LATIHAN DAN PENGEMBANGAN

1 LATIHAN DAN PENGEMBANGAN DESKRIPSI TOPIK Organisasi akan selalu menghadapi perubahan lingkungan, untuk itu para anggota organisasi perusahaan (tenaga kerja) harus dapat menyesuaikan diri terhadap perubahan-perubahan yang selalu terjadi sehingga latihan dan pengembangan (untuk menyesuaikan diri dan berkembang) sebagai suatu proses yang berkesinambungan atau kontinyu akan semakin penting. Latihan merupakan suatu proses pembinaan pengertian dan pengetahuan terhadap sekelompok fakta, aturan serta metode yang terorganisasikan dengan mengutamakan pembinaan kejujuran dan ketrampilan operasional, sedangkan pengambangan yaitu suatu kegiatan untuk memperbaiki kemampuan karyawan dengan cara meningkatkan pengetahuan dan pengertian tentang pengetahuan umum dan pengetahuan ekonomi pada umumnya, termasuk peningkatan penguasaan teori pengambilan keputusan dalam menghadapi persoalanpersoalan perusahaan. TUJUAN Setelah selesai mengikuti mata kuliah ini diharapkan karyasiswa memahami tentang - Mengetahui Latihan dan Pengembangan bagi Karier dan Non Karier - Mengetahui Manfaat Latihan dan Pengembangan - Mengetahui Prinsip Mendukung Perencanaan dan Pengembangan Karier - Mengetahui Pola Dasar Latihan dan Pengembangan - Mengetahui Berbagai Metode T and D PENGERTIAN LATIHAN DAN PENGEMBANGAN Karena organisasi perusahaan dapat hidup (survival) dengan menggunakan kesempatan dan atau mengatasi/menentang tantangan dari lingkungan yang kompleks, maka konsekuensinya organisasi perusahaan akan selalu menghadapi perubahan di dalamnya. Secara lebih khusus mereka akan mengadakan investasi agar para anggota organisasi perusahaan (tenaga kerja) dapat menyesuaikan diri terhadap perubahan-perubahan yang selalu terjadi. Oleh karena itu para manajer akan semakin menyadari bahwa latihan dan pengembangan (untuk menyesuaikan diri dan berkembang) adalah suatu proses yang berkesinambungan atau kontinyu. Yang dimaksud dengan latihan adalah kegiatan untuk memperbaiki kemampuan karyawan dengan cara meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan operasional dalam menjalankan suatu pekerjaan. Dapat dikatakan pula bahwa latihan merupakan suatu proses pembinaan pengertian dan pengetahuan terhadap sekelompok fakta, aturan serta metode yang terorganisasikan dengan mengutamakan pembinaan kejujuran dan ketrampilan operasional.

2 Yang dimaksud pengembangan atau pendidikan yaitu suatu kegiatan untuk memperbaiki kemampuan karyawan dengan cara meningkatkan pengetahuan dan pengertian tentang pengetahuan umum dan pengetahuan ekonomi pada umumnya, termasuk peningkatan penguasaan teori pengambilan keputusan dalam menghadapi persoalan-persoalan perusahaan. Pengertian latihan dan pengembangan/pendidikan secara tegas tidak dapat dipisahkan. Kiranya arti pengembangan karyawan telah mencakup pengertian latihan sekaligus pengernbanganlpendidikan yaitu usaha meningkatkan ketrampilan maupun pengetahuan umum bagi karyawan. Sehingga pada umumnya semakin tinggi suatu jabatan semakin penting faktor pengembangan/pendidikan sebagai syarat menduduki jabatan tersebut. LATIHAN DAN PENGEMBANGAN BAGI KARIER DAN NON KARIER Pada dasarnya pendidikan dan latihan diadakan untuk memenuhi kebutuhankebutuhan operasi perusahaan dan dapat menunjang karier atau non karier dari pegawai yang bersangkutan. a. Pendidikan dan latihan disebut bersifat karier jika bertujuan mempersiapkan pegawai yang bersangkutan untuk tugas-tugas yang akan datang. Pendidikan dan latihan tersebut harus disesuaikan dengan pola pembangunan karier. Dalam hubungannya dengan pengembangan perencanaan karier dan untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan maupun individu karyawan, pendidikan dan latihan merupakan prakondisi yang disyaratkan. Untuk itu perlu dipersiapkan dan direncanakan program pendidikan dan latihan yang terpadu. b. Pendidikan dan latihan disebut bersifat non karier jika bertujuan meningkatkan kemampuan untuk melaksanakan tugas-tugasnya sekarang. PRINSIP DASAR MENDUKUNG LATIHAN DAN PENGEMBANGAN Agar latihan dan pengembangan dapat berjalan dengan baik, maka sebaiknya dalam suatu organisasi menentukan kebutuhan dan pedoman latihan dan pengembangan. Berikut ini adalah prinsip-prinsip sebagai pedoman dalam melatih karyawan: 1. Adanya dorongan/motifasi yang jelas bagi trainee. Misalnya persiapan transfer atau promosi. 2. Adanya laporan kemajuan (progress report). 3. Adanya penguatan (reinforcement). 4. Adanya partisipasi aktif dari para trainee (active participation). 5. Latihan diberikan sebagian demi sebagian (principles of learning). 6. Latihan harus mengingat adanya perbedaan individual (individual/differences). 7. Trainer yang selektif (mau dan mampu) dan trainer yang selektif. 8. Diusahakan training methods yang sesuai. Selain itu terdapat tiga level kebutuhan akan latihan dan pengembangan dalam organisasi perusahaan dan pedoman dalam melatih karyawan tersebut yaitu :

3 1. Kebutuhan pada level organisasi (organizational needs). Kebutuhan atau kekurangan pada level organisasi berarti memasalahkan kekurangan atau kelemahan pada umumnya. Pada level ini pengungkapan kebutuhan latihan (Identification of training needs) akan menyoroti tempat atau organisasi yang sangat membutuhkan latihan dengan organization analyst analisa organisasi sehingga dalam analisa organisasi harus menjawab pertanyaan-pertanyaan pokok, di manakah latihan sangat diperlukan? Atau di bagian/seksi/kelompok jabatan manakah latihan diperlukan Pengungkapan pada level ini dititik beratkan pada daerah. 2. Kebutuhan pada level jabatan (occupational needs). Untuk mengungkapkan kebutuhan latihan pada level ini digunakan analisa jabatan atau analisa pekerjaan. Dalam analisa jabatan/pekerjaan ini harus dijawab kecakapan, pengetahuan, atau sikap apa yang dibutuhkan untuk menduduki suatu jabatan tertentu sehingga dapat menjalankan berbagai pekerjaan atau tugas dalam jabatan atau job spesification. 3. Kebutuhan pada level perorangan/individu (Individual needs). Untuk mengungkapkan kebutuhan latihan pada level ini dipergunakan analisa yang disebut "Assessment" atau menspesifikasikan secara perorangan/individu. Jadi setelah kebutuhan level organisasi dan kebutuhan pada level jabatan sudah diperoleh, maka ditentukan siapakah yang akan memerlukan latihan dan dalam hal apa saja. Pada level ini kita melihat segi manusianya yang mempunyai kelemahan skill atau knowledge atau attitude misalnya si A dari departemen Weaving membutuhkan latihan meratakan proses weaving. MANFAAT DAN LATIHAN PENGEMBANGAN a. Kenaikan produktifitas baik kuantitas/maupun jumlah kualitasi mutu Tenaga Kerja dengan program latihan dan pengembangan akan lebih banyak sedemikian rupa produktifitas baik dari segi jumlah maupun mutu dapat ditingkatkan. b. Kenaikan moral kerja. Apabila penyelenggaraan latihan dan pengembangan sesuai dengan tingkat kebutuhan yang ada dalam organisasi perusahaan maka akan tercipta suatu kerja yang harmonis dan dengan kerja yang meningkat. c. Menurunnya pengawasan. Semakin pekerja percaya pada kemampuan dirinya sendiri, maka dengan disadari kemauan dan kemampuan keja tersebut para pengawas tidak terlalu dibebani untuk setiap saat harus mengadakan pengawasan. d. Menurunnya angka kecelakaan. Selain menurunkan pengawasan, kemauan dan kemampuan tersebut lebih banyak menghindarkan para pekerja dari kesalahan dan kecelakaan.

4 e. Menaikan stabilitas dan flexibilitas tenaga kerja. Stabilitas dalam hubungannya dengan jumlah dan mutu produksi, flexibilitas dalam hubungannya dengan mengganti sementara karyawan yang tidak hadir/ke luar. f. Mengembangkan pertumbuhan pribadi. Pada dasarnya perusahaan mengadakan latihan dan pengembangan dan adalah memenuhi kebutuhan organisasi perusahaan sekaligus perkembangan/pertumbuhan pribadi karyawan. BEBERAPA PRINSIP MENDUKUNG PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN KARIER Agar mampu mendukung terlaksananya perencanaan dan pengembangan karier, beberapa hal prinsip sebaiknya diperhatikan dalam pendidikan dan latihan karyawan, yaitu : a. Pendidikan umum yang sudah dimiliki oleh setiap karyawan merupakan dasar kemampuan permulaan serta untuk dasar penilaian permulaan bagi seorang karyawan yang belum pernah bekerja (pengalaman kerja = 0 tahun). b. Bagi setiap tingkat pendidikan (SMTP, SMTA, S1) membutuhkan suatu masa tertentu atau pendidikan dan latihan untuk dapat menyesuaikan dirinya dengan pekerjaan yang baru dijabatnya. Selain itu juga diperlukan pendidikan dan latihan untuk meningkatkan kejuruan/keahliannya sesuai dengan perkembangan teknologi. c. Sistem karier yang baik hendaknya disertai dengan sistem merit, sehingga terdapat keseimbangan antara pangkat dengan mutu/prestasi karyawan. Untuk mengimbangi dan menjembadani keterbatasan karyawan yang memenuhi syarat maka dilaksanakan atihan dan pengembangan. d. Agar terwujud perencanaan dan pengembangan karier yang seimbang, maka diberikan kesempatan pengembangan bagi semua jabatan pimpinan maupun jenis-jenis pekerjaan yang terdapat dalam perusahaan. Dengan demikian mereka terangsang untuk mencapai prestasi yang optimal secara kompetitif yang positif. e. Melalui latihan dan pengembangan yang seimbang dapat didekati yaitu jarak antara kemampuan karyawan dari jabatan yang tertinggi dengan yang terendah dan jarak antara kemampuan karyawan dengan persyaratan formal yang harus dipenuhi. POLA DASAR LATIHAN DAN PENGEMBANGAN Untuk tiap-tiap kelompok golongan disyaratkan memiliki ketrampilan seperti tersebut pada Pola Ketrampilan di bawah ini : Kelompok golongan: Kelompok kemampuan yang harus dimiliki a. DINAS/BIRO/ Manajer Teknis. : Manajemen, Pengawasan dan Pengetahuan b. BAGIAN/SEKSI : Manajemen, Pengawasan. dan Pengetahuan Teknis. c. SUB BAGIAN/ SUB SEKSI : Pengawasan, Pengetahuan Teknis dan Ketrampilan teknis.

5 Untuk memudahkan penggunaan Pola Dasar Latihan dan Pengembangan agar diperhatikan gambar 5.l dan gambar 5.2 berikut ini, di mana dapat dilihat skala ketrampilan/kemampuan yang diperlukan masing-masing kelompok/ golongan. Di samping mengikut sertakan karyawan pada kursus-kursus, maka untuk meningkatkan ketrampilannya dapat ditempuh on the job training. ± 60% ± 45% ± 30% CONSCEPTUA L SKILLS ± 30% ± 45% HUMAN SKILLS TECHNICAL SKILLS ± 60% TOTAL SKILL ± 10% ± 10% ± 10% TOP MANAGEMENT MIDDLE MANAGEMENT SUPERVISORS Gambar 1.Kebutuhan Ketrampilan Bagi Tiga (3) Level Manajemen If you are planning for one year, grow rice If you are planning for twenty years, grow trees If yoe are planning for centuries, grow people (Chinese proverb) Gambar 2.Pola Dasar Pendidikan dan Latihan

6 Arti pentingnya Organisasi Organisasi tidak lepas dari lingkungannya yang selalu berubah. Organisasi-organisasi dapat hidup/survival dengan menggunakan kesempatan dan atau mengatasi tantangan. Perubahan-perubahan tersebut antara lain - Perubahan tujuan organisasi. - Perubahan permintaan terhadap produksi. - Perubahan teknologi. - Perubahan karyawan - Perubahan lingkungan organisasi (IPOLEKSOSBUD-KAM) Kebutuhan akan latihan dan Pengembangan : (3 level) - Organizational Needs ---> Identification of training needs. - Accupational needs ---> Analisis Jabatan. - Individual needs ---> Analisis assessment : Skill/knowledge atau attitude. Dua Metode Dasar Latihan dan Pengembangan (1) Latihan/training Meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan (2) Pendidikan/Education Meningkatkan pengetahuan dan pengertian Berbagai Metode T and D 1. Bagi karyawan non-manajerial, secara garis besar dibedakan: Metode dalam pekerjaan (on the job method) On the job Apresticeship Metode di luar pekerjaan (off the job method) Vestubule school Kursus-kursus 2. Bagi karyawan manajerial, secara garis besar dibedakan : Metode dalam pekerjaan (on the job method) - Belajar dari perjalanan - Coaching - Understudy (magang) - Position rotation Tour of Duty - Proyek khusus dan task force - Penugasan dalam bentuk panitia - Bacaan selektif Di luar pekerjaan (off the job method) - Kursus-kursus - Role-playing (bermain peranan) - Simulasi - Sensitivity training (latihan kepekaan) - Latihan - Special meeting (pertemuan khusus) - Multiple management/manajemen berganda

7 Prinsip-prinsip Sebagai Pedoman Dalam Melatih Karyawan = Adanya motivasi jelas. = Principles of Learning = Progress Report = Individual Differences = Reinforcement = Trainee & Instructor Selective = Active Participation = Training Methods Prinsip-prinsip yang digunakan sebagai pedoman dalam melatih karyawan agar latihan dan pengembangan dapat berjalan dengan baik: a. Adanya dorongan/motivasi yang jelas bagi peserta latihan (trainee), misalnya persiapan transfer atau promosi. b. Adanya laporan kemajuan (progress report) c. Adanya ganjaran/pujian (reinforcement) d. Adanya peran serta (partisipasi) aktif dari peserta latihan (active participation) Latihan diberikan bagian demi bagian sesuai dengan prinsip belajar (principles of learning): a. Latihan harus mengingat adanya perbedaan individual (individual differences) b. Peserta latihan dan pelatih (trainee) yang selektif (mau dan mampu) c. Diusahakan metode latihan yang sesuai. Manfaat latihan dan pengembangan tenaga kerja yang dilaksanakan oleh setiap organisasi Organisasi a. Kenaikan produktivitas (kuantitas/kualitas). b. Kenaikan moral kerja. c. Menurunnya pengawasan. d. Menurunnya angka kecelakaan. e. Menaikkan stabilitas dan fleksibilitas tenaga kerja. f. Mengembangkan pertumbuhan pribadi.

8 Metode-metode Keunggulan-keunggulan Kelemahan-kelemahan pengumpulan data Ditinjau data bisnis Memberikan data yang Menyita banyak waktu obyektif Wawancara-wawancara Memberikan informasi yang Biasanya padat tenaga kerja mendalam Tes Kelompok-kelompok Memberikan fokus kualitatif Arah diskusi dapat dipengaruhi oleh pemimpin diskusi informal Kuesioner-kuesioner Mempersempit arah investigasi Tidak memberikan informasi lebih lanjut yang mendalam Kejadian-kejadian kritis Mengumpulkan informasi Biasanya padat tenaga kerja lebih lanjut Observasi Memberikan suatu Biasanya padat tenaga kerja pengecekan realistis Telaah data kinerja Membentuk kinerja Dapat dikacaukan oleh Diskusi-diskusi informal Telaah berbagai persyaratan pekerjaan(deskripsi pekerjaan) Memberikan masukan bagi teknik- teknik lainnya Memberikan data yang obyektif variabel-variabel lainnya Dapat terjadi bias karena pendekatan yang tidak sistematik Biasanya membutuhkan waktu yang lama Tabel 1.Metode untuk Penilaian Kebutuhan-kebutuhan Pelatihan Lingkungan: Serikat Pekerja Perekonomian Undang-Undang Analisis Organisasi: Sasaran-sasaran Sumber-sumber daya Alokasi sumbersumber daya Kebutuhan Pelatihan? Ya Analisis operasi: Apa perilaku spesifik yang harus dilakukan supaya individu dapat menunaikan pekerjaannya secara efektif Kebutuhan Pelatihan? Ya Analisis Personalia: Pengetahuan, keahlian-keahlian dan sikap-sikap Tidak Tidak (a) Tingkat kinerja (b) Tingkat kinerja optimal Solusi-solusi alternatif Solusi-solusi alternatif Kebutuhan Pelatihan Ya Tidak Gambar 3.Interaksi antara Pelatihan dan Pengembangan Aktivitas-aktivitas Sumber daya Manusia