BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Latar Belakang Organisasi 3.1.1 Sejarah Singkat Organisasi Sekolah Menengah Pertama (SMP) Darma Satria Persada berdiri pada tahun 1981 oleh ketua yayasan bernama Bapak Mulya Rafli. Pada awalnya sekolah ini berdiri di daerah Petojo Barat berupa taman kanakkanak dengan nama Darma Satria. Namun, setelah empat tahun berdiri, sekolah ini dipindahkan Komplek Teluk Indah Blok Q No. 24-26, Jakarta Utara. Pada tanggal 1 Agustus 2012, SMP Darma Satria berubah nama menjadi SMP Darma Satria Persada dengan ketua yayasan bernama Ibu Fatima Rafli. SMP Darma Satria Persada menempati gedung milik sendiri yang terdiri dari ruangan kelas yang nyaman, dengan beberapa ruangan lainnya seperti perpustakaan, laboratorium komputer, laboratorium Biologi, Fisika, dan Kimia, ruang Usaha Kesehatan Sekolah (UKS), ruang serbaguna, ruang sekolah, dan kantin. Pada saat berdirinya sekolah ini, lambang sekolah ini memiliki makna khusus. Lambang salib bermakna sebagai sekolah Kristen, lambang burung bermakna perdamaian, dan lambang lonceng bermakna panggilan kepada siswa yang haus akan pengetahuan dan siap menerima pelajaran setelah lonceng / bel dibunyikan. 47
48 3.1.2 Tujuan Organisasi Adapun tujuan dasar dari Sekolah Menengah Pertama (SMP) Darma Satria Persada adalah meningkatkan kecerdasan, pengetahuan, kepribadian, akhlak mulia, serta keterampilan untuk hidup mandiri dan mengikuti pendidikan lebih lanjut antara lain : 1. Melaksanakan Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP) secara maksimal. 2. Melaksanakan pembinaan keimanan dan pembentukan budi pekerti luhur. 3. Memberi bekal pengetahuan dan ketrampilan di atas standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar yang ditetapkan. 4. Menghasilkan lulusan yang mampu berkompetensi secara nasional maupun global. 5. Melaksanakan program peningkatan profesionalisme guru dan tenaga tata usaha melalui pelatihan/mgmp. 6. Melaksanakan penggunaan media pembelajaran yang tepat guna. 7. Melaksanakan terciptanya lingkungan belajar yang kondusif. 8. Melaksanakan pengembangan dan peningkatan mutu sekolah. 3.1.3 Visi dan Misi Sekolah Adapun visi dan misi dari Sekolah Menengah Pertama (SMP) Darma Satria Persada adalah sebagai berikut: Visi :
49 Membangun manusia unggulan dalam era informasi dan siap menghadapi era globalisasi berdasarkan Pancasila. Misi : 1. Mengembangkan kurikulum yang mengacu pada peningkatan Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan. 2. Mengembangkan tenaga pendidik yang berkaitan dengan peningkatan profesionalisme, kompetensi, dan kualitas guru dan tenaga kepegawaian. 3. Meningkatkan proses pembelajaran dengan mengembangkan metode, strategi, dan sistem penilaian. 4. Mengembangkan fasilitas pendidikan meliputi media, sarana dan prasarana, serta menciptakan lingkungan pendidikan yang kondusif. 5. Meningkatkan mutu kelembagaan dan manajemen serta melengkapi administrasi sekolah. 6. Mengembangkan standar penilaian dan instrumennya. 7. Membentuk peserta didik yang memiliki ketaqwaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa. 8. Membina pengembangan sikap dan kepribadian yang santun, beretika, dan berestetika tinggi. 9. Mewujudkan kegiatan pembelajaran yang inovatif, kreatif, dan menyenangkan. 10. Mempersiapkan peserta didik untuk melanjutkan ke jenjang pendidikan tinggi.
50 11. Membentuk peserta didik yang memiliki kecakapan hidup dan mandiri. 12. Menyediakan beasiswa bagi peserta didik yang berprestasi akademik dan memberikan keringanan SPP bagi peserta didik yang tidak mampu. 3.2 Struktur Organisasi, Wewenang dan Tanggung Jawab Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sekolah Berikut akan dijelaskan mengenai wewenang dan tanggung jawab setiap pihak dalam struktur organisasi Sekolah Menengah Pertama (SMP) Darma Satria Persada:
51 1. Kepala Sekolah Mengatur, mengontrol dan mengawasi seluruh kegiatan sekolah. Mendayagunakan seluruh sumber daya sekolah secara terpadu dalam mencapai tujuan sekolah yang efektif dan efisien. Melakukan pembaharuan dalam bidang kegiatan belajar mengajar, ekstrakulikuler serta pengayaan. Mengatur hubungan sekolah dengan masyarakat dan dunia usaha. Memberikan pembinaan, pelatihan, pengarahan dan motivasi untuk meningkatkan kompetensi setiap guru. Mengadakan dan memimpin rapat dewan guru. 2. Wakil Kepala Sekolah Membantu kepala sekolah dalam menjalankan tugasnya. Mewakili atau menggantikan kepala sekolah dalam tugas apabila kepala sekolah berhalangan. 3. Bendahara Mengurus administrasi ketenagakerjaan dan siswa, baik tenaga kerja dan siswa yang baru maupun lama, serta menuliskan kuitansi. Mengurus administrasi yang dikeluarkan untuk setiap kegiatan operasional sekolah yang sudah disetujui oleh kepala sekolah, dan mencairkan dana operasional tersebut.
Membuat laporan perincian dana yang masuk dan keluar secara berkala kepada kepala sekolah. 52 4. Tata Usaha Membuat dan menyebarkan pengumuman atau informasi atas instruksi kepala sekolah. Mengatur jadwal kegiatan yang akan berlangsung di sekolah. Mengarsipkan dan membuat surat yang berhubungan dengan pihak sekolah. Menyediakan formulir, buku absen dan daftar kelas, dan administrasi lainnya yang dibutuhkan. 5. Kabid Kurikulum Melakukan evaluasi hasil belajar siswa dan mengusahakan peningkatan mutu pelajaran. Mempersiapkan kurikulum untuk setiap tahun ajaran. Mempelajari kurikulum baru untuk diterapkan di sekolah. Melakukan koordinasi dengan kepala sekolah dalam penyusunan silabus, program tahunan, dan rencana pengajaran. 6. Kabid Kesiswaan Melaksanakan penempatan siswa/siswi tahun ajaran baru. Merencanakan dan melaksanakan pembentukan kepengurusan OSIS.
53 Melakukan koordinasi mengenai kegiatan ekstrakurikuler yang dilakukan oleh siswa. Melakukan koordinasi dengan guru mengenai pelanggaran yang dilakukan oleh siswa. 7. Kabid Sarana dan Prasarana Membina SDM dalam bidang sarana dan prasarana. Memelihara dan mengawasi inventaris sekolah agar dapat dimanfaatkan secara efektif dan tahan lama. Mengusulkan kepada kepala sekolah untuk memperbaiki, mengganti, menambah, atau mengurangi barang-barang yang mendukung proses belajar mengajar. 8. Guru a. Guru Wali Kelas Mengelola kelas baik secara administratif maupun edukatif. Bertanggung jawab atas keamanan, ketertiban, serta membantu memecahkan masalah yang ada di dalam kelas. Membuat penilaian dan catatan khusus untuk masing-masing siswa. Menghimpun nilai dari setiap guru mata pelajaran dan kemudian mengisi dalam buka nilai.
54 Membagikan buku laporan nilai hasil belajar siswa kepada orang tua siswa. Mengkomunikasikan kepada orang tua siswa mengenai prestasi, kekurangan atau masalah yang dihadapi siswa di sekolah. b. Guru Bidang Studi Bertanggung jawab penuh atas kelancaran kegiatan belajar mengajar di kelas pada bidang studi yang diajarkan. Menyiapkan dan menyampaikan materi pembelajaran kepada murid. Mengadakan ulangan harian. Mengadakan tugas kelompok maupun tugas mandiri di kelas maupun di rumah. Memberikan penilaian terhadap prestasi akademik, kelakukan, dan sikap siswa selama kegiatan belajar mengajar berlangsung. Mengisi daftar nilai setiap siswa. Melakukan evaluasi antara materi yang disampaikan hingga nilai siswa, serta mengadakan remedial apabila diperlukan. 9. Siswa Mendapatkan pengajaran dan pendidikan yang baik dari sekolah.
55 Membayar iuran yang telah ditetapkan sekolah. Mematuhi segala peraturan sekolah. 10. Admin Mengolah data siswa dan seluruh karyawan Melakukan rekap data absensi dan data nilai siswa Membuat rapor 3.3 Prosedur yang Sedang Berjalan 3.3.1 Prosedur Pencatatan Absensi Siswa Prosedur pencatatan absensi siswa yang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Siswa yang berperan sebagai sekretaris kelas mengabsen siswa di kelasnya. 2. Melaporkan hasil absen ke wali kelas. 3. Wali kelas memberikan data absensi siswa ke admin setiap 3 bulan sekali atau setiap tengah semester dan akhir semester. 4. Admin melakukan rekap absensi siswa.
56 Prosedur Pencatatan Absensi Siswa Sekretaris Kelas Wali Kelas Staff Admin Mulai Melakukan absensi rutin di kelas Membuat laporan absensi Hasil laporan absensi Memberikan hasil laporan absensi kepada wali kelas Hasil laporan absensi Memberikan rekap hasil laporan absensi kepada admin setiap 3 bulan sekali atau setiap tengah dan akhir semester Hasil rekap laporan absensi per 3 bulan sekali atau setiap tengah dan akhir semester Hasil rekap laporan absensi per 3 bulan sekali atau setiap tengah dan akhir semester Melakukan rekap keseluruhan data absensi siswa Selesai Gambar 3.2 Prosedur Pencatatan Absensi Siswa Permasalahan yang dihadapi berdasarkan prosedur pencatatan absensi siswa yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:
57 1. Seringnya terjadi kesalahan pencatatan absensi siswa karena pencatatan absensi siswa masih dilakukan secara manual. 2. Butuh tempat penyimpanan arsip yang cukup besar untuk menyimpan berkas-berkas yang selama ini dicatat di dalam buku absensi siswa. 3.3.2 Prosedur Penilaian Ujian Prosedur penilaian ujian yang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Guru mata pelajaran yang bersangkutan menentukan waktu ujian. 2. Ujian dilaksanakan pada waktu yang telah ditentukan. 3. Siswa mengerjakan ujian. 4. Setelah waktu ujian selesai, siswa mengumpulkan lembar jawaban ke guru yang bersangkutan. 5. Guru mengoreksi dan menilai jawaban siswa. 6. Guru mencatat nilai hasil ujian siswa di buku nilai manual yang dipegang. 7. Apabila terdapat siswa yang memiliki nilai ujian di bawah SKBM, guru memberikan remedial kepada siswa tersebut untuk mendapatkan nilai yang memenuhi SKBM. 8. Guru memberikan data nilai ujian yang dicatat di buku nilai kepada admin setiap akhir semester. 9. Admin melakukan rekap nilai.
Gambar 3.3 Prosedur Penilaian Ujian 58
59 Permasalahan yang dihadapi berdasarkan prosedur penilaian ujian siswa yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Seringnya terjadi kesalahan pencatatan nilai ujian siswa karena pencatatan nilai ujian siswa masih dilakukan secara manual.. 2. Sulitnya melakukan pencarian nilai ujian siswa. 3. Butuh tempat penyimpanan arsip yang cukup besar untuk menyimpan berkas-berkas yang selama ini dicatat di dalam buku nilai siswa. 3.3.3 Prosedur Penilaian Tugas Prosedur penilaian tugas yang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Guru mata pelajaran yang bersangkutan memberikan tugas dan menentukan waktu pengumpulannya. 2. Siswa mengerjakan tugas. 3. Siswa mengumpulkan tugas sesuai waktu yang sudah ditentukan sebelumnya oleh guru. 4. Guru mengoreksi dan menilai tugas siswa. 5. Guru mencatat nilai tugas siswa di buku nilai yang dipegang. 6. Guru memberikan data nilai tugas yang dicatat di buku nilai kepada admin setiap akhir semester. 7. Admin melakukan rekap nilai.
60 Gambar 3.4 Prosedur Penilaian Tugas Permasalahan yang dihadapi berdasarkan prosedur penilaian tugas siswa yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Seringnya terjadi kesalahan pencatatan nilai tugas siswa karena pencatatan nilai tugas siswa masih dilakukan secara manual.. 2. Sulitnya melakukan pencarian nilai tugas siswa.
61 3. Butuh tempat penyimpanan arsip yang cukup besar untuk menyimpan berkas-berkas yang selama ini dicatat di dalam buku nilai siswa. 3.3.4 Prosedur Pembuatan Rapor Tengah Semester Siswa Prosedur pembuatan rapor tengah semester siswa yang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Guru memberikan data nilai ulangan harian dan ulangan umum kepada admin. 2. Apabila hasil olah nilai ulangan harian dan ulangan umum siswa belum mencapai SKBM yang ditetapkan, siswa diberikan kesempatan untuk melakukan remedial untuk mendapatkan nilai yang mencapai SKBM. 3. Rapor tengah semester siswa dibuat berdasarkan data nilai yang sudah tetap.
Gambar 3.5 Prosedur Pembuatan Rapor Tengah Semester Siswa 62
63 Permasalahan yang dihadapi berdasarkan prosedur pembuatan rapor tengah semester siswa yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Sulitnya melakukan pencarian nilai ujian siswa dikarenakan penyimpan nilai siswa terpisah untuk setiap kelas dan mata pelajaran. 2. Butuh tempat penyimpanan arsip yang cukup besar untuk menyimpan berkas-berkas yang selama ini dicatat di dalam buku nilai siswa. 3.3.5 Prosedur Penyimpanan Data Siswa Prosedur penyimpanan data siswa yang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Siswa mengisi data diri pada formulir yang diberikan pada saat pendaftaran siswa baru atau pendaftaran ulang siswa lama. 2. Data siswa dikumpulkan ke wali kelas untuk diserahkan kepada tata usaha 3. Tata usaha menerima formulir data siswa dari setiap wali kelas. 4. Tata usaha memberikan keseluruhan data siswa kepada admin untuk diolah 5. Hasil olah data siswa kemudian didistribusikan ke wali kelas 6. Formulir data diri siswa dikembalikan ke tata usaha.
64 Prosedur Penyimpanan Data Siswa Siswa Wali Kelas Staff Tata Usaha Staff Admin Mulai Mengisi formulir data siswa Formulir Data siswa Formulir Data siswa Formulir Data siswa Mengembalikan formulir pada wali kelas Mengumpulkan data siswa dan memberikan kepada bagian tata usaha Mengumpulkan keseluruhan data siswa dari setiap kelas Formulir seluruh siswa Formulir seluruh siswa Memberikan data seluruh siswa kepada admin untuk diolah Mengolah data siswa Daftar data siswa per kelas Daftar data siswa per kelas Mendistribusikan data kepada wali kelas Mengembalikan formulir data siswa kepada tata usaha Selesai Gambar 3.6 Prosedur Penyimpan Data Siswa Permasalahan yang dihadapi berdasarkan prosedur penyimpanan data siswa yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Seringnya terjadi kesalahan pencatatan data siswa karena pencatatan data siswa masih dilakukan secara manual..
65 2. Sulitnya melakukan pencarian data siswa. 3. Butuh tempat penyimpanan arsip yang cukup besar untuk menyimpan berkas-berkas yang selama ini dicatat di dalam buku besar data siswa. 3.3.6 Prosedur Penyimpanan Data Karyawan Prosedur penyimpanan data karyawan yang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Karyawan mengisi data diri pada formulir yang diberikan pada saat tertentu seperti saat penerimaan guru baru atau pembaharuan data guru lama. 2. Tata usaha menerima formulir data karyawan yang sudah diisi. 3. Tata usaha memberikan formulir data karyawan kepada admin untuk diolah. 4. Hasil olah data karyawan dikembalikan oelh admin ke tata usaha.
66 Prosedur Penyimpanan Data Karyawan Karyawan Lama Staff Tata Usaha Karyawan Baru Staff Admin Mulai Mempersiapkan formulir karyawan lama / baru Tidak Ya Karyawan Baru? Formulir Data Karyawan Lama Formulir Data Karyawan Lama Memberikan Formulir Memperbaharui data lama Formulir Data Karyawan Baru Formulir Data Karyawan Lama yang sudah diperbaharui Memberikan Formulir Formulir Data Karyawan Baru Menyerahkan kepada bagian tata usaha Formulir Data Karyawan Lama yang sudah diperbaharui Mengisi Formulir Formulir Data Karyawan Baru yang telah diisi Mengumpulkan semua formulir karyawan Formulir Data Karyawan Baru yang telah diisi Menyerahkan kepada bagian tata usaha Seluruh formulir karyawan Seluruh formulir karyawan Mengolah data karyawan Memberikan kepada admin untuk dioleh Mengembalikan formulir kepada tata usaha Selesai Gambar 3.7 Prosedur Penyimpanan Data Karyawan
67 Permasalahan yang dihadapi berdasarkan prosedur penyimpan data karyawan yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Seringnya terjadi kesalahan pencatatan data karyawan karena pencatatan data karyawan masih dilakukan secara manual.. 2. Sulitnya melakukan pencarian data karyawan. 3. Butuh tempat penyimpanan arsip yang cukup besar untuk menyimpan berkas-berkas yang selama ini dicatat di dalam buku besar data karyawan. 3.3.7 Prosedur Penjadwalan Kegiatan Belajar Mengajar Prosedur penjadwalan kegiatan belajar mengajar yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Setiap guru memberikan data ketersediaan jam mengajar mereka. 2. Kabid kurikulum memperoleh data ketersediaan jam mengajar setiap guru. 3. Kabid kurikulum mulai menyusun jadwal kegiatan belajar mengajar 4. Kabid kurikulum memberikan hasil penyusunan jadwal kepada masing-masing guru untuk dilakukan pengecekan apakah sudah sesuai dengan jadwal ketersediaan jam mengajar setiap guru. 5. Jika ada guru yang menyatakan bahwa jadwal tersebut tidak sesuai dengan ketersediaan jam mengajar setiap guru, maka kabid kurikulum akan menyusun ulang jadwal pelajaran hingga semua guru
68 menyatakan bahwa jadwal pelajaran sudah sesuai dengan ketersediaan jam mengajar. 6. Kabid kurikulum membagikan jadwal pelajaran dalam bentuk kertas kepada setiap guru. 7. Kabid kurikulum membagikan jadwal pelajaran dalam bentuk kertas kepada setiap ketua kelas untuk ditempel pada masing-masing kelas.
Gambar 3.8 Prosedur Penjadwalan Kegiatan Belajar Mengajar 69
70 Permasalahan yang dihadapi berdasarkan prosedur penjadwalan kegiatan belajar mengajar yang sedang berjalan adalah butuh waktu yang lama untuk membuat jadwal kegiatan belajar mengajar guru dan siswa. 3.3.8 Prosedur Pendataan Pelanggaran Siswa Prosedur pendataan sanksi / pelanggaran siswa yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Jika ada siswa yang melakukan pelanggaran, maka guru bertugas menindak lanjuti pelanggaran tersebut. 2. Guru berdiskusi dengan kabid kesiswaan mengenai besar atau kecilnya pelanggaran yang dilakukan oleh siswa. 3. Jika pelanggaran yang dilakukan termasuk dalam pelanggaran besar, maka kabid kesiswaan akan mengeluarkan surat pemanggilan orang tua dari siswa yang bersangkutan.
71 Gambar 3.9 Prosedur Pendataan Pelanggaran Siswa Permasalahan yang dihadapi dari prosedur pendataan pelanggaran siswa yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:
72 1. Seringnya terjadi kesalahan pendataan pelanggaran siswa karena pendataan pelanggaran siswa masih dilakukan secara manual. 2. Sulitnya melakukan pencarian data pelanggaran siswa. 3. Butuh tempat penyimpanan arsip yang cukup besar untuk menyimpan berkas-berkas yang selama ini dicatat di dalam buku pelanggaran siswa. 3.4 Diagram Alir Data Dalam subbab ini akan dijelaskan mengenai Diagram Konteks dan Diagram Nol yang berhubungan dengan Sistem Kegiatan Operasional Akademik yang sedang berjalan pada SMP Darma Satria Persada. 3.4.1 Diagram Konteks Berikut adalah diagram konteks yang menggambarkan Sistem Kegiatan Operasional Akademik yang sedang berjalan pada SMP Darma Satria Persada.
Gambar 3.10 Diagram Konteks 73
74 3.4.2 Diagram Nol Berikut adalah diagram nol yang menggambarkan Sistem Kegiatan Operasional Akademik yang sedang berjalan pada SMP Darma Satria Persada. Gambar 3.11 Diagram Nol
75 3.5 Database Planning 3.5.1 Mission Statement Tujuan dari pembuatan Sistem Kegiatan Operasional Akademik pada SMP Darma Satria Persada adalah untuk mengintegrasikan keseluruhan data yang berhubungan dengan kegiatan operasional akademik sekolah. Implementasi dari aplikasi ini ditujukan untuk meningkatkan kegiatan operasional sekolah dalam penyimpanan data dan pembuatan jadwal kegiatan belajar mengajar. Dengan dibuat dan diimplementasikannya sistem ini diharapkan dapat memudahkan serta meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja para staff dan guru dalam pengolahan data dan informasi di kalangan sekolah. 3.5.2 Mission Objectives Fungsi dari mission objectives adalah untuk mencantumkan data apa saja yang dapat dipelihara pada saat penggunaan aplikasi yang dibuat. Data-data tersebut adalah: 1. Mengelola (Insert, Update, Delete) data siswa 2. Mengelola (Insert, Update, Delete) data guru 3. Mengelola (Insert, Update, Delete) data staff 4. Mengelola (Insert, Update, Delete) data KBM 5. Mengelola (Insert, Update, Delete) data nilai 6. Mengelola (Insert, Update) data absensi 7. Mengelola (Insert, Update) data pelanggaran 8. Mengelola (Insert, Update) data kelas
76 9. Mengelola (Insert, Update) data mata pelajaran 10. Dapat melakukan pencarian data siswa 11. Dapat melakukan pencarian data guru 12. Dapat melakukan pencarian data staff 13. Dapat melakukan pencarian data KBM 14. Dapat melakukan pencarian data nilai 15. Dapat melakukan pencarian data absensi 16. Dapat melakukan pencarian data pelanggaran 17. Dapat melakukan pencarian data kelas 18. Dapat melakukan pencarian data mata pelajaran 3.6 System Definition 3.6.1 System Boundaries System Boundaries merupakan batasan dalam Sistem Kegiatan Operasional Akademik pada SMP Darma Satria Persada. Sistem basis data yang akan dibuat akan digunakan oleh bagian-bagian yang berada dalam system boundaries, yaitu guru dan staff (tata usaha, admin, kabid kurikulum, dan kabid kesiswaan). Gambar 3.12 System Boundaries
77 3.6.2 Analisa User View Tabel 3.1 Analisa User View Staff Data Guru Tata Usaha Admin Kabid Kesiswa an Kabid Kurikulum Data Guru X X Data Siswa X X Data Staff X X KBM X X Data Nilai X X Absensi X Data Pelanggaran X X Data Kelas X X Data Mata Pelajaran X X Dari analisa dengan table cross-reference user view, dapat dilihat bahwa user yang berperan dalam menggunakan sistem yang ada di Sekolah SMP Darma Satria Persada adalah guru dan staff (tata usaha, admin, kabid kesiswaan, dan kabid kurikulum). Maka pembuatan aplikasi ini ditujukan untuk guru dan staff (tata usaha, admin, kabid kesiswaan,
78 dan kabid kurikulum) yang kemudian dikeleompokkan menjadi user view operasional akademik sekolah. 3.7 Requirement Collection and Analysis 3.7.1 Data Requirement Guru Guru adalah data mengenai guru yang mengajar di SMP Darma Satria Persada yang meliputi nama lengkap, nomor induk guru, jenis kelamin, agama, tempat tanggal lahir, alamat rumah, nomor telepon, pendidikan terakhir, jurusan, nama perguruan tinggi/akademi, tahun kelulusan dan mata pelajaran yang diajarkan. Staff Staff adalah data mengenai karyawan selain guru yang bekerja di SMP Darma Satria yang meliputi nama lengkap, nomor induk staff, jenis kelamin, agama, tempat tanggal lahir, alamat rumah, nomor telepon, pendidikan terakhir, jurusan, nama perguruan tinggi/akademi, tahun kelulusan, dan jabatan. Siswa Siswa adalah data mengenai siswa/i SMP Darma Satria Persada yang meliputi nama lengkap, nomor induk siswa/i, jenis kelamin, agama, tempat tanggal lahir, alamat rumah, nomor telepon, nama orang tua/wali, dan pekerjaan orang tua/wali. Nilai
79 Nilai adalah data mengenai nilai siswa/i i SMP Darma Satria Persada yang meliputi nomor induk siswa, nama siswa, kelas, mata pelajaran, dan jenis nilai. Absensi Absensi adalah data kehadiran siswa/i SMP Darma Satria Persada yang meliputi hari, nomor induk siswa dan nama siswa. KBM KBM adalah data mengenai kegiatan belajar mengajar yang ada pada SMP Darma Satria Persada yang meliputi kode KBM, nama pelajaran, hari, shift, kelas, dan nama guru yang mengajar mata pelajaran tersebut. Pelanggaran Pelanggaran adalah data mengenai pelanggaran yang pernah dibuat oleh siswa/i SMP Darma Satria Persada yang meliputi kode pelanggaran, deskripsi pelanggaran, nomor induk siswa, nama siswa, jumlah poin yang dikurangi, dan sisa poin setiap siswa/i. Mata Pelajaran Mata pelajaran adalah data mengenai keseluruhan jenis mata pelajaran yang ada pada SMP Darma Satria Persada yang meliputi kode mata pelajaran, nama mata pelajaran, tingkatan kelas, dan SKBM. Kelas Kelas adalah data mengenai keseluruhan kelas yang ada pada SMP Darma Satria Persada yang meliputi kode kelas, nama kelas, dan nama wali kelas.
80 3.7.2 Transaction Requirement 3.7.2.1 Data Entry / Insert a. Entry data guru b. Entry data staff c. Entry data siswa d. Entry data nilai e. Entry data absensi f. Entry data KBM g. Entry data pelanggaran h. Entry data mata pelajaran i. Entry data kelas 3.7.2.2 Data Update / Delete a. Update / Delete data guru b. Update / Delete data staff c. Update / Delete data siswa d. Update / Delete data nilai e. Update / Delete data absensi f. Update / Delete data KBM g. Update / Delete data pelanggaran h. Update / Delete data mata pelajaran i. Update / Delete data kelas
81 3.7.2.3 Data Query / Select a. List detail Absensi yang dimiliki setiap siswa berdasarkan kelas. b. List detail Kelas yang ditempati setiap siswa pada tahun ajaran yang sedang berlangsung. c. List detail Nilai yang diperoleh setiap siswa. d. List detail Pelanggaran yang pernah dilakukan oleh setiap siswa pada pada tahun ajaran yang sedang berlangsung. e. List detail Nilai pada Mata_pelajaran dimana setiap mata pelajaran memiliki nilai. f. Guru dapat melihat detail Mata_Pelajaran yang diajar pada data KBM yang sedang berlangsung. g. Guru dapat melihat detail kelas yang diajar pada data KBM yang sedang berlangsung. h. Guru dapat melihat, memasukkan, dan mengubah nilai siswa. i. Guru dapat melihat daftar siswa dalam suatu kelas yang diajar pada data KBM yang sedang berlangsung. j. Guru dapat melihat dan mengubah data pribadi masing-masing. k. Staff Kabid Kurikulum dapat melihat, memasukkan, mengubah dan menghapus detail KBM untuk periode satu tahun ajaran. l. Staff Kabid Kesiswaan dapat melihat, memasukkan, dan mengubah data pelanggaran siswa pada tahun ajaran yang sedang berlangsung. m. Staff dapat melihat dan mengubah data pribadi masing-masing.
82 n. Staff Admin dapat melihat, memasukkan, mengubah dan menghapus detail KBM. o. Staff Admin dapat melihat, memasukkan, mengubah dan menghapus data pelanggaran siswa. p. Staff Admin dapat melihat, memasukkan, mengubah dan menghapus data absensi siswa. q. Staff Admin dapat melihat, memasukkan, mengubah dan menghapus data siswa. r. Staff Admin dapat melihat, memasukkan, mengubah dan menghapus data kelas. s. Staff Admin dapat melihat, memasukkan, mengubah dan menghapus data nilai. t. Staff Admin dapat melihat, memasukkan, mengubah dan menghapus data guru. u. Staff Admin dapat melihat, memasukkan, mengubah dan menghapus data mata_pelajaran 3.7.3 General System Requirement 3.7.3.1 Ukuran database awal Sebuah database yang terintegrasi dan dapat menampung seluruh data siswa, guru, staff, dan seluruh data-data yang menunjang proses akademik SMP Darma Satria Persada.
83 3.7.3.2 Jumlah dan tipe record yang dicari Dapat melakukan pencarian pada detail guru Dapat melakukan pencarian pada detail staff Dapat melakukan pencarian pada detail siswa Dapat melakukan pencarian pada detail nilai Dapat melakukan pencarian pada detail absensi Dapat melakukan pencarian pada detail KBM Dapat melakukan pencarian pada detail pelanggaran Dapat melakukan pencarian pada detail mata pelajaran Dapat melakukan pencarian pada detail kelas 3.7.3.3 Kebutuhan akses dan jaringan Keseluruhan pengguna sistem terhubung aman dengan jaringan lokal (LAN). 3.7.3.4 Performance Penggunaan database harus dapat berjalan atau berfungsi dengan baik saat digunakan oleh pengguna sistem dan masa waktu akses data pada database (Select, Insert, Update, Delete) tidak boleh lama dalam pengoperasiannya.
84 3.7.3.5 Keamanan Database menggunakan perlindungan kode staff / kode guru dan password masing-masing pengguna. Setiap pengguna sistem mempunyai hak akses sehingga hanya data tertentu yang dapat diakses oleh pengguna sesuai dengan kebutuhannya masingmasing. 3.7.3.6 Back up dan Recovery Proses back up dilakukan setiap 1minggu, 1 bulan dan 1 tahun sekali. Proses back up dilakukan di luar jam kerja. 3.8 Permasalahan yang Dihadapi Setelah melakukan wawancara dalam pencarian data-data terkait, serta melihat sistem yang sedang berjalan, maka diperoleh beberapa permasalahan yang dihadapi oleh sekolah SMP Darma Satria Persada, yaitu meliputi sebagai berikut: 1. Dengan sistem yang ada pada saat ini, maka pencarian data-data tertentu menjadi lebih lama dikarenakan banyaknya berkas-berkas arsip yang ditulis secara manual. Bahkan kadang sering terjadi kehilangan data yang disebabkan faktor kesalahan manusia (human error). 2. Penyimpanan data nilai siswa masih melalui buku manual sehingga kadang terjadi kesalahan perhitungan nilai kumulatif siswa.
85 3. Diperlukan tempat penyimpanan arsip yang cukup besar untuk dapat menyimpan berkas-berkas yang ada yang selama ini dicatat dalam buku besar. 4. Kabid kurikulum membutuhkan waktu yang lama untuk membuat jadwal kegiatan belajar mengajar untuk guru dan siswa yang selama ini dibuat dengan manual menggunakan kertas. 5. Pembuatan laporan data siswa, data guru, data staff, data nilai, data absensi, data pelanggaran membutuhkan waktu yang lama. 3.9 Usul Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang ada pada SMP Darma Satria Persada, alternatif pemecahan masalah yang diusulkan adalah dengan merancang dan membuat aplikasi sistem basis data berbasis desktop untuk menunjang kegiatan operasional akademik sekolah yang dapat menyimpan data-data yang ada pada sekolah SMP Darma Satria Persada. Manfaat yang diperoleh dari perancangan aplikasi sistem basis data ini antara lain adalah sebagai berikut: a. Mempercepat pencarian data dan mengurangi terjadinya kehilangan data akibat faktor kesalahan manusia (human error). b. Penyimpanan data lebih terorganisir dan terintegrasi dengan baik. c. Memudahkan perhitungan nilai kumulatif siswa. d. Tidak membutuhkan tempat penyimpanan arsip yang cukup besar untuk dapat menyimpan berkas-berkas yang ada. e. Mempermudah dalam pengontrolan data.