PANDUAN EXTRANET TRAVELOKA 1. Masuk ke website tera.traveloka.com 2. Masukan user Name dan password Extranet 3. Apabila Anda ingin mengubah password atau lupa password, pilih/klik Forgot Password kemudian masukkan email penerima akses extranet di kolom Username lalu klik Send. Setelah itu cek email yang digunakan sebagai username dan masukan password baru yang dikirimkan ke email tersebut. Page 1 of 12
Setelah masuk ke sistem Extranet akan muncul tampilan yang didalamnya terdapat beberapa tools untuk mengubah ataupun menambah informasi mengenai hotel yang akan tampil di website Traveloka. Tools tersebut terdiri dari : A. HOTEL DATA 1. Hotel Data Hotel Data berfungsi untuk memasukan data-data hotel yang dibutuhkan seperti Nama Hotel, Star Rating, Alamat Hotel, Nomor Kontak Hotel dan Fasilias Hotel. Di dalam Hotel Data, terdapat Hotel Atribute yang berada di samping kolom hotel Hotel Data yang berfungsi untuk memasukan deskripsi hotel yang harus dilengkapi sebelum hotel tersebut ditayangkan di website Traveloka. 2. Hotel Room Data Hotel Room Data berfungsi untuk memasukan tipe-tipe kamar yang akan dijual di website Traveloka. Penambahan atau pembuatan tipe kamar hanya dapat dilakukan oleh pihak Traveloka. Pihak hotel hanya dapat mengubah informasi yang ada didalamnya dengan cara : Masuk Hotel Data Hotel Room Data Setelah itu akan tampil beberapa tipe kamar yang telah dibuat oleh pihak Traveloka. Pilih salah satu tipe kamar tersebut dan klik Edit. Page 2 of 12
Informasi yang ada di dalam tipe kamar tersebut adalah : a. Room Type Name b. Room Description c. Number of Rooms d. Size of Rooms e. Maximum Occupancy and Maximum Extrabed f. Hotel Facilities Apabila harga di tipe kamar tersebut termasuk Wifi Access dan Free Breakfast, sebelum di Save pihak hotel bisa menceklis 2 kolom kecil yang bertuliskan Wifi Included dan Breakfast included yang berada dibagian paling bawah. Page 3 of 12
3. Hotel Room Photos Hotel Room Photos ini berfungsi untuk memasukan photo-photo hotel ataupun photo kamar yang nantinya akan tampil pada website Traveloka. Untuk memasukkan foto, pilih Upload Photos Choose File Pilih foto atau folder yang ingin diupload. Apabila foto akan digunakan sebagai foto deskripsi hotel, pilih Category Hotel digunakan sebagai default foto utama, klik Set As Main lalu Upload. dan apabila ingin Apabila foto akan digunakan sebagai foto deskripsi kamar, pilih Category Room, pilih tipe kamar dengan cara pilih Room Type pilih tipe kamar, dan apabila ingin digunakan sebagai default foto utama kamar, klik Set As Main lalu Upload. Page 4 of 12
4. Payment Halaman ini berfungsi untuk memasukan informasi mengenai metode pembayaran. Bagian ini diisi oleh pihak traveloka. B. SETTING 1. General Hotel Setting Tools ini berfungsi untuk memasukan informasi contact person pihak hotel (Main, Sales, Reservation, Accounting). Bagian ini hanya dapat diisi oleh pihak Traveloka. 2. Hotel Commission Tools ini berfungsi untuk memasukan informasi komisi yang diberikan oleh pihak hotel kepada Traveloka. Bagian ini hanya dapat diisi oleh pihak Traveloka. C. ROOM MANAGEMENT 1. Load Tarif Tools ini berfungsi ini untuk memasukan Room Allotment (Alokasi Kamar) ataupun Room Rate (Harga Kamar) yang secara langsung dapat diberlakukan untuk semua tipe kamar apabila jumlah allotment yang akan dimasukan sama jumlahnya dan sama periodenya. Halaman ini juga berfungsi untuk memperbarui alokasi kamar ataupun harga kamar untuk satu periode kontrak/periode selama satu tahun penuh. 1.a. Membuat atau Memperbarui Room Allotment Pilih Room Allotment di pilihan Load Tariff Mode, pilih tipe kamar yang akan diperbarui jumlah alokasi kamarnya di Room Type, pilih periode jumlah alokasi yang akan diperbarui di Date Range, untuk memasukkan periode hari (weekday, weekend, atau hari tertentu) pilih Day of Week. Masukkan jumlah alokasi kamar yang akan diberikan lalu klik Save. Page 5 of 12
1.b. Membuat atau Memperbarui Room Rate Pilih Room Rate di pilihan Load Tariff Mode, pilih harga kamar yang akan diperbarui nilainya di Room, pilih periode jumlah alokasi yang akan diperbarui di Date Range, untuk memasukkan periode hari (weekday, weekend, atau hari tertentu) pilih Day of Week. Masukkan harga kamar yang akan diberikan lalu klik Save. Page 6 of 12
2. Room Allotment Tools ini berfungsi untuk memasukan jumlah allotment (alokasi kamar) yang akan diberikan oleh pihak hotel untuk periode tertentu. Cara yang dapat dilakukan yaitu Room Management Room Allotment, setelah itu tampilan yang akan muncul adalah seperti di bawah ini : Setelah itu pada kolom Room Type, klik panah kecil yang berada pada bagian kanan, lalu pilih tipe kamar yang akan di set up untuk allotmentnya. Setelah itu pada kolom Date Range dapat diatur dari tanggal berapa ke tanggal berapa allotment tersebut di setup. Pada kolom day of week dapat diatur hari apa saja allotment itu akan disetup. Setelah itu klik search, sehingga akan muncul tampilan seperti dibawah ini : Pada tampilan diatas terdapat beberapa kolom yang berfungsi sebagai berikut : a. Non-Guaranteed Allotment Kolom tersebut berfungsi untuk memasukan jumlah allotment untuk tipe kamar yang telah dipilih. b. Used Allotment Jumlah Allotment yang telah terpakai (Kamar yang telah terjual di Traveloka). Page 7 of 12
c. Close Out Kolom yang dapat di centang ( ) apabila pada tanggal-tanggal tertentu kamar tersebut tidak dapat dijual di website traveloka. d. No Check In Kolom yang dapat di centang ( ) apabila pada tanggal-tanggal tertentu kamar tersebut tidak diperbolehkan untuk check in (sebagai contoh pada hari nyepi). e. No Check Out Kolom yang dapat di centang ( ) apabila pada tanggal-tanggal tertentu kamar tersebut tidak diperbolehkan untuk check out (sebagai contoh pada hari nyepi). Setelah kolom-kolom tersebut terisi lengkap, langkah selanjutnya adalah klik Save. 3. Room Rate Tools ini berfungsi untuk memasukan harga yang akan diberikan oleh pihak hotel untuk periode tertentu. Langkah yang dapat dilakukan yaitu sama dengan langkah yang dilakukan untuk memasukan allotment. Namun perbedaan tampilan yang akan muncul di tools ini adalah sebagai berikut : Fungsi dari kolom-kolom diatas adalah sebagai berikut : a. Selling Rate at Traveloka (Single) Kolom yang berfungsi untuk memasukan harga yang akan tampil pada website traveloka. Pengisian harga di kolom ini jumlahnya harus sama dengan kolom Selling Rate at Traveloka yang berada di samping kanan kolom Rate You Will Receive. Page 8 of 12
b. Rate You Will Receive Kolom ini menyediakan informasi tentang harga net yang hotel terima setelah harga jual di website Traveloka (Selling Rate at Traveloka) dikurangi komisi. c. No Promotion Kolom ini dapat dicentang apabila pada tanggal-tanggal tertentu dari tipe kamar yang telah dipilih tidak diberlakukan promosi. Setelah kolom-kolom tersebut terisi lengkap, langkah selanjutnya adalah klik Save. 4. Promotion Tools ini berfungsi untuk men-setup apabila ada promosi-promosi yang akan ditampilkan di website Traveloka. Langkah yang harus dilakukan adalah klik Room Management Klik Promotion Klik Add Promotion Lengkapi semua informasi yang harus diisi sesuai dengan petunjuk yang ada, lalu klik Save. 5. Private & Mobile Deals Tools ini berfungsi untuk mengikuti Private & Mobile Deals Promotion yang diselenggarakan oleh Traveloka.com. Promosi ini akan ditampilkan pada pengguna Mobile Application Traveloka (Mobile Deals) dan Member Traveloka (Private Deals). Untuk dapat mengikuti [romosi ini, hotel diwajibkan memberi diskon minimal 5% dari harga kontrak. Page 9 of 12
6. Hotel Room Inventory Tools ini berfungsi untuk melakukan pengecekan dan pengubahan data mengenai jumlah pax yang tersedia di setiap kamar dengan mengubah di Maximum Guest for Existing Bed, serta memasukkan Minimum Price. Fungsi dari Minimum Price adalah mencegah kesalahan input harga dari kekurangan digit angka atau setting harga. Apabila user memasukkan jumlah harga yang lebih kecil dari Minimum Price maka secara otomatis setting harga tidak akan berubah. 7. Room Cancellation Policy Tools ini untuk memasukan cancellation policy pada tanggal-tanggal tertentu (bukan untuk general). Langkah yang harus dilakukan adalah klik Room Management Klik Room Cancellation Policy Klik Add/Edit Cancellation Policy Lengkapi semua informasi yang harus diisi sesuai dengan petunjuk yang ada, misal masukkan Rate Plan (Retail untuk harga kontrak biasa, Mobile atau Private Sale untuk Promosi Mobile & Private Sale) pilih Room Type pilih periode di Start Date dan End Date pilih Cancellation Policy yang diinginkan, lalu klik Save. Page 10 of 12
8. Room Surcharge Tools ini berfungsi untuk memasukan tambahan harga yang akan ditampilkan di website Traveloka untuk tanggal-tanggal tertentu (high season, Idul Fitri, Natal, dll). Langkah yang harus dilakukan adalah klik Room Management Klik Room Surcharge Klik Add Room Surcharge Lengkapi semua informasi yang harus diisi sesuai dengan petunjuk yang ada misalnya pilih periode di Start Date dan End Date masukkan Rate Plan (Retail untuk harga kontrak biasa, Mobile atau Private Sale untuk Promosi Mobile & Private Sale) pilih Room Type pilih hari di Applicable Day of Week pilih tipe surcharge di Surcharge Name masukkan nominal surcharge di Surcharge Value, setelah selesai klik Save. D. BOOKING MANAGER 1. Detail Booking Tools ini berfungsi untuk mencari detil pemesanan dari website Traveloka.com untuk property Anda yang menggunakan harga kontrak Traveloka. Anda bisa mencari detil pemesanan dengan memasukkan booking ID, Check In Start Date, Check Out Start Date, Name, atau Email tamu. Page 11 of 12
E. OPERATION 1. Deposit History Tools ini berisi daftar deposit yang berasal dari pembayaran yang sudah terlanjur dilakukan akan tetapi pemesanan dengan pembayaran tersebut dibatalkan (cancel). Jumlah pembayaran yang sudah dikirimkan akan dijadikan future deposit atau pembayaran untuk pemesanan selanjutnya. Deposit History akan selalu update setiap kali deposit yang ada sudah digunakan untuk pemesanan selanjutnya. Payment List berisi detil bukti pembayaran dengan pemesanan yang sudah dibatalkan. Credit untuk jumlah deposit yang masih available dan Debit untuk jumlah pembayaran dari pemesanan selanjutnya, sedangkan Balance untuk informasi sisa deposit. Page 12 of 12