mesyuarat tetinggi di universiti (MPU) Minit Mesyuarat Tidak 5 5. Lulus @ Tidak NC Lulus PTO / PP (K) / TPKK 6 6. Markah pelajar dikeluarkan oleh Unit Peperiksaan Tamat (SPK) MS ISO 90:25