BAB II URAIAN TEORITIS. Penelitian-penelitian terdahulu berfungsi sebagai pendukung untuk melakukan

Transkripsi

1 BAB II URAIAN TEORITIS A. Penelitian Terdahulu Penelitian-penelitian terdahulu berfungsi sebagai pendukung untuk melakukan penelitian. Berdasarkan Penelitian yang dilakukan oleh Anggia (2005), dengan judul Pengaruh Deskripsi Kerja Terhadap Prestasi Kerja Karyawan Pada PT. Astra International Tbk-AstraWorld Kantor Perwakilan Sumatera, menyatakan bahwa Deskripsi Kerja berpengaruh positif dan signifikan terhadap Prestasi Kerja dengan koefisien regresi sebesar 0,560. Hal ini berarti bahwa dengan adanya kejelasan Deskripsi Kerja yang diberikan perusahaan kepada karyawan akan meningkatkan Prestasi Kerja Karyawan. Eli Sasmita (2004) dalam penelitiannya yang berjudul Pengaruh Pengawasan Terhadap Disiplin Kerja Karyawan Pada CV. Cifa Digayo Jl. Binjai Km 13.8 menyatakan bahwa Hasil analisis dan pembahasan yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa Pengawasan berpengaruh secara positif dan signifikan terhadap Disiplin Krja karyawan pada CV. Cifa Digayo Jl. Binjai Km 13.8 Medan. Dan sumbangan variabel Pengawasan terhadap variabel Disiplin Kerja Karyawan adalah sebesar 54,8% dan sisanya sebesar 45,2% merupakan kontribusi variabel lain yang tidak diteliti dalam penelitian ini, yaitu tujuan dan kemampuan, teladan pimpinan, balas jasa, keadilan, sanksi hukum, ketegasan, dan hubungan kemanusiaan. B. Deskripsi Kerja 1. Pengertian Deskripsi Kerja Induk kajian deskripsi kerja adalah analisis jabatan yang merupakan suatu aktivitas dalam menentukan apa pekerjaan yang dilakukan dan siapa yang harus

2 melakukan tugas tersebut. Aktivitas ini adalah sebuah upaya untuk menciptakan kualitas dari pekerjaan dan kualitas dari kinerja total suatu perusahaan. Perusahaan akan baik jika sumberdaya manusia didalamnya telah mampu melaksanakan pekerjaan masing-masing dengan jelas, spesifik, serta tidak memiliki peran ganda yang dapat menghambat proses pencapaian kinerja. Pekerjaan atau tugas dilakukan maka sebelumnya, terlebih dahulu harus dilakukan suatu analisis pekerjaan (job analysis). Perlu diingat bahwa analisis pekerjaan tidak sama dengan deskripsi kerja (job description), namun pada akhirnya analisis pekerjaan akan berakhir pada suatu bentuk uraian tugas. Analisis pekerjaan merupakan suatu prosedur pengumpulan dan analisis data yang terdefinisi mengenai tugas dan persyaratan pekerjaan. Menurut Mathis dan Jackson (2006:214) deskripsi kerja merupakan proses menyebutkan tugas, tanggung jawab dari suatu pekerjaan. Tugas-tugas perlu diketahui dengan jelas apa jenisnya, selanjutnya tanggung jawab apa yang harus dipegang oleh karyawan yang melakukan tugas tersebut, sehingga karyawan tidak melakukan kesalahan dengan adanya kejelasan kejelasan pekerjaan yang harus para karyawan lakukan. Hasibuan (2007:32) menyatakan adanya pengaruh deskripsi kerja terhadap pekerjaan, yakni apabila deskripsi kerja kurang jelas akan mengakibatkan seorang karyawan kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya pada pekerjaan itu, mengakibatkan pekerjaan tidak tercapai dengan baik. Dengan adanya perancangan pekerjaan dan deskripsi tugas yang jelas, maka akan semakin produktif dan deskripsi kerja akan diperoleh.

3 2. Faktor faktor Deskripsi Kerja Deskripsi kerja sudah sesuai dengan harapan karyawan dapat dilihat dengan menggunakan model analisis pekerjaan fungsional yang terdiri atas sasaran organisasi, apa yang dapat dilakukan karyawan untuk mencapai sasaran itu dalam pekerjaan karyawan, tingkat dan orientasi apa yang dilakukan para karyawan, standar kinerja dan isi pelatihan (Mathis dan Jackson 2001). Penjelasan dari hal diatas sebagai berikut : a. Sasaran organisasi, merupakan tujuan-tujuan yang hendak dicapai oleh suatu organisasi, baik sasaran jangka pendek, menengah, maupun sasaran jangka panjang. b. Apa yang dapat dilakukan karyawan untuk mencapai sasaran itu dalam pekerjaan para karyawan. Sasaran yang menjadi tujuan organisasi dicapai melalui aktivitas karyawan dalam bentuk pelaksanaan kerja untuk mewujudkan sasaran-sasaran tersebut. c. Tingkat dan orientasi apa yang dilakukan para karyawan. Karyawan-karyawan dalam organisasi perlu memiliki orientasi dalam bekerja, dalam bentuk pemahaman-pemahaman maksud dari pekerjaan yang dilakukan masing-masing karyawan. d. Standar kerja, organisasi umumnya memiliki standar kinerja yang menjadi titik tolak karyawan dalam melakukan pekerjaanya sehingga menghasilkan sesuatu yang termuat dalam standar yang ada. 3. Kegunaan Deskripsi Kerja Deskripsi kerja pertama-tama digunakan sebagai dasar untuk penilaian jabatan, deskripsi kerja juga dikenal pimpinan sebagai dasar untuk memimpin. Menurut Moekijat (1998:112) deskripsi kerja dapat berguna untuk menugaskan karyawan-

4 karyawan kepada jabatan-jabatan, dalam jabatan-jabatan mana uraian jabatan itu membantu meyakinkan orang-orang perseorangan mengetahui apa yang diharapkan dari mereka dan dapat dipergunakan sebagai checklist dalam menunjukkan karyawankaryawan tentang bagaimana mengerjakan pekerjaan yang telah diserahkan. Menurut Dale Yoder dalam Moekijat (1998:114) deskripsi kerja dapat dipergunakan untuk bermacam-macam tujuan sebagai berikut: a. Deskripsi kerja memberikan suatu aturan yang terinci untuk pencarian calon karyawan dan penyaringan. b. Deskripsi kerja memberikan garis besar mengenai kesempatan kerja dengan demikian adalah berguna dalam pemberian pedoman dan nasihat jabatan. c. Deskripsi kerja dapat memberikan saran-saran untuk penguraian jabatan dan penyederhaan pekerjaan. d. Deskripsi kerja adalah penting untuk semua sistem penilaian jabatan dalam administrasi upah dan gaji. e. Deskripsi kerja dapat membantu memperbaiki semangat kerja dengan mempengaruhi tiap karyawan mengenai pentingnya jabatan karyawan dan membantu menetapkan keadilan dalam kompensasi. f. Deskripsi kerja adalah penting untuk merencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan untuk reorganisasi. g. Deskripsi kerja membantu memperbaiki administrasi dan pengawasan melalui penguraian yang obyektif daripada tanggung jawab-tanggung jawab untuk pengawasan dan hubungan antar jabatan. 4. Susunan Deskripsi Kerja Data data yang harus dicantumkan dalam deskripsi kerja memiliki ketidak seragaman. Seperti apa yang ditunjukkan sendiri oleh namanya, deskripsi kerja itu

5 pada pokoknya adalah bersifat menguraikan (deskriptif) dan merupakan suatu catatan mengenai fakta-fakta jabatan yang ada dengan tepat. Fakta-fakta atau kenyataankenyataan ini harus disusun sedemikian rupa agar dapat mudah dipergunakan. Yuli (2005: 44) menyarankan untuk menggunakan urutan atau susunan sebagai berikut: a. Identifikasi Jabatan, bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan, kode jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen apa. b. Ringkasan jabatan, ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu berupa fungsi dan kegiatan utamanya. c. Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban. C. Pengawasan 1. Pengertian Pengawasan Berbagai fungsi manajemen dilaksanakan oleh para pimpinan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Fungsi-fungsi yang ada didalam manajemen diantaranya adalah fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan dan fungsi pengawasan. Keempat fungsi manajemen tersebut harus dilaksanakan oleh seorang manajer secara berkesinambungan, sehingga akan mampu meujudkan berbagai tujuan organisasi atau perusahaan. Pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen yang khususnya berupaya agar rencana yang sudah ditetapkan dapat tercapai sebagaimana mestinya. Schermerhorn dalam Ernie dan Saefullah (2005: 317) mendifinisikan pengawasan merupakan sebagai proses dalam menetapkan ukuran kinerja dalam pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan

6 ukuran yang telah ditetapkan tersebut. Sedangkan menurut Masry (2004:61) pengawasan adalah proses dimana pimpinan ingin mengetahui hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan bawahan sesuai dengan rencana, perintah, tujuan, kebijakan yang telah ditentukan. Defenisi ini tidak hanya terpaku pada apa yang direncanakan, tetapi mencakup dan melingkupi tujuan organisasi, hal tersebut akan mempengaruhi sikap, cara, sistem, dan ruang lingkup pengawasan yang akan dilakukan oleh seorang manajer. 2. Fungsi Pengawasan Pelaksanaan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan memerlukan pengawasan, agar perencanaan yang telah disusun dapat dilasksanakan dengan baik. Masry (2004:62) mengemukakan beberapa fungsi pengawasan sebagai berikut: a. Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap pejabat yang diserahi tugas dan wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan. b. Mendidik para pejabat agar mereka melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan. c. Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, penyelewengan, kelalaian, dan kelemahan, agar tidak terjadi kerugian yang tidak diinginkan. 3. Tujuan Pengawasan Adapun tujuan pengawasan seperti yang dikemukakan oleh Usman (2001:400) menyatakan tujuan pengawasan adalah sebagai berikut: a. Menghenti atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan. b. Mencegah terulang kembalinya kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan dan hambatan. c. Meningkatkan kinerja perusahaan.

7 d. Melakukan tindakan koreksi terhadap kesalahan-kesalan yang dilakukan dalam pencapain kinerja yang baik. Sementara itu, menurut Masry (2004:61) menyatakan tujuan pengawasan adalah sebagai berikut: a. Mencegah dan memperbaiki kesalahan, penyimpangan, ketidaksesuaian dalam pelaksanaan tugas yang dilakukan. b. Agar pelaksanaan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Pencapaian tujuan perusahaan agar sesuai dengan yang diharapkan maka fungsi pengawasan harus dilakukan sebelum terjadinya penyimpangan-penyimpangan sehingga lebih bersifat mencegah dibandingkan dengan tindakan-tindakan pengawasan yang sesudah terjadinya penyimpangan. Oleh karena itu, tujuan pengawasan adalah menjaga hasil pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana, ketentuan-ketentuan dan instruksi yang telah ditetapkan benar-benar diimplementasikan, sebab pengawasan yang baik akan tercipta tujuan perusahaan. 4. Langkah-Langkah dalam Pengawasan Langkah-langkah yang dilakukan selama proses pengawasan menurut Schermerhorn dalam Ernie dan Saefullah (2005: ) antara lain: a. Penetapan standar: Tujuan yang ingin dicapai organisasi bisnis atau perusahaan harus ditetapkan dengan jelas dan lengkap pada saat perencanaan dibuat. b. Penilaian kinerja: Upaya untuk membandingkan kinerja yang dicapai dengan tujuan dalam standar yang telah ditetapkan semula. c. Tindakan koreksi: Tindakan yang dilakukan perusahaan apabila perusahaan mengalami masalah dan mencari jawaban mengapa masalah tersebut terjadi.

8 D. Prestasi Kerja 1. Pengertian Prestasi Kerja Kelangsungan hidup suatu perusahaan tergantung salah satu diantaranya pada prestasi kerja karyawannya dalam melaksanakan pekerjaan. Karena karyawan merupakan unsur perusahaan terpenting yang harus mendapat perhatian. Pencapaian tujuan perusahaan menjadi kurang efektif apabila banyak karyawan yang tidak berprestasi dan hal ini akan menimbulkan pemborosan bagi perusahaan. Menurut Hasibuan (2007:94) prestasi kerja adalah suatu hasil kerja yang dicapai karyawan dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan pengalaman, dan kesungguhan serta waktu. Prestasi kerja merupakan gabungan dari tiga faktor penting, yaitu kemampuan dan penerimaan atas penjelasan delegasi tugas, serta peran dan tingkat motivasi seorang karyawan. Semakin tinggi ketiga faktor diatas, semakin besarlah prestasi kerja karyawan yang bersangkutan. Selanjutnya Hasibuan menyatakan bahwa, Hasil kerja perlu dinilai, penilaian prestasi kerja adalah kegiatan manajer untuk mengevaluasi perilaku prestasi kerja karyawan serta menetapkan kebijakan selanjutnya. Sedangkan Marihot Tua (2002:195) mendefinisikan prestasi kerja merupakan hasil kerja yang dihasilkan oleh karyawan atau perilaku nyata yang ditampilkan sesuai dengan peranannya dalam organisasi. 2. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Prestasi Kerja Menurut Anwar Prabu Mangkunegara (2000:67), ada dua faktor yang mempengaruhi pencapaian prestasi kerja yaitu faktor kemampuan (Ability) dan faktor motivasi (motivation), hal ini sesuai dengan pendapat Keith Davis, (1964:484) yang merumuskan bahwa: a. Human Performance = Ability + Motivation

9 b. Motivation = Attitude + Situation c. Ability = Knowledge + Skill a. Faktor Kemampuan Secara psikologis, kemampuan (ability) karyawan terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan reality (knowledge+skill). Artinya, karyawan yang memiliki IQ di atas rata-rata (IQ ) dengan pendidikan yang memadai untuk jabatannya dan terampil dalam mengerjakan pekerjaan sehari-hari, maka ia akan lebih mudah mencapai kinerja yang diharapkan. Oleh karena itu, pegawai perlu ditempatkan pada pekerjaan yang sesuai dengan keahliannya (the right man in the right place, the right man on the right job). b. Faktor Motivasi Motivasi terbentuk dari sikap (attitude) seorang karyawan yang menghadapi situasi (situation) kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan diri karyawan yang terarah untuk mencapai tujuan organisasi (tujuan kerja). Sikap mental merupakan kondisi mental yang mendorong diri karyawan untuk berusaha mencapai prestasi kerja secara maksimal. Sikap mental seorang karyawan harus sikap mental yang siap secara psikofisik (siap secara mental, fisik, tujuan, dan situasi). Artinya, seorang karyawan harus siap mental, mampu secara fisik, memahami tujuan utama dan target kerja yang akan dicapai, mampu memanfaatkan dan menciptakan situasi kerja. 3. Pengertian Penilaian Prestasi Kerja Sikula dalam Hasibuan (2007:87) mengatakan bahwa penilaian prestasi kerja adalah evaluasi yang sistematis terhadap pekerjaan yang telah dilakukan oleh karyawan yang ditujukan untuk penilaian.

10 Menurut Wahyudi (2002:101) secara umum penilaian prestasi kerja dapat diartikan sebagai suatu evaluasi yang dilakukan secara periodik dan sistematis tentang prestasi kerja atau jabatan (job performance) seorang tenaga kerja, termasuk potensi pengembangannya. Dari hasil penilaian prestasi kerja dapatlah diketahui kelebihan dan kekurangan dari pekerjaan yang dinilai dan hasilnya oleh manajemen akan dijadikan sebagai dasar bagi tindakan-tindakan selanjutnya, seperti : a. Mengukur prestasi kerja, yakni sampai sejauh mana seorang tenaga kerja berhasil dalam pekerjaannya. b. Mengukur keberhasilan tenaga kerja dalam mengikuti program pelatihan dan pengembangan. c. Mengumpulkan data yang akan digunakan dalam rangka memperbaiki atau mengembangkan kecakapan tenaga kerja, disamping untuk melakukan pengecekan secara periodik. 4. Faktor faktor Penilaian Prestasi Kerja Pekerjaan dengan hasil yang tinggi mutlak harus dicapai oleh karyawan. Karyawan-karyawan sebagai sumberdaya penting perusahaan perlu diarahkan untuk memperoleh prestasi kerja yang tinggi atas kerja yang para karyawan lakukan. Mangkunegara (2000) menyatakan bahwa ukuran yang perlu diperhatikan dalam penilaian prestasi kerja antara lain : a. Kualitas Kerja yaitu kerapian, ketelitian dan keterkaitan hasil kerja dengan tidak mengabaikan volume pekerjaan. Dengan adanya kualitas kerja yang baik dapat menghindari tingkat kesalahan dalam penyelesaian suatu pekerjaan serta produktivitas kerja yang dihasilkan dapat bermanfaat bagi kemajuan perusahaan. b. Kuantitas Kerja yaitu volume kerja yang dihasilkan dibawah kondisi normal. Kuantitas kerja menunjukkan banyaknya jenis pekerjaan yang dilakukan dalam

11 satu waktu sehingga efisiensi dan efektivitas dapat terlaksana sesuai dengan tujuan perusahaan. c. Tanggung Jawab menunjukkan seberapa besar karyawan dapat mempertanggung jawabkan hasil kerja karyawan, sarana dan prasarana yang dipergunakan karyawan serta perilaku kerja karyawan. d. Inisiatif menunjukkan seberapa besar kemampuan karyawan untuk menganalisis, menilai, menciptakan dan membuat keputusan penyelesaian masalah yang dihadapinya. e. Kerja Sama merupakan kesediaan karyawan untuk berpartisipasi dan bekerja sama dengan karyawan lain secara vertikal atau horizontal di dalam maupun di luar pekerjaan sehingga hasil pekerjaan akan semakin baik. f. Ketaatan merupakan kesediaan karyawan dalam mematuhi peraturan-peraturan yang ada dan melakukan pekerjaannya sesuai dengan instruksi yang diberikan kepada para karyawan. Seluruh ukuran penilaian prestasi kerja diatas adalah segala hal yang dapat menjadi ukuran tinggi rendahnya prestasi seorang karyawan. Seorang karyawan dikatakan berprestasi jika ia mampu mencapai segala hal yang terdapat didalam faktor-faktor prestasi kerja yang ada. Hasibuan (2007:87), menyatakan: Penilaian prestasi kerja adalah menilai rasio hasil kerja nyata dengan standar kualitas maupun kuantitas yang dihasilkan setiap karyawan. Selanjutnya, Yoder dalam Hasibuan (2007:88) menyatakan penilaian prestasi kerja merupakan prosedur yang formal dilakukan di dalam organisasi untuk mengevaluasi pegawai dan sumbangan serta kepentingan bagi karyawan.

12 5. Pengaruh Deskripsi Kerja dan Pengawasan Terhadap Prestasi Kerja Karyawan Deskripsi kerja, pengawasan dan prestasi merupakan tiga hal yang berbeda, meski memiliki tautan dalam konteks kerja. Tanpa deskripsi kerja perusahaan hanya merupakan kelompok manusia yang kacau, tidak teratur dan tidak dapat mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan. Deskripsi kerja yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang karyawan kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya pada pekerjaan itu, yang akhirnya megakibatkan pekerjaan tidak tercapai dengan baik. Deskripsi kerja akan membantu karyawan untuk memahami batas-batas antara lain dari tugas-tugas, tanggung jawab serta wewenangnya. Hal ini tentu untuk menghindari terjadinya overlapping antara jabatan yang satu dengan jabatan lainnya. Hal inilah yang akan mendukung tercapainya peningkatan prestasi karyawan. Karena karyawan telah memahami apa yang seharusnya karyawan kerjakan dengan didukung adanya kejelasan deskripsi pekerjaan yang diberikan perusahaan. Prestasi kerja merupakan gabungan dari tiga faktor penting, yaitu kemampuan dan minat seorang pekerja, kemampuan penerimaan atas penjelasan delegasi tugas, serta peran tingkat motivasi seorang pekerja. Semakin tinggi ketiga faktor diatas, semakin besarlah prestasi kerja karyawan bersangkutan. Salah satu dari ketiga faktor tersebut diatas adalah kemampuan penerimaan dan penjelasan delegasi tugas. Hal ini memiliki kaitan dengan adanya kejelasan pemberian deskripsi kerja yang jelas. Jadi dengan demikian adanya deskripsi kerja yang jelas yang diberikan bagi karyawan akan mempengaruhi peningkatan prestasi kerja bagi karyawan. Pemimpin yang baik harus menganalisa terlebih dahulu tentang kebutuhan karyawan dan apa yang dapat meningkatkan prestasi dalam bekerja. Melalui

13 pengawasan karyawan merasa mendapat perhatian, bimbingan, petunjuk dan pengawasan dari atasan sehingga dengan sendirinya karyawan berusaha untuk memberikan yang terbaik kepada perusahaan tempatnya bekerja (Reksohadiprojo dalam Yogi, 2001:5)