Muka Surat : - 1 - PROSEDUR PK.UiTM.FKM.(OA).11 Nama Tandatangan Disediakan Oleh Disemak Oleh Dr Muhammad Hussain Ismail Pengerusi Pengendalian Akhir Prof Madya Sunhaji Kiyai Abas Ketua Pengawal Dokumen Diluluskan Oleh Prof. Ir. Dr. Hj. Ahmed Jaffar Dekan
Muka Surat : - 2 - REKOD PINDAAN Tarikh No. Pindaan Muka Surat Bentuk Pindaan Kelulusan Dekan 03/03/2010 00 Keluaran 01 Rujuk Borang Pindaan Dokumen Kualiti (PPDK.FKM.01-2010) 08/04/2014 00 Keluaran 02 Rujuk Borang Pindaan Dokumen Kualiti (PPDK.FKM.01-2014)
Muka Surat : - 3 - Isi Kandungan Muka Hadapan Rekod Pindaan 2 1.0 Objektif 4 2.0 Skop 4 3.0 Definisi 4 4.0 Singkatan 5 5.0 Dokumen Rujukan 5 6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 6 7.0 Rekod Kualiti 11 8.0 Lampiran 11
Muka Surat : - 4-1.0 OBJEKTIF Prosedur ini digunapakai memastikan perlaksanaan Akhir yang sistematik mengikut Peraturan Akademik yang ditentukan. 2.0 SKOP Prosedur ini diterimapakai oleh Pentadbiran dan Pengurusan FKM bagi mengendalikan Akhir. 3.0 DEFINISI Pengawas Pensyarah, Penolong Pensyarah dan Kakitangan Sokongan Teknikal yang bertanggungjawab untuk mengawas dan mengendalikan Akhir. Ketua Pengawas Pensyarah yang bertanggungjawab untuk mengetuai urusan pengawasan dan pengendalian peperiksaan akhir di Bilik. Ahli Jawatankuasa Akhir Ahli Jawatankuasa yang bertanggungjawab dalam urusan Kertas, Penjadualan dan Pengendalian FKM. Fail Akhir Fail yang mengandungi rekod kehadiran Ketua Pengawas, Rekod Pengambilan Kertas Soalan dan Penyerahan Skrip Jawapan, Laporan Ketua Pengawas, Rekod Keluar/Masuk Pelajar semasa sedang dijalankan yang disimpan di dalam Bilik Gerakan Operasi. Dokumen Dokumen yang meliputi Kertas Soalan Akhir, Buku Jawapan dan keperluan-keperluan lain yang terlibat. Bilik Operasi Bilik yang dikhaskan semasa Pengendalian Akhir dijalankan.
Muka Surat : - 5-4.0 SINGKATAN D : Dekan TD(A) : Timbalan Dekan (Akademik) PJP : Pengurus Jawatankuasa Penyediaan Jadual Waktu AJKPA : Ahli Jawatankuasa Akhir KPW : Ketua Pengawas PE(A) : Pegawai Eksekutif (Akademik) PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) PW : Pengawas BHEPep : Bahagian Hal Ehwal 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. Jenis Dokumen Lokasi 5.1 5.2 Standard ISO 9001:2008 (No. Rujukan: ISO 9001:2008) Manual Kualiti (No. Rujukan: MK-UiTM-FKM-01) Bilik ISO Bilik ISO 5.3 Prosedur Operasi Bilik ISO 5.4 Buku Peraturan Akademik Pejabat Pentadbiran Akademik 5.5 Buku Peraturan Akhir FKM Pejabat Pentadbiran Akademik
Muka Surat : - 6-6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN A. Carta Aliran Prosedur Pengendalian Akhir Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja dan Tindakan Rekod Mula PJP/PE(A) AJKP Terima Jadual Waktu Akhir (muktamad) dari Bahagian Hal Ehwal UiTM Tentukan Bilik, Pengawas dan Ketua Pengawas untuk setiap Bilik Edarkan Jadual Pengawasan dan Panduan Pengawasan kepada Staf terlibat. Ubah Jadual Pengawas sekiranya ada pertukaran Paparkan maklumat Jadual Pengawasan Akhir Jadual Waktu Akhir Jadual Waktu Akhir dan Senarai Pengawas Jadual Pengawasan dan Panduan Pengawasan PE(A)/PTO Pastikan kemudahan Bilik, peralatan dan keperluan sebelum bermula Jadual Waktu Akhir dan Senarai Pengawas AJKPA (Di hari ) Ambil Kertas Soalan Bawa Kertas Soalan ke Bilik Operasi BHEPep
Muka Surat : - 7 - Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja dan Tindakan Rekod KPW/PW KPW KPW/PW Ketua Pengawas dan Pengawas melapor diri Membawa dokumen ke Bilik Menyusun atur Dokumen terlibat dalam Bilik Arah Pelajar masuk ke Bilik Baca Peraturan Arahkan dimulakan Pastikan Pelajar membawa "Examination Registration Slip" Pastikan sahsiah rupa diri Pelajar berdasarkan syarat-syarat yang dikeluarkan oleh BHEPep UiTM Jika Pelajar tidak mematuhi syarat-syarat di atas atau melanggar peraturan, catat dan serah nama ke Jawatankuasa Pengendalian Akhir. Rekod Kehadiran Pengawas dan Ketua Pengawas Rekod Pengambilan Kertas Soalan Peraturan "Examination Registration Slip Borang Laporan Ketua Pengawas
Muka Surat : - 8 - Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja dan Tindakan Rekod KPW/PW KPW Serahkan Laporan Ketua Pengawas ke D/TD(A) untuk tindakan selanjutnya jika memerlukan tindakan segera. Kumpul "Examination Attendance Slip dan semak dalam Senarai Pelajar Dalam Kumpulan Kursus yang dicetak daripada SIMS Benarkan Pelajar yang meminta untuk ke tandas (yang memohon sahaja) dan sila pastikan Pelajar mengisi borang (Setelah Waktu tamat) Kumpul Skrip Jawapan Semak Skrip Jawapan dengan bilangan Pelajar hadir tercatit dalam Senarai Pelajar Dalam Kumpulan Kursus Kira jumlah Skrip Jawapan yang diterima, bersamaan bilangan Pelajar yang menduduki. Benarkan Pelajar keluar dari Bilik Hantar Skrip Jawapan ke Bilik Operasi Borang Laporan Ketua Pengawas Senarai Pelajar Dalam Kumpulan Kursus (Report 5.7) Borang Keluar/ Masuk Pelajar semasa sedang dijalankan Senarai Pelajar Dalam Kumpulan Kursus Rekod Penyerahan Skrip Jawapan
Muka Surat : - 9 - Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja dan Tindakan Rekod Terima dan kira jumlah Skrip Jawapan yang diterima bersamaan dengan Senarai Pelajar Dalam Kumpulan Kursus yang di catat oleh KPW AJKPA Asingkan "Examination Attendance Slip" untuk di simpan oleh AJKPA Sediakan laporan lengkap Pengendalian Akhir dan serahkan kepada D/TD(A) "Examination Attendance Slip Laporan Pengendalian Akhir Tamat
Muka Surat : - 10-7.0 REKOD KUALITI Bil. Jenis Rekod Lokasi 7.1 Fail 7.2 Jadual Waktu Akhir dan Senarai Pengawas Bilik Gerakan Pejabat Pentadbiran Akademik Tempoh Simpanan 1 Tahun 1 Tahun 8.0 LAMPIRAN Bil. Jenis Lampiran Lampiran 8.1 Contoh Jadual Waktu (Muktamad) Lampiran 1 8.2 Contoh Jadual Waktu Akhir dan Senarai Pengawas Lampiran 2 8.3 Contoh Jadual Waktu Pengawasan Individu Lampiran 3 8.4 Contoh Panduan Pengawas Lampiran 4 8.5 Contoh Rekod Kehadiran Ketua Pengawas dan Pengawas Lampiran 5 8.6 Contoh Rekod Pengambilan Kertas Soalan Lampiran 6 8.7 Contoh Peraturan Lampiran 7 8.8 Contoh "Examination Registration Slip Lampiran 8 8.9 Contoh Borang Laporan Ketua Pengawas Lampiran 9 8.10 Contoh Rekod Keluar/Masuk Pelajar semasa sedang dijalankan Lampiran 10 8.11 Contoh Borang LE15X Lampiran 11 8.12 Contoh Rekod Penyerahan Skrip Jawapan Lampiran 12 8.13 Contoh "Examination Attendance Slip Lampiran 13
Muka Surat : - 11-8.14 Contoh Laporan Pengendalian Akhir Lampiran 14 8.15 Contoh Jadual Pengawasan Pusat Kesihatan Lampiran 15