KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR PROSEDUR PENYELENGGARAN ASET ALIH KERAJAAN NO KELUARAN : 04 NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S02 NO PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 01 OGOS 2015 PROSEDUR PENYELENGGARAAN ASET ALIH KERAJAAN NAMA TANDATANGAN DISEDIAKAN OLEH Murny bt Ismail Pembantu Tadbir N22 Cetakkan Komputer DISEMAK OLEH Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen Cetakkan Komputer DILULUSKAN OLEH Dr Rahayu bt M. Yuspf Pegawai Perubatan UD54 Wakil Pengurusan Cetakkan Komputer
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini menerangkan proses penyenggaraan asset alih jabatan agar dapat diselenggara dengan lebih sempurna dan teratur. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh anggota Pejabat Kesihatan Kota Tinggi dan semua klinik kesihatan serta klinik desa yang berada di dalam kawasan operasi 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi 3.2 Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007 4.0 TERMINOLOGI 1.1 PA Pegawai Aset 1.2 TEB Sijil Tidak Ekonomik untuk dibaiki 1.3 PKD Pegawai Kesihatan Daerah 1.4 PPT Penolong Pegawai Tadbir 1.5 PT Pembantu Tadbir 1.6 PT Pembantu Tadbir Kewangan 1.7 PT Pembantu Tadbir Kanan 1.8 PT Pembantu Tadbir Kewangan Kanan 1.9 Pegawai Pemeriksa Aset Jawatankuasa yang dilantik untuk memeriksa peralatan 4.10 JKNJ Jabatan Kesihatan Negeri Johor 4.11 KKM Kementerian Kesihatan Malaysia 4.12 TPA Tatacara Pengurusan Aset 4.13 LPPA Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset 4.14 Ketua Unit Pegawai Perubatan / Pegawai Farmasi / Penolong Pegawai Perubatan / Penyelia Jururawat / Ketua Jururawat / Juruteknologi Makmal Perubatan 4.15 Urusetia Pelupusan Page 2
5.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB 5.1 TINDAKAN Kenalpasti alat yang memerlukan penyelenggaraan.isi borang Senarai Aset Alih Kerajaan Yang Memerlukan Penyelenggaraan ( KEW.PA 13 ), perlu diedarkan di klinik-klinik kesihatan dan Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan ( KEW.PA-9 ) bagi alat yang rosak tapi perlu selenggara atau lupus. TANGGUNGJAWAB PA 5.2 Sediakan jadual penyelenggaraan berkala bagi aset perubatan dan bukan perubatan di pejabat dan klinik kesihatan. 5.3 Kenalpasti pembekal yang boleh membuat penyelenggaraan. 5.4 Isi borang Permohonan Perkhidmatan, borang PKKT A 01/1/08 dan serahkan kepada PKD untuk kelulusan PA / KETUA UNIT Ketua Unit PKD / Ketua Unit 5.5 Lakukan proses perolehan sila rujuk Prosedur Perolehan. Ketua Unit 5.6 Setelah alat siap diselenggara, dapatkan laporan selenggara dan lekatkan pelekat peringatan untuk penyelenggaraan akan datang di permukaan yang mudah dilihat. 5.7 Catitkan maklumat penyelenggaraan ke dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal ( KEW.PA-14 ) Ketua Unit PELUSAN PERALATAN 5.8 Kenalpasti alat yang perlu dilupuskan / Ketua Unit 5.9 Dapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih Kerajaan ( KEW.PA-16 ), jika perlu. 5.10 Sediakan maklumat alat yang hendak dilupuskan dalam borang Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan ( KEW.PA-17 ) 5.11 Alat yang hendak dilupuskan diperiksa oleh Lembaga Pemeriksa yang dilantik seperti dalam surat Lantikan Sebagai Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih Page 3 / LPPA / LPPA / LPPA
Kerajaan ( KEW.PA-15 ) 5.12 Lembaga Pemeriksa akan melengkapkan dan menandatangani borang Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan ( KEW. PA-17 ) serta mengemukakan kepada Urusetia Pelupusan. 5.13 Urusetia akan menyemak borang Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan ( KEW.PA-17 ) a) Jika laporan tidak lengkap, kembalikan kepada Lembaga Pemeriksa untuk dilengkapkan 5.14 Urusetia pelupusan akan menentukan Kuasa Melulus dan menyemak bidang Kuasa Melulus serta mengemukakan kepada :- / LPPA a) Kementerian / Jabatan jika :- - Nilai perolehan asal kurang daripada RM50,000.00 setiap satu atau jumlah keseluruhan kurang daripada RM500,000.00 b) Pebendaharaan jika :- - Nilai perolehan asal melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhan melebihi RM500,000.00 - Syor kaedah pelupusan hadiah, pindah persekutuan ke negeri, tukar beli, tukar barang atau kaedah lain yang tidak dinyatakan dalam TPA. 5.15 Jika pelupusan diluluskan, terus ke proses 5.17 a) Jika pelupusan tidak diluluskan, laporan dikembalikan kepada Urusetia Pelupusan untuk mendapatkan maklumat lanjut. 5.16 Urusetia pelupusan akan memaklumkan keputusan kepada pemohon dan melaksanakan pelupusan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan mengikut syor. 5.17 Sediakan Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan ( KEW.PA-19) 5.18 Kemukakan Sijil Pelupusan kepada Kuasa Melulus beserta :- / Ketua Unit Page 4
a) Salinan resit bagi pelupusan kaedah jualan b)surat akuan terima bagi pelupusan kaedah pindahan / hadiah b) Sijil Penyaksian Pemusnahan ( KEW. PA-18 ) bagi pelupusan kaedah musnah. 5.19 Kemaskini rekod Daftar Harta Modal ( KEW.PA-2 / KEW.312 ) dan Daftar Inventori ( KEW.PA-3 / KEW. 313) PA / Page 5
6.0 CARTA ALIRAN PENYELENGGARAAN PERALATAN TINDAKAN Gunakan borang KEW.PA-13 Kenalpasti peralatan yang memerlukan penyelenggaraan Sediakan jadual penyelenggaraan berkala Gunakan borang KEW.PA-9 PA Kenalpasti pembekal untuk penyelenggaraan Isi borang permohonan Ketua Unit Lakukan proses perolehan perkhidmatan Dapatkan laporan selenggara setelah Lekatkan pelekat selenggara Catitkan maklumat penyelenggaraan aset / PF / PP / JTMP / JK / PPKP / PT Page 6
6.1 CARTA ALIRAN PELUSAN PERALATA N TINDAKAN Kenalpasti peralatan yang memerlukan penyelenggaraan PA Sediakan maklumat aset Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksaan Ketua Unit Laporan Lembaga Periksa dilengkapkan dan tandatangan Ketua Unit Tidak Lengkap Kemukakan kepada Urusetia Pelupusan / LPPA Urusetia Lakukan proses perolehan menyemak perkhidmatan laporan Lengkap Urusetia menentukan kuasa melulus A Page 7
6.1 CARTA ALIRAN PELUSAN PERALATA N TINDAKAN A Urusetia menyemak kuasa melulus Kemukakan kepada perbendaharaan Kemukakan kepada Kementerian Kelulusan Pelupusan Lulus Tidak Maklumkan kelulusan kepada pemohon / Ketua Unit Sediakan dan kemukakan sijil pelupusan kepada kuasa melulus Laksanakan pelupusan mengikut keputusan Kemaskini rekod daftar Page 8 PA /
7.0 REKOD KUALITI BIL. REKOD TEMPOH PENYIMPANAN LOKASI 1. Senarai Aset Alih Kerajaan yang Memerlukan Penyelenggaraan ( KEW.PA- 13 ) 2. Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan ( KEW.PA-9 ) 3. Jadual Penyelenggaraan 4. Borang Permohonan Untuk Mengeluarkan Pesanan Kerajaan (PKKT A 01/1/08 ) 5. Laporan Selenggara 6. Pelekat selenggara 7. Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14 ) 8. Perakuan Pelupusan ( PEP) Aset Alih Kerajaan ( KEW. PA-16 ) 10. Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan ( KEW. PA-17 ) 11. Surat lantikan Sebagai Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih Kerajaan ( KEW. PA-15 ) 12. Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan ( KEW.PA-19 ) 13. Sijil Penyaksian Pemusnahan ( KEW. PA-18 ) 14. Daftar Harta Modal ( KEW.PA -2 / KEW.312 ) 15. Daftar Harta Modal ( KEW.PA -3 / KEW.313 ) 16 Borang Maklumbalas Aduan Kerosakan Harta Modal Kerajaan 7 tahun Page 9
8.0 INPUT 8.1 SUMBER MANUSIA 8.1.1 Pegawai Kesihatan Daerah 8.1.2 Penolong Pegawai Tadbir 8.1.3 Pembantu Tadbir Pegawai 8.2 DATA / MAKLUMAT 8.2.1 Rekod Senarai Peralatan 8.3 PERALATAN 8.3.1 Asset perubatan dan bukan perubatan 9.0 OBJEKTIF PROSES 9.1 OBJEKTIF KESELURUHAN Memastikan semua peralatan jabatan dapat diselenggara dengan lebih sempurna dan teratur. 9.2 OBJEKTIF SUB PROSES 9.1.1 Memastikan 80% peralatan aset alih kerajaan ( kecuali penghawa dingin ) diselenggara sekurang-kurangnya sekali setahun 9.1.2 Memastikan 80% penghawa dingin yang berada di zon kritikal diselenggara sekurang-kurangnya sekali setahun 10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN 4.2.4 Kawalan Rekod 6.3 Infrastruktur 7.6 Kawalan Ke Atas Peralatan dan Pengukuran Page 10
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaanpindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan TARIKH NO KELUARAN HALAMAN DIPINDAAN NO PINDAAN BUTIR-BUTIR PINDAAN 01.03.2012 03 00 Keseluruhan Perubahan Keseluruhan Muka Surat Berdasarkan Keperluan Pengawal Dokumen serta penambahan kepada keseluruhan prosedur supaya lebih mudah difahami M/S DILULUSKAN Cetakkan Komputer 01.03.2014 04 00 Keseluruhan Perubahan / Penambahbaikan format Dokumen mengikut keperluan yang lebih mudah Cetakkan Komputer Terdapat 50% pemegang prosedur telah bertukar dan terdapat cadangan pindaan dilakukan Terdapat perubahan sasaran dan KPI yang ditetapkan oleh JKNJ / KKM. 01.08.2015 04 01 9 Penambahan Borang Maklumbalas Aduan Kerosakan Harta Modal Kerajaan - Lampiran 1 PK-S02 Cetakkan Komputer Page 11