1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Teknologi informasi dan komunikasi yang semakin maju dan berkembang saat ini memberikan banyak pilihan dan kemudahan bagi dunia bisnis dalam meningkatkan performa mereka. Salah satu dari banyak manfaat yang bisa diberikan oleh teknologi adalah proses bisnis yang berjalan secara real time. Teknologi semacam ini dapat memberikan manfaat yang begitu besar bagi persaingan bisnis yang makin ketat seperti saat ini, terutama saat ini kita sudah mememasuki era globalisasi yang berarti persaingan bisnis akan semakin runcing dan memaksa perusahaan untuk dapat bekerja keras dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi bisnis mereka untuk dapat bertahan dalam persaingan yang terjadi. Salah satu teknologi yang dapat mewujudkan competitive advantage bagi sebuah bisnis adalah dengan pendayagunaan internet. Dengan adanya internet proses bisnis suatu perusahaan dapat dilakukan dengan mudah, cepat, efisien, dan efektif. Pemanfaatan internet di dalam perusahaan antara lain seperti: pengiriman informasi melalui e-mail, transaksi e-commerce, transaksi e-banking, proses e- Supply Chain Management, dan sebagainya. Di dalam skripsi ini akan dibahas secara lebih mendalam mengenai pemanfaatan Supply Chain Management yang disertai dengan penggunaan internet dalam pengoperasiannya, atau yang lebih kita kenal sebagai e-supply Chain Management.
2 Ketika persediaan dan pendistribusian produk menjadi sebuah competitive advantage bagi sebuah perusahaan dalam bersaing dengan perusahaan lainnya, maka sebuah perusahaan harus mengadaptasi sebuah sistem yang dapat mengoptimalkan kinerja bidang tersebut, sistem yang dibutuhkan disebut Supply Chain Management. E-Supply Chain Management menurut Turban, dkk. (2004, h302), adalah kolaborasi penggunaan teknologi untuk meningkatkan proses business-to-business dan meningkatkan kecepatan, kemampuan, pengawasan real-time, dan kepuasan pelanggan. Hal ini meliputi penggunaan teknologi informasi untuk meningkatkan kinerja aktivitas supply chain (misalnya pengadaan) sekaligus manajemen supply chain (misalnya perencanaan, koordinasi, kontrol). Electronic Supply Chain Management bukan sekedar mengenai perubahan teknologi, tetapi meliputi perubahan kebijakan manajemen, budaya organisasi, matriks kinerja, proses bisnis, dan struktur organisasional di sepanjang supply chain. Menurut Dave Chaffey (2007, p.289), ada enam keuntungan yang didapat dari penggunaan e-supply chain management, yaitu : Mengurangi waktu pemesanan-ke-pengiriman, mengurangi biaya produksi, mengelola persediaan lebih efektif, meningkatkan peramalan permintaan, mengurangi waktu untuk memperkenalkan produk baru, meningkatkan aftermarket atau operasi pasca-penjualan. Dengan menerapkan sistem e-supply Chain Management maka perusahaan dapat melakukan proses produksi dan distribusi secara efisien sehingga competitive advantage dapat dicapai. Oleh karena itu sistem e-supply Chain Management sangat cocok diterapkan kepada perusahaan seperti PT. Suryamas Mentari yang merupakan
3 perusahaan manufaktur dan mempunyai berbagai varian produk dalam bisnis mereka. PT. Suryamas Mentari bergerak tidak hanya di bidang perdagangan dan penyaluran dari produk-produknya, tetapi juga melakukan proses produksi dari seluruh produk yang dihasilkan oleh PT. Suryamas Mentari. Kantor pusat dari PT. Suryamas Mentari sendiri berada di daerah Pluit, Jakarta Utara, dimana kantor tersebut menjadi pusat operasi dari kegiatan bisnis yang dijalankan oleh PT. Suryamas Mentari, sedangkan pabrik yang merupakan pusat dari proses produksi produk-produknya berada didaerah Cikande, Serang. Produk-produk yang diproduksi oleh PT. Suryamas Mentari merupakan segala varian produk yang berbahan dasar kamper (naphthalene ball) dan paradichlorobenzene yang merupakan bahan turunan dari kamper. Produk-produk yang dihasilkan dari kedua bahan tersebut contohnya adalah serap air (dehumidifier), pewangi (air fresheners), toilet balls, hanger, dan lain-lain. Proses bisnis utama dari PT. Suryamas Mentari adalah produksi dan distribusi produk-produk mereka, dimana bahan baku (raw material) dipasok oleh beberapa supplier untuk kemudian diproses menjadi sebuah produk jadi (finished good), yang selanjutnya akan di distribusikan kepada para pelanggan sebelum sampai ke tangan konsumen akhir. Pelanggan dari PT. Suryamas Mentari sangat beragam mulai dari supermarketsupermaket berskala besar sampai para retailer, maupun badan-badan usaha lainnya. Barang dipasok sesuai dengan permintaan pelanggan maupun perjanjian antara pelanggan dengan PT. Suryamas Mentari. Ketepatan dan kecepatan penyaluran produk kepada klien menjadi faktor penting dalam proses bisnis PT. Suryamas Mentari. Distribusi produk yang
4 ditangani oleh bagian gudang dan pengiriman dari PT. Suryamas Mentari sudah beroperasi dengan baik, barang di distribusikan ke pelanggan dengan cepat dan tepat sesuai dengan permintaan pelanggan. Proses distribusi dilakukan dengan menggunakan armada transportasi milik PT. Suryamas Mentari jika pelanggan berada di wilayah Jabodetabek, selebihnya distribusi dilakukan melalui jasa pengiriman yang dipilih oleh pelanggan dan disepakati bersama. Namun proses distribusi produk ke pelanggan tidak selalu berjalan seperti yang diharapkan. Proses pemesanan dan pengiriman dari supplier ke gudang PT. Suryamas Mentari sudah cukup baik tetapi ketika barang akan di distribusikan menuju ke pelanggan terkadang mengalami hambatan, dikarenakan sistem yang ada belum terintegrasi dengan baik, sehingga sering terjadi miskomunikasi antar pihak yang melakukan transaksi. Sistem yang digunakan oleh PT. Suryamas Mentari walaupun sudah terkomputerisasi, namun proses nya belum terintegrasi dengan baik. Dengan menerapkan sistem electronic Supply Chain Management yang baik, diharapkan terjadinya interaksi yang baik antara pemasok, perusahaan, maupun pelanggan dengan menggunakan jaringan internet, kegiatan seperti pemesanan kepada pemasok dan pengiriman bahan baku oleh pemasok, proses penyimpanan pada inventory gudang, maupun kegiatan pengiriman produk kepada para pelanggan diharapkan dapat menjadi lebih cepat, efisien, dan efektif. Dikarenakan didukung oleh sistem e-scm yang memberikan berbagai macam manfaat yang salah satunya adalah integrasi yang sangat penting dalam meningkatkan kinerja pengadaan maupun distribusi produk. Sehingga dapat disimpulkan bahwa beberapa masalah yang saat ini dihadapi oleh PT. Suryamas Mentari adalah: tidak
5 adanya sistem yang terintegrasi antar bagian terkait sehingga sering terjadi miskomunikasi dan redudansi data yang menyebabkan proses bisnis menjadi kurang efektif dan efisien, sering terjadi stock out pada bahan baku dikarenakan proses bisnis yang tidak real-time, dan order dari customer yang sering tidak dapat ditangani dengan baik dikarenakan kekosongan stok produk. Berdasarkan uraian di atas mengenai pengertian dan manfaat dari e-scm yang begitu besar dan berdampak signifikan bagi sistem distribusi sebuah perusahaan dan masalah distribusi produk yang dihadapi PT. Suryamas Mentari, maka skripsi ini disusun dengan judul Model Sistem e-supply Chain Management untuk mendukung kinerja Distribusi Produk PT. Suryamas Mentari dalam upaya mencoba memberi solusi bagi permasalahan yang dihadapi oleh PT. Suryamas Mentari. 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup perancangan dalam penulisan skripsi ini termasuk : 1. Penelitian dilakukan terhadap proses bisnis PT. Suryamas Mentari yang berkaitan dengan arus bahan baku, produk dan informasi dari pemasok ke perusahaan, hingga perusahaan ke pelanggan, dengan perusahaan dan supplier yang terintegrasi pada sistem. 2. Penelitian tidak termasuk analisa pada transaksi keuangan PT. Suryamas Mentari dan proses keamanan sistem.
6 1.3. Tujuan dan Manfaat 1.3.1. Tujuan Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Mengindentifikasi proses bisnis yang berkaitan dengan Supply Chain Management PT. Suryamas Mentari secara informatif dan mendetail sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas bagi pihak manajemen. 2. Merancang model sistem e-supply Chain Management sebagai sarana yang mendukung proses dan transaksi arus barang atau Supply Chain antara PT. Suryamas Mentari dengan pemasok dan juga pelanggan. 1.3.2. Manfaat Manfaat yang diharapkan dari perancangan model e- Supply Chain Management bagi PT. Suryamas Mentari dalam penulisan skripsi ini, antara lain: 1. Mendapat deskripsi permasalahan pada operasional supply chain management PT. Suryamas Mentari 2. Mendapat solusi atas permasalahan operasional untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas Supply Chain Management 3. Mendapatkan rancangan model e-supply Chain Management yang dapat memastikan kelancaran arus barang. 4. Memberikan gambaran yang jelas kepada dunia akademis dan masyarakat umum mengenai penerapan e-supply Chain Management dalam dunia usaha.
7 1.4 Metodologi Metode yang digunakan dalam skripsi ini adalah: 1. Metode analisis Metode analisis dilakukan untuk mengumpulkan data dan informasi, menggunakan teknik pengumpulan data. Teknik pengumpulan data adalah suatu proses pengumpulan data dan informasi dalam rangka meningkatkan efektivitas dan efisiensi sistem yang sedang berjalan. Metode pengumpulan data yang digunakan terdiri dari : a. Studi Lapangan Studi lapangan dilakukan dengan cara mengunjungi perusahaan untuk mendapatkan data yang akurat dan mendalam tentang proses bisnis yang sedang berjalan dan untuk mengetahui sistem yang akan dirancang. b. Wawancara Wawancara dilakukan dengan mengajukan sejumlah pertanyaan kepada pihak perusahaan untuk mendapatkan informasi yang lebih mendalam. c. Analisis Hasil Survei Setelah perolehan data dan informasi, maka dilakukan proses analisis terhadap data tersebut.
8 d. Studi Pustaka Dilakukan dengan cara membaca buku-buku serta mencari jurnal-jurnal di internet yang berkaitan langsung dengan topik permasalahan yang akan dibahas guna mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Metode analisis strategi yang digunakan dalam skripsi ini adalah preliminary steps yang terdiri dari 5 langkah, yaitu: a. Energize the Organization b. Enterprise Vision c. Supply Chain Value Assesment d. Opportunity Identification e. Strategy Decision 2. Metode Perancancangan Peneliti melakukan perancangan sistem e-supply Chain Management dengan menggunakan metode perancangan Object Oriented Analysis Design(OOAD). Metode Object Oriented Analysis Design (OOAD) dengan menggunakan notasi UML dalam skripsi ini adalah : a. Perancangan Class Diagram b. Perancangan Use Case Diagram c. Perancangan Sequence Diagram
9 d. Perancangan User Interface e. Perancangan Navigation Diagram f. Perancangan hal-hal lain yang disesuaikan dengan kebutuhan perancangan e-supply chain management yang dilakukan. 1.5 Sistematika penulisan BAB 1 PENDAHULUAN Memuat latar belakang penelitian skripsi, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat dari penelitian yang dilakukan, metode yang digunakan dalam melakukan penelitian, serta sistematika penulisan yang digunakan dalam menyusun skripsi ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Memaparkan teori-teori sebagai landasan ilmiah yang mendukung penelitian analisis dan perancangan sistem e-supply Chain Management dan sebagai solusi masalah yang sedang terjadi. BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN Memaparkan gambaran umum, visi dan misi, dan struktur organisasi dari PT. Suryamas Mentari, serta menyajikan analisis sistem dan proses bisnis yang sedang berjalan saat ini termasuk masalah-masalah yang terjadi saat ini pada PT. Suryamas Mentari.
10 BAB 4 PERANCANGAN MODEL SISTEM SUPPLY CHAIN Memberikan solusi atas masalah-masalah yang dihadapi oleh PT. Suryamas Mentari dengan perancangan model sistem e-supply Chain Management berdasarkan analisis sistem berjalan pada PT. Suryamas Mentari. BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Merupakan garis besar dari inti dan hasil penelitian yang dilakukan serta saran yang diberikan menurut hasil penelitian. Di dalam saran, dikemukakan hal-hal yang perlu dilakukan penelitian lebih lanjut dari hasil penelitian ini. Jika memungkin kan disertai pula alternatif pemecahan masalah yang ditujukan untuk pihak yang dapat memperoleh manfaat dari hasil penelitian ini.