BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. Pada jalan bambu larangan no. 57, kelurahan Pegadungan Jakarta Barat tahun

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Sekolah Pada jalan bambu larangan no. 57, kelurahan Pegadungan Jakarta Barat tahun 1993 berdirilah Sekolah Galatia 3 yang program studinya mencakup SD, SMP, dan SMU. Sekolah ini merupakan sekolah Galatia yang ke 3 yang didirkan, setelah sekolah Galatia pertama yang didirikan di kota bekasi, dan sekolah Galatia 2 yang berdiri di daerah jelambar. Sekolah dengan berdasarkan agama Kristen ini juga memiliki gereja yang berada pada gedung di belakang sekolah. Sekolah Galatia 3 adalah sekolah Kristen yang pertama kali berdiri di daerah cengkareng dan kalideres. Pada tahun 2000, sekolah Galatia 3 melakukan renovasi untuk memperbaharui gedung sekolah. Dengan tingkat akreditasi A SMU Galatia 3 ini sekarang mempunyai sekitar 300 murid lebih. Dengan dikepalai saat ini oleh bapak Drs.Agus Budiharjo, SMU Galatia 3 kedepannya diharapkan dapat menambah tunas-tunas bangsa yang memiliki prestasi, dan bukan hanya memiliki prestasi saja, akan tetapi juga memiliki akhlaq yang baik. 3.2 Visi Dan Misi 37

2 Visi Menjadikan warga sekolah yang mengutamakan pembentukan akhlaq mulia, unggul dalam prestasi, dan berwawasan ke masa depan Misi Pembentukan Akhlaq Mulia Membentuk peserta didik dan warga sekolah menjadi insan yang memiliki komitmen etika, akhlaq dan moral dalam kehidupan Membentuk peserta didik dan warga sekolah senantiasa berpegang pada nilai-nilai moral agama, hukum, nilai kehidupan kemasyarakatan dan kebangsaan Membentuk peserta didik dan warga sekolah untuk memelihara nilai-nilai religius dalam kehidupan sekolah dan berkehidupan bermasyarakat Membiasakan warga sekolah untuk bernuansa disiplin, menaati peraturan sesuai dengan tugas, fungsi, peran, wewenang dan tanngung jawabnya. 38

3 Unggul Dalam Prestasi Menjadikan peserta didik dan warga sekolah agar memiliki etos belajar dan kerja yang tinggi Membekali peserta didik dan warga sekolah bahwa untuk mencapai prestasi membutuhkan perjuangan Menjadikan peserta didik dan warga sekolah yang siap bersaing meningkatkan mutu hasil belajar, mutu pendidikan sehingga menjadi terbaik di Jakarta minimal tahun 2010 dalam bidang akademik maupun non-akademik Menjadikan peserta didik dan warga sekolah berpikir positif terhadap kegiatan kependidikan untuk mencapai prestasi yang baik Berwawasan ke Masa Depan Menjadikan peserta didik dan warga sekolah agar mampu menyikapi tantangan masa depan yang lebih kompleks dengan pandangan positif Mempersiapkan siswa dan warga sekolah untuk meraih masa depan yang lebih baik. 39

4 Menjadikan peserta didik dan warga sekolah untuk senantiasa mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, dan perkembangan kemasyarakatan dan kebangsaan. 3.3 Struktur Organisasi Struktur Organisasi Sekolah SMU Galatia 3 Yayasan Kepala Sekolah Wakil Kepala Sekolah Pembina Osis Wali Kelas Guru Tata Usaha Murid Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sekolah Galatia 3 40

5 3.3.2 Wewenang dan tanggung jawab Berdasarkan struktur sekolah SMU Galatia 3 di atas, maka berikut ini adalah wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki tiap-tiap bagian : 1. Kepala Sekolah a. Mengawasi segala kegiatan program kerja sekolah b. Memeriksa kebenaran akan terlaksananya kegiatan akademis yang berjalan c. Memeriksa berjalannya proses belajar mengajar secara benar. d. Mengkordinasi para guru 2. Tata Usaha a. Mengerjakan bagian tata usaha b. Menginput nilai yang diberikan para guru c. Mencetak raport d. Menyusun data statistic sekolah e. Melakukan pendataan siswa f. Mencetak leger untuk diberikan kepada wali kelas dan kepala sekolah 41

6 3. Guru a. Melaksanakan kegiatan mengajar b. Melakukan penilaian c. Menyesuaikan pengajaran dengan kurikulum yang ada 4. Wali Kelas a. Mengelola kelas yang diserahkan / ditunjuk b. Mengatasi masalah yang dihadapi oleh siswa kelas yang bersangkutan c. Berusaha meningkatkan prestasi siswa-siswi kelas untuk memperoleh nilai yang maksimal 5. Pembina Osis a. Membina anggota OSIS b. Melakukan pengawasan pada setiap kegiatan OSIS yang berjalan c. Mengatur berjalannya kegiatan upacara 3.4 Analisa Sistem Yang Berjalan Kegiatan akademis yang tengah berjalan pada sekolah SMU Galatia 3 adalah: 42

7 1. Penyimpanan dan pengolahan data-data para siswa dan para guru 2. Penyimpanan dan pengolahan data-data absensi siswa 3. Menyusun jadwal mata pelajaran dan guru-guru yang akan mengajar 4. Menyusun kelas dan anggota kelas 5. Melakukan pemberian nilai kepada siswa dalam bentuk raport, yang dimana pembagian raport dapat dibagi menjadi : a. Siswa akan menerima raport bayangan yang berisikan nilai rata-rata siswa dari setiap mata pelajaran dari dimulainya kegiatan proses belajar mengajar hingga pembagian raport bayangan. b. Siswa akan menerima raport akhir semester setelah siswa melakukan ujian akhir semester, raport tersebut berisi nilai siswa dari setiap mata pelajaran, sikap siswa, dan laporan ketercapaian kompentensi selama semester yang berjalan. c. Raport dikembalikan harus disertai dengan tanda tangan orang tua atau wali dari siswa yang bersangkutan. 3.5 Prosedur Dalam Sistem 1. Prosedur Penjadwalan Mata Pelajaran 43

8 Di bawah ini adalah prosedur dari sistem penjadwalan siswa dari SMU Galatia 3 a. Setiap guru dari masing-masing bidang study mengajukan jadwal yang mereka inginkan kepada bagian tata usaha b. Tata Usaha menyusun jadwal untuk setiap kelas c. Jadwal tersebut akan dibuat dalam 3 rangkap d. Rangkap pertama akan disimpan oleh bagian tata usaha e. Rangkap kedua akan ditaruh pada ruang guru f. Rangkap ketiga akan diberikan kepada setiap guru 2. Prosedur Absensi Siswa Di bawah ini adalah prosedur dari sistem absensi siswa dari SMU Galatia 3 a. Sekretaris kelas mencatat setiap kehadiran siswa dalam kelasnya b. Catatan hasil dari absensi diberikan kepada bagian tata usaha c. Bagian tata usaha akan memanggil siswa yang absensinya hamper mendekati standart yang ditentukan untuk dimintai keterangan 44

9 3. Prosedur Penilaian Di bawah ini adalah prosedur dari sistem Penilaian siswa dari SMU Galatia 3 a. Guru Bidang studi meberikan ujian b. Hasil ujian dikumpulkan kembali kepada guru bidang studi tersebut c. Guru bidang studi tersebut akan mengoreksi jawaban tiap siswa d. Apabila nilai siswa di bawah standart kompetensi maka siswa akan diberikan ujian remedial dan nilai siswa hasil remedial tersebut tidak boleh lebih dari nilai standart kompetensi yang ada e. Hasil dari setiap nilai siswa dirangkap dua f. Rangkap pertama akan disimpan oleh guru bidang studi tersebut g. Rangkap kedua akan diberikan kepada bagian tata usaha h. Bagian tata usaha akan menghitung nilai akhir dari setiap mata pelajaran tiap siswa i. Hasil perhitungan akan dijadikan sebagai raport siswa 45

10 3.6 Data Flow Diagram Data Flow Diagram pada prosedur penjadwalan mata pelajaran Gambar 3.2 Data Flow Diagram Penjadwalan Mata Pelajaran 46

11 3.6.2 Data Flow Diagram Pada Prosedur Abesnsi Siswa Gambar 3.3 Data Flow Diagram Absensi Siswa 47

12 3.6.3 Data Flow Diagram Pada Prosedur Penilaian Siswa SMU Galatia 3 Gambar 3.4 Data Flow Diagram Penilaian Siswa 48

13 3.7 Diagram konteks Murid Wali Kelas Kelas Siswa Leger Raport Absensi Siswa Jadwal Pelajaran Jadwal Pelajaran Jadwal Pelajaran Sistem Akademis Dan Kesiswaan SMU Galatia 3 Guru Data Nilai Siswa Leger Kepala Sekolah Absensi Siswa Data Nilai Siswa Raport & Leger Menyusun Jadwal Pelajaran & Kelas setiap siswa Tata Usaha Gambar 3.5 Diagram konteks SMU Galatia 3 49

14 3.8 Diagram Nol Gambar 3.6 Diagram Nol SMU Galatia Permasalahan yang ada Pada saat ini dalam sistem yang dijalankan oleh SMU Galatia 3 terdapat beberapa masalah seperti berikut : 50

15 1) Pada sistem yang sekarang semua kegiatan yang berhubungan dengan komputerisasi diserahkan kepada bagian tata usaha sehingga bagian tata usaha yang mengerjakan setiap bagian, seperti input nilai, update nilai, memanage data siswa, memanage data guru, dll. 2) Pada sistem yang saat ini sedang berjalan pada sekolah SMU Galatia 3 para guru merasa tampilan yang disajikan sistem terlalu menyulitkan sehingga untuk pemrosesan suatu data dibutuhkan waktu yang lama karena pengerjaan data dilakukan hanya oleh satu orang karyawan bagian tata usaha. 3) Sistem yang ada saat ini hanya berguna untuk menyajikan hasil akhir berupa raport akhir semester 4) Karena sistem yang ada saat ini menggunakan jaringan internet, sedangkan pada kawasan sekolah SMU Galatia 3 provider internet yang tersedia kurang dapat mendukung sehingga seringkali bagian tata usaha tidak dapat mengakses sistem dan tingkat kemungkinan data yang rusak besar. 5) Saat ini penyimpanan data masih disimpan dalam bentuk Microsoft excel sehingga untuk melakukan pencarian sebuah data membutuhkan waktu yang cukup lama karena dengan jumlah data yang cukup banyak. 51

16 3.10 Kebutuhan Informasi yang diperlukan Sebagai salah satu bagian yang bergerak dalam bidang akademis, maka sekolah ini mengharapkan sistem yang ada dapat menghasilkan laporan-laporan mengenai nilai para siswa dalam bentuk raport. Baik raport pada tengah semester dan juga raport pada akhi semester. Selain raport sistem yang ada juga harus bias menampilkan informasi tentang nilai seluruh siswa dalam bentuk leger, serta informasi-informasi mengenai absensi para siswa dan guru Solusi yang ditawarkan Oleh karena sulitnya sistem SAS karena setiap user diberikan menu-menu yang tidak user friendly sehingga para guru terkena masalah dalam menggunakannya maka saya selaku pembuat sistem yang baru mencoba memberikan solusi-solusi sebagai berikut : 1) Sistem yang baru akan dibuat dengan tampilan yang lebih sederhana akan tetapi tidak mengurangi kinerja sistem yang telah ada. Dengan demikian para guru juga dapat ikut ambil bagian dalam sistem sebagai pengguna. 2) Sistem yang baru akan dapat membuat laporan-laporan berupa laporan nilai, absensi, nilai ulangan, dan nilai tugas. Sehingga laporan-laporan ini dapat membantu dalam pemantauan perkembangan siswa. 52

17 3) Sistem yang baru akan bekerja secara offline sehingga koneksi internet tidak lagi diperlukan dan dapat memperkecil kemungkinan data yang rusak akibat koneksi yang bermasalah. 4) Sistem yang baru akan menggunakan SQL Server sebagai database-nya sehingga akan lebih menghemat kapasitas harddisk yang ada juga pada aplikasi akan ditambahkan fungsi-fungsi untuk mencari sebuah data sehingga waktu yang dibutuhkan akan menjadi semakin efisien. 53