Halaman: 1/16 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan secara terperinci proses-proses dalam penyelenggaraan baik pulih. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi proses penyelenggaraan baik pulih (corrective maintenance) yang meliputi: membaiki kerosakan kemudahan infrastruktur, peralatan, mesin, kenderaan, jentera, loji dan lain-lain kemudahan yang berkaitan. kerja-kerja menaiktaraf infrastruktur yang tidak mengubah fungsi asal contohnya melebar dan menurap semula jalan, menaik taraf sistem saliran, menaik taraf tandas dan sebagainya. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen SOK/PYG/GP01 Tajuk Dokumen Garis Panduan Penyelenggaraan Baik Pulih SOK/KEW/GP026/AST Garis Panduan Pindahan Pembinaan Dalam Kemajuan ke Aset) (P.W. 5178/85) Undang-Undang Kecil Bangunan Seragam 1984 International Law Book Services JKR 20800 Jadual Kadar Harga Kerja-Kerja Kecil JKR 20300 Jadual Kadar Harga Kerja-Kerja Elektrik
Halaman: 2/16 4.0 SINGKATAN DAN TERMINOLOGI UPM : Universiti Putra Malaysia PPPA : Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset JKKK : Jawatankuasa Kelulusan Kerja (PPPA) JKSpH : Jawatankuasa Spesifikasi dan Harga, Pejabat Bendahari Infrastruktur : Semua Jenis Fasiliti Termasuk Bangunan, Bekalan Elektrik, Bekalan Air, Jalan Raya dan sebagainya kecuali infrastruktur ICT Ketua Zon : Ketua Zon, PPPA PTJ : Pusat Tanggungjawab PYB : Pegawai ng Bertanggungjawab (yang ditugaskan oleh PTJ) : Pegawai yang ditugaskan untuk menyelia sesuatu proses kerja. Kenderaan : Terdiri daripada SUV, MPV, kereta, bas, lori, van, pick-up truck dan motosikal Jentera : Terdiri daripada traktor, back hoe, pemampat angin, mesin angkat dan sebagainya Loji : Dandang, Sistem Rawatan Kumbahan (STP) dan sebagainya e-pkp : e-permohonan Khidmat Pembangunan 5.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab sepenuhnya dalam memastikan Prosedur Penyelenggaraan Baik Pulih dilaksanakan. Semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan penyelenggaraan baik pulih bertanggungjawab mematuhi prosedur ini.
Halaman: 3/16 5.0 CARTA ALIR Mula Kenal pasti Kerosakan/ Pembaikan 7.1 7.2 7.3 Infrastruktur? Perlu 7.4 Kelulusan JKKK? 7.5 Lengkapkan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan/e-Aduan Terima Permohonan 7.6 Lengkapkan Borang Penyelenggaraan Terima Permohonan 7.26 7.27 7.31 Semak dan Agih Kenal pasti Keperluan PTJ 7.7 7.8 7.28 Infrastruktur? 7.30 Ekonomi dibaiki? Labelkan item yang rosak 7.20 Sediakan Spesifikasi dan Lukisan 7.21 Kelulusan Jawatan kuasa? 7.9 Laksana Kendiri? Semak dan Syor 7.10 Laporan Mesyuarat JKKK Keputusan JKKK Darurat? 7.11 7.12 7.13 PTJ Tindakan? PPPA 7.14 Perlu 7.15 Khidmat Luar? Kurang 7.16 RM100,000? Lebih 7.17 RM20,000 Sedia Dokumen 7.18 Tawaran Kerja Undi Laksana Mengikut Prosedur Perolehan 7.29 7.38 Lupus Ada Tempoh Jaminan? Hubungi Pembekal Rekod Dalam Daftar Aset (FAMS) 7.32 7.33 7.37 7.34 Perlu Khidmat Luar? Selenggara Dalaman 7.36 7.35 Dapatkan Khidmat Selenggara Luar 7.22 Sediakan Dokumen Tawaran Kerja Sebut Harga/ Tender Mesyuarat JKSpH Pemilihan dan Pelantikan Kontraktor 7.19 7.23 Pelaksanaan Kerja 7.25 Tamat 7.39
Halaman: 4/16 7.0 PROSES TERPERINCI Bil. Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Kenal Pasti Kerosakan / Pembaikan 7.2.1 Kenal pasti jenis kerosakan/pembaikan untuk dibaik pulih 7.2.2 Bagi penyelenggaraan infrastruktur di PPPA, ikut langkah 7.5 (kecuali kenderaan) 7.3 Infrastruktur? 7.3.1 Jika, ikut Langkah 7.4 7.3.2 Jika, ikut Langkah 7.26 7.4 Perlu Kelulusan JKKK? 7.4.1 Jika, ikut langkah 7.5 7.4.2 Jika, ikut langkah 7.26 7.5 Lengkapkan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan/ e-pkp 7.5.1 Lengkapkan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01)/ e-pkp 7.5.2 Kemukakan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01) kepada PPPA 7.6 Terima Permohonan 7.6.1 Terima Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01) dari Kaunter Khidmat Pembangunan
Halaman: 5/16 7.6.2 Rekod permohonan dalam Log Penerimaan dan Pengagihan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BL01) 7.6.3 Bagi e-pkp, ia akan direkodkan secara automatik dalam sistem e-pkp dan agihan kerja akan dibuat oleh Ketua Zon 7.6.4 Serahkan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01) kepada KBPF dalam tempoh tiga (3) hari bekerja 7.6.5 Simpan salinan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01) dalam fail Permohonan Penyelenggaraan Baik Pulih 7.7 Semak dan Agih 7.7.1 Semak dan agih borang permohonan kepada pegawai yang bertanggungjawab mengikut bidang 7.8 Kenal Pasti Keperluan PTJ 7.8.1 Terima, semak dan agih permohonan kepada Penolong Jurutera yang berkaitan 7.8.2 Semak permohonan dan agih kepada Penolong Jurutera/Juruteknik/Penjaga Jentera Ketua Zon, PPPA 7.8.3 Buat siasatan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja Penolong Jurutera/Juruteknik/ Penjaga Jentera
Halaman: 6/16 7.9 Laksana Kendiri? 7.9.1 Jika, ikut langkah 7.25 7.9.2 Jika, ikut langkah 7.10 7.10 Semak dan Syor 7.10.1 Terima, semak dan syor Laporan Siasatan 7.10.2 Hantar laporan kepada Sekretariat JKKK untuk dibentangkan dalam Mesyuarat JKKK 7.11 Mesyuarat JKKK 7.11.1 Terima surat panggilan Mesyuarat JKKK 7.11.2 Adakan Mesyuarat JKKK (jika perlu) dengan Merujuk Tatacara Mesyuarat JKKK dalam Garis Panduan Penyelenggaraan Baik Pulih (SOK/PYG/GP01) 7.11.3 Bentangkan laporan dalam Mesyuarat JKKK (jika perlu) 7.12 Keputusan JKKK 7.12.1 Pamerkan keputusan JKKK dalam laman web PPPA dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas Mesyuarat JKKK dilaksanakan 7.13 Tindakan? 7.13.1 Sekiranya tindakan oleh PTJ, ikut langkah 7.29 7.13.2 Sekiranya tindakan oleh PPPA, ikut langkah 7.14
Halaman: 7/16 7.14 Darurat? 7.14.1 Sekiranya, ikut langkah 7.23 7.14.2 Sekiranya, ikut langkah 7.15 7.15 Perlu Khidmat Luar? 7.15.1 Sekiranya, ikut langkah 7.16 7.15.2 Sekiranya, ikut langkah 7.25 7.16 Kurang RM100,000? 7.16.1 Sekiranya, ikut langkah 7.17 7.16.2 Sekiranya, ikut langkah 7.20 7.17 Lebih RM20,000? 7.17.1 Jika, ikut langkah 7.18 7.17.2 Jika, ikut langkah 7.23 7.18 Sedia Dokumen Tawaran Kerja Undi 7.18.1 Sediakan Dokumen Tawaran Kerja Undi 7.18.2 Hantar Dokumen Tawaran Kerja Undi bersama Borang RO (SOK/KEW/BR002/BUY) kepada Sekretariat JKSpH, Pejabat Bendahari 7.19 Mesyuarat JKSpH 7.19.1 Terima makluman untuk hadir Mesyuarat JKSpH 7.19.2 Bentangkan Dokumen Tawaran Kerja Undi dalam Mesyuarat JKSpH
Halaman: 8/16 7.20 Sediakan Dokumen Sebutharga/Tender 7.20.1 Sediakan Senarai Kuantiti, Lukisan dan Spesifikasi(jika berkaitan) 7.20.2 Hantar untuk kelulusan jawatankuasa a) untuk sebut harga hantar ke JKKK b) untuk tender hantar ke JTekS 7.21 Kelulusan Jawatankuasa? 7.22.1 Jika, ikut langkah 7.22 7.22.2 Jika, ikut langkah 7.20 7.22 Sediakan Dokumen Tawaran Kerja Sebut Harga / Tender 7.23.1 Laksanakan pembetulan dokumen sekiranya ada 7.23.2 Hantar Dokumen Tawaran Kerja Sebut Harga/Tender bersama Borang RO (SOK/KEW/BR002/BUY) ke Pejabat Bendahari 7.24 Pemilihan dan Pelantikan Kontraktor 7.24.1 Laksana pemilihan dan pelantikan kontraktor dengan merujuk Garis Panduan Penyelenggaraan Baik Pulih (SOK/PYG/GP01) 7.25 Pelaksanaan Kerja 7.25.1 Laksana kerja dengan merujuk Garis Panduan Penyelenggaraan Baik Pulih (SOK/PYG/GP01). Proses tamat.
Halaman: 9/16 7.26 Lengkapkan Borang Penyelenggaraan 7.26.1 Lengkapkan Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BR17) Pemohon 7.26.2 Kemukakan Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BR17) kepada 7.26.3 Bagi kolej kediaman rujuk operasi Kolej Kediaman iaitu Garis Panduan Aduan Kerosakan Penginapan Pelajar (OPR/KOLEJ/GP01/PEN002) Pemohon Pemohon 7.27 Terima Permohonan 7.27.1 Terima Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BR17) [Bagi kolej, terima Borang Aduan Kerosakan Penginapan Pelajar (OPR/KOLEJ/BR03/PEN002)] 7.27.2 Rekod permohonan dalam Log Penerimaan dan Pengagihan Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BL02) [Bagi kolej, rujuk pada Prosedur Operasi Perkhidmatan Sokongan Kolej Kediaman] 7.28 Infrastruktur? 7.28.1 Jika, ikut langkah 7.29 7.28.2 Jika, ikut langkah 7.30 7.29 Laksana Mengikut Prosedur Perolehan 7.29.1 Rujuk Prosedur Perolehan Universiti, Pejabat Bendahari, UPM, proses tamat. 7.29.2 Laksanakan kerja. Buat penilaian prestasi kontraktor dengan menginput maklumat ke dalam sistem penilaian prestasi syarikat melalui laman web Pejabat Bendahari.
Halaman: 10/16 7.30 Ekonomi dibaiki? 7.30.1 Jika, ikut langkah 7.31 7.30.2 Jika, ikut langkah 7.38 7.31 Labelkan Item ng Rosak 7.31.1 Labelkan ROSAK DAN UNTUK BAIK PULIH bagi item yang rosak 7.31.2 Labelkan SEDANG DI SELENGGARA untuk item yang sedang di selenggara 7.32 Ada Tempoh Jaminan? 7.32.1 Jika, ikut langkah 7.33 7.32.2 Jika, ikut langkah 7.34 7.33 Hubungi Pembekal/Kontraktor 7.33.1 Hubungi pembekal/kontraktor untuk penyelenggaraan 7.33.2 Hantar kepada pembekal/kontraktor untuk diselenggara 7.33.3 Jika ada peralatan dibawa keluar, sila isi Borang Kebenaran Pelepasan Peralatan (SOK/PYG/BR15) kecuali kenderaan 7.34 Perlu Khidmat Luar? 7.34.1 Jika, ikut langkah 7.35 7.34.2 Jika, ikut langkah 7.36
Halaman: 11/16 7.35 Dapatkan Khidmat Selenggara Luar 7.35.1 Laksanakan Perolehan Khidmat Selenggara 7.35.2 Uruskan Penyelenggaraan 7.35.3 Jika ada peralatan dibawa keluar, sila isi Borang Kebenaran Pelepasan Peralatan (SOK/PYG/BR15) kecuali kenderaan dan ikut langkah 7.37 7.35.4 Sahkan penyelenggaraan 7.36 Selenggara Dalaman 7.36.1 Uruskan penyelenggaraan 7.36.2 Sahkan penyelenggaraan 7.37 Rekodkan dalam Sistem Pengurusan Aset Tetap (FAMS) 7.37.1 Rekodkan penyelenggaraan harta modal ke dalam sistem FAMS (kecuali perabot) 7.37.2 Lakukan penilaian prestasi menggunakan Borang Penilaian Prestasi Syarikat dengan menginput maklumat ke dalam sistem penilaian prestasi syarikat melalui laman web Pejabat Bendahari 7.38 Lupus 7.38.1 Laksanakan tindakan pelupusan dengan merujuk Prosedur Pelupusan, Pejabat Bendahari dan labelkan ROSAK DAN UNTUK LUPUS pada item tersebut 7.39 Tamat
Halaman: 12/16 Bil. 8.0 REKOD KUALITI Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/PPPA/200-5/1/2 Penyelenggaraan Infrastruktur Borang Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01)/e-Aduan Borang Siasatan (SOK/PYG/BR02) Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kelulusan Kerja (JKKK) (SOK/PYG/DF06) Surat-surat berkaitan 2. UPM/PPPA/200-5/1/3 Laksana Kendiri Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01) Borang Siasatan (SOK/PYG/BR02) Borang Permohonan Pembelian Stok/Alatan Kerja Staf Teknikal (SOK/PYG/BR03) (Jika berkaitan) 3. UPM/(Kod PTJ)/200-5/1/2 Penyelenggaraan Infrastruktur Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BR17)/Salinan Permohonan Borang Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BR01) Salinan Kelulusan JKKK (dicetak menerusi laman web PPPA) (jika berkaitan) Surat-surat dan dokumen berkaitan 4. UPM/(Kod PTJ)/200-5/1/4 Log Penerimaan dan Pengagihan Borang Penyelenggaraan Log Penerimaan dan Pengagihan Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BL02) Tanggung jawab Tangungjawab Mengumpul dan Menyelenggara Memfail Ketua Zon Sekretariat JKKK Tempat dan Tempoh Simpanan PPPA 7 Tahun Ketua Zon Sekretariat PPPA PTJ PTJ Kuasa Melupus Pengarah PPPA Pengarah PPPA
Halaman: 13/16 5. UPM/(Kod PTJ)/200-5/1/5 Kerja Pusingan ( RM20,000.00) Salinan Kelulusan JKKK (dicetak menerusi laman web PPPA) (jika berkaitan) Surat-Surat Berkaitan 6. UPM/(Kod PTJ)/200-5/1/6 Kerja Undi (RM20,001 - RM50,000) Salinan Borang Pengesahan Spesifikasi Kerja dan Harga (SOK/PYG/BR05)(Jika berkaitan) Salinan Borang Pemeriksaan Kerja (SOK/PYG/BR04) Borang Syor Penyiapan (OPR/PPPA/BR07) Salinan Kelulusan JKKK (dicetak menerusi laman web PPPA) Salinan Format Surat Arahan Melaksanakan Kerja (SOK/PYG/DF02) (jika berkaitan) Salinan Format Pengesahan Bahan dan Sampel (SOK/PYG/DF01) (jika berkaitan) 7. UPM/(Kod PTJ)/200-5/1/7 Kerja Undi (RM50,001-RM100,000) Salinan Borang Pengesahan Spesifikasi Kerja dan Harga (SOK/PYG/BR05) (jika berkaitan) Borang Pemeriksaan Kerja (SOK/PYG/BR04) Salinan Borang Syor Penyiapan (OPR/PPPA/BR07) Salinan Kelulusan JKKK (dicetak menerusi laman web PPPA) Salinan Format Pengesahan Bahan dan Sampel (SOK/PYG/DF01) (jika berkaitan) 8. UPM/(Kod PTJ)/200-5/1/8 Kerja Darurat ( RM20,000.00) Salinan Surat Arahan Melaksanakan Kerja (SOK/PYG/DF02) Salinan Laporan Kerja Darurat (SOK/PYG/DF03) PTJ PTJ PTJ PTJ
Halaman: 14/16 Salinan Borang Syor Penyiapan (OPR/PPPA/BR07) Salinan Kelulusan JKKK (dicetak menerusi laman web PPPA) 9. UPM/ (Kod PTJ) /200-5/1/9 Kerja Darurat (> RM20,000.00) Salinan Surat Arahan Melaksanakan Kerja (UPM/SOK/PYG/DF02) Salinan Laporan Kerja Darurat (SOK/PYG/DF03) Salinan Kelulusan JKKK (dicetak menerusi laman web PPPA) Salinan Kertas Kerja JKSH Salinan Minit Kelulusan JKSH (Bendahari) Borang Pemeriksaan Kerja (SOK/PYG/BR04) Salinan Borang Syor Penyiapan (OPR/PPPA/BR07) Salinan minit keputusan JKSH PTJ (Jika Berkaitan) 10. UPM/(Kod PTJ)/200-5/1/10 Kerja Sebut Harga / Tender (RM100,001.00 ke atas) Borang Permohonan Pembelian (RO) (SOK/KEW/BR002/BUY) Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga (SOK/KEW/BR003/BUY) Borang Lawatan Tapak (OPR/PPPA/BR05) Log lawatan tapak Surat Setuju Terima, Perwakilan Kuasa dan Surat Pemberitahuan Perwakilan Kuasa Buku Harian Tapak Bina (OPR/PPPA/DF05) Borang Kelulusan Bahan dan Sampel (OPR/PPPA/BR09) Format Laporan Kemajuan (OPR/PPPA/DF06) Borang Pengesahan Syor Penyiapan (SOK/PYG/BR07) Senarai Semak Dokumen Sokongan Bagi Pembayaran Melalui Pesanan Belian PTJ PTJ
Halaman: 15/16 (SOK/KEW/SS007/BYR) Format Pemohonan Kelulusan Jawatankuasa Arahan Perubahan Kerja / Lanjutan Masa (OPR/PPPA/DF07) (jika berkaitan) Borang Syor Penyiapan (OPR/PPPA/BR07) (jika berkaitan) Sijil perakuan siap kerja dan CMGD Surat-surat berkaitan 11. UPM/ (Kod PTJ) /200-5/1/11 Log Penerimaan dan Pengagihan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan Log Penerimaan dan Pengagihan Borang Permohonan Khidmat Pembangunan (SOK/PYG/BL01) 12. UPM/(Kod PTJ)/300-3/1 Kenderaan Jabatan Salinan kad pendaftaran Jabatan Pengangkutan Jalan Malaysia Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BR17) Salinan Work Order daripada Sistem HARDCAT Senarai Semak Kenderaan dan Jentera (SOK/PYG/SS01) Borang Permohonan Perkhidmatan Kenderaan dan Jentera Universiti (SOK/PYG/BR19) Surat-surat berkaitan 13. UPM/(Kod PTJ)/300-3/3 Penyelenggaraan Peralatan, Mesin dan Jentera Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BR17) (jika berkaitan) Borang Kebenaran Pelepasan Peralatan (SOK/PYG/BR15)(jika berkaitan) Senarai Semak Kenderaan dan Jentera (SOK/PYG/SS01)(jika berkaitan) Surat dan dokumen berkaitan PTJ PTJ PTJ
Halaman: 16/16 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Oleh Diluluskan /Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan Pengarah Pembangunan WP 03/01/2011 02 01 01/2011 Mesyuarat Pengurusan PPPA Bil. 7/2011 Pengarah Pembangunan WP 10/05/2011 02 02 19/2011 Mesyuarat Pengurusan PPPA Bil. 11/2011 Pengarah Pembangunan WP 08/08/2011 02 03 08/2012 Mesyuarat Pengurusan PPPA Bil. 4/2012 Pengarah Pembangunan WP 09/05/2012 02 04 2/2013 Mesyuarat Pengurusan PPPA Bil. 4/2013 Pengarah Pembangunan WP 30/04/2013 02 05 10/2014 Mesyuarat Ketua-Ketua Zon Bil 3/2014 Pengarah Pembangunan WP 12/12/2014